節(jié)約型圖書館建設(shè)中精細(xì)化管理認(rèn)知——以湖南工業(yè)大學(xué)圖書館為例

湖南工業(yè)大學(xué)圖書館〔湖南省株洲市 412007〕 郭學(xué)軍

高校圖書館管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要在管理理念、管理流程、管理方法等各個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新，從大處著眼，小處入手，將精細(xì)化思想落實(shí)到各個(gè)環(huán)節(jié)。

一、精細(xì)化管理的內(nèi)涵與特征

（一）精細(xì)化管理的內(nèi)涵

精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國(guó)家的一種管理理念，它建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，是一種將常規(guī)管理引向深入并全面提高管理效益和水平的管理模式，它是崗位分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)質(zhì)化對(duì)管理工作的必然要求，是一種最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本的管理方式。

精細(xì)化管理不同于常規(guī)管理，根本區(qū)別在于：（1）組織觀念上，精細(xì)化管理認(rèn)為工作質(zhì)量沒有最好只有更好，形成一種以文化為特征的理念；（2）精細(xì)化管理重點(diǎn)疏理管理流程，進(jìn)行協(xié)調(diào)管理；（3）常規(guī)管理中傾向于定量管理，而精細(xì)化管理相對(duì)于常規(guī)管理來說，更加突出目標(biāo)管理和定性管理。有令則行，有禁必止，圍繞以人為本的管理思想，落實(shí)細(xì)節(jié)管理，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)績(jī)效管理。

（二）精細(xì)化管理的特征

1.精思考，講求管理理念的精細(xì)化。盡管目前高校圖書館規(guī)模有所擴(kuò)大，但其整體水平發(fā)展滯后，與高等教育的發(fā)展水平不協(xié)調(diào)，不能發(fā)揮其在高等教育中的應(yīng)有作用。另一方面，盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自封閉，凡此種種，勢(shì)必造成文獻(xiàn)資源的巨大浪費(fèi)。鑒于此，圖書館需要有效運(yùn)用、創(chuàng)造和輸出全球范圍內(nèi)的文化精華（含圖書館精神）、技術(shù)精華、智慧精華等來指導(dǎo)和促進(jìn)圖書館的發(fā)展。

2.精管理，講求分工協(xié)作、密切配合。精管理的目的在于促進(jìn)圖書館內(nèi)部搞好分工協(xié)作、密切配合。圖書館內(nèi)部凡有分工協(xié)作和前后工序關(guān)系的部門與環(huán)節(jié)，其配合與協(xié)作需要精密；圖書館生存、發(fā)展的環(huán)境適宜性需要精密；圖書館與其相關(guān)聯(lián)的機(jī)構(gòu)之間、圖書館與讀者之間的關(guān)系需要精密。

3.細(xì)化任務(wù)，以精細(xì)化管理促發(fā)展。根據(jù)圖書館精細(xì)化工程總體方案和實(shí)施細(xì)則，各部門要做好規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作流程、工作規(guī)程等的修訂和完善工作，統(tǒng)計(jì)好相關(guān)人、財(cái)、物等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，更好地體現(xiàn)“管理出質(zhì)量，質(zhì)量出效益”。

二、實(shí)施精細(xì)化管理的實(shí)踐

圖書館作為一個(gè)公益性、服務(wù)性的社會(huì)文化機(jī)構(gòu)，代表一種維護(hù)公共利益、公共秩序的制度，它為讀者免費(fèi)、公平地獲取知識(shí)與信息提供了平等的機(jī)會(huì)，也為讀者參與和分享知識(shí)、社會(huì)勞動(dòng)成果，提高自身能力和水平提供了最好的公共平臺(tái)[1]。以湖南工業(yè)大學(xué)圖書館實(shí)施精細(xì)化管理為例，圖書館以學(xué)校精細(xì)化管理工程建設(shè)為契機(jī)，進(jìn)一步完善了各項(xiàng)規(guī)章制度。根據(jù)學(xué)校精細(xì)化辦公室的統(tǒng)一安排，圖書館修訂了《湖南工業(yè)大學(xué)圖書工作管理辦法》，進(jìn)一步明確了崗位職責(zé)，制定了圖書工作流程，規(guī)范了圖書管理工作。湖南工業(yè)大學(xué)圖書館精細(xì)化管理具體落實(shí)在以下幾個(gè)方面：

