基于ERP的財務(wù)稽核及發(fā)展趨勢

瞿永芳

(中國石化上海石油化工股份有限公司， 200540)

基于ERP的財務(wù)稽核及發(fā)展趨勢

瞿永芳

(中國石化上海石油化工股份有限公司， 200540)

介紹了基于ERP的新型財務(wù)稽核體系的特點和發(fā)展趨勢，指出ERP基礎(chǔ)上的財務(wù)稽核體系應(yīng)當立足于人工審核和系統(tǒng)自動審核相結(jié)合，強調(diào)預(yù)防性控制、過程控制和發(fā)現(xiàn)性控制相結(jié)合，實現(xiàn)定性分析與定量分析、程序?qū)徍伺c事項復(fù)核相結(jié)合。

財務(wù)稽核 稽核要點 內(nèi)部控制 流程再造 發(fā)展趨勢

財務(wù)稽核既是財會工作的一項重要職能，也是確保財會信息真實和完整的重要手段，更是企業(yè)內(nèi)部財會管理制度體系的重要組成部分。通過稽核可以對企業(yè)財務(wù)及其會計核算工作中出現(xiàn)的各種疏漏和差錯進行及時的預(yù)警、制止或糾正，從而在保證企業(yè)財會資料真實性和準確性的前提下，提高財會工作的質(zhì)量［1－2］。財務(wù)稽核與企業(yè)內(nèi)部控制制度的有機結(jié)合，尤其是企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resource Planning，簡稱ERP)的應(yīng)用，對及時防范財務(wù)風險起著不可估量的保障作用［3－4］。文章探討了運用現(xiàn)代化系統(tǒng)管理的思想，將內(nèi)部稽核納入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部績效考核體系，采用現(xiàn)代企業(yè)的財會運行模式，反映企業(yè)資源的合理調(diào)配，從改善財會業(yè)務(wù)流程的角度，為提高企業(yè)核心競爭力提供相關(guān)的參考依據(jù)。

1 ERP應(yīng)用與財務(wù)核算

1.1 ERP應(yīng)用現(xiàn)狀分析

中國石化上海石油化工股份有限公司(以下簡稱上海石化)自2005年開始正式運用ERP項目系統(tǒng)。ERP作為一個集物流、資金流和信息流為一體的業(yè)務(wù)運營和管理系統(tǒng)，其財務(wù)核算管理平臺的運用，標志著企業(yè)財務(wù)管理體系從二級核算向一級核算的實質(zhì)性轉(zhuǎn)變。目前財務(wù)管理機制尚處于二級管理，即財務(wù)一級核算與二級管理的交織，主要表現(xiàn)出以下3個方面的問題。

(1)影響會計核算的質(zhì)量。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，雖然有了統(tǒng)一的操作平臺(如中國石油化工集團公司規(guī)定的會計核算科目)，但在同一會計實務(wù)的處理上，各二級單位財務(wù)人員業(yè)務(wù)判斷和處理水平參差不齊，影響了會計核算質(zhì)量。

(2)影響財務(wù)管理制度和內(nèi)部控制的執(zhí)行力。上海石化雖有系統(tǒng)的財務(wù)管理制度，但由于制度更新工作量大且影響面廣，執(zhí)行往往不及時，造成會計核算的差異。企業(yè)內(nèi)部控制手冊按照中國石化集團公司總部要求每年進行更新，但財務(wù)一級核算與二級管理交織，財務(wù)相關(guān)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行不到位。例如合同審批權(quán)限、業(yè)務(wù)審批權(quán)限和付款審批權(quán)限得不到及時送審，致使財務(wù)管理風險日益凸顯。

(3)ERP系統(tǒng)核算產(chǎn)生的憑證種類繁多，帶來了憑證查閱及檔案管理的問題。不同于其他財務(wù)核算軟件，ERP系統(tǒng)中每月均會產(chǎn)生10余種類型不同的憑證，每一類型憑證的編號相互獨立。如果按類型去裝訂憑證，需花費大量的人力，且不符合會計檔案管理要求;而這些會計憑證種類繁多，如果原始附件不規(guī)范，會嚴重影響企業(yè)外部審計或內(nèi)部審計以及相關(guān)審計查詢工作的進度。

1.2 財務(wù)集中稽核的優(yōu)點

在應(yīng)用ERP的前提下，為了提高會計信息質(zhì)量，加強會計檔案管理，保障企業(yè)各項財務(wù)管理制度和內(nèi)部控制管理的有效執(zhí)行，一級核算和一級管理的財務(wù)管理機制必須財務(wù)實行集中稽核。財務(wù)集中稽核有以下幾個優(yōu)點。

