淺析環(huán)境監(jiān)測(cè)站質(zhì)量體系內(nèi)部審核

劉會(huì)建

（侯馬市環(huán)境保護(hù)監(jiān)測(cè)站，山西侯馬043000）

淺析環(huán)境監(jiān)測(cè)站質(zhì)量體系內(nèi)部審核

劉會(huì)建

（侯馬市環(huán)境保護(hù)監(jiān)測(cè)站，山西侯馬043000）

環(huán)境監(jiān)測(cè)站質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核是監(jiān)測(cè)站自我發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系持續(xù)改進(jìn)的重要環(huán)節(jié)。通過(guò)總結(jié)當(dāng)前環(huán)境監(jiān)測(cè)站內(nèi)審時(shí)在審核策劃、實(shí)施審核、結(jié)果評(píng)價(jià)及跟蹤驗(yàn)證等4個(gè)階段的注意事項(xiàng)，提出了全面細(xì)致策劃、嚴(yán)格實(shí)施審核、客觀公正評(píng)價(jià)、深入實(shí)地驗(yàn)證等提高內(nèi)部審核質(zhì)量的對(duì)策和建議。

環(huán)境監(jiān)測(cè)；內(nèi)部審核；實(shí)施；策劃；驗(yàn)證

實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部審核簡(jiǎn)稱“內(nèi)審”，是實(shí)驗(yàn)室按照管理體系文件規(guī)定，對(duì)其管理體系的各個(gè)環(huán)節(jié)組織開(kāi)展的有計(jì)劃的、系統(tǒng)的、獨(dú)立的檢查活動(dòng)。內(nèi)部審核是管理體系的組成部分，是管理體系自身的要求，它是內(nèi)審員根據(jù)評(píng)審準(zhǔn)則和質(zhì)量體系文件要求，對(duì)本單位各部門逐項(xiàng)進(jìn)行對(duì)照審核，來(lái)檢驗(yàn)本單位質(zhì)量體系運(yùn)行與質(zhì)量體系文件的符合性和有效性，評(píng)價(jià)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的程度，確認(rèn)質(zhì)量改進(jìn)（包括糾正和預(yù)防）的機(jī)會(huì)和措施。內(nèi)部審核是管理層改進(jìn)和完善質(zhì)量體系的有效手段，通過(guò)內(nèi)審，不僅可以確定整個(gè)質(zhì)量體系的有效性，還可以調(diào)動(dòng)、組織所有部門和人員對(duì)薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)管理和改進(jìn)，對(duì)于內(nèi)部管理具有積極的推動(dòng)作用。[1]

1 環(huán)境監(jiān)測(cè)站內(nèi)審的意義

環(huán)境監(jiān)測(cè)工作當(dāng)中的樣品采集、前處理、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)較復(fù)雜，樣品檢驗(yàn)項(xiàng)目繁多，從開(kāi)始的任務(wù)策劃到監(jiān)測(cè)報(bào)告的形成，周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多，在一定范圍內(nèi)存在不可逆性；有些項(xiàng)目時(shí)效性要求高，必須在現(xiàn)場(chǎng)測(cè)定。環(huán)境監(jiān)測(cè)站內(nèi)審是監(jiān)測(cè)站自我發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系持續(xù)改進(jìn)的重要環(huán)節(jié)。因此，環(huán)境監(jiān)測(cè)站需要適時(shí)開(kāi)展內(nèi)部審核工作，建立自身的評(píng)價(jià)機(jī)制，自我完善、持續(xù)發(fā)展質(zhì)量管理體系，檢查站內(nèi)各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)是否符合評(píng)審準(zhǔn)則與質(zhì)量管理體系文件的要求。[2]監(jiān)測(cè)站只有做好內(nèi)部審核工作，使質(zhì)量體系處于動(dòng)態(tài)更新之中，才能保證出具的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠、可信，才具有競(jìng)爭(zhēng)力，才會(huì)擁有市場(chǎng)，贏得社會(huì)各方面的信賴。

2 內(nèi)審中的注意事項(xiàng)[3，4]

環(huán)境監(jiān)測(cè)站通過(guò)計(jì)量認(rèn)證后，其內(nèi)部管理的重點(diǎn)、手段、程序和方法都或多或少存在一定的改變。監(jiān)測(cè)站通過(guò)內(nèi)部審核可以在實(shí)際工作中持續(xù)改進(jìn)、不斷完善管理體系。環(huán)境監(jiān)測(cè)站內(nèi)審的依據(jù)主要是《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》、《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書》及與監(jiān)測(cè)工作有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程和規(guī)范。內(nèi)審一般有4個(gè)階段:審核策劃階段、實(shí)施審核階段、結(jié)果評(píng)價(jià)及跟蹤驗(yàn)證階段。

