高校教務(wù)員工作效率提升的途徑和方法

張意麗，高志榮

（1.臺(tái)州學(xué)院醫(yī)化學(xué)院，浙江臺(tái)州318000；2.臺(tái)州學(xué)院醫(yī)學(xué)院，浙江臺(tái)州318000）

高校教務(wù)員工作效率提升的途徑和方法

張意麗1，高志榮2

（1.臺(tái)州學(xué)院醫(yī)化學(xué)院，浙江臺(tái)州318000；2.臺(tái)州學(xué)院醫(yī)學(xué)院，浙江臺(tái)州318000）

針對(duì)隨著時(shí)代進(jìn)步，社會(huì)發(fā)展，高等教育改革的不斷深入，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)層次的提高對(duì)高校教務(wù)管理提出的更新、更高的要求，闡述了提高高校教務(wù)員工作效率是在高校教務(wù)管理工作中深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、實(shí)現(xiàn)自身科學(xué)發(fā)展的必然要求。其實(shí)現(xiàn)以樹立科學(xué)發(fā)展的理念為前提，以遵循教學(xué)活動(dòng)規(guī)律為關(guān)鍵，以構(gòu)建科學(xué)及時(shí)的反饋監(jiān)督體系和提供充沛的人力物力支持為有力保證和物質(zhì)保障。提高高校教務(wù)員工作效率有賴于三者的有機(jī)結(jié)合和良性互動(dòng)。并對(duì)如何培養(yǎng)高校教務(wù)員的再學(xué)習(xí)、管理創(chuàng)新、溝通協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌安排能力、建立及時(shí)反饋監(jiān)督體系、提供人力物力支持等諸多方面進(jìn)行了探索和實(shí)踐。

高校教務(wù)員；教務(wù)管理；工作效率；途徑；方法

高校教務(wù)員是高校維持教學(xué)秩序有序進(jìn)行、促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量不斷得到臻美不可缺少的有組織、有原則、有紀(jì)律、有文化組成的群體，是各項(xiàng)教務(wù)管理活動(dòng)的具體實(shí)施者。隨著時(shí)代進(jìn)步，社會(huì)發(fā)展，高等教育改革的不斷深入，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)層次的提高，對(duì)教務(wù)管理工作也提出了更新、更高的要求，高校教務(wù)員如果不努力提升工作效率，就難以適應(yīng)新形勢(shì)的要求。而高效優(yōu)質(zhì)的教務(wù)管理能吸引人才并創(chuàng)造成果，促使學(xué)校更快更好地發(fā)展。因此，研究高校教務(wù)員管理工作不僅是為了總結(jié)教務(wù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從而更好地為教學(xué)服務(wù)，更是為高校教務(wù)員進(jìn)行管理創(chuàng)新、從而更快速地提高工作效率，更好地為學(xué)校發(fā)展尋找新的出路。

一、樹立科學(xué)發(fā)展觀的理念是提升高校教務(wù)員工作效率的前提

（一）培養(yǎng)再學(xué)習(xí)能力是提升高校教務(wù)員工作效率的主要途徑

唯物辯證法認(rèn)為：“人的認(rèn)識(shí)是要受到主客觀條件制約的，只有經(jīng)過實(shí)踐、認(rèn)識(shí)、再實(shí)踐、再認(rèn)識(shí)的多次反復(fù)才能完成。”［1］高校教務(wù)員工作也是這樣，需要通過不斷的實(shí)踐和認(rèn)識(shí)，發(fā)現(xiàn)問題，主動(dòng)尋找解決方法，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)并提高工作效率。

目前，隨著當(dāng)今時(shí)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展和教務(wù)管理工作的復(fù)雜多變，許多新情況、新問題需要了解和探討，許多新知識(shí)、新技能需要學(xué)習(xí)和掌握，許多新觀點(diǎn)、新信息需要獲取和交流。許多經(jīng)驗(yàn)和事例也表明：“再學(xué)習(xí)的能力決定管理能力的強(qiáng)弱、水平的高低，也是具備終生就業(yè)能力和成功的起點(diǎn)?！保?］

因此，高校教務(wù)員要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，明確辦學(xué)方向，明確以社會(huì)需求和就業(yè)為導(dǎo)向的辦學(xué)理念、以培養(yǎng)學(xué)生學(xué)習(xí)做人、做事能力、提高專業(yè)技能為主的教學(xué)要求、以人為本的服務(wù)精神，以可持續(xù)發(fā)展的管理理念來不斷更新與時(shí)代不相適宜的管理慣例，在理論和實(shí)踐中不斷進(jìn)步和創(chuàng)新。［3］

