高校人事檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策淺析

吳曉琴

(四川烹飪高等?？茖W(xué)校，四川 成都 610100)

人事檔案工作是高校工作的重要組成部分，是組織人事工作的核心內(nèi)容之一。高校人事檔案是教職工在工作中形成的原始記錄材料，它客觀地反映教職工綜合素質(zhì)和能力，是組織部門選拔人才的有力憑證，在學(xué)校的教學(xué)科研、人才管理、師資隊(duì)伍建設(shè)等工作中起到不可替代的憑證作用，是個(gè)人享受國(guó)家所有的寶貴文獻(xiàn)信息資源。檔案管理水平高與低，體現(xiàn)一個(gè)學(xué)校的文明發(fā)展程度。隨著高校人事制度的改革深化，目前高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題在一定程度上制約了人事檔案的有效利用，已經(jīng)不適應(yīng)高校人才面向社會(huì)服務(wù)的需要。因此，探索高校人事檔案管理的新模式、新方法或新體制成為當(dāng)前人事檔案管理的重要問(wèn)題。

1 高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 管理制度不健全

人事檔案管理應(yīng)該建立材料保密制度、送交制度、傳遞制度、檢查審核制度、收集鑒別歸檔制度、查(借)閱制度等，但不少高校存在制度不健全，缺乏監(jiān)管和考評(píng)，不按制度規(guī)范管理和使用檔案等現(xiàn)象，致使入檔材料處于堆積存放狀態(tài)［1］;檔案?jìng)鬟f沒(méi)有記載，甚至出現(xiàn)自帶現(xiàn)象;查閱檔案沒(méi)有介紹、審批、登記等手續(xù)，造成檔案材料混亂、丟失、不齊全、不完整，對(duì)檔案的保密性和有效利用帶來(lái)負(fù)面影響。

1.2 存放檔案基礎(chǔ)設(shè)施差，管理手段落后

部分高校沒(méi)有設(shè)置專用人事檔案室，基礎(chǔ)設(shè)施老化甚至缺失，六防設(shè)施也不到位，致使檔案無(wú)法安全存放。如有的檔案柜陳舊老化、開(kāi)關(guān)不便，柜體大小、顏色不統(tǒng)一;有的室內(nèi)沒(méi)有配備控制溫度和濕度以保持室內(nèi)空氣干燥的相關(guān)設(shè)備，沒(méi)有定期放入防蛀藥物，造成檔案受潮發(fā)霉或被蟲蛀蝕等現(xiàn)象。另外，一些高校的人事檔案管理缺乏科學(xué)的管理方式，仍采用手工操作登記材料、整理材料、人工翻閱查檔等落后手段，占用大量人力和時(shí)間，工作效率極低。

1.3 收集材料要求不統(tǒng)一，材料缺失不完整

人事檔案材料應(yīng)遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，收集反映教職工自然情況和德、能、勤、績(jī)等方面的材料，并統(tǒng)一整理、存放。但實(shí)際工作中卻常常出現(xiàn)收集材料與要求不一致、材料缺失等情況。在新調(diào)入、聘用或公招人員的檔案中此類問(wèn)題比較突出，如考核材料缺少某些年份;工資材料中缺少變動(dòng)晉檔表;職稱資格評(píng)審表、任職資格文件、職務(wù)聘任文件本應(yīng)為一套完整材料，但有的檔案中卻缺失不全;學(xué)歷類檔案如學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)科成績(jī)表、畢業(yè)生登記表、報(bào)考碩士登記表、攻讀博士專家推薦意見(jiàn)書、授予學(xué)位的決定等材料應(yīng)該齊全，但部分檔案中出現(xiàn)缺失現(xiàn)象;干部履歷表中缺1999年版本或未貼照片的較多;新任干部缺少考察材料的較普遍;由于原單位已重組或不存在，造成流動(dòng)人員檔案缺失階段性工作經(jīng)歷原始材料后無(wú)法彌補(bǔ)?？傊@些問(wèn)題給檔案完整利用帶來(lái)很大困難。

