創(chuàng)新高校檔案工作提升學(xué)校辦學(xué)水平

王 煜 馮 穎

(河北聯(lián)合大學(xué)保衛(wèi)處，①校辦公室 河北唐山 063000)

創(chuàng)新高校檔案工作提升學(xué)校辦學(xué)水平

王 煜 馮 穎①

(河北聯(lián)合大學(xué)保衛(wèi)處，①校辦公室 河北唐山 063000)

高校檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，是教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄。一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)水平、教育理念，常常可以從檔案中反映出來(lái)。隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，在全國(guó)推行教育事業(yè)現(xiàn)代化、科學(xué)化的管理過(guò)程中，檔案工作的重要性逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。高校檔案工作唯有創(chuàng)新才能突破陳舊觀念，才能緊隨同家和社會(huì)前進(jìn)的步伐。

高校檔案 創(chuàng)新 發(fā)展

1 高校檔案工作的重要性

高校檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，是教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄。檔案形成于學(xué)校各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面，它記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色及管理水平;記載著廣大教職員工的教育教學(xué)工作、學(xué)生學(xué)習(xí)生活軌跡，從而形成了具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。它是學(xué)校時(shí)間和空間上的積累;是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”;是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。這對(duì)于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。

2 高校檔案工作創(chuàng)新途徑

高校作為國(guó)家科研的重要基地、培養(yǎng)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才的搖籃，在廣大教師、科研人員的實(shí)踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來(lái)，才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價(jià)值。高校檔案工作唯有創(chuàng)新才能突破陳舊觀念，緊隨國(guó)家和社會(huì)前進(jìn)的步伐。

2.1 創(chuàng)新模式，形成高校檔案工作的主體地位 高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校院辦，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)當(dāng)今辦學(xué)的要求。隨著高校管理體制改革的深化，應(yīng)當(dāng)逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，應(yīng)將檔案館從校辦或其他部門分離出來(lái)，獨(dú)立起來(lái)，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。

2.2 創(chuàng)新觀念，注重學(xué)校未來(lái)的發(fā)展方向 目前，我國(guó)正處于社會(huì)轉(zhuǎn)型期，社會(huì)生產(chǎn)方式變革、社會(huì)發(fā)展理念變遷、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行模式調(diào)整、中西文化碰撞、不同價(jià)值觀的融合……所有這些必然會(huì)影響到社會(huì)的每個(gè)角落和每個(gè)人，高校檔案工作者也不例外，檔案工作轉(zhuǎn)型，首先需要檔案工作者觀念轉(zhuǎn)型，必須解放思想，更新觀念，要克服和防止工作的隨意性和盲目性，加強(qiáng)法律、法規(guī)和制度建設(shè)，做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，促進(jìn)檔案工作的制度化、程序化和規(guī)范化。要形成系統(tǒng)完整的工作程序，用于指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作，要完善崗位責(zé)任制度，嚴(yán)明崗位紀(jì)律，真正形成一套職責(zé)明確、程序嚴(yán)謹(jǐn)、落實(shí)有力、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的工作機(jī)制。以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢(shì)必造成檔案文獻(xiàn)資源的極大浪費(fèi)。應(yīng)本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。創(chuàng)新思維，確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，為檔案工作各項(xiàng)任務(wù)的圓滿完成提供堅(jiān)實(shí)的保證，更好地服務(wù)學(xué)校的各項(xiàng)工作。

2.3 創(chuàng)新內(nèi)容，應(yīng)對(duì)時(shí)代變革 檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整、充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量，擴(kuò)大檔案資料的收藏和管理范圍。利用檔案信息的需求，不僅有文書檔案，也有科技檔案、專業(yè)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來(lái)的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，這種檔案信息需求的趨勢(shì)已越來(lái)越明顯，并開始沖擊檔案?jìng)鹘y(tǒng)的服務(wù)方式。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)的廣泛運(yùn)用，電子文件的大量產(chǎn)生，檔案室不僅要接收和管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，使檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為廣大師生提供服務(wù)。

2.4 創(chuàng)新管理方式，樹立人才是第一資源的思想 檔案管理的好壞往往要通過(guò)對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定。根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶之所急，館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。還要克服“見物不見人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新、大膽實(shí)踐的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

2.5 創(chuàng)新管理手段，使檔案機(jī)構(gòu)高效、安全、有序 長(zhǎng)期以來(lái)受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和行政模式等特點(diǎn)的影響，高校的檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性傾向，其管理方式或手段是手工的，這對(duì)高校發(fā)展所帶來(lái)的影響已越來(lái)越多地為人們所認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)這一行為的轉(zhuǎn)變，應(yīng)成為高校檔案管理改革的重點(diǎn)。要用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，盡快做好庫(kù)藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

技術(shù)的更新已成為衡量檔案工作現(xiàn)代化與否的標(biāo)志之一。因此，檔案部門要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題，研究解決文檔一體化問(wèn)題。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?。

2.6 創(chuàng)新工作機(jī)制，加大特色檔案收集力度 ①擴(kuò)大信息源。檔案、圖書、情報(bào)信息一體化管理是新世紀(jì)信息資源管理大趨勢(shì)，加大對(duì)科研、學(xué)校建設(shè)、重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案及相關(guān)信息的收集力度，為增強(qiáng)、擴(kuò)展服務(wù)功能提供保障?；n案要利用網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)與社會(huì)公共信息建立互聯(lián)互通關(guān)系，增強(qiáng)信息采集能力、加工能力。全面加強(qiáng)學(xué)校的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，為學(xué)校校區(qū)建設(shè)服務(wù)，積極開展重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)服務(wù)。面對(duì)校區(qū)建設(shè)，檔案館不僅能提供歷史檔案，而且能提供綜合檔案信息:不僅能提供客觀憑證，而且能提供現(xiàn)行的有序信息。②注重特色檔案收集。隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)上信息會(huì)越來(lái)越豐富，這就需要加強(qiáng)館藏特色檔案的收集力度。認(rèn)真做好重大活動(dòng)檔案材料的收集整理。隨著學(xué)生的不斷擴(kuò)招;校區(qū)的不斷擴(kuò)大;人才的不斷引進(jìn)，學(xué)校將會(huì)舉辦越來(lái)越多的國(guó)內(nèi)外大型會(huì)議、科研論壇、講座會(huì)等重大活動(dòng)，對(duì)其產(chǎn)生的紙質(zhì)、電子、聲像、多媒體和事務(wù)檔案，要建立檔案管理責(zé)任制，明確崗位責(zé)任，健全制度。確保重大活動(dòng)檔案材料收集齊全，并及時(shí)整理，按規(guī)定積極向師生開放。③創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。拓展檔案館與各部門的密切合作空間。一方面積極建立“熱線聯(lián)系”渠道和協(xié)作網(wǎng)絡(luò)，主動(dòng)了解大型活動(dòng)和重要項(xiàng)目的建檔、利用、開發(fā)需求;另一方面要努力擴(kuò)展檔案服務(wù)工作范圍，開展檔案整理、技術(shù)保護(hù)和咨洵服務(wù)等業(yè)務(wù)。規(guī)范服務(wù)工作程序，不斷提高服務(wù)工作的質(zhì)量和水平，充分挖掘檔案資源的利用價(jià)值，不斷深化檔案服務(wù)的廣度、深度，提升檔案利用工作的科技含量，從互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)、局域網(wǎng)三個(gè)層面提供便捷的檔案信息服務(wù)。

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(2012－03－26 收稿)(王一伊 編輯)