高校教務(wù)員除了通過自學(xué)來提高管理水平外，高校也應(yīng)積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃地安排高校教務(wù)員參加技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)高校教務(wù)員承擔(dān)科研課題，在條件允許下，創(chuàng)造與國(guó)內(nèi)外進(jìn)行交流的機(jī)會(huì)。

除了有目的學(xué)習(xí)外，高校教務(wù)員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，使用各種現(xiàn)代辦公設(shè)備對(duì)信息加以處理，并達(dá)到提高工作效率的目的?！肮び破涫拢叵壤淦?。居是邦也，事其大夫之賢者，友其士之仁者?！保?］這說明，高校教務(wù)員必須具備最基本的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)使用知識(shí)、各種常用軟件使用知識(shí)等，以便掌握最基本的操作能力，并通過在工作中不斷使用以增加熟練使用程度，并學(xué)會(huì)對(duì)所獲取的信息進(jìn)行加工處理，取其精華、去其糟粕。

同樣，學(xué)校也應(yīng)對(duì)軟件進(jìn)行維護(hù)、升級(jí)。由于教務(wù)工作的管理模式、內(nèi)容等不是一成不變的，它是隨著學(xué)校的改革發(fā)展而變化的。教務(wù)管理軟件只有與之相適應(yīng)，不斷完善、提高和升級(jí)，才能適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展。

（二）在教務(wù)管理中，有目的、有步驟的對(duì)過時(shí)、落后的管理方法、方式進(jìn)行創(chuàng)新

教務(wù)管理方面的創(chuàng)新是高校教務(wù)員因自身特有的認(rèn)識(shí)能力和實(shí)踐能力，敏銳發(fā)現(xiàn)教務(wù)管理中的問題和缺陷，經(jīng)過深思熟慮，大膽提出設(shè)想，提出更適應(yīng)目前教務(wù)管理的新方案，通過教務(wù)管理實(shí)踐，在新的矛盾不斷調(diào)整中，從而獲得比過去更適應(yīng)目前管理工作的新方式、新辦法，一旦成功就堅(jiān)決付諸實(shí)施?？傊热舾咝＝虅?wù)員在教務(wù)管理活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)原有的工作方式已不完全適應(yīng)目前實(shí)際情況，就應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，敢于質(zhì)疑，因?yàn)橘|(zhì)疑是教務(wù)管理創(chuàng)新的途徑。此外，這里的創(chuàng)新不是要拋棄優(yōu)良傳統(tǒng)，不是要否定科學(xué)的慣例。我們的態(tài)度是：對(duì)于歷史經(jīng)驗(yàn)、傳統(tǒng)美德，規(guī)章制度，合理的就是要堅(jiān)持和維護(hù)?！妒酚洝げ芟鄧?guó)世家》：“參代何為漢相國(guó)，舉事無所變更，一遵蕭何約束?！睗h·揚(yáng)雄《解嘲》：“夫蕭規(guī)曹隨，留侯畫策。”［5］因此，要珍惜、維護(hù)好已有的科學(xué)管理方案，而對(duì)于不合理的做法，就要另辟途徑，直到解決問題為止。

二、遵循教學(xué)活動(dòng)規(guī)律是提升高校教務(wù)員工作效率的關(guān)鍵

高校教務(wù)員要做好教務(wù)管理工作，就必須遵循教學(xué)活動(dòng)規(guī)律，教學(xué)活動(dòng)規(guī)律就是教學(xué)活動(dòng)過程中固有的本質(zhì)的必然的聯(lián)系，它不以個(gè)人的意志為轉(zhuǎn)移。高校教務(wù)員要想在教學(xué)活動(dòng)中獲得預(yù)期的目的，就要從實(shí)際出發(fā)，堅(jiān)持實(shí)事求是，認(rèn)識(shí)和尊重客觀教學(xué)活動(dòng)規(guī)律，按照客觀規(guī)律辦事，否則就會(huì)受到客觀規(guī)律的懲罰。