1.4 材料整理不規(guī)范

整理工作是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是將收集起來(lái)的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂，通過(guò)整理使檔案達(dá)到完整、真實(shí)、實(shí)用的要求。由于各高校檔案人員培訓(xùn)力度不夠，交流學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)較少，造成檔案管理人員對(duì)法規(guī)、政策的理解滯后或是片面，導(dǎo)致實(shí)際操作中參差不齊、標(biāo)準(zhǔn)各異。各校使用的檔案盒、整理、分類等沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化，使從不同單位流動(dòng)來(lái)的人事檔案出現(xiàn)檔案盒的形態(tài)、大小、厚度、裝訂孔徑、孔間距及卷內(nèi)紙張大小等均不統(tǒng)一，檔案管理人員每接收一份新入檔案，就得更換本單位使用的檔案盒并重新整理，經(jīng)多次重復(fù)整理后材料大小不一、裁切不整齊，留下重復(fù)打孔痕跡。這樣一來(lái)，再次整理后的檔案既不美觀也不標(biāo)準(zhǔn)，降低了檔案的綜合價(jià)值。

1.5 材料填寫前后不一致，材料內(nèi)容補(bǔ)充不及時(shí)

人事檔案綜合利用的前提是材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，但在檔案中常發(fā)現(xiàn)履歷表信息填寫不夠真實(shí)，導(dǎo)致檔案材料失真的情況。如某些人員的學(xué)歷填寫不準(zhǔn)確，在學(xué)歷和專業(yè)評(píng)聘職務(wù)材料中找不出學(xué)籍支撐材料;或是填寫出生時(shí)間前后或多處材料不一致，又缺少說(shuō)明更正材料;或是工作經(jīng)歷和時(shí)間的填寫出現(xiàn)斷裂，前后接不上;還有些個(gè)人婚姻家庭、配偶及子女情況、家庭住址等信息發(fā)生變化后，沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充歸入檔案，給檔案信息準(zhǔn)確利用帶來(lái)困難。人才引進(jìn)聘用人員檔案沒(méi)有進(jìn)入本單位，只能通過(guò)填寫履歷表或有關(guān)復(fù)印件來(lái)了解其工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、任職資格等情況，多數(shù)檔案內(nèi)容為空白，造成確認(rèn)工資、評(píng)職等困難，不僅降低了人事檔案的憑證功能，還使用人單位無(wú)法了解引進(jìn)人員的歷史，給今后錄用工作造成一定困難。

2 原因分析

2.1 重視不夠，宣傳不到位

有的高校沒(méi)有真正體會(huì)到檔案管理工作的重要性，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是一項(xiàng)具有專業(yè)性、政策性、科學(xué)性、服務(wù)性和連續(xù)性的工作，因而缺乏有效的管理制度和激勵(lì)機(jī)制。人事檔案的對(duì)象是全校教職工，沒(méi)有建立由檔案管理部門至系(部)、處再至教職工個(gè)人的管理通道，對(duì)材料進(jìn)行統(tǒng)一收集;沒(méi)有定期向教職工宣傳檔案管理的重要性、必要性，講解檔案所涉及的內(nèi)容、范圍、要求及教職工須配合做的工作;沒(méi)有形成定期向檔案管理部門提供入檔材料的習(xí)慣和制度，導(dǎo)致個(gè)別檔案材料缺少不齊。

2.2 教職工對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠

因?yàn)樾麄髁Χ炔粔?，教職工?duì)檔案重要性和利用價(jià)值在認(rèn)識(shí)上存在問(wèn)題，對(duì)檔案管理部門要求的材料嫌麻煩不積極配合或拖延，如專業(yè)培訓(xùn)進(jìn)修材料、提高學(xué)歷學(xué)位的學(xué)籍材料;對(duì)普填材料，如履歷表、考核表等不重視，填寫馬虎簡(jiǎn)單應(yīng)付，造成前后所填內(nèi)容不一致;材料手續(xù)不完備就交到檔案管理部門，考核材料缺少部門領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽名和部門蓋章;填寫材料選用紙張大小不按規(guī)定要求，不僅給檔案整理、裝訂帶來(lái)不易裁切的困難，還增加了檔案管理員的工作量。