2.1 審核策劃階段

每年年初，質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織編制《年度內(nèi)部質(zhì)量審核計(jì)劃》，每年內(nèi)審次數(shù)應(yīng)不少于一次，各部門或各要素的審核頻次應(yīng)取決于質(zhì)量體系運(yùn)行的現(xiàn)狀和內(nèi)審的重要性，并考慮前幾次內(nèi)審所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審核計(jì)劃需交站長(zhǎng)批準(zhǔn)，審核活動(dòng)可安排為全要素集中審核或滾動(dòng)審核，但應(yīng)注意審核計(jì)劃是否覆蓋監(jiān)測(cè)站各部門和評(píng)審準(zhǔn)則19個(gè)要素。另外，監(jiān)測(cè)站在內(nèi)部審核中通常采用分部門、抽查要點(diǎn)等方式進(jìn)行橫向?qū)徍?，這樣做的優(yōu)點(diǎn)是責(zé)任明確，便于審核，但無(wú)法了解過(guò)程與過(guò)程以及部門與部門之間的銜接情況，也易造成被審核部門臨時(shí)補(bǔ)抄記錄等不良習(xí)慣。

2.2 實(shí)施審核階段

從首次會(huì)議開(kāi)始，根據(jù)審核計(jì)劃的安排，內(nèi)審員進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)檢查、核實(shí)，并得出審核結(jié)論，此過(guò)程即為實(shí)施審核階段。在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)內(nèi)審員經(jīng)常要面對(duì)自己的同事和領(lǐng)導(dǎo)，而且內(nèi)審員還是質(zhì)量改進(jìn)的成員之一，內(nèi)審的結(jié)果往往涉及到每個(gè)員工的工作，因而有時(shí)會(huì)發(fā)生推諉扯皮現(xiàn)象。不符合項(xiàng)的類型有體系性不符合、實(shí)施性不符合和效果性不符合。通常在不符合報(bào)告中多為實(shí)施性和效果性不符合，容易忽略體系性不符合，即體系文件與準(zhǔn)則、有關(guān)法律法規(guī)等要求不符合。因?yàn)橥ǔ?nèi)審都是按照質(zhì)量體系文件進(jìn)行審核，審核各部門是按照體系文件運(yùn)行的，此時(shí)就容易忽視體系文件與評(píng)審準(zhǔn)則是否一致。質(zhì)量體系文件是各部門運(yùn)行的基礎(chǔ)，若體系文件與準(zhǔn)則不一致，其他的一切都是空談。

2.3 結(jié)果評(píng)價(jià)階段

在審核檢查工作完成后和末次會(huì)議前，由審核組長(zhǎng)召開(kāi)審核組會(huì)議，評(píng)議所有的審核結(jié)果，當(dāng)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題導(dǎo)致對(duì)運(yùn)作的有效性或?qū)ΡO(jiān)測(cè)結(jié)果的正確性或有效性產(chǎn)生懷疑時(shí)，應(yīng)作為不合格提出報(bào)告；對(duì)于客觀證據(jù)不充分，疑點(diǎn)多，尚未構(gòu)成不合格的應(yīng)列為觀察項(xiàng)，口頭向受審方提出，引起注意。

2.4 跟蹤驗(yàn)證階段

跟蹤驗(yàn)證是對(duì)被審核部門采取的糾正及糾正措施進(jìn)行評(píng)審、驗(yàn)證，并對(duì)糾正結(jié)果進(jìn)行判斷和記錄的一系列審核活動(dòng)的總稱。在此階段應(yīng)驗(yàn)證糾正措施的有效性，是否可以消除不符合項(xiàng)，注意其在消除目前不符合項(xiàng)的同時(shí)是否能夠杜絕今后不再發(fā)生此類不符合項(xiàng)或者產(chǎn)生其他的不符合項(xiàng)。