（一）應(yīng)具有溝通協(xié)作的能力是由高校教務(wù)員崗位的性質(zhì)、職責(zé)、角色，決定的

首先，高校教務(wù)員需宏觀把握學(xué)?？傮w目標(biāo)，并進(jìn)一步深刻領(lǐng)會(huì)學(xué)校對(duì)學(xué)生、老師具體的方針、政策、規(guī)章制度等原則，結(jié)合其實(shí)際情況，做出快速準(zhǔn)確的判斷，為良好的溝通打好堅(jiān)實(shí)的鋪墊。由于教學(xué)管理工作涉及面廣，內(nèi)容繁雜，無法單獨(dú)一次性完成工作，需和其他各部門以及同部門不同職責(zé)的同事建立良好聯(lián)系，互通有無，相互支持，出謀劃策，及時(shí)解決教學(xué)管理活動(dòng)碰到的各種問題。因此，高校教務(wù)員在做好本職工作的同時(shí)，互相之間應(yīng)建立良好的橫向、縱向聯(lián)系，及時(shí)溝通信息和解決出現(xiàn)的問題，保持一個(gè)穩(wěn)定、和諧的教學(xué)管理環(huán)境；在明晰教務(wù)管理結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，達(dá)到“責(zé)、權(quán)、利”的和諧統(tǒng)一，同時(shí)兼顧內(nèi)部管理的“效率”和“效益”的原則，在處理問題時(shí)綜合內(nèi)外因素，多方面考慮，及時(shí)溝通了解，團(tuán)結(jié)協(xié)作，妥善處理好教務(wù)管理過程中遇到的問題，這樣才能取得事半功倍的工作效果。

其次，具有較強(qiáng)語言表達(dá)能力是有效溝通的加速器。由于高校教務(wù)員承擔(dān)著上情下達(dá)、下情上達(dá)的任務(wù)，需要其用簡(jiǎn)潔明了的語言或文字與相關(guān)部門和人員進(jìn)行陳述、表達(dá)，語言文字表達(dá)能力強(qiáng)的人，能清楚地、快速地將思想和意圖表達(dá)到位，能讓對(duì)方在短時(shí)間內(nèi)理解其意，并獲得良好溝通效果，提高辦事效率。因此要求高校教務(wù)員在表達(dá)上力求觀點(diǎn)鮮明、是非清晰、褒貶明確，語句得體、清晰、連貫，語意概括、簡(jiǎn)潔、精煉，語言準(zhǔn)確、貼切、犀利，并能夠熟練規(guī)范書寫使用頻率高的一般應(yīng)用文。

（二）應(yīng)具備超前意識(shí)，培養(yǎng)統(tǒng)籌安排的能力

“教務(wù)管理工作從工作性質(zhì)上看，是一項(xiàng)時(shí)間性很強(qiáng)而又繁瑣的工作；這就要求高校教務(wù)員應(yīng)對(duì)教學(xué)管理工作有一定的超前把握，對(duì)相關(guān)工作早考慮、早研究、早動(dòng)手，掌握主動(dòng)權(quán)，爭(zhēng)取在限期前勝利完成任務(wù)?！保?］為確保教務(wù)工作快速有效地運(yùn)轉(zhuǎn)，高校教務(wù)員要養(yǎng)成一接任務(wù)就立馬解決的好習(xí)慣。然而，教學(xué)管理工作并非單一有序，它既有常規(guī)、有計(jì)劃、主動(dòng)、有序性的工作和任務(wù)，也有非常規(guī)、臨時(shí)決定、被動(dòng)、無序性的工作和任務(wù)。因此，高校教務(wù)員應(yīng)在好幾個(gè)任務(wù)同時(shí)下達(dá)時(shí)，注意不能眉毛胡子一把抓，越弄越亂，應(yīng)發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，分清工作的主次、緩急，合理運(yùn)籌，不斷優(yōu)化工作次序，使教務(wù)管理工作效率在實(shí)踐中得到提升，使整個(gè)工作流程有條不紊，達(dá)到最大化的優(yōu)化。而教務(wù)管理的程序化就是通過實(shí)踐證明是有效科學(xué)正確的，用明文規(guī)定的教務(wù)管理工作步驟的組合方式與操作方法，它能大大節(jié)省時(shí)間、人力、物力，避免因粗心造成的錯(cuò)誤和遺漏，促進(jìn)教學(xué)管理活動(dòng)的良性循環(huán)，確保教務(wù)管理工作總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。［7］此外，教務(wù)管理工作追求高效率時(shí)，不能僅從量上追求，更應(yīng)從質(zhì)上把關(guān)。因?yàn)橛行┘?xì)枝末節(jié)看起來似乎不重要，但一旦弄錯(cuò)卻會(huì)給教學(xué)工作造成很大麻煩，使工作陷入被動(dòng)，投入更多時(shí)間去查漏補(bǔ)缺。學(xué)會(huì)耐心仔細(xì)、不懈怠地認(rèn)真做好每一件事，才能保證教學(xué)秩序的正常、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、構(gòu)建科學(xué)及時(shí)的反饋監(jiān)督體系，提供充沛的人力物力支持是提升高校教務(wù)員工作效率的有力保證和物質(zhì)保障

