高校建立專項檔案數(shù)據(jù)庫的必要性

孫 杰，宋君蕾

（中國環(huán)境管理干部學院，河北 秦皇島 066004）

高校建立專項檔案數(shù)據(jù)庫的必要性

孫 杰，宋君蕾

（中國環(huán)境管理干部學院，河北 秦皇島 066004）

高校檔案具有類型多、范圍廣、數(shù)量大等特點。隨著教育事業(yè)的發(fā)展，高校的管理方式、培養(yǎng)模式發(fā)生了改變，高校的檔案產(chǎn)生途徑和利用范圍也隨之發(fā)生了變化。因此，必須實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理，建立專項數(shù)據(jù)庫。建庫要有專業(yè)人員，依據(jù)國標或行業(yè)標準，要注重實效性和安全性。專項數(shù)據(jù)庫建設和信息資源建設是數(shù)字化檔案館建設的基礎和必由之路。

高校檔案；特點；專項數(shù)據(jù)庫；開發(fā)；必要性

教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，高等學校肩負著培養(yǎng)祖國建設者和優(yōu)秀人才的重任。特別是隨著《十二五教育發(fā)展規(guī)劃綱要》 的貫徹、落實，高等學校正在進一步走改革之路，調(diào)整專業(yè)結構，改革培養(yǎng)模式，改變管理方式，擴大辦學規(guī)模，走產(chǎn)、學、研結合之路。隨著辦學規(guī)模、管理方式、培養(yǎng)模式和專業(yè)結構的改變，檔案的產(chǎn)生范圍也有了明顯的變化。檔案的類型增多、范圍擴大、數(shù)量增加，這就要求檔案管理人員改變傳統(tǒng)的管理方式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，就必須將檔案信息數(shù)字化，建立專項數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫。

1 高校檔案的特點

1.1 類型多

高校檔案不同于行政機關的文書檔案，它包括了學校教學、科研、管理的方方面面，單是《高等學校檔案實體分類法》，就把高等學校檔案分為十類（黨群類、行政類、教學類、科研類、外事類、出版類、產(chǎn)品類、設備類、基建類、財會類），這是最基本的類型，不同的學校根據(jù)自己的實際情況，有的還設有聲像類、照片類、實物類等等其他不同類型的檔案。伴隨著信息技術的發(fā)展，現(xiàn)在又產(chǎn)生了“電子文件”、“電子檔案”。

1.2 范圍廣

所有高校無論規(guī)模大小、層次高低、專業(yè)如何，都是一個機構健全、正常運轉的有機體。“麻雀雖小五臟俱全”，每個機構、每個部門都要根據(jù)不同的工作性質，產(chǎn)生不同類型的檔案。如:基建部門產(chǎn)生基建檔案，財務部門產(chǎn)生財會檔案，教學部門產(chǎn)生教學檔案，行政機關產(chǎn)生黨群類、行政類檔案等等。

1.3 數(shù)量大

隨著辦學規(guī)模的不斷擴大，招生人數(shù)不斷增加，檔案數(shù)量在迅速增加。每個學生一卷檔案，每年就要產(chǎn)生至少上千卷檔案，再加上其他類型的檔案，每年產(chǎn)生的檔案數(shù)量就是一個不小的數(shù)字。

1.4 專業(yè)檔案逐年增加

隨著辦學規(guī)模的擴大，現(xiàn)在很多高校都在改建、擴建、合并或建設新校區(qū)。在這些活動中產(chǎn)生了大量的專業(yè)檔案，如建設審批文件、招投標文件、建設規(guī)劃文件、合同文件、施工建設圖紙等，有的還有音頻、視頻文件。隨著學?？蒲兴降牟粩嗵岣?，科研成果不斷增加，各種課題立項和成果評獎、申報專利等逐年增加。各高校近幾年來在國際交流方面，都有很大的發(fā)展，因此也形成了不少的外事類檔案。