2.3 管理專業(yè)素質(zhì)不高、人員不穩(wěn)定

檔案材料的收集、整理政策性技術(shù)性很強(qiáng)，因此對(duì)檔案人員的專業(yè)水平、技術(shù)能力、政策法規(guī)水平要求較高。但由于目前各高校從事檔案管理工作的同志大多數(shù)屬于“半路出道、自學(xué)成才”，沒(méi)有進(jìn)行檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)或進(jìn)修，相關(guān)的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)也較少，對(duì)檔案管理新要求了解甚少，工作方式方法停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上，缺乏創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)?？傊?，目前高校檔案管理人員的管理水平和工作能力較薄弱，整體素質(zhì)不高。

檔案管理人員不穩(wěn)定。按照檔案管理要求，檔案管理人員應(yīng)有耐心細(xì)致的工作態(tài)度和樂(lè)于奉獻(xiàn)精神。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作崗位不被教職工們看好，其工作量大、壓力大，工作枯燥，難以做出突出的成績(jī)，專業(yè)職務(wù)不容易被解決，前途發(fā)展渺茫等，這不僅嚴(yán)重影響了檔案人員工作積極性，而且造成檔案工作人員的不穩(wěn)定，在崗人員轉(zhuǎn)崗換崗的情況較為突出。

2.4 原有檔案管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人事制度需要

隨著高校用人體制改革的深化，高校人事管理采取多種人事關(guān)系并存，有固定職工、正式聘用職工、崗位聘用職工等，除固定職工和部分正式聘用人員外，其余人員檔案均不能歸屬本單位人事管理，其檔案托管在各級(jí)地方政府有人事代理權(quán)的人才交流中心。隨著高校聘用人員數(shù)量的不斷增加，而用人單位無(wú)法掌握其原始檔案信息，重填或復(fù)印得到的材料信息也容易出現(xiàn)材料真實(shí)性和準(zhǔn)確性問(wèn)題，不能為人才的選拔、培養(yǎng)提供準(zhǔn)確信息，更不利于用人單位對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的管理。

2.5 各高校對(duì)學(xué)生學(xué)籍管理要求不一致

有的高校對(duì)學(xué)生學(xué)籍管理沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行高等教育學(xué)籍管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使各類學(xué)生檔案中存在學(xué)籍內(nèi)容材料不齊，重要信息缺少等問(wèn)題，如高校學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表、報(bào)考攻讀碩士學(xué)位研究生登記表、授予學(xué)位的決定等均有不同材料缺少。

2.6 硬件投入不足，制約檔案數(shù)字化管理進(jìn)程

社會(huì)發(fā)展已進(jìn)入數(shù)字信息化時(shí)代，用現(xiàn)代科學(xué)手段管理檔案已經(jīng)迫在眉睫，利用信息技術(shù)高效、準(zhǔn)確、全面的優(yōu)勢(shì)來(lái)提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量，替代傳統(tǒng)低效的管理方式是時(shí)代發(fā)展的需要。但目前高校人事檔案管理的重心還是實(shí)體管理，沒(méi)有隨科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化進(jìn)程而采用電子信息化管理，相關(guān)人員仍為獲準(zhǔn)信息而人工頻繁翻閱檔案，加上每裝進(jìn)一份材料都得將檔案重新拆裝一次，長(zhǎng)久下去對(duì)檔案材料的磨損不可避免。雖然檔案管理也配備了計(jì)算機(jī)，但使用范圍僅限于檔案目錄錄入、打印和保存，檔案內(nèi)容原始信息沒(méi)有錄入，在管理權(quán)限內(nèi)無(wú)法進(jìn)行人事信息查詢和檢索，更無(wú)法對(duì)信息進(jìn)行篩選、排序、分類、匯總、統(tǒng)計(jì)、形成上報(bào)材料等，也談不上檔案利用的信息化、無(wú)紙化。［2］人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠單一、重復(fù)的手工輸入信息完成，造成人力資源極大浪費(fèi)。因采用現(xiàn)代化管理需要資金購(gòu)置軟硬件，目前大多數(shù)高校因財(cái)力有限，檔案管理方面的資金投入嚴(yán)重不足，制約了檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。