（一）建立科學(xué)及時(shí)的反饋監(jiān)督體系，是提高高校教務(wù)員工作效率的有力保證

反饋是否正確及時(shí)直接關(guān)系到教務(wù)管理能否達(dá)到預(yù)期效果，如反饋信息出錯(cuò)，實(shí)施效率越高，造成其不良后果也就越嚴(yán)重，而監(jiān)督力度不夠，也就無法實(shí)現(xiàn)鞭策激勵(lì)效果，達(dá)到預(yù)期效果。［8］高校教務(wù)員需根據(jù)各方反饋來的信息，不斷地對(duì)教學(xué)管理活動(dòng)進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià)，若內(nèi)外條件未變，反饋顯示良好，則應(yīng)繼續(xù)貫徹執(zhí)行；若外部條件發(fā)生變化，反饋顯示錯(cuò)誤、偏離執(zhí)行方向，就必須及時(shí)對(duì)原有的管理計(jì)劃進(jìn)行修正、補(bǔ)充、調(diào)整。［9］

因此，高校教務(wù)管理的效率是以正確及時(shí)的反饋系統(tǒng)和以雷厲風(fēng)行的監(jiān)督力度為保證，使教務(wù)管理能更符合高校發(fā)展目標(biāo)的要求。

（二）根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要，應(yīng)加大對(duì)教學(xué)資源的資金投入、并不斷優(yōu)化資源分配，這是提升高校教務(wù)員工作效率的物質(zhì)保障

教學(xué)資源建設(shè)應(yīng)與學(xué)校發(fā)展的需要相協(xié)調(diào)。教學(xué)資源建設(shè)若與學(xué)校發(fā)展需要脫節(jié)太大，就會(huì)給教學(xué)活動(dòng)的展開帶來一系列麻煩，它是提高高校教務(wù)員工作效率的絆腳石。然而，在現(xiàn)階段，大部分的學(xué)校教學(xué)條件、教學(xué)環(huán)境的改善是滯后于學(xué)校的發(fā)展和招生規(guī)模的擴(kuò)大，這給教學(xué)管理工作帶來了許多困難。如排課時(shí)遇到的多媒體教室、實(shí)驗(yàn)室的緊缺，查找資料時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有圖書、網(wǎng)絡(luò)信息資料的有限、開設(shè)必修課發(fā)現(xiàn)所要用到的相關(guān)現(xiàn)代設(shè)施現(xiàn)有庫存稀少，申請(qǐng)優(yōu)勢(shì)專業(yè)和重點(diǎn)學(xué)科卻面對(duì)相關(guān)現(xiàn)代設(shè)施不足，聘請(qǐng)名師講座卻遭遇科研經(jīng)費(fèi)不足的尷尬以及社會(huì)熱點(diǎn)課程引起個(gè)別課程師資的緊缺等等，都會(huì)給教學(xué)管理工作帶來很多困難，高校教務(wù)員不得不要花大量的精力去調(diào)配協(xié)商。因此，加大對(duì)教學(xué)資源的經(jīng)濟(jì)投入力度，是保證高校教務(wù)員為廣大師生提供更好服務(wù)，促進(jìn)工作效率有效提高的物質(zhì)保障。

另外，在有限資源條件制約下，如何調(diào)配資源的方式對(duì)提升教務(wù)管理工作效率也很重要。高校教務(wù)員要按照教學(xué)管理活動(dòng)規(guī)律的要求，結(jié)合教學(xué)資源的現(xiàn)狀，把教學(xué)活動(dòng)中的各種可利用現(xiàn)有資源盡可能以最優(yōu)合理方案組合起來，為師生提供便利的條件，為提高教學(xué)質(zhì)量發(fā)揮最大的效用，達(dá)到為教學(xué)服務(wù)的目的。［10］