3 對(duì)策和建議

3.1 全面細(xì)致策劃

審核前，需要由質(zhì)量負(fù)責(zé)人指定內(nèi)審組長(zhǎng)。內(nèi)審組長(zhǎng)最好輪流擔(dān)任，以使每個(gè)內(nèi)審員都能夠經(jīng)歷一次完整的內(nèi)審過(guò)程，在具體實(shí)踐中提高整個(gè)內(nèi)審隊(duì)伍的素質(zhì)。由內(nèi)審組長(zhǎng)完成內(nèi)審策劃，包括內(nèi)審計(jì)劃、審核組成員名單、審核用工作文件和資料等。內(nèi)審策劃應(yīng)做到:計(jì)劃落實(shí)，包括審核計(jì)劃批準(zhǔn)，為內(nèi)審組和受審核部門所充分了解；責(zé)任落實(shí)，包括內(nèi)審組明確分工，通知受審部門做好準(zhǔn)備；工作文件落實(shí)，包括編制檢查表，所有文件均能有效應(yīng)用。為使內(nèi)審組素質(zhì)均衡全面，內(nèi)審員應(yīng)從各科室中挑選，并經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)合格取得內(nèi)審員資格證。在確定內(nèi)審員審核部門時(shí)，應(yīng)避免審核“自身工作”，還應(yīng)經(jīng)常變換其審核部門，使內(nèi)審員有機(jī)會(huì)接觸到不同的部門，熟悉程序文件中的不同程序，接觸質(zhì)量體系的不同工作，以利于提高內(nèi)審員的自身水平。在編寫內(nèi)審檢查表時(shí)應(yīng)注意分布的合理性，即抽樣要有客觀性、代表性、隨機(jī)性，點(diǎn)面結(jié)合，能滿足全面地、系統(tǒng)地評(píng)價(jià)監(jiān)測(cè)站質(zhì)量管理體系的需要。[5]

監(jiān)測(cè)站內(nèi)審時(shí)不能脫離本站的質(zhì)量體系文件，要突出被審核部門的特點(diǎn)，注意其可操作性。另外，內(nèi)審策劃應(yīng)經(jīng)常變換審核方式，采用縱向?qū)徍说确绞剑瑥娜蝿?wù)下達(dá)、樣品采集、樣品交接、樣品檢測(cè)直至結(jié)果報(bào)出等進(jìn)行整個(gè)過(guò)程的審核，以彌補(bǔ)橫向?qū)徍说牟蛔恪?/p>

3.2 嚴(yán)格實(shí)施審核

內(nèi)審員在開(kāi)展內(nèi)審工作時(shí)，一方面要嚴(yán)格實(shí)施審核，要善于在被審查部門中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并掌握與其溝通的技巧，使整個(gè)內(nèi)審活動(dòng)在大家配合下順利完成；另一方面，在內(nèi)審中也要注意發(fā)現(xiàn)被審核部門活動(dòng)中與《評(píng)審準(zhǔn)則》相符的地方，了解質(zhì)量體系在各部門的運(yùn)行情況。內(nèi)審員應(yīng)注意以客觀證據(jù)為依據(jù)，不能進(jìn)行個(gè)人猜想、推測(cè)，以避免個(gè)人感情影響判斷結(jié)果的公正性。在審核方式上，不能僅憑被審核者的口頭回答得出結(jié)論，要多動(dòng)手查閱原始紀(jì)錄和文件，同時(shí)要時(shí)刻不忘審核依據(jù)，根據(jù)審核依據(jù)得出符合與不符合的結(jié)論。內(nèi)審員對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檢查審核結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)，出具不符合項(xiàng)報(bào)告。但并不是每個(gè)不符合項(xiàng)都需要出具不符合項(xiàng)報(bào)告，有些可以合并的項(xiàng)，可以統(tǒng)一出具不符合項(xiàng)報(bào)告；有些現(xiàn)場(chǎng)可以馬上糾正的事項(xiàng)（如衛(wèi)生情況不符合等）則可以現(xiàn)場(chǎng)糾正，不需出具不符合報(bào)告。

此外，在內(nèi)部審核中作為組織的最高領(lǐng)導(dǎo)者——監(jiān)測(cè)站長(zhǎng)也應(yīng)首先端正思想，認(rèn)識(shí)到內(nèi)審組是代表自己執(zhí)行審核的，放下架子把自己擺在與其他監(jiān)測(cè)人員平等的位置上主動(dòng)接受審核，匯報(bào)工作。只有站長(zhǎng)起到模范作用，才能大量減少審核過(guò)程中的爭(zhēng)議，鼓勵(lì)審核人員大膽工作，直言質(zhì)量體系中的不符合項(xiàng)，確保審核結(jié)果的真實(shí)有效。[6]

3.3 客觀公正評(píng)價(jià)

