基層水管單位檔案規(guī)范化管理途徑初探

屈磊飛

(常熟市長江河道管理處 215500)

1 概述

檔案管理是基層水利工程管理單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作對促進(jìn)單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展有著重要意義。水利部《水利工程管理考核辦法》和《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》對開展檔案規(guī)范化管理工作和考核細(xì)則均作了明確的規(guī)定。隨著水利工程管理考核工作的深入開展、基層水利事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案規(guī)范化管理工作將體現(xiàn)出更加重要的作用。本文從國家級水管單位常熟市長江河道管理處檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，分析基層水管單位檔案管理現(xiàn)狀，探索實(shí)踐檔案工作規(guī)范化管理途徑。

2 基層水管單位檔案管理現(xiàn)狀

2.1 重要性認(rèn)識(shí)不夠

水利工程管理檔案是基層水管工作管理服務(wù)過程中形成的有價(jià)值的歷史記錄與資料，科學(xué)規(guī)范的檔案資料為單位日常工作開展、領(lǐng)導(dǎo)決策、科技人員借鑒參考、工程管理等級考核等提供了第一手基礎(chǔ)資料。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性、綜合性、服務(wù)性較強(qiáng)的工作，做好檔案工作不僅是檔案人員、檔案業(yè)務(wù)科室的職責(zé)，更是單位管理工作的重要內(nèi)容。但很多基層水管單位對檔案管理工作未給予足夠的重視，將檔案管理工作視為簡單的資料收集，硬件設(shè)施投入不足，相關(guān)責(zé)任制度流于形式，檔案工作人員專業(yè)技能不高、工作積極性不夠，加之主管領(lǐng)導(dǎo)受“為保管而保管、重保管輕利用”的傳統(tǒng)思想影響，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，未能充分發(fā)揮檔案在水利工程管理服務(wù)工作中應(yīng)有的作用。

2.2 檔案管理體系分散

基層水管單位的檔案管理工作內(nèi)容涉及工程建設(shè)管理、工程運(yùn)行、水行政管理、防汛防臺(tái)、資產(chǎn)財(cái)務(wù)管理、人事勞資等多個(gè)方面，相關(guān)工作業(yè)務(wù)由職能科室承擔(dān)，工作過程中形成的大量原始資料、文件檔案由職能科室收集管理，檔案管理體系相對分散，在工作人員缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí)、水利工程建設(shè)周期具有差異性、缺乏統(tǒng)一的檔案職能科室和科學(xué)有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系等因素的影響下，容易造成檔案資料零落分散、收集整編拖沓不及時(shí)、技術(shù)管理資料完整性不夠。

2.3 信息化程度不高

2011年中央一號(hào)文件指出“提高水利管理、工程運(yùn)行的信息化水平，以信息化帶動(dòng)水利現(xiàn)代化”。目前，在各級主管部門的重視下，基層水管單位工程管理自動(dòng)化、信息化均處在快速發(fā)展階段，如水閘運(yùn)行自動(dòng)化控制、堤防“全球眼”網(wǎng)絡(luò)視頻監(jiān)控、防汛防臺(tái)決策系統(tǒng)等現(xiàn)代化技術(shù)得到了大力推廣與應(yīng)用。但檔案管理信息化作為工程管理信息化工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，長期以來受重要性認(rèn)識(shí)不夠、硬件投入有限、現(xiàn)代化技術(shù)開發(fā)利用缺乏等因素制約，部分單位仍然采用傳統(tǒng)的檔案工作方式，檔案工作人員對檔案管理現(xiàn)代化和信息化應(yīng)用認(rèn)知度不高，將檔案信息化簡單地視為檔案資料的計(jì)算機(jī)錄入、收集、統(tǒng)計(jì)等工作，檔案管理硬件投入不足，有的單位尚未建立獨(dú)立的綜合檔案室，更無從討論配置檔案現(xiàn)代化軟硬件設(shè)施，致使檔案利用效率低下、檔案資源價(jià)值發(fā)揮欠佳。

