編目業(yè)務(wù)外包的理性思考——以石家莊鐵道大學(xué)圖書館為例

石家莊鐵道大學(xué)圖書館〔河北省石家莊市 050043〕 唐淑娟

業(yè)務(wù)外包（Outsourcing），也稱資源外包、資源外置，20世紀(jì)80年代被西方國(guó)家圖書館界采用，20世紀(jì)90年代引入我國(guó)圖書館界。所謂編目業(yè)務(wù)外包是指圖書館編目部門把原來完全由自己從事的編目流程外包給書商來完成，是當(dāng)前圖書供應(yīng)商向圖書館提供的一個(gè)特色服務(wù)。目前主要有兩種形式，一種是編目業(yè)務(wù)全部外包，即圖書采購(gòu)?fù)瓿珊蟮綀D書加工結(jié)束期間的所有工作都交給承包商來完成，最后達(dá)到能入庫流通的水平。另一種是編目業(yè)務(wù)部分外包，即所有的物理加工，如蓋館藏章、粘磁條、粘條碼等工作都交給承包商來做，編目數(shù)據(jù)承包商只提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，由圖書館自己的編目人員加最后的館藏字段，并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查校對(duì)。筆者所在的石家莊鐵道大學(xué)圖書館實(shí)行的是第一種模式。

一、編目業(yè)務(wù)外包模式產(chǎn)生的背景

（一）網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的發(fā)展使編目業(yè)務(wù)外包成為可能

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為編目業(yè)務(wù)外包提供了一個(gè)可以實(shí)施的平臺(tái)，使編目業(yè)務(wù)外包中數(shù)據(jù)的傳遞和信息的交流順利開展。同時(shí)，CALIS聯(lián)機(jī)編目的發(fā)展為編目業(yè)務(wù)外包奠定了基礎(chǔ)，使編目信息處理的社會(huì)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度越來越高，實(shí)現(xiàn)了資源共享。聯(lián)機(jī)編目的發(fā)展給圖書外包公司提供了堅(jiān)強(qiáng)的書目文獻(xiàn)信息后盾，也為編目業(yè)務(wù)外包服務(wù)商制作編目數(shù)據(jù)提供了標(biāo)準(zhǔn)化的藍(lán)本；同時(shí)圖書館管理軟件的通用性為編目業(yè)務(wù)外包的實(shí)現(xiàn)提供了一個(gè)可靠應(yīng)用平臺(tái)和服務(wù)環(huán)境，促使圖書館的編目業(yè)務(wù)外包在規(guī)模和技術(shù)上成為可能。

（二）圖書購(gòu)買量劇增帶來編目工作的壓力

為緩解高校擴(kuò)招帶來的文獻(xiàn)需求壓力，滿足高校本科教學(xué)水平評(píng)估所需文獻(xiàn)量的要求，各高校相應(yīng)增加購(gòu)書經(jīng)費(fèi)。圖書購(gòu)買量成倍增長(zhǎng)，圖書積壓待編現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，新書同讀者見面周期增長(zhǎng)，編目業(yè)務(wù)工作繁重。在這種形勢(shì)下，各高校圖書館不得不將這項(xiàng)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的工作進(jìn)行外包，以此來緩解編目工作的壓力。我校本科教育評(píng)估工作在2006年完成，此項(xiàng)工作剛剛完畢，碩士、博士點(diǎn)建設(shè)工作相繼展開。我館編目人員不足（只有兩名），于是借鑒兄弟館做法，在2009年上半年開始嘗試編目業(yè)務(wù)外包模式，以緩解編目人員的工作壓力，力求達(dá)到評(píng)估要求。