（一）做好前期準(zhǔn)備工作，將分工協(xié)作、密切配合落到實(shí)處

在圖書館實(shí)施精細(xì)化管理制訂工作方案及前期準(zhǔn)備階段，圖書館的領(lǐng)導(dǎo)與部門負(fù)責(zé)人首先在思想上高度重視，結(jié)合單位及各部門實(shí)際，成立實(shí)施精細(xì)化管理工程領(lǐng)導(dǎo)小組。主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)負(fù)總責(zé)，親自抓；制訂具體實(shí)施方案，明確工作內(nèi)容、責(zé)任人和完成時(shí)限等；加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)調(diào)，提供各項(xiàng)具體任務(wù)的指導(dǎo)；對(duì)各部門上交的材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，抓好落實(shí)。

（二）嚴(yán)格考勤制度，改善服務(wù)態(tài)度，保持良好的工作秩序

圖書館的書庫(kù)、閱覽室保證準(zhǔn)時(shí)、正常開放并認(rèn)真接待讀者，做好中、晚班交接工作；保持良好的工作秩序，館員工作期間不瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站；嚴(yán)格庫(kù)室管理，館員要嚴(yán)格履行工作職責(zé)，具備高度責(zé)任心，認(rèn)真仔細(xì)辦好讀者借還手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)借還差錯(cuò)，造成不良影響，則視為工作事故；始終保持架位整齊，對(duì)歸還或加工好的新書要及時(shí)按分類號(hào)排架，不得有亂架、堆積現(xiàn)象；工作人員應(yīng)使用文明用語，耐心解答讀者的提問，虛心接受讀者的意見和建議，和讀者發(fā)生糾紛應(yīng)盡量保持克制，必要時(shí)交由上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)處理；保持圖書館良好的衛(wèi)生環(huán)境，提醒并規(guī)范讀者的不良行為。

（三）加大監(jiān)管力度，明確提出具體任務(wù)的指導(dǎo)

圖書館堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，堅(jiān)持“有所為，有所不為”的原則，按 “從無到有，以先為‘適而精’，再到‘大而全’”的發(fā)展思路進(jìn)行圖書館建設(shè)。湖南工業(yè)大學(xué)圖書館在文獻(xiàn)資源建設(shè)方面積極參加政府采購(gòu)。為了加強(qiáng)節(jié)約型圖書館采購(gòu)管理建設(shè)，加大了監(jiān)管力度，明確提供具體任務(wù)的指導(dǎo)，根據(jù)湖南省政府出臺(tái)的采購(gòu)、訂購(gòu)商品管理辦法以及《湖南工業(yè)大學(xué)圖書招標(biāo)管理實(shí)施細(xì)則》，結(jié)合湖南工業(yè)大學(xué)圖書館實(shí)際，制定了《圖書館物質(zhì)設(shè)備采購(gòu)的若干規(guī)定》并貫徹實(shí)施，加大了圖書館采購(gòu)監(jiān)管力度。具體舉措有：組織專門班子進(jìn)行資格培訓(xùn)，嚴(yán)格編制預(yù)算、計(jì)劃申報(bào)、標(biāo)書制作、開標(biāo)等程序，認(rèn)真組織開標(biāo)，針對(duì)圖書采購(gòu)實(shí)行招標(biāo)制，期刊實(shí)行競(jìng)價(jià)采購(gòu)，數(shù)字資源實(shí)行談判、議標(biāo)采購(gòu)，為學(xué)校節(jié)約了大量的資金，促進(jìn)了資金的有效運(yùn)用；實(shí)行財(cái)務(wù)公開、民主理財(cái)、二人簽字、一人審批的制度；嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家關(guān)于事業(yè)單位“收支兩條線”的規(guī)定。

湖南工業(yè)大學(xué)圖書館實(shí)施精細(xì)化管理已達(dá)兩年。雖然目前還處于初級(jí)試行階段，但就整體成效來看，圖書館事業(yè)要取得更大的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)圖書館的大變革，需要做出各種努力和探索，在觀念意識(shí)、組織制度、人力資源諸多方面進(jìn)行深入徹底的轉(zhuǎn)變。

三、實(shí)施精細(xì)化管理應(yīng)采取的策略

（一）管理細(xì)節(jié)化，細(xì)節(jié)人性化

圖書館工作中的每一個(gè)細(xì)節(jié)都直接影響著讀者的情緒及其對(duì)圖書館的整體評(píng)價(jià)，因此，高校圖書館在管理中應(yīng)把工作重點(diǎn)放在細(xì)節(jié)管理上。我們強(qiáng)調(diào)的是管理要細(xì)節(jié)化，細(xì)節(jié)要人性化。這也就是說開展圖書館工作要注重細(xì)節(jié)，將小事做細(xì)，在細(xì)節(jié)中尋找到機(jī)會(huì)，才能增強(qiáng)圖書館的整體競(jìng)爭(zhēng)力。精細(xì)化管理的實(shí)質(zhì)是人的管理，以細(xì)心的態(tài)度、細(xì)致的服務(wù)努力打造服務(wù)細(xì)節(jié)，使精細(xì)化管理落到實(shí)處。