3 提高高校檔案管理的對(duì)策

3.1 重視檔案工作，增加投入

領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好檔案工作的前提保障。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門應(yīng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想，從根本上認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，從形勢(shì)發(fā)展需要上理解檔案管理改革創(chuàng)新的必要性。其次，將檔案管理改革工作列入學(xué)校工作目標(biāo)任務(wù)之中，在財(cái)力、物力、人力上給予大力支持，將檔案工作的投入列入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算，計(jì)劃專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。第三，改革規(guī)劃要有長(zhǎng)期有效的戰(zhàn)略性思想，改革后的檔案管理和檔案利用要達(dá)到時(shí)代發(fā)展的新要求，即科學(xué)化、數(shù)字化，使檔案管理利用長(zhǎng)期高效持續(xù)發(fā)展，只有這樣才能走出傳統(tǒng)的原始檔案管理模式。

3.2 建立健全檔案管理制度

應(yīng)按照《干部人事檔案管理工作條例》要求，建立完善各項(xiàng)工作制度，用制度來(lái)規(guī)范檔案材料的收集、整理、歸檔，確保檔案信息資源高效、有序利用。如材料送交制度、檢查審核制度、收集鑒別歸檔制度、查(借)閱制度等，以制度建設(shè)來(lái)強(qiáng)化檔案管理，做到有章可循、有條可依，不斷推進(jìn)高校檔案工作管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化進(jìn)程。

3.3 加強(qiáng)檔案材料的收集和整理

檔案管理工作的最大特點(diǎn)是服務(wù)，服務(wù)不僅體現(xiàn)在檔案的信息利用上，還體現(xiàn)在檔案材料收集上。按照中組發(fā)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》(［2009］12號(hào))要求，將干部人事改革中形成的新材料，如公務(wù)員登記表、公開(kāi)選拔、競(jìng)爭(zhēng)上崗、掛職鍛煉、聘任、涉紀(jì)、涉法等材料加入檔案，入檔材料與過(guò)去相比在范圍和內(nèi)容上都有所擴(kuò)大、增添。材料收集可采取定期和不定期收集相結(jié)合，如工資材料、職稱材料、年度考核等采取定期收集;干部換屆所形成的材料可定向收集;培訓(xùn)進(jìn)修、學(xué)歷學(xué)位、學(xué)術(shù)成果、表彰等材料隨時(shí)收集，做到歸檔范圍內(nèi)的材料全面、真實(shí)、完整及時(shí)進(jìn)入檔案，使檔案信息內(nèi)容豐富。

整理是使材料成為規(guī)范的人事檔案，有利于檔案的保存和使用，整理要做到嚴(yán)格審核、準(zhǔn)確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。檔案材料規(guī)范收集、整理，不僅推進(jìn)檔案管理工作上臺(tái)階，還為組織人事部門信息統(tǒng)計(jì)、選拔人才、培養(yǎng)干部等提供客觀真實(shí)依據(jù)，充分發(fā)揮檔案的綜合利用價(jià)值。［3］

3.4 加大宣傳力度，強(qiáng)化依法歸檔意識(shí)

人事檔案反映一個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷，記載著個(gè)人的思想、信仰、工作能力、專業(yè)素質(zhì)、科研學(xué)術(shù)等信息，與個(gè)人的政治生命、事業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，也是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的過(guò)程。隨著時(shí)間推移，信息不斷增補(bǔ)，需要向廣大教職工宣傳檔案材料的重要性及要求，讓教職工認(rèn)識(shí)到檔案材料的形成在個(gè)人發(fā)展中的地位和作用，知道自己填寫的每一份材料都是屬于歸檔材料內(nèi)容，以達(dá)到教職工主動(dòng)配合并送交材料給檔案管理部門，確保檔案內(nèi)容完整性?？赏ㄟ^(guò)各種宣傳途徑，如校園網(wǎng)絡(luò)、廣播、宣傳欄、校報(bào)、專題講座等形勢(shì)宣傳檔案的政策法規(guī)及管理要求。同時(shí)，建立和形成一支以系(部)、處部門組成的檔案材料收集隊(duì)伍，及時(shí)掌握形成檔案材料的信息，主動(dòng)向材料形成的部門或個(gè)人收集材料。建立聯(lián)系制度和激勵(lì)機(jī)制，定期互通信息，交流經(jīng)驗(yàn)，解決管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，年終對(duì)優(yōu)秀檔案工作者進(jìn)行表彰，以促進(jìn)檔案材料收集工作順利開(kāi)展。