（三）聯(lián)機(jī)編目經(jīng)費(fèi)開支增多

我館雖于2003年實(shí)現(xiàn)了CALIS聯(lián)機(jī)編目，但編目數(shù)據(jù)基本上處于下載數(shù)據(jù)的狀態(tài)，達(dá)不到上傳級(jí)別，只能是共享用戶，不具備參與共建的能力。在實(shí)施聯(lián)機(jī)編目以后，共享數(shù)據(jù)似乎是節(jié)省了人力，但實(shí)際上并沒有因?yàn)閷?shí)行聯(lián)機(jī)編目而節(jié)省人力資源。另外一點(diǎn)，從經(jīng)費(fèi)開支上算，從CALIS聯(lián)合編目中心套錄數(shù)據(jù)，以前每種圖書0.1元，現(xiàn)在0.3元，分編1種圖書的費(fèi)用大概是5元（其中包括人工費(fèi)、基礎(chǔ)加工耗材費(fèi)等）。所以，每本入藏圖書的成本在逐年增加，而實(shí)現(xiàn)編目業(yè)務(wù)外包后，大部分?jǐn)?shù)據(jù)與圖書的加工工作都是書商免費(fèi)提供的。從這一點(diǎn)上來看，不僅減輕了圖書館編目人員和庫房的壓力，也在很大程度上節(jié)省了圖書館開支，提高了圖書經(jīng)費(fèi)的使用效率。

（四）市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，書商增加服務(wù)項(xiàng)目

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及社會(huì)化、專業(yè)化分工的不斷深化，在市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)中誕生了一些外包承接機(jī)構(gòu)，如書刊代理商、信息技術(shù)公司等。出現(xiàn)了一大批經(jīng)營(yíng)狀況良好、信譽(yù)較佳的書商和中介機(jī)構(gòu)，如中國(guó)教育圖書進(jìn)出口公司、北京新華書店首都發(fā)行有限公司、武漢三新書業(yè)有限公司、遼寧北方出版物配送有限公司等。國(guó)有新華書店和出版社也迅速?gòu)膯渭冇唵问椒?wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閳D書分類、編目、加工一條龍服務(wù)的提供者。這種國(guó)營(yíng)、民營(yíng)之間的激烈競(jìng)爭(zhēng)，導(dǎo)致各服務(wù)商不斷創(chuàng)新，在圖書館技術(shù)服務(wù)方面衍生了大量的服務(wù)功能，從簡(jiǎn)單的手工加工業(yè)務(wù)到承擔(dān)起復(fù)雜的技術(shù)業(yè)務(wù)，如圖書分類、編目等專業(yè)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作，這一切為高校圖書館編目外包的實(shí)現(xiàn)提供了可能。

（五）編目業(yè)務(wù)外包模式具有較大優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)的圖書編目工作既有技術(shù)含量高的分類、編目，又有貼磁條、條碼、打印館藏號(hào)、加蓋館藏章等簡(jiǎn)單的基礎(chǔ)加工工作，而這部分工作機(jī)械性、重復(fù)性強(qiáng)，造成人力資源的浪費(fèi)。編目業(yè)務(wù)外包后可以將工作人員從簡(jiǎn)單重復(fù)的工作中解脫出來，全身心投入到館藏?cái)?shù)據(jù)維護(hù)、開展高層次咨詢服務(wù)工作中去，在很大程度上緩解了編目人員的工作壓力。同時(shí)，外包單位具有規(guī)模經(jīng)濟(jì)、效率高、經(jīng)營(yíng)成本低等特點(diǎn)，提供服務(wù)的價(jià)格也比較優(yōu)惠，大大降低了編目成本，提高了工作效率，縮短了從進(jìn)書到入庫流通的時(shí)間。在經(jīng)費(fèi)開支上也省去了聯(lián)機(jī)編目下載數(shù)據(jù)的費(fèi)用，提高了購(gòu)書經(jīng)費(fèi)的使用率，所以圖書館選擇編目業(yè)務(wù)外包也是一種必然趨勢(shì)。