（三）減少重復(fù)勞動(dòng)，適當(dāng)安排學(xué)生到辦公室做助理，是提高高校教務(wù)員的工作效率的人力保障

首先，由于合校、擴(kuò)招，學(xué)校本科生的規(guī)模比較大，許多教學(xué)工作需要層層下移。在下移的過程中，高校教務(wù)員不能為了減輕自身的負(fù)擔(dān)，簡(jiǎn)單地將事情推給他方。要考慮這樣做會(huì)不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)、重復(fù)設(shè)置，浪費(fèi)人力、物力的現(xiàn)象，應(yīng)利用高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、QQ在線等現(xiàn)代設(shè)施和軟件，將文件、通知、發(fā)文、工作交流、管理辦法等等各種教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)任務(wù)、教學(xué)成果、教學(xué)的方方面面發(fā)布于辦公系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)頁的公共欄、QQ共享，實(shí)現(xiàn)資源共享，減少各方的重復(fù)工作，盡可能提高各方工作效率，并注意涉及隱私問題不能因?yàn)榕侣闊┒S意公布泄露。

其次，適當(dāng)安排學(xué)生做高校教務(wù)員的助理，可有效地提高高校教務(wù)員工作效率。雖然通過各種能力的培養(yǎng)，能大大提高高校教務(wù)員工作效率，但是由于教務(wù)管理工作量大而繁瑣，高校對(duì)高校教務(wù)員編制的限制，以及各種其他客觀條件的限制，使得校內(nèi)有限的高校教務(wù)員仍只能高負(fù)荷地運(yùn)轉(zhuǎn)。而若要通過再增加高校教務(wù)員名額來減輕高校教務(wù)員的負(fù)擔(dān)，在目前而言，顯然是不現(xiàn)實(shí)的。目前，大部分高校都給輔導(dǎo)員辦公室配輔導(dǎo)員助理，而給高校教務(wù)員配助理的做法卻少之又少。唯有個(gè)別院校打破常規(guī)，將體制推廣到教務(wù)一線，并通過學(xué)校團(tuán)委安排學(xué)生到教務(wù)辦公室值班。顯然，這種做法是個(gè)雙贏的過程，對(duì)高校教務(wù)員而言，有更多的時(shí)間去思考、整理、總結(jié)、創(chuàng)新、充電；對(duì)學(xué)生而言，則是個(gè)不斷獲得進(jìn)步，更好地適應(yīng)社會(huì)的鍛煉機(jī)會(huì)，對(duì)服務(wù)對(duì)象而言，更是能獲得更好、更細(xì)致的服務(wù)。

［1］馬克思恩格斯選集（第4卷）［M］.北京：人民出版社，1972：75－78.

［2］陳志平.行政管理學(xué)［M］.北京：北京工業(yè)大學(xué)出版社，1995：23－26.

［3］王沈.提升高校教務(wù)管理部門執(zhí)行力的思考［J］.成都理工大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010，18（4）：23－25.

［4］張燕嬰.論語［M］.北京：中華書局，2006：38－42.

［5］王靖.武帝以前漢家君主與儒家倫理政治學(xué)說［D］.福建師范大學(xué)碩士學(xué)位論文，2008.

［6］寇金香.淺談高校教學(xué)秘書工作［J］.中南民族大學(xué)學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版），2005，25（12）：124－125.

［7］黃燕.淺談新形勢(shì)下如何提高教務(wù)管理質(zhì)量［J］.江蘇科技大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2006，25（4）：31－32.

［8］林愛菊.新時(shí)期高校教務(wù)管理與效率［J］.求索：2004，28（9）：19－20.

［9］郭炳君.科學(xué)發(fā)展觀視野下的高校教務(wù)管理探析［J］.咸寧學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，35（4）：34－35.

［10］鞠成曉.關(guān)于強(qiáng)化獨(dú)立學(xué)院系級(jí)教學(xué)管理的思考［J］.今日科苑，2008，22（2）：11－12.

（編輯：佘小寧）

Promoting the Efficiency of University Academic Administrators

ZHANG Yi－li1，GAO Zhi－rong2
（1.School of Pharmaceutical and Chemical Engineering，Taizhou University，Taizhou Zhejiang 318000，China；2.Medical School，Taizhou University，Taizhou Zhejiang318000，China）

Improving the efficiency of university academic administrators is an inevitable need of implementing scientific development concept.Management logos：premise of emphasizing the scientific development idea，key of following the education rules，building up scientific and immediate feedback system and providing rich human and material resources.Raising working efficiency of academic administrators rely upon their organic combination and positive interaction.

Academic administrator；Educational administration；Efficiency；Way；Method

G471.7

A

1671－816X（2012）06－0619－04

2012－03－18

張意麗（1980－），女（漢），浙江溫州人，碩士，實(shí)習(xí)研究員，主要從事教育管理方面的研究。