審核組應(yīng)確保不合格報(bào)告客觀公正，內(nèi)容清晰，描述準(zhǔn)確，有證據(jù)支持，并形成記錄；應(yīng)按審核所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件中相應(yīng)條款的具體要求指出不合格項(xiàng)，并填寫《不符合項(xiàng)報(bào)告》，末次會(huì)議上請(qǐng)受審核部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)。必要時(shí)，審核組成員應(yīng)會(huì)同受審核方負(fù)責(zé)人對(duì)觀察結(jié)果進(jìn)行復(fù)審，所有認(rèn)為不合格的觀察結(jié)果都應(yīng)得到受審核方負(fù)責(zé)人的確認(rèn)，并商定一個(gè)解決不合格項(xiàng)的日期。如果雙方各執(zhí)己見(jiàn)，不能取得一致意見(jiàn)，可報(bào)質(zhì)量負(fù)責(zé)人進(jìn)行仲裁。

3.4 深入實(shí)地驗(yàn)證

內(nèi)審員一定要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作的糾正和預(yù)防措施進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核驗(yàn)證，不能僅憑被審核方的書面或口頭報(bào)告直接得出驗(yàn)證結(jié)論。實(shí)施跟蹤審核的人員最好是原先提出該不符合項(xiàng)的內(nèi)審員，以便其在驗(yàn)證時(shí)能與被審核方更好地交流溝通，使跟蹤審核更具有針對(duì)性，更加具體。若實(shí)施效果不理想或者無(wú)法糾正不符合項(xiàng)，應(yīng)與被審核方共同研究分析，找出其中原因，制定新的糾正措施。跟蹤審核一般僅限于驗(yàn)證內(nèi)審中的不符合項(xiàng)的糾正措施實(shí)施情況，無(wú)需再將審核范圍擴(kuò)大，增加多余的工作量。

4 結(jié)語(yǔ)

環(huán)境監(jiān)測(cè)站質(zhì)量體系的內(nèi)部審核是鞏固和運(yùn)行質(zhì)量體系的重要手段。通過(guò)內(nèi)部審核，可以對(duì)監(jiān)測(cè)站質(zhì)量管理體系的符合性和有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理工作中存在的問(wèn)題與不足，對(duì)質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行起到積極的督促作用。但內(nèi)審畢竟是短暫的，為了保持質(zhì)量體系的有效運(yùn)行，各部門、各環(huán)節(jié)要嚴(yán)格按照質(zhì)量體系文件進(jìn)行運(yùn)作，在日常工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或不足，及時(shí)進(jìn)行糾正。只有采取重點(diǎn)檢查和日常自查相結(jié)合的方法，才能對(duì)質(zhì)量體系進(jìn)行持續(xù)的檢查、改進(jìn)，才能不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決問(wèn)題，對(duì)環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)量體系的運(yùn)行起到積極的推動(dòng)作用。

[1]崔永生.質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策[J].科技廣場(chǎng)，2009（2）:148-149.

[2]李婉茹.環(huán)境監(jiān)測(cè)實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部質(zhì)量審核之我見(jiàn)[J].分析試驗(yàn)室，2007，26（S1）:55-57.

[3]張仁泉.實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核的實(shí)施[J].中國(guó)環(huán)境監(jiān)測(cè)，2005，21（6）:49-51.

[4]王揚(yáng)，唐露苗，姜斌.資質(zhì)認(rèn)定實(shí)驗(yàn)室如何進(jìn)行管理體系內(nèi)部審核[J].中小企業(yè)管理與科技:下旬刊，2011（1）:21-22.

[5]劉現(xiàn)收，張瑩，鄒虹.淺論質(zhì)量管理體系內(nèi)審和內(nèi)審員[J].科技信息，2010（18）:763，765.

[6]張群齊.區(qū)縣環(huán)境監(jiān)測(cè)站如何開(kāi)展質(zhì)量體系內(nèi)部審核[J].廣州環(huán)境科學(xué)，2002，17（3）:39-40.

Analysis on Internal Audit of Quality System of Environmental Monitoring Station

Liu Huijian
（Environmental Protection Station of Houma City， Houma Shanxi043000， China）

Internal audit of quality management system of environmental station is an important part of self-discovering， analyzing and solving problems， and realizing continuous improvement of the quality management system.By summarizing the cautions in the four phases of planning，implementation，result evaluation and tracking tests in current quality management system internal audit of environmental monitoring station，the article proposed the countermeasures and suggestions on improving the quality of management system internal audit，such as thoroughly and carefully planning， strictly implementing of the audit， objectively and fairly evaluating， in-depth field verification.

environmental monitoring； internal audit； implementation； planning； verification

X84

A

1008-813X（2012）05-0014-03

2012-09-19

劉會(huì)建（1973-），男，山西人，畢業(yè)于太原理工大學(xué)有色冶金專業(yè)，工程師、經(jīng)濟(jì)師，主要從事環(huán)境監(jiān)測(cè)工作。

10.3969/j.issn.1008-813X.2012.05.005