二、編目業(yè)務(wù)外包模式存在的問題

目前，編目業(yè)務(wù)外包模式還處在一個(gè)成長(zhǎng)階段，還有很多不健全、不成熟的地方，在實(shí)際操作過程中仍存在以下問題。

（一）編目業(yè)務(wù)外包書目質(zhì)量問題

由于提供編目業(yè)務(wù)的中標(biāo)商，承包了多家圖書館的分類編目業(yè)務(wù)。其員工不可能完全了解各個(gè)圖書館的分類差別來進(jìn)行個(gè)別化服務(wù)，一條數(shù)據(jù)供多家圖書館使用，其編目質(zhì)量不能做到個(gè)別圖書館書目數(shù)據(jù)體系的連續(xù)性、統(tǒng)一性。因此，各圖書館的具體分類要求不可能真正得到實(shí)現(xiàn)。

我館實(shí)現(xiàn)編目業(yè)務(wù)外包模式已經(jīng)有兩年多時(shí)間，在運(yùn)行過程中發(fā)現(xiàn)了不少問題。首先，在基礎(chǔ)加工上，個(gè)別圖書館藏章蓋的不規(guī)范；書標(biāo)、條碼粘貼不統(tǒng)一、不規(guī)范，甚至張冠李戴；還有些圖書磁條加工粗糙甚至缺失，個(gè)別圖書在學(xué)生翻動(dòng)過程中磁條會(huì)從書中掉下來；在書配盤上也存在張冠李戴，還有書商為節(jié)省成本多片光盤滿滿塞在一個(gè)盤盒內(nèi)。其次，在圖書著錄的條目上，因分類不當(dāng)，主題標(biāo)引和分類標(biāo)引不一致，套書、叢書著錄不統(tǒng)一，造成同類圖書歸不到一起。對(duì)于一些交叉主題的文獻(xiàn)，往往不能針對(duì)我館的收藏習(xí)慣給出正確的類號(hào)，不符合我館實(shí)際館情和學(xué)校專業(yè)特點(diǎn)，嚴(yán)重影響讀者使用。

（二）外包商編目人員業(yè)務(wù)素質(zhì)問題

我館實(shí)現(xiàn)編目業(yè)務(wù)外包模式發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的同時(shí)，也折射出了外包商編目員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題。現(xiàn)在圖書采購(gòu)大多采用招標(biāo)形式，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，書商迫于競(jìng)爭(zhēng)壓力都向圖書館免費(fèi)提供圖書的編目業(yè)務(wù)。以我館中標(biāo)商為例，他們的編目人員大多屬于招聘雇傭關(guān)系，所雇用的人員很不穩(wěn)定，人員流動(dòng)頻繁，素質(zhì)良莠不齊，沒有經(jīng)過必須的專業(yè)培訓(xùn)，就直接上崗?fù)度霛M負(fù)荷的分類編目工作中去。他們?nèi)狈?duì)圖書館編目的系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)以及對(duì)《中西文機(jī)讀目錄格式著錄標(biāo)準(zhǔn)》理解不夠，如此的人員隊(duì)伍狀況和用人機(jī)制導(dǎo)致了編目數(shù)據(jù)的質(zhì)量問題很多。

（三）外包商追求經(jīng)濟(jì)利益最大化問題

為了盡快完成任務(wù)求得利益最大化，書商往往采取急功近利的方法，采取一些機(jī)會(huì)主義的行為，實(shí)行定額管理。為了完成任務(wù)，外包編目人員不會(huì)花費(fèi)時(shí)間和精力去深入了解圖書館的編目細(xì)則，外包商也把數(shù)量作為衡量雇員業(yè)績(jī)的惟一尺度，采用計(jì)件工資、按量獎(jiǎng)勵(lì)的辦法給員工發(fā)放酬金，造成編目質(zhì)量下降。還有的書商為了爭(zhēng)取中標(biāo)，最大限度地讓利于圖書館，對(duì)編目業(yè)務(wù)采用免費(fèi)贈(zèng)送的形式?！疤煜聸]有免費(fèi)的午餐”，在外包商追求經(jīng)濟(jì)利益最大化的今天，可想而知，我們接受的贈(zèng)送品的質(zhì)量來如何保證，無形中增加了圖書館潛在的成本風(fēng)險(xiǎn)。