(1)有利于會計核算方法的統(tǒng)一。財務(wù)集中稽核可以消除同一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)由于財會人員理解和判斷的不同而產(chǎn)生會計處理差異，尤其是特殊業(yè)務(wù)處理可以得到及時反饋，體現(xiàn)了會計核算方法的一致性。

(2)有利于內(nèi)部控制及其權(quán)限審批的統(tǒng)一。根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，不同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)和不同的業(yè)務(wù)金額，均有不同的付款審批權(quán)限。這不僅涉及職能部門和二級單位的內(nèi)部審核，也包括財務(wù)部門負責人、財務(wù)總監(jiān)和企業(yè)總經(jīng)理的審批權(quán)限。因此財務(wù)集中稽核作為承上啟下的中間樞紐，稽核人員在其中能夠起到及時防范財務(wù)風險的作用。

(3)既簡化了憑證查詢編號，又提高了查詢會計憑證的速度，更便于檔案管理。在ERP憑證稽核流程還未設(shè)置前，需通過分配字段、憑證類別和憑證編號等要素才能查到憑證，現(xiàn)在只要通過憑證查詢事務(wù)代碼就能找到會計憑證的稽核流水號。按相關(guān)類型分別裝訂有連續(xù)編號的會計憑證，不僅便于會計憑證的快速查閱，同時又符合會計檔案的管理要求。

1.3 傳統(tǒng)財務(wù)稽核與ERP財務(wù)核算的比較

傳統(tǒng)財務(wù)稽核工作的內(nèi)容包括對原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告進行稽核。因而傳統(tǒng)財務(wù)稽核工作存在一定的局限性:一是以事后稽核為主方式，二是只是關(guān)注財務(wù)部門內(nèi)部和與財務(wù)緊密相關(guān)的業(yè)務(wù)方式，三是傳統(tǒng)的財務(wù)稽核工作是一種手工控制方式。

ERP系統(tǒng)的現(xiàn)代化功能不僅嚴格保證了收入和成本的相互匹配、業(yè)務(wù)流與財務(wù)信息流的高度統(tǒng)一，而且使財務(wù)人員從繁重的勞動中解脫出來，有精力做其他檢查工作，從根本上實現(xiàn)了財務(wù)管理從核算型向管理型的轉(zhuǎn)變?；谝陨献兓?，傳統(tǒng)的稽核工作已經(jīng)不能滿足需要，需要新型的財務(wù)稽核體系與之相適應(yīng)。建立在ERP基礎(chǔ)上的新型財務(wù)稽核體系的稽核方式和手段，立足于人工審核和系統(tǒng)自動審核相結(jié)合，突出詢問、觀察、檢查、再執(zhí)行相結(jié)合的功能，強調(diào)預(yù)防性控制、過程控制、發(fā)現(xiàn)性控制相結(jié)合，實現(xiàn)定性分析與定量分析、程序?qū)徍撕褪马棌?fù)核相結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)管理從核算型向管理型的轉(zhuǎn)變。

2 ERP系統(tǒng)下的財務(wù)稽核及其發(fā)展

2.1 ERP系統(tǒng)下財務(wù)集中稽核的特點

ERP系統(tǒng)下財務(wù)集中稽核的特點包括:

(1)稽核工作職能的轉(zhuǎn)變。伴隨著ERP子模塊的應(yīng)用，尤其是系統(tǒng)中不同權(quán)限的分配，財會提前預(yù)測、輔助決策、分析控制和績效考核的職能得以體現(xiàn)?；巳藛T的角色已不單純是復(fù)核和稽查，還需要進行監(jiān)督、控制和建議，即在資產(chǎn)完整、財務(wù)信息真實及經(jīng)濟活動收支合規(guī)性、合理性及合法性的基礎(chǔ)上，參與內(nèi)部控制的設(shè)計和運行，提出進一步完善內(nèi)部控制的建議，為企業(yè)風險管理出謀劃策，降低經(jīng)營風險和財務(wù)風險。

(2)稽核工作滲透到ERP的其他業(yè)務(wù)模塊。ERP系統(tǒng)作為一個龐大的信息管理網(wǎng)絡(luò)，來自生產(chǎn)管理、采購管理、資產(chǎn)管理、銷售管理和庫存管理的信息，最終以數(shù)據(jù)的形式在會計核算和財務(wù)管理模塊中體現(xiàn)和反映企業(yè)的整體營運情況。因而稽核工作的范疇不再局限于財務(wù)部門，而要不斷滲透到相關(guān)的其他業(yè)務(wù)流程中去。例如要檢查一項修理費用的合理性，就要查詢資產(chǎn)管理模塊中該項固定資產(chǎn)的所有原始信息及使用情況。