2 建立專項檔案數(shù)據(jù)庫的必要性

2.1 提高檔案管理效率、檢索速度和查準率

高校檔案具有類型多、數(shù)量大、范圍廣等特點，要想在大量的信息中查找到需要的信息，靠傳統(tǒng)的查詢方法，已完全不能適應工作需要，這也是近年來一直困擾檔案工作人員的主要問題。要想解決這一問題，必須實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，必須建立檔案專項數(shù)據(jù)庫。以中國環(huán)境管理干部學院檔案管理工作為例，教學檔案和學生檔案大量增加，利用范圍明顯擴大，有的需要成績證明，有的需要學籍證明，要想在上千卷、甚至上萬卷檔案中準確查找某條信息，沒有數(shù)據(jù)庫查找，幾乎很難實現(xiàn)。根據(jù)工作需要，檔案室先后研發(fā)了多媒體綜合檔案信息管理系統(tǒng)和八個專項檔案數(shù)據(jù)庫（文書檔案全文數(shù)據(jù)庫、學籍檔案數(shù)據(jù)庫、科研檔案數(shù)據(jù)庫、教職工基本信息數(shù)據(jù)庫、實物檔案數(shù)據(jù)庫、聲像檔案數(shù)據(jù)庫、招生就業(yè)數(shù)據(jù)庫、新聞宣傳數(shù)據(jù)庫）。這八個專項檔案數(shù)據(jù)庫的建立，是對多媒體綜合檔案信息管理系統(tǒng)的完善和進一步開發(fā)，大大提高了工作效率、查詢速度和查準率。有些數(shù)據(jù)信息是從局域網(wǎng)內(nèi)導入到數(shù)據(jù)庫，這樣減少了大量的錄入工作，減輕了工作量，提高了工作效率。

2.2 解決了“保存”和“利用”之間的矛盾

高校檔案是記錄高等學校歷史的憑證，具有永久保存的價值。保存好檔案也是高校檔案工作者義不容辭的責任。隨著社會的發(fā)展、進步，檔案信息不在神秘，正在逐步開放，朝著資政惠民的方向發(fā)展，逐步惠及到各階層的百姓，因此，檔案利用率不斷提高。由于反復的翻閱、查看，紙質檔案的破損速度明顯加快，有的永久檔案經(jīng)過多次的翻印，紙張變性，字跡變得模糊不清。加之互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，改變了人們利用檔案的方式，人們通過網(wǎng)絡直接查找需要的信息。這樣就產(chǎn)生了“保存”和“利用”之間的矛盾。要想解決這些矛盾，就必須把檔案信息進行數(shù)字化處理，建立數(shù)據(jù)庫，這樣才能達到資源共享，既保證遠程利用服務，還能保證檔案原件不受損害，提高查詢速度。

2.3 建設數(shù)字化檔案館的必由之路

高校檔案館保存著大量的紙質檔案，是學校悠久歷史的見證，也是寶貴的精神財富，是任何東西都不能代替的寶貴資源。要想保存利用好這部分檔案，充分發(fā)揮它的作用，體現(xiàn)它的價值，就必須把這部分檔案進行數(shù)字化處理，錄入數(shù)據(jù)庫。雖然現(xiàn)在生成的檔案是電子檔案，但是畢竟是近幾年來形成的，只是一少部分。只有這部分紙質檔案數(shù)字化了，實現(xiàn)計算機檢索、查詢、網(wǎng)上傳輸利用，才能做到真正意義上的信息化。它是數(shù)字化檔案館建設的基礎和必由之路。但這一工作任務相當艱巨，一方面需要計算機、掃描儀、數(shù)碼相機等現(xiàn)代化的數(shù)字設備，需要投入一定的資金；另一方面這樣大規(guī)模的錄入、掃描工作，需要一定的人員長時間的勞動，所以不是一日之功，需要認真地、長期地做好這項基礎性工作。

3 建立數(shù)據(jù)庫應注意的問題

3.1 加強學習，提高工作人員素質

檔案工作人員往往年齡偏大，學歷偏低，不是科班出身，缺乏系統(tǒng)性的檔案管理知識，對現(xiàn)代的信息技術更是掌握得不多。要想建設數(shù)字化檔案館，就要打造一支既懂檔案管理知識又懂現(xiàn)代信息技術的復合型人才隊伍，就必須加強學習，提高自身工作能力。一方面要學習檔案管理知識，學習新的法律法規(guī)，一方面要學習現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡技術，提高實際操作的能力。只有這樣，才能保證數(shù)字檔案館的正常運轉。