2.4 檔案缺乏特色化

水利檔案最終目的是服務(wù)水利工作。基層水管單位的工作內(nèi)容包含水利建設(shè)、管理、開發(fā)、利用等多個(gè)方面，涉及對象包括政府部門、轄區(qū)企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、周邊群眾等，由此形成的檔案有著顯著的特點(diǎn)。如工程建設(shè)周期受工程規(guī)模影響，小規(guī)模堤防涵閘維修周期以月計(jì)算，大型水閘泵站更新改造周期則以年計(jì)算，由此形成的檔案周期差異性大;基層水管單位年度工作以夏秋防汛防臺(tái)、冬春歲修養(yǎng)護(hù)為主，由此形成的檔案具有時(shí)空性特點(diǎn);工程管理過程中文書資料與技術(shù)資料常?；B互補(bǔ)，檔案資料一體化趨向明顯。而很多單位未能有效開展針對性的檔案管理工作，水利特色化不夠。

3 基層水管單位檔案規(guī)范化管理途徑

3.1 重視檔案管理工作

要將檔案規(guī)范化管理工作作為工程管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容來開展落實(shí)，認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》等檔案相關(guān)法律法規(guī)，按照《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)要求，以“夯實(shí)基礎(chǔ)、堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化服務(wù)、整體推進(jìn)”為工作思路，逐步完善檔案管理的各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的順利開展。

3.2 建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

要建立健全由分管領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案員、各科室兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確檔案領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理、檔案室專職檔案管理、職能科室輔助協(xié)作的檔案工作機(jī)制，重視檔案工作人員綜合素質(zhì)的提升，組織開展業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，確保檔案工作人員勝任各項(xiàng)檔案管理工作。

3.3 健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

健全完善《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等檔案管理規(guī)章制度，對檔案材料的收集、歸檔、借閱、保密等以制度形式加以強(qiáng)化，做到有章可循。加強(qiáng)文件資料規(guī)范化管理工作，按照辦公室登記、主要領(lǐng)導(dǎo)簽署意見、分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室傳閱處理、科室兼職檔案員收集歸檔、專職檔案員根據(jù)《文件歸檔范圍及保管期限》進(jìn)行鑒定歸檔的規(guī)范化流程進(jìn)行操作?？萍紮n案、會(huì)計(jì)檔案由相關(guān)科室兼職檔案員按規(guī)定進(jìn)行整理立卷，辦理相關(guān)移交手續(xù)移交至檔案室，由檔案室統(tǒng)一進(jìn)行編目歸檔。注重特殊載體檔案和實(shí)物檔案的日常收集和整理，確保各類資料的詳實(shí)完備。

3.4 抓好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

實(shí)行工作人員辦公室、檔案庫房、閱檔室三分開，建立綜合檔案室，實(shí)行檔案統(tǒng)一管理。綜合檔案室配備符合要求的檔案裝具，庫房落實(shí)“八防”措施，配備溫濕度計(jì)、空調(diào)、滅火器、除濕機(jī)等設(shè)施，配置電腦、掃描儀、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)硬盤等專用設(shè)備，不斷完善檔案管理硬件設(shè)施，為檔案規(guī)范化管理提供良好的基礎(chǔ)環(huán)境。

3.5 依托資源優(yōu)勢，加快檔案管理信息化

檔案信息化是基層水利管理信息化的重要內(nèi)容。實(shí)行檔案信息化與單位信息化同步規(guī)劃實(shí)施，要配備必要的檔案信息化設(shè)備，開展檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。積極推廣應(yīng)用檔案管理軟件，開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、歸檔、借閱、檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)等工作的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，逐步推行紙質(zhì)文件與電子文件的雙套歸檔。單位網(wǎng)站開辟檔案之窗專欄，及時(shí)發(fā)布檔案管理相關(guān)信息。依托政府檔案部門的技術(shù)優(yōu)勢，加快推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程。

3.6 優(yōu)化服務(wù)職能，加強(qiáng)檔案的開發(fā)與利用

開發(fā)利用是檔案工作的中心目標(biāo)，也是檔案事業(yè)活力的源泉。要堅(jiān)持檔案工作服務(wù)水利中心工作的原則，不斷探索開發(fā)和利用檔案信息資源的新方法、新途徑。編制符合水利管理工作要求的《全宗指南》、案卷目錄、歸檔文件目錄等各類檢索工具。認(rèn)真開展水利檔案編研工作，為水利工程管理服務(wù)工作提供翔實(shí)、可靠的基礎(chǔ)資料，為本單位和社會(huì)各界提供更科學(xué)的水利服務(wù)。

