新時(shí)期強(qiáng)化高校院系辦公室管理工作的思考和探索

張紅梅

（福建師范大學(xué)公共管理學(xué)院，福建 福州 350007）

高校是以人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新、社會(huì)服務(wù)、引領(lǐng)文化等基本功能為特質(zhì)的教學(xué)科研組織，其底部結(jié)構(gòu)龐大而沉重，這就對(duì)高校管理者提出了較高的要求。作為高校的基層管理部門，院系辦公室對(duì)于高校工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)有著非常重要的作用。因此，新時(shí)期高校辦公室管理工作的特點(diǎn)、職能和存在的問(wèn)題及其對(duì)策值得我們認(rèn)真思考和探索。

一、高校院系辦公室管理工作的特點(diǎn)

1.行政管理和教研管理的協(xié)調(diào)性

對(duì)于院系辦公室來(lái)講，既要進(jìn)行本院系的教學(xué)科研管理工作，又要做好行政管理工作，院系辦公室不僅要與學(xué)校內(nèi)的各部門進(jìn)行緊密的聯(lián)系，而且要跟本院系的學(xué)生溝通，“如果整個(gè)院系工作是由各個(gè)職能部門分管的，那么，院系辦公室則是這些職能部門的樞紐。”[1]院系辦公室可以有效調(diào)節(jié)學(xué)生與學(xué)校方面在一些問(wèn)題上的意見(jiàn)分歧。院系辦公室的工作要認(rèn)真執(zhí)行學(xué)校上級(jí)所傳達(dá)的指示，督促本院系的教職工按時(shí)完成各階段的教學(xué)任務(wù)，保證院系的工作可以正常開(kāi)展和運(yùn)行。

2.教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行性和政策的指令性

院系辦公室是學(xué)校教學(xué)管理的最基層的管理部門，它不但要執(zhí)行國(guó)家或者是學(xué)校的各項(xiàng)政策指令，而且要指導(dǎo)本院系的教學(xué)管理。所以院系辦公室在工作過(guò)程中對(duì)于各項(xiàng)黨的方針政策和學(xué)校的各種指示精神都需要進(jìn)行全面的把握，在落實(shí)這些精神和指示的時(shí)候要有政治眼光，在政治的高度上思考問(wèn)題。對(duì)于院系工作者的要求是要對(duì)黨和國(guó)家的政策指令認(rèn)真學(xué)習(xí)，在傳達(dá)這些精神和指令的過(guò)程中要確保正常的教學(xué)秩序和教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行，要注意在進(jìn)行指令傳達(dá)的過(guò)程中要有靈活性，根據(jù)本院系的實(shí)際情況將指令進(jìn)行靈活的貫徹，使之與教學(xué)計(jì)劃緊密結(jié)合起來(lái)，達(dá)到最佳的執(zhí)行效果。

3.復(fù)雜性

在現(xiàn)階段隨著我國(guó)對(duì)人才的需求不斷轉(zhuǎn)變，高校需要不斷深化改革和發(fā)展，對(duì)于院系辦公室管理工作來(lái)講，在過(guò)去簡(jiǎn)單的工作內(nèi)容和范疇已經(jīng)不適應(yīng)高校的發(fā)展，對(duì)本院系的教學(xué)管理和科研活動(dòng)沒(méi)有太大的幫助，高校院系辦公室的工作內(nèi)容已經(jīng)拓展到學(xué)校管理的各個(gè)領(lǐng)域，工作內(nèi)容不只涉及教學(xué)和科研活動(dòng)，還需要對(duì)黨務(wù)工作、共青團(tuán)工作等進(jìn)行管理，這樣就使得院系辦公室的工作不僅任務(wù)繁多，而且在具體操作的過(guò)程中還要面對(duì)更加復(fù)雜的情況。

4.院系辦公室的工作要有時(shí)效性

院系辦公室是將整個(gè)學(xué)院的教學(xué)活動(dòng)連接的樞紐，一般學(xué)校上級(jí)都會(huì)將一些涉及教學(xué)管理和科研等方面的任務(wù)下達(dá)給院系辦公室，由院系辦公室進(jìn)行處理，這樣院系辦公室的工作就比較瑣碎而且任務(wù)繁重，“再加上由上級(jí)若干部門安排的涉及學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、科研工作等方面的工作較多，相關(guān)的情況報(bào)告和表格等信息須及時(shí)由基層單位收集整理”[2]所以院系辦公室要把握好時(shí)間，在接到工作之后要抓緊時(shí)間進(jìn)行，認(rèn)真完成報(bào)告的寫作和表格的填寫工作。這些都凸顯了院系辦公室人員的工作的時(shí)效性。