3.5 穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，提高檔案人員素質(zhì)

人事檔案工作涉及到黨和國(guó)家的方針政策，關(guān)系到個(gè)人的切身利益，只有重視和提高檔案人員的自身素質(zhì)，才能適應(yīng)新時(shí)期高校教育事業(yè)對(duì)人事檔案管理的需要。應(yīng)配備專職檔案人員，按《干部檔案工作條例》第38、39條規(guī)定，制定適合本校的管理激勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)勤罰懶;解決好檔案工作人員的待遇，關(guān)注其教育和培養(yǎng)，妥善解決他們的職級(jí)待遇，按國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定評(píng)定專業(yè)職務(wù)，解決職稱后顧之憂，充分發(fā)揮其積極性與創(chuàng)造性，確保隊(duì)伍穩(wěn)定;為檔案管理工作長(zhǎng)期性和持續(xù)性發(fā)展需要，選擇政治可靠、專業(yè)恰當(dāng)、年齡合適、責(zé)任心強(qiáng)、工作細(xì)致、有創(chuàng)新意識(shí)并熱愛(ài)檔案工作的黨員同志從事檔案管理工作。

培訓(xùn)檔案人員，提高崗位技能。檔案管理工作責(zé)任重大，管理人員應(yīng)具備較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是加強(qiáng)對(duì)檔案政策、法規(guī)培訓(xùn)學(xué)習(xí);二是正確認(rèn)識(shí)檔案工作的特點(diǎn)、地位和作用，樹(shù)立忠于職守、堅(jiān)持原則的思想，增強(qiáng)檔案工作的服務(wù)意識(shí);三是專業(yè)技術(shù)能力培訓(xùn)，提高檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔及檔案信息數(shù)字化等操作能力，從整體上提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。可通過(guò)高校的檔案專業(yè)進(jìn)修、社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)組織的專業(yè)培訓(xùn)班，檔案管理工作優(yōu)秀的企事業(yè)單位或高校之間的互往交流等學(xué)習(xí)形式。

3.6 加強(qiáng)信息化建設(shè)，提升檔案的高效管理和利用

人事檔案是人才的信息資源庫(kù)。采用科學(xué)技術(shù)手段用于人事檔案管理之中，不僅是人事制度改革與發(fā)展、提高工作效率的需要，也是社會(huì)對(duì)人才檔案信息的客觀要求。利用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)軟件和計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和科學(xué)檢索，是檔案發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步所需。通過(guò)檔案信息數(shù)字化管理，其人才的最新信息能快速、準(zhǔn)確地為社會(huì)各行業(yè)服務(wù)，也為世界各國(guó)快速提供專業(yè)人才信息服務(wù)。采用檔案信息數(shù)字化管理，徹底改變過(guò)去須通過(guò)查閱原始紙質(zhì)檔案才能獲取信息的傳統(tǒng)方式。建立人才數(shù)據(jù)信息庫(kù)，可在校園局域網(wǎng)內(nèi)試行，按照管理權(quán)限分層次向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)及部門提供最新準(zhǔn)確信息，為教學(xué)、科研、學(xué)生工作、工資管理等工作服務(wù)，達(dá)到高效利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的綜合價(jià)值。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)化建立，可增強(qiáng)高校之間、高校與社會(huì)企事業(yè)之間的溝通與聯(lián)系、交流與協(xié)作，使人才信息資源共享。

［1］王晴.人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考［J］.青年與社會(huì):中外教育研究，2011(12):45－48.

［2］蔡登峰.高校人事檔案信息化管理［J］.檔案管理，2011(6):165－167.

［3］鐘桂珍.淺談高職院校人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］.科技信息，2011(33):56－58.