（四）編目業(yè)務(wù)外包機(jī)制問題

由于我國(guó)編目外包業(yè)務(wù)起步較晚，沒有成熟的制度、法規(guī)來規(guī)范這種外包行為。各圖書館也只是被動(dòng)地去接受書商帶來的這種新業(yè)務(wù)、服務(wù)新模式，對(duì)這項(xiàng)業(yè)務(wù)工作外包還缺乏一個(gè)可行性研究。在這種模式實(shí)施過程中，圖書館也很難對(duì)這些外包對(duì)象進(jìn)行編目業(yè)務(wù)水平的摸底，更難對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)期的行政監(jiān)督。外包商與圖書館是合約關(guān)系，盡管合約中存在相關(guān)細(xì)則，但由于外包合同的短期性和松散性，圖書館難以對(duì)外包商作適當(dāng)?shù)墓芾砗图s束，尤其是后續(xù)的質(zhì)量問題涉及到的違約賠償責(zé)任的認(rèn)定問題，執(zhí)行起來存在一定難度。同時(shí)由于編目業(yè)務(wù)出錯(cuò)的隱蔽性較強(qiáng)，往往都是圖書入館流通后工作人員排架和學(xué)生借閱過程中才會(huì)被發(fā)現(xiàn)。而這時(shí)候，隨著書商的更替，做完一批書結(jié)完書款后合同終止，無法對(duì)出現(xiàn)問題的書商進(jìn)行及時(shí)有效地處罰。后續(xù)的數(shù)據(jù)維護(hù)、更正責(zé)任只能由圖書館承擔(dān)。違約處罰賠償制度就成了一紙空文，缺乏實(shí)際效率。

三、編目業(yè)務(wù)外包存在問題的解決措施

（一）外包商的選擇

外包商選擇的好壞是關(guān)系到外包業(yè)務(wù)成功與否的關(guān)鍵。由于外包商的業(yè)務(wù)和管理水平參差不齊，一定要經(jīng)過正規(guī)招標(biāo)合理選擇專業(yè)的外包商。在招標(biāo)過程中，除了考慮價(jià)格因素之外，還應(yīng)實(shí)地考察其工作流程、質(zhì)量控制與管理狀況，重點(diǎn)對(duì)投標(biāo)商的資金實(shí)力、管理水平、員工技術(shù)素質(zhì)、技術(shù)實(shí)力、工作效率、服務(wù)態(tài)度、社會(huì)信譽(yù)以及從事編目業(yè)務(wù)的歷史等多方面進(jìn)行調(diào)研和評(píng)估，建立相關(guān)的評(píng)價(jià)指數(shù)，在招投標(biāo)的時(shí)候?qū)⑵渥鳛檫x擇書商的硬性條件。因此，圖書館在實(shí)施編目業(yè)務(wù)外包過程中必須要對(duì)外包商進(jìn)行全面的了解，考察其是否有足夠的實(shí)力來競(jìng)標(biāo)、承擔(dān)此項(xiàng)外包業(yè)務(wù)，結(jié)合本館的館情，制定出適合自己的外包公司，在源頭上把好書目數(shù)據(jù)制作的質(zhì)量關(guān)。