二、高校院系辦公室管理工作的職能

1.服務(wù)職能

院系辦公室工作是師生、領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系紐帶，為師生提供完善的服務(wù)是其義不容辭的責(zé)任，服務(wù)職能是院系辦公室工作的基本職能。

2.管理職能

“院系辦公室的主要職能主要包括行政管理、思想道德管理、學(xué)生管理、財(cái)務(wù)管理”[3],除此之外，院系辦公室還要對(duì)教學(xué)和科研的各個(gè)方面進(jìn)行管理。

3.參謀助手職能

院系辦公室管理工作的主要方面就是對(duì)學(xué)校的各種精神和政策的執(zhí)行，院系辦公室要對(duì)日常的各種事物進(jìn)行處理，對(duì)于各項(xiàng)管理任務(wù)的實(shí)施進(jìn)行檢查和落實(shí)，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行科學(xué)的管理決策盡可能的提供幫助，做好學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的助手。

4.協(xié)調(diào)職能

院系辦公室的樞紐地位就是要化解教學(xué)管理中各個(gè)方面的矛盾，調(diào)動(dòng)各方面的積極性，在工作中要堅(jiān)持公平的原則，要顧全大局，盡可能以整體利益為重，兼顧各方面的利益。

三、新時(shí)期高校院系辦公室管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題

1.人員的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

當(dāng)前高校的院系辦公室管理工作的質(zhì)量不是很高，其中最主要的原因就是高校的院系辦公室人員的思想重視程度不高，沒(méi)有樹立為學(xué)院師生服務(wù)的意識(shí)，對(duì)于院系辦公室工作性質(zhì)和職能沒(méi)有清楚的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為院系辦公室的工作就是僅僅處理一些日常的簡(jiǎn)單事務(wù)，在日常的工作中沒(méi)有積極的參與意識(shí)，對(duì)于工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題和新情況沒(méi)有采取有效的措施加以解決，而且由于院系辦公室的工作往往比較瑣碎，使得一些院系辦公室工作人員對(duì)這些工作產(chǎn)生了抵觸情緒，不能很好的行使服務(wù)職能。

2.管理工作沒(méi)有明確的職能定位

“學(xué)校必須對(duì)院系辦公室的定位有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，辦公室人員是院系黨政領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，是參與政務(wù)、管好事務(wù)、搞好服務(wù)的重要力量。”[4]在現(xiàn)階段，很多高校院系辦公室的各種工作不斷細(xì)化和專門化，雖然工作的細(xì)化有助于院系辦公室更加完美的完成工作任務(wù)，但是過(guò)分的細(xì)化和專門化會(huì)導(dǎo)致在處理問(wèn)題的程序過(guò)于復(fù)雜，在處理某一個(gè)問(wèn)題時(shí)需要浪費(fèi)很多的時(shí)間，院系辦公室在工作中不能形成很好的合作意識(shí)，扯皮推諉的現(xiàn)象會(huì)越來(lái)越嚴(yán)重。

⑤生態(tài)系統(tǒng)受干擾度。治理后河道原有生態(tài)系統(tǒng)不受較大影響，不存在本地物種生存條件遭破壞、生態(tài)系統(tǒng)種群結(jié)構(gòu)被迫調(diào)整等現(xiàn)象，生態(tài)系統(tǒng)種群豐富度不應(yīng)降低，生態(tài)系統(tǒng)的穩(wěn)定性不應(yīng)降低。