4 檔案規(guī)范化管理的實(shí)踐與成效

國家級水管單位常熟市長江河道管理處在近40年的發(fā)展過程中，形成各類檔案資料3871卷/1547件，其中，文書檔案1005卷/1547件，科技檔案1083卷，設(shè)備檔案55卷，會(huì)計(jì)檔案1656卷，照片檔案13冊769張，光盤檔案12張，實(shí)物檔案56件。面對繁雜的檔案資料，管理處通過深入開展檔案規(guī)范化管理實(shí)踐工作，充分發(fā)揮了檔案資料的重要價(jià)值，有力促進(jìn)了單位水利事業(yè)的科學(xué)和諧發(fā)展。

4.1 促進(jìn)工程管理考核工作順利開展

水利工程管理考核工作是對基層水管單位綜合管理工作的全面考核。在國家級和省級水利工程管理考核文件中，均將檔案工作列入考核驗(yàn)收的重要內(nèi)容。管理制度、軟硬件設(shè)施、資料整編歸檔等檔案管理工作的優(yōu)劣，直接影響到最終考核結(jié)果;同時(shí)檔案資料又是組織管理、經(jīng)濟(jì)管理、安全管理、運(yùn)行管理四個(gè)考核環(huán)節(jié)備查資料的最主要來源。翔實(shí)完備的檔案資料為管理處國家級水管單位驗(yàn)收和長江委復(fù)核驗(yàn)收工作提供了近百萬字的基礎(chǔ)資料，科學(xué)規(guī)范的檔案工作得到了專家組的充分肯定，為最終獲得國家級水管單位資格和高分順利通過長江委復(fù)核驗(yàn)收做出了積極的貢獻(xiàn)。

4.2 促進(jìn)水利事業(yè)更加科學(xué)地服務(wù)經(jīng)濟(jì)和發(fā)展

長江常熟段有近50km的黃金岸線資源，隨著沿江開發(fā)開放的不斷深入、沿線進(jìn)駐企業(yè)的日益增多，涉水工程建設(shè)管理項(xiàng)目日益增多，規(guī)范化的檔案管理工作在服務(wù)企業(yè)、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)經(jīng)濟(jì)過程中發(fā)揮了積極作用。通過調(diào)閱國有水利工程土地確權(quán)劃界的歷史資料、土地權(quán)證資料、文字記錄、圖形資料，深入調(diào)查研究，積極溝通協(xié)商，妥善處理好了確權(quán)劃界、沿江土地占用權(quán)屬等問題，做到了維護(hù)權(quán)益與服務(wù)發(fā)展雙贏。通過出具占用水利工程用地的通知、批復(fù)、報(bào)告、協(xié)議及相關(guān)法律法規(guī)文件資料，為處理違章占用、清理違章建筑、辦理和審查有關(guān)占用手續(xù)等水政執(zhí)法工作提供了政策依據(jù)和法律保障。

4.3 有利于單位水利文化的形成

在管理處近10億元的國有水利工程設(shè)施中，有“長江第一閘”之美譽(yù)的民國水閘——老白茆閘工程，有投資3億元耗時(shí)3年實(shí)施達(dá)標(biāo)建設(shè)的長江防洪大堤，有常熟史上投資最大的單體水利工程——海洋涇水利樞紐工程;在近40年的管理過程中，有歷屆班子團(tuán)結(jié)進(jìn)取、艱苦奮斗、勵(lì)精圖治的創(chuàng)業(yè)史，有全體干部職工銳意改革、開拓進(jìn)取，努力爭創(chuàng)國家一級水管單位的輝煌史，有歷次強(qiáng)臺(tái)風(fēng)期間全體干部職工日夜奮戰(zhàn)于防臺(tái)防汛第一線的感人事跡;涌現(xiàn)了諸如全國水利工程管理先進(jìn)個(gè)人、省級勞模、市級人大代表、優(yōu)秀共產(chǎn)黨員等先進(jìn)典型，單位先后榮獲部、省市等多項(xiàng)榮譽(yù)。如何將這些深厚資源匯集提煉成單位所特有的水利文化，并以直觀的展覽陳列形式展示，翔實(shí)可靠的文字記錄、圖片影像、新聞報(bào)道、實(shí)物載體，高素質(zhì)的檔案工作人員，規(guī)范的檔案管理機(jī)制為構(gòu)建先進(jìn)水利文化奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。