PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用

張艷軍

(河北省承德市衛(wèi)生局專業(yè)技術(shù)人員考務(wù)中心， 河北 承德 067000)

PDCA循環(huán)是管理學專家戴明提出的著名理論，指的是計劃、實施、檢查和處理等工作的循環(huán)過程。在管理活動中，PDCA循環(huán)的應(yīng)用可以普遍起到提高管理質(zhì)量和效益的作用?，F(xiàn)就醫(yī)院科技檔案的現(xiàn)狀及應(yīng)用PDCA循環(huán)提高科技檔案管理水平探討如下。

1 醫(yī)院科技檔案管理的內(nèi)涵及現(xiàn)狀

醫(yī)院的科技檔案是醫(yī)院綜合檔案的重要組成部分，它主要是指醫(yī)院在建設(shè)和發(fā)展過程中，其從事醫(yī)療科研活動，及這些活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等，它包括多種形式和載體的歷史記錄。醫(yī)療科技檔案管理是醫(yī)院檔案管理和科研管理的重要工作，尤其是在醫(yī)療技術(shù)高速發(fā)展的今天，醫(yī)療科技檔案在醫(yī)院檔案管理中所占的比重不斷增加，在醫(yī)院科研管理中所處的地位也不斷提升。可以說，醫(yī)院科技檔案管理工作是醫(yī)院科研活動的基礎(chǔ)，是提高醫(yī)院醫(yī)療科研質(zhì)量，促進醫(yī)院技術(shù)水平不斷進步的重要保證。

2 PDCA循環(huán)理論

PDCA循環(huán)是全面質(zhì)量管理體系運轉(zhuǎn)的基本方法，這種方法是一種合乎邏輯的工作程序，在理論上能使任何一項活動有效進行。P、D、C、A四個英文字母分別代表計劃(Plan)、執(zhí)行(DO)、檢查(Check)、處理(Action)。PDCA循環(huán)是一個周而復始的“爬樓梯”過程，每一次循環(huán)解決一些問題，提高管理水平，然后一環(huán)扣一環(huán)，互相制約，互為補充。

在P階段，需要進行方針和目標的確定以及活動計劃的制定。在D階段，要進行具體運作，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容。在C階段，要總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，分清哪些對、哪些錯，明確執(zhí)行的效果，當然最關(guān)鍵的是要找出存在的問題。A階段是最重要的階段，在這一階段，要總結(jié)檢查的結(jié)果進行處理，也就是做得好的要進行標準化繼續(xù)發(fā)揚，或者制作成指導文件以后遵守;做得不對的要吸取教訓、總結(jié)經(jīng)驗、避免再犯;對于一些仍未解決的問題，需要提交下一個循環(huán)。

3 PDCA循環(huán)理論在醫(yī)院科技檔案管理中的應(yīng)用

3.1 計劃階段:我們的目的是利用科技檔案信息，發(fā)揮其在科研和醫(yī)療中的最大作用，促進醫(yī)療質(zhì)量的提高和科研水平的進步。方法是制定歸檔制度，將醫(yī)院在科教活動中形成的具有保存價值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、軟盤等歷史記錄，集中保管并綜合應(yīng)用。以科研課題為例，需要進行歸檔的記錄包括:立項申報書、課題項目評審意見書、計劃任務(wù)書、實驗記錄、經(jīng)費使用情況、技術(shù)總結(jié)報告、科技成果鑒定證書、評審報告、性能檢測報告以及標準、學術(shù)活動資料，涉及到應(yīng)用層面的可能還會有合同書等。那么，當我們開始一個科研課題的時候，我們就需要明確這些資料需要歸檔。諸如立項申報書、課題項目評審意見書等是留存原件還是復印件，實驗記錄應(yīng)按照何種程序進行記錄，經(jīng)費使用情況的各類單據(jù)如何保留等問題都需要事先規(guī)定。

3.2 實施階段:醫(yī)院科技檔案的管理要堅持科研管理導向，實行集中統(tǒng)一管理各類檔案，業(yè)務(wù)建設(shè)上突出分類方案。在醫(yī)院科技檔案的管理中，要讓實施者都明白要做什么，該怎樣做，因此，制度的學習十分重要。檔案管理部門應(yīng)將獨立的科技檔案管理規(guī)則打印好，在醒目位置粘貼。各類科技檔案的管理規(guī)則也應(yīng)該有打印并分發(fā)到各相關(guān)科室，并組織全體醫(yī)務(wù)人員和行政人員進行學習，強化醫(yī)院全體整體的科技檔案管理意識。醫(yī)院科技檔案管理的內(nèi)容應(yīng)納入全院技能知識競賽題庫，以考促記，以考促用，務(wù)必使大家熟悉科技檔案管理的具體內(nèi)容和程序。

3.3 檢查階段:醫(yī)院建立綜合的科技檔案管理規(guī)定后，很關(guān)鍵的一點是如何保證實施，這就需要加強落實過程的監(jiān)管檢查，在醫(yī)院的日常運作中要加強對科技檔案管理的宏觀控制，調(diào)動全體職工的積極性，監(jiān)督大家的行動。可以組成醫(yī)院科技檔案管理領(lǐng)導小組，由檔案室成員及各科室負責人組成。也可以每月進行檔案管理質(zhì)量和滿意度調(diào)查。調(diào)查由管理領(lǐng)導小組進行。對各項科技檔案管理的制度實行現(xiàn)場控制，發(fā)現(xiàn)偏差及時糾正，把問題消滅在萌芽階段，以免產(chǎn)生不良后果。科室負責人可以針對薄弱環(huán)節(jié)進行抽查。滿意度調(diào)查則可以選擇問卷形式并由專人負責。對制度運行過程中的問題進行分析，找出成績和不足，總結(jié)經(jīng)驗和教訓。對于那些有問題的部分，要找出影響因素，并提出改進意見限期整改，整改意見應(yīng)具體到人。

3.4 總結(jié)和反饋:定期進行整體科技檔案管理的考評分析會，這是PDCA循環(huán)在檔案管理中的重要階段。在這一階段，我們需要針對檢查結(jié)果和滿意度調(diào)查的結(jié)果進行分析、討論和總結(jié)，將考評結(jié)果匯總上報院領(lǐng)導，同時將質(zhì)量改進的措施和成效、下一步的建議一同上報。院領(lǐng)導根據(jù)匯報制定下一階段具體措施，包括改進和保留、建立標準等。這樣就形成了由下向上，再由上向下的反饋系統(tǒng)，也為下一個階段的提高打下了基礎(chǔ)。這一階段有兩項重要任務(wù)，一是對錯誤進行糾正，對好的制度繼續(xù)發(fā)揚，并將要求歸納到相關(guān)制度中，做到檔案管理質(zhì)量的標準化;二是將遺留問題轉(zhuǎn)入下一循環(huán)，尋求解決的方法。這樣，在每一次的循環(huán)中解決一批問題，醫(yī)院科技檔案的管理水平將不斷提高。

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