3.缺乏有效的管理機(jī)制

“與其他職能部門相比，高校辦公室工作性質(zhì)不僅要承上啟下，同時(shí)還要擔(dān)負(fù)橫向聯(lián)系的責(zé)任”[5]，但是在現(xiàn)階段高校的院系辦公室管理工作中，管理人員只注意認(rèn)真完成本職工作，對(duì)其他事情則漠不關(guān)心，往往是被動(dòng)地去完成工作，工作缺乏積極性。產(chǎn)生這種情況的主要原因是，院系辦公室管理工作缺乏完善的管理機(jī)制和有效的激勵(lì)機(jī)制，往往實(shí)行的是一刀切的待遇制度，不能很好的激發(fā)辦公室工作者的工作熱情。同時(shí)，由于高校行政管理管理崗位的問(wèn)題，辦公室普通工作人員缺乏有效的上升空間，逐漸失去工作的熱情，缺乏工作的積極性。這都對(duì)院系辦公室管理工作的順利開(kāi)展產(chǎn)生了不利的影響。

4.缺乏有效的運(yùn)行機(jī)制

在現(xiàn)行的運(yùn)行機(jī)制下，院系辦公室管理工作要承擔(dān)很多的管理事務(wù)，不僅要與學(xué)校上級(jí)進(jìn)行聯(lián)系，而且要與學(xué)生進(jìn)行良好的溝通，院系辦公室的工作量非常龐大，需要管理和協(xié)調(diào)的事物很多，管理的業(yè)務(wù)范圍很廣。管理事務(wù)的冗雜，在很大程度上影響了工作效率，使得高校的院系辦公室管理工作不能高效和規(guī)范的運(yùn)轉(zhuǎn)，所以，“院系辦公室要想高效、規(guī)范的運(yùn)轉(zhuǎn)，需要健康的運(yùn)行機(jī)制作保障”[6]。

5.信息化管理手段較為落后

現(xiàn)代化的設(shè)備不僅能夠提高工作效率，而且可以將人從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái)。對(duì)于高校院系辦公室管理工作來(lái)說(shuō)，使用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備同樣可以提高工作效率，但是現(xiàn)階段高校的院系辦公室的辦公設(shè)備及辦公信息化管理手段較為落后，同時(shí)辦公室缺乏相應(yīng)的專門的信息化管理人員，不能滿足新時(shí)期信息高速公路環(huán)境下辦公室工作高速運(yùn)轉(zhuǎn)的需求，不能滿足辦公自動(dòng)化的要求，影響了院系辦公室的工作質(zhì)量，降低了工作效率。在軟件方面來(lái)講，一方面高校院系辦公室管理系統(tǒng)的建設(shè)還不夠完善，對(duì)一些軟件還沒(méi)有高效的投入使用，管理系統(tǒng)在使用中還沒(méi)有發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。另一方面，院系辦公室人員由于個(gè)人的素質(zhì)問(wèn)題，缺乏使用管理系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)，對(duì)其功能不能進(jìn)行全面的發(fā)掘，且不能進(jìn)行有效的系統(tǒng)維護(hù)，不能達(dá)到使用管理系統(tǒng)提高效率完善工作的預(yù)期目標(biāo)。

6.工作人員的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

從現(xiàn)階段各大高校的院系辦公室管理人員的組成情況來(lái)看，很多的是留校的本科生或者是本科畢業(yè)的在讀研究生，由于這些人員的專業(yè)大部分不是行政管理，在處理辦公室工作的時(shí)候往往缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，在工作中的業(yè)務(wù)處理能力不強(qiáng)，加上院系辦公室管理工作比較繁忙，比較瑣碎，容易產(chǎn)生枯燥、倦怠的心理，導(dǎo)致院系辦公室管理的工作效率較低。

四、如何加強(qiáng)高校院系辦公室管理工作

1.強(qiáng)化管理人員服務(wù)意識(shí)

高校院系辦公室管理工作對(duì)整個(gè)高校的發(fā)展有至關(guān)重要的作用，作為院系辦公室的工作人員，要協(xié)調(diào)處理好日常的院系工作，對(duì)于院系教學(xué)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)解決；要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，積極為師生服務(wù)，工作中要有耐心，盡量提高院系辦公室的服務(wù)質(zhì)量，為高校進(jìn)一步的深化改革服務(wù)。

2.建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制

“市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的最大活力就在于競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，作為院系辦公室管理也要引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制”[7]。要按照院系辦公室工作人員的能力和在工作中取得的成績(jī)進(jìn)行不同的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，要明確各崗位人員的責(zé)任，對(duì)于在工作中出現(xiàn)失誤的人員要有相應(yīng)的懲罰措施。在進(jìn)行績(jī)效考核的過(guò)程中要對(duì)傳統(tǒng)的考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改，將硬性指標(biāo)與彈性指標(biāo)結(jié)合起來(lái)，做到獎(jiǎng)懲適度，激勵(lì)院系辦公室工作人員不斷提高自身的素質(zhì)和服務(wù)水平。