3.2 加強數(shù)據(jù)庫的升級、維護和安全保障

在硬件配置方面，從物理層面設置隔離層，保證系統(tǒng)的安全可靠。在系統(tǒng)本身提供數(shù)據(jù)授權，單據(jù)授權，最大限度地降低錯誤數(shù)據(jù)的發(fā)生幾率。對用戶的操作權限進行管理，對用戶可控的業(yè)務數(shù)據(jù)進行業(yè)務權限管理。建立日志記錄，對用戶登錄情況、數(shù)據(jù)操作情況等記錄到日志文件。保證責任明確，系統(tǒng)安全。加強數(shù)據(jù)庫的更新、升級和維護，在工作中根據(jù)需求和新技術的發(fā)展，不斷完善、更新數(shù)據(jù)庫結構，達到最優(yōu)化結構。

3.3 建庫要依據(jù)國家和行業(yè)的有關標準

沒有標準就沒有現(xiàn)代化，標準化工作開展的好壞，直接影響建庫質量和整個系統(tǒng)的檢索效率。試想，各行各業(yè)檔案部門都在用計算機管理檔案，如果沒有統(tǒng)一的著錄規(guī)則，沒有規(guī)范的標引方法，沒有事先確定規(guī)范性很強的智能化軟件系統(tǒng)，就很難反映出計算機管理的優(yōu)越性，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。目前，國家已出臺《電子文件歸檔與管理規(guī)范》 （GB/T18894—2002） 等相關行業(yè)標準，對著錄的規(guī)則等都有明確的規(guī)定。這就要求建庫時，不僅要考慮計算機的發(fā)展要求，還要考慮國家和行業(yè)標準，以適應檔案事業(yè)的發(fā)展。

3.4 做好數(shù)據(jù)信息的保存和備份工作

大量的檔案數(shù)據(jù)如果沒有好的保管設備和好的保存方法，可能在瞬間全部丟失，造成不可估量的損失，所以對辛辛苦苦采集整理來的檔案信息一定要認真保存，不能出現(xiàn)任何差錯。定期將服務器軟件和數(shù)據(jù)備份到其他設備，如:光盤、磁盤中，一份異地封存，一份備用。保存設備最好是防磁、防光、防輻射。存儲設備以只讀光盤為主，并定期進行檢查、翻錄，保證數(shù)據(jù)完整、不丟失，發(fā)現(xiàn)問題盡早解決。

3.5 檔案數(shù)據(jù)庫建設要注重時效性

計算機技術發(fā)展迅速，更新?lián)Q代越來越快，如果建庫速度太慢，就會使當初先進的硬件設備滯后，造成軟硬件不匹配。另外，越來越多的檔案如果不及時錄入，將直接影響檔案管理工作的效率。所以在數(shù)據(jù)庫開發(fā)過程中，一定要加強管理，團結協(xié)作，保證經(jīng)費，力爭早出成果，早見成效。

3.6 檔案數(shù)據(jù)庫建設要有超前意識

要綜合考慮數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)管理能力、兼容性、運算速度、易用性、容錯性、安全可靠性、數(shù)據(jù)結構合理性以及數(shù)據(jù)資料的齊全完整性等。不僅要看它的實用性，還要看它的可開發(fā)性。只有既有實用性又有開發(fā)潛力的數(shù)據(jù)庫，才能保證先進性和可靠性，才不至于短時間內(nèi)淘汰。

總之，高等學校建立專項檔案數(shù)據(jù)庫，是社會發(fā)展的需要，是學校發(fā)展的需要，是數(shù)字化檔案館建設的必由之路。開發(fā)建設好專項檔案數(shù)據(jù)庫，可以提高工作效率，最大限度地滿足各個層面對檔案資料的需求，使檔案工作真正做到資政惠民，為社會服務，為學校教學、科研、管理服務。

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The Necessity of Establishing University's Special Database

Sun Jie，Song Junlei
（Environmental Management College of China， Qinhuangdao Hebei066004， China）

University archives have the characteristics of various types,large range and huge number.With the development of educational business,the university's management methods and training mode have changed.At the same time,the university archives' sources and use range also changed.So the file information digitization management and special database establishment must be realized.Establish the database must have professional staff,accord to national standard or professional standard,also should pay attention to timeliness and security.The establishment of special database and information resources construction are the base and inevitable way of digital archives construction.

university archives； characteristics； special database； development； necessity

G472.4

A

1008-813X（2012）01-0086-03

10.3969/j.issn.1008-813X.2012.01.025

2011-11-23

孫杰（1963-），女，北京市順義區(qū)人，畢業(yè)于中國環(huán)境管理干部學院財會專業(yè)，館員，主要從事檔案管理工作。