首先，是理念先行，責(zé)任心的樹立要具體化、明確化，催化強(qiáng)大的精神力量。精細(xì)化管理是一種理念，也是一種精神，正因?yàn)槿绱?，必須明確誰分管誰負(fù)責(zé)，權(quán)力人人有，責(zé)任人人擔(dān)。其次，管理細(xì)節(jié)化的首要任務(wù)是人力資源管理的細(xì)化，應(yīng)加大對(duì)圖書館復(fù)合型人才的培養(yǎng)力度，創(chuàng)新人才的培養(yǎng)體系，為此需要研究適于精細(xì)化管理的人力資源管理發(fā)展模式，研究無形資產(chǎn)的管理（如數(shù)字資源）、考核制度與辦法、人員編制等的細(xì)化管理；在圖書館“物”的精細(xì)化管理中要注意度和細(xì)節(jié)，比如圖書的招投標(biāo)中的競(jìng)價(jià)采購(gòu)管理，要在經(jīng)費(fèi)一定的情況下，以最低的價(jià)格買到高質(zhì)量的圖書；架位的管理；固定資產(chǎn)的管理等等。在圖書館人力資源管理層次上，要從管理人員的學(xué)歷層次、學(xué)科背景和管理經(jīng)驗(yàn)等方面充分考察。人員引進(jìn)后，更要注重對(duì)人才的培養(yǎng)和使用，定期為他們創(chuàng)造繼續(xù)教育和交流的機(jī)會(huì)，不斷更新管理理論，提高管理水平。第三，是建立科學(xué)有效的考核和激勵(lì)機(jī)制。要充分調(diào)動(dòng)科研和管理人員的工作熱情，讓他們創(chuàng)造出更大的價(jià)值。

（二）以精細(xì)化管理促進(jìn)科研實(shí)力的提升，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理

圖書館科研工作流程細(xì)化包括：橫向細(xì)化、縱向細(xì)化和銜接細(xì)化[2]。也就是說應(yīng)從組織整體、時(shí)間控制以及各個(gè)部門、各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的銜接來加強(qiáng)圖書館科研工作的全面精細(xì)化管理。

1.培養(yǎng)濃厚的圖書館科研氛圍和文化精神。以精細(xì)化管理促進(jìn)圖書館文化建設(shè)和科學(xué)研究水平的提高，培養(yǎng)濃厚的圖書館科研氛圍和特有的文化精神。為此，必須做好圖書館管理人員的宣傳培訓(xùn)工作，加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)。

2.在科研管理和技術(shù)創(chuàng)新中要有目標(biāo)。杜絕低水平重復(fù)研究；創(chuàng)新科技成果轉(zhuǎn)化模式，建立科學(xué)的管理機(jī)制鼓勵(lì)館員開展創(chuàng)新性研究，要把技術(shù)創(chuàng)新和計(jì)算機(jī)知識(shí)、圖書館專業(yè)知識(shí)有機(jī)結(jié)合起來。

3.建立高素質(zhì)科研管理隊(duì)伍。建立一支熟悉科研規(guī)律、技術(shù)發(fā)展、精通知識(shí)產(chǎn)權(quán)法規(guī)、擅長(zhǎng)科研管理的高素質(zhì)科研管理隊(duì)伍，努力提高圖書館科研管理和服務(wù)水平。

（三）根據(jù)不同需求和選擇標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行服務(wù)市場(chǎng)細(xì)化