（二）外包細(xì)則的制定

編目業(yè)務(wù)外包整體實(shí)施方案的制定應(yīng)從本館的館情出發(fā)，分析本館編目業(yè)務(wù)外包的需求，制定一系列適合本館的著錄細(xì)則，列出詳盡的加工方案和加工要求。明確本館業(yè)務(wù)外包的目的、所要達(dá)到的目標(biāo)，分清核心業(yè)務(wù)與非核心業(yè)務(wù)，充分考慮外包后的主動(dòng)權(quán)，以及如何進(jìn)行質(zhì)量控制。在確定書商之后，必須簽訂詳細(xì)的技術(shù)合同來約束外包商，合同內(nèi)容包括：（1）為保證書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，要求嚴(yán)格按照國(guó)家圖書館或CALIS數(shù)據(jù)進(jìn)行套錄，并在MARC格式中另外生成1個(gè)801字段，并注明數(shù)據(jù)來源。（2）對(duì)于沒有數(shù)據(jù)可套錄，由書商編目員自編的數(shù)據(jù)，要求書商按照我館所提供選擇的字段進(jìn)行著錄，并在801字段里加以標(biāo)注。（3）手工加工部分，規(guī)定好館藏章、條形碼、書標(biāo)的位置以及書標(biāo)打印的格式、字體、尺寸等等。

（三）外包質(zhì)量過程控制

編目業(yè)務(wù)外包以后，并不意味著本館編目員完全退出或不參與這項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。恰恰相反，為了規(guī)范和約束書商的行為，本館編目員必須承擔(dān)起書目質(zhì)量控制的責(zé)任。必須始終如一地實(shí)施外包書目進(jìn)度的控制和質(zhì)量的監(jiān)督，對(duì)于每個(gè)加工環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)和回驗(yàn)。質(zhì)量控制包括：圖書書標(biāo)以及館藏章等基礎(chǔ)加工是否與合同約定有出入，文獻(xiàn)著錄是否標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，復(fù)本是否漏查，不同出版社出版的同種圖書所取的分類號(hào)是否前后一致，同類圖書出現(xiàn)重號(hào)所加的區(qū)分號(hào)是否正確，是否符合規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)等等。對(duì)加工質(zhì)量不合格、不符合訂購(gòu)要求的圖書堅(jiān)決退貨。每批書驗(yàn)收完成后加以總結(jié)，對(duì)審校后發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤如實(shí)做好統(tǒng)計(jì)和分析，對(duì)外包圖書的編目情況進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)出優(yōu)劣，排出名次。并把審校結(jié)果以分析報(bào)告的形式通知外包商，對(duì)評(píng)估出的最后一名第一次給出警告，第二次就解除合作關(guān)系。使書商之間保持良性競(jìng)爭(zhēng)，不斷地改進(jìn)和提高業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。這樣更有利于編目業(yè)務(wù)外包的順利開展。

（四）加強(qiáng)合同約束力

加強(qiáng)合同約束，建立健全獎(jiǎng)賞和處罰制度是行之有效的管理制度。尤其對(duì)于把經(jīng)濟(jì)利益看得很重的書商來說，違約處罰制度在實(shí)際工作中往往更能帶來直接的效果。具體操作：比如對(duì)于結(jié)款問題，先預(yù)付一部分，然后商定最后結(jié)款期限，要限定在書目入館半年或者一年后，沒有發(fā)現(xiàn)書目質(zhì)量問題時(shí)，再結(jié)清全部書款。對(duì)于出現(xiàn)的問題比對(duì)合同條款，把出錯(cuò)條目一一列出，當(dāng)書商的編目質(zhì)量超過雙方約定的“允錯(cuò)率”時(shí)，必須根據(jù)合同約定做出相應(yīng)的處理，才能有效控制書商的外包行為。

四、結(jié)束語

綜上所述，圖書館編目業(yè)務(wù)外包有效帶動(dòng)了圖書館的發(fā)展，但暴露出的問題也引發(fā)我們更多的思考。作為圖書館工作人員應(yīng)更新觀念，轉(zhuǎn)變思維方式和管理方法，不斷探索，找出一條符合中國(guó)國(guó)情、本館館情的高校圖書館編目業(yè)務(wù)外包的道路，要把風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制貫穿于編目業(yè)務(wù)外包的始終，使編目業(yè)務(wù)外包工作不斷完善。

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