3.建立崗位職責(zé)制、完善院系辦公室管理體制

4.完善信息設(shè)備和自動(dòng)化設(shè)備

隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，信息技術(shù)和自動(dòng)化辦公技術(shù)在各個(gè)行業(yè)管理中發(fā)揮著重要的作用，網(wǎng)上辦公、信息管理對(duì)加強(qiáng)高校院系辦公室管理工作同樣有著重要的作用，院系辦公室管理工作要滿足現(xiàn)代化管理的需求就需要在辦公室建設(shè)中加強(qiáng)信息設(shè)備的完善，不僅要完善計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，而且要建立相應(yīng)的軟件服務(wù)平臺(tái)，根據(jù)辦公室工作的具體要求和特點(diǎn)完善管理系統(tǒng)軟件，使用軟件和先進(jìn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和設(shè)備完成院系辦公室的各項(xiàng)工作。

5.提高工作人員的素質(zhì)

“現(xiàn)代辦公室是黨委和行政辦公室的結(jié)合體。學(xué)院辦公室工作人員如果沒(méi)有良好的政治素質(zhì)，工作就容易失去方向，處理事情就難按法制準(zhǔn)則和依據(jù)政策進(jìn)行。”[8]要提高高校院系辦公室工作人員的素質(zhì)，需從兩個(gè)方面做起，第一，高校要為院系辦公室工作人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)他們的業(yè)務(wù)知識(shí)，提高他們處理問(wèn)題的能力；對(duì)他們不斷進(jìn)行思想道德的培養(yǎng)，學(xué)習(xí)相關(guān)的政治理論，增強(qiáng)其政治素養(yǎng)，增強(qiáng)他們的工作積極性和熱情。第二，院系辦公室工作人員自己也要樹立服務(wù)理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷完善自身的知識(shí)儲(chǔ)備，提高自己的業(yè)務(wù)能力，以便有效地解決各種問(wèn)題，為促進(jìn)院系的教學(xué)管理工作，貢獻(xiàn)自己的力量。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，在21世紀(jì)，隨著我國(guó)高校改革的不斷深化，高校院系辦公室管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，為高校的發(fā)展全局服務(wù)。為了提高高校院系辦公室管理工作的效率，就需要制定相應(yīng)的管理制度，完善各種辦公自動(dòng)化設(shè)備和信息設(shè)備。高校院系辦公室的工作人員應(yīng)該樹立全面的服務(wù)理念，當(dāng)好高校領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，提高自身的業(yè)務(wù)能力，以極大的熱情為教學(xué)管理和科研活動(dòng)服務(wù)。同時(shí)，要拓展辦公室管理人員上升的空間，尊重他們的工作，完善激勵(lì)機(jī)制，提高他們工作的積極性，以提高服務(wù)的質(zhì)量。

[1]楊德敏.論高校院系辦公室管理工作的特點(diǎn)和職能 [J].滄桑,2009，(03)：189.

[2]陳思澤.創(chuàng)新管理理念做好新時(shí)期高校院系辦公室管理工作[J].西南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)，2008，(06)：199.

[3]王娜,劉婷.淺談高校院系辦公室的管理工作 [J].中小企業(yè)管理與科技，2011，（08）：20.

[4]郭向陽(yáng).如何提高高校院系辦公室管理水平 [J].文教資料,2009，(19)：192.

[5]康巧香.對(duì)提高高校院系辦公室管理水平的思考[J].西北成人教育學(xué)報(bào)，2012，(01)：57.

[6]劉媛媛,陳小兵.高校院系辦公室管理工作中的問(wèn)題與對(duì)策研究[J].中國(guó)科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2009，(13)：212.

[7]尹明,鄭丹.當(dāng)前高校院系辦公室管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].現(xiàn)代商業(yè),2011，(12)：189.

[8]李華明.新時(shí)期高校院系辦公室管理的若干思考[J].沿海企業(yè)與科技,2008，(08)：184.