在認(rèn)真考慮圖書館的整體戰(zhàn)略目標(biāo)后，借助市場(chǎng)細(xì)分理論可將細(xì)化管理方法落實(shí)到實(shí)處，提高圖書館服務(wù)管理能力，避免資源的浪費(fèi)。所謂市場(chǎng)細(xì)分，是指通過市場(chǎng)調(diào)研，依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，把某一產(chǎn)品的市場(chǎng)整體劃分為若干個(gè)消費(fèi)群的市場(chǎng)分類過程[3]。圖書館的讀者群及潛在的讀者群實(shí)際上就是一個(gè)特殊的“市場(chǎng)”，我們必須而且完全可以按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，將其劃分成不同的讀者子市場(chǎng)，并對(duì)其需求情況進(jìn)行深入了解。我們可以建立市場(chǎng)識(shí)別的選擇標(biāo)準(zhǔn)：（1）根據(jù)讀者特征細(xì)化讀者性別、年齡、職業(yè)、受教育程度等，確立圖書館公眾服務(wù)需求模式。（2）讀者利用方式細(xì)化管理，它主要包括：服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式多樣化、多元化；完全的個(gè)性化信息服務(wù)；提供集“藏、閱、查、咨、借”于一體的“一站式”服務(wù)[4]。（3）藏書質(zhì)量是衡量圖書館讀者服務(wù)質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。圖書館由于其收藏文獻(xiàn)的連續(xù)性和時(shí)效性，很多書刊和資料都能及時(shí)反映學(xué)科最新動(dòng)態(tài)，使讀者能從這些文獻(xiàn)中了解這個(gè)學(xué)科發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)，去吸收最先進(jìn)的相關(guān)知識(shí)。因此，館藏書刊質(zhì)量的高低直接影響并決定著圖書館為讀者服務(wù)的質(zhì)量。

建立市場(chǎng)識(shí)別選擇標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行服務(wù)市場(chǎng)細(xì)化，好處有三：一是利于圖書館有針對(duì)性地改善自身服務(wù)；二是有利于開發(fā)新的服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容；三是便于圖書館制定自身發(fā)展策略。

（四）法制管理促進(jìn)精細(xì)化

牢筑圖書館財(cái)務(wù)管理、數(shù)字資源管理、讀者服務(wù)管理科學(xué)化、精細(xì)化的法制基礎(chǔ)。在財(cái)務(wù)管理方面，可借鑒現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制理論和方法構(gòu)建的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制規(guī)范化體系，杜絕違法實(shí)施具體行政行為的情況發(fā)生。在數(shù)字資源建設(shè)方面，針對(duì)數(shù)字資源基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（它主要包括：數(shù)字圖書館服務(wù)與運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)化管理、網(wǎng)絡(luò)信息安全、域名管理等）和信息資源核心內(nèi)容建設(shè)，細(xì)化指標(biāo)，分析現(xiàn)有相關(guān)法規(guī)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)的適用性[5]，為使用者、資源和權(quán)利人架起順暢便利的橋梁。在讀者服務(wù)管理方面，針對(duì)圖書館原有讀者規(guī)則存在的法制意識(shí)不強(qiáng)、重管理輕服務(wù)等問題和內(nèi)容滯后、過時(shí)等缺陷，提出制定符合國(guó)家法律和時(shí)代要求的創(chuàng)新型圖書館讀者規(guī)則應(yīng)以“服務(wù)主導(dǎo)”為方向，以合法性、可行性、統(tǒng)一性和人性化為原則，重點(diǎn)提出了增強(qiáng)讀者的權(quán)利和義務(wù)、改變嚴(yán)厲生硬的措詞、強(qiáng)調(diào)違章處理中的教育責(zé)任及根據(jù)圖書館事業(yè)的發(fā)展及時(shí)增刪相應(yīng)規(guī)則等修改方案[6]。

四、結(jié)束語

衡量一個(gè)圖書館的好壞，并不完全看館舍面積的大小、藏書數(shù)量的多少，而在于它能為讀者提供什么樣的信息和服務(wù)。只有把服務(wù)落實(shí)到細(xì)節(jié)上，使每個(gè)讀者都能感受到圖書館帶給他們的種種便利，讓更多的讀者離不開圖書館，才能真正體現(xiàn)出圖書館所倡導(dǎo)的精細(xì)化理念、人本思想和節(jié)約的精神，樹立圖書館良好的形象。

[1]范并思.公共圖書館精神的時(shí)代辯護(hù)[J].中國(guó)圖書館學(xué)報(bào)，2004，30（2）：5～11.

[2]陳婷婷.淺談高?？蒲泄芾砭?xì)化[J].中國(guó)高?？萍寂c產(chǎn)業(yè)化，2011，（1-2）：41～42.

[3]顧建華.試論用市場(chǎng)細(xì)分定位理論提升縣級(jí)圖書館服務(wù)工作水平[J].圖書館工作與研究，2010，（1）：92～94.

[4]高軍.圖書館服務(wù)創(chuàng)新策略淺談[J].圖書館工作與研究，2010，（9）：96～98.

[5]馬海群，賀延輝.現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)信息資源建設(shè)法規(guī)的適用性分析——以數(shù)字圖書館為例[J].圖書情報(bào)知識(shí)，2006，（1）：9～15.

[6]陳依嫻，王璉嘉，顧江.圖書館讀者規(guī)則的修改與完善[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)，2007，25（6）：65～69.