(3)稽核方式與信息技術(shù)的相結(jié)合。特色化的ERP系統(tǒng)中會計憑證有別于傳統(tǒng)記賬及其他財務(wù)軟件，除憑證的真實性和完整性檢查等常規(guī)檢查項目外，還需檢查合并事務(wù)類型、內(nèi)部訂單、原因代碼、業(yè)務(wù)范圍、分配字段、功能范圍和貿(mào)易伙伴等要素的正確性。利用ERP的自身特點建立專項稽核項目，可以大大減少人工檢查的疏漏，實現(xiàn)在ERP中對會計憑證各項要素的自動化檢查［5］。

2.2 ERP系統(tǒng)下稽核要點

ERP系統(tǒng)下稽核要點主要包括:物資采購、項目及修理費用、費用稽核等項目。

2.2.1 物資采購的稽核要點

上海石化的物資采購主要分原油采購和一般物資采購。伴隨采購流程的進展過程產(chǎn)生的附件有合同、收貨單、發(fā)票、付款審批單等原始憑證?；巳藛T檢查收貨單上的收貨數(shù)量與采購發(fā)票上的數(shù)量和發(fā)票校驗憑證中的“應(yīng)付暫估”的數(shù)量是否一致;采購金額一般控制在不超過合同總金額10%的范圍之內(nèi)，如再有超額現(xiàn)象，必須按合同的審批程序補簽增補合同;注意合同的具體條款事項，如支付方式的選擇、采購運費由誰承擔;審批權(quán)限是否完整;檢查ERP會計憑證的科目、長短文本、利潤中心、原因代碼、稅碼等要素的正確性。

2.2.2 項目及修理費用的稽核要點

結(jié)合項目與修理費用的自身特點，對應(yīng)的附件內(nèi)容包括:付款申請審批單、相關(guān)合同、發(fā)票、修理項目工程量統(tǒng)計表、工程結(jié)算書匯總表、工程質(zhì)保金支付確認表、合同會簽單及相關(guān)協(xié)議書(重大合同)、結(jié)算付款會簽單等。除了檢查項目與修理費用的內(nèi)控付款審批權(quán)限外，還要注意合同的會簽與審批是否符合相關(guān)的規(guī)定。在設(shè)備檢維修費用審查中，最重要的是工作量的核實和結(jié)算的審核，審查工作量簽證的準確性等一系列基礎(chǔ)工作是否從源頭上控制，結(jié)算的審核是否符合行業(yè)標準。嚴格區(qū)分資本性支出與費用性支出，可以防止某些資本性支出巧立明目進入修理費，影響費用核算的準確性。

2.2.3 費用的稽核要點

首先要對各項費用的真實性、合法性和有效性做出判斷;其次，費用的明細科目繁多，應(yīng)審查這些費用是否滿足各種費用的審批權(quán)限要求，是否符合費用的各項規(guī)章制度。例如，內(nèi)部控制中對業(yè)務(wù)招待費、會議費和差旅費都有相應(yīng)付款審批權(quán)限，必須符合諸如差旅費、福利費以及租賃費等制度的規(guī)定。費用必須在嚴控狀態(tài)下發(fā)生，在預(yù)算范圍內(nèi)使用，并且每年呈一定的下降趨勢。

2.3 財務(wù)稽核工作流程再造

在ERP環(huán)境下，不僅傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程需要進行重組，財務(wù)稽核的工作也需要進行流程再造。而流程再造的目的是為了加強會計信息和財務(wù)管理的監(jiān)督與分析，其內(nèi)容包括事前、事中和事后的監(jiān)督分析［6－7］。

具體的財務(wù)稽核工作流程再造包括:

(1)稽核工作的劃分。按業(yè)務(wù)類型稽核工作可分為采購、成本費用、項目及修理三大類。采購的稽核、稽查的對象，包括原油采購、供應(yīng)公司物料集中采購和工程外購;成本費用的稽核、稽查的對象，涵蓋企業(yè)所有的成本費用內(nèi)容;項目及修理的稽核、稽查的對象，是指企業(yè)基建項目、零購、科研項目、安全生產(chǎn)費用、安全環(huán)?；鸺靶蘩眄椖?。

(2)ERP憑證稽核流轉(zhuǎn)流程的編制。ERP憑證稽核流轉(zhuǎn)流程由ERP現(xiàn)金憑證流轉(zhuǎn)程序、ERP銀行付款憑證流轉(zhuǎn)程序和ERP轉(zhuǎn)賬憑證流轉(zhuǎn)程序等構(gòu)成。

2.4 ERP下財務(wù)稽核的發(fā)展

ERP下財務(wù)稽核的發(fā)展歷程包括:

(1)逐步實現(xiàn)“付款申請”的全流程網(wǎng)上審批?，F(xiàn)有的“付款申請審批單”雖然有固定統(tǒng)一的格式，內(nèi)容也比較全面，能夠初步滿足內(nèi)部控制權(quán)限審批的要求，但僅停留在平面化、紙質(zhì)化、靜態(tài)化狀態(tài)，其在流轉(zhuǎn)過程中容易遭遇阻塞、遺失的風險，所以實現(xiàn)“付款申請審批單”的網(wǎng)上全流程審批變得更為迫切。

(2)構(gòu)建內(nèi)部審計與內(nèi)部控制結(jié)合的企業(yè)監(jiān)督體系［8－9］。內(nèi)部稽核工作與內(nèi)部審計屬不同部門的職責，但是兩者之間有相通之處，都是企業(yè)監(jiān)督管理體系與內(nèi)部控制管理體系的重要組成部分。因此，把內(nèi)部審計和內(nèi)部稽核有機結(jié)合起來，用內(nèi)部審計的“深度”與內(nèi)部稽核的“細化”相結(jié)合，可提高企業(yè)的風險管理、控制和加強公司治理流程的有效性。

(3)內(nèi)部稽核納入財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部績效考核體系，有助于提高財務(wù)工作效率、對財務(wù)人員也是一種激勵和約束。通過建立合理的考核辦法對關(guān)鍵指標進行分解，客觀、公正、公平地評價科室及員工，有利于財務(wù)人員的工作目標與企業(yè)戰(zhàn)略目標以及個人績效相結(jié)合，確保員工工作目標與企業(yè)目標保持一致。

3 結(jié)語

在ERP應(yīng)用的前提下，實行一級核算和一級管理的財務(wù)管理機制，有利于會計核算方法、內(nèi)部控制及其權(quán)限審批的統(tǒng)一，既簡化了憑證查詢編號，也提高查詢會計憑證的速度。在ERP環(huán)境下財務(wù)稽核工作的范圍不再局限于對財務(wù)自身的評價、原始憑證、記賬憑證、會計賬簿以及會計報表等基礎(chǔ)工作的審核。新型財務(wù)稽核體系實現(xiàn)了在對控制環(huán)境有效分析的基礎(chǔ)上，對企業(yè)業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況進行檢查，實現(xiàn)財務(wù)稽核工作向企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的全過程和基層單位的延伸。

［1］ 閆戰(zhàn)偉．企業(yè)內(nèi)部財務(wù)稽核探析［J］．中國管理信息化，2011，14(2):30 －31．

［2］ 楊曉軍．企業(yè)財務(wù)稽核工作探析［J］．中國管理信息化，2011，14(15):8 －9．

［3］ 中華人民共和國財政部．企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范［M］．北京:中國財政經(jīng)濟出版社，2010．

［4］ 王風華．不同ERP應(yīng)用模式下的會計處理流程與審計流程分析［J］．財會月刊，2011(3):36 －37．

［5］ 遲麗華．ERP環(huán)境下的審計技術(shù)方法創(chuàng)新［J］．中央財經(jīng)大學(xué)學(xué)報，2008(6):92－96．

［6］ 李真．ERP環(huán)境下價值鏈會計業(yè)務(wù)流程重組探討［J］．財會通訊(綜合版)，2011(4):121－122．

［7］ 干方彬．基于ERP的財務(wù)稽核體系構(gòu)建及完善［J］．財會通訊(綜合版)，2010(5):68－70．

［8］ 張連生，蔣林輝．試談“內(nèi)部審計”與“內(nèi)部稽核”的區(qū)別和聯(lián)系［J］．財會通訊(綜合版)，1986(7):51－52．

［9］ 楊琴．論ERP模式下新型財務(wù)稽核體系的建立［J］．無錫職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2008，7(5):56 －60．

ERP－based Financial Auditing and its Development Trend

Qu Yongfang
(SINOPEC Shanghai Petrochemical Co．，Ltd．200540)

Based on introduction of the characteristics and development trend of ERP－based new type financial auditing system，this paper pointed out that ERP－based financial auditing system should be established on connection of manual examination and automatic examination of system，emphasize connection of preventive control，process control and discovery control，so as to realize connection of qualitative analysis and quantitative analysis，procedure examination and double check．

ERP，financial auditing，internal control，process reengineering，development trend

1674－1099 (2012)03－0017－04

F231.6

A

2012-05-14。

瞿永芳，女，1973年出生，1995年畢業(yè)于上海石油化工高等?？茖W(xué)校會計專業(yè)，2007年畢業(yè)于上海財經(jīng)大學(xué)，會計師，現(xiàn)從事企業(yè)財務(wù)稽核管理工作。