地方本科院校系部教務(wù)秘書信息素養(yǎng)的培養(yǎng)

李黎明

（湖南科技學(xué)院 計(jì)算機(jī)與通信工程系，湖南 永州 425100）

地方本科院校系部教務(wù)秘書信息素養(yǎng)的培養(yǎng)

李黎明

（湖南科技學(xué)院 計(jì)算機(jī)與通信工程系，湖南 永州 425100）

作為各高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，教務(wù)秘書工作直接影響到高校的教學(xué)秩序與教學(xué)工作水平。面對當(dāng)今信息社會的挑戰(zhàn)，對地方本科院校系部務(wù)學(xué)秘書的專業(yè)素質(zhì)要求也發(fā)生了相應(yīng)地變化，特別是信息素養(yǎng)的培養(yǎng)和提高成為其中的重中之重。因此地方高校教務(wù)秘書的信息素養(yǎng)需得到有效培養(yǎng)及提升，以更好地適應(yīng)高校發(fā)展的需要。

教務(wù)秘書；信息素養(yǎng)；高校教學(xué)管理

近十多年來，隨著我國高等教育1從精英教育向大眾化教育轉(zhuǎn)型，地方性本科院校已成為高等學(xué)校的重要組成部分，其教學(xué)質(zhì)量關(guān)系到我國高校人才培養(yǎng)的質(zhì)量，也是當(dāng)前社會關(guān)注的熱門話題。要提高地方本科院校的教學(xué)質(zhì)量，不僅要有優(yōu)秀的教師團(tuán)隊(duì)，同樣也需要一支高素質(zhì)、高水平的系部教務(wù)秘書隊(duì)伍，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)對高校教學(xué)管理工作具有重要意義。[1]

此外，隨著當(dāng)前高校教學(xué)管理改革的不斷開展，高校教務(wù)秘書隊(duì)伍正在不斷地向年輕化、信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，對地方本科院校中系部教務(wù)秘書的工作提出了新的要求與挑戰(zhàn)，其中信息素養(yǎng)已成為系部教務(wù)秘書最缺乏也是最有必要培養(yǎng)和提高的基本素質(zhì)。

一 系部教務(wù)秘書的工作內(nèi)容及信息素養(yǎng)概述

系部教務(wù)秘書是高等院校中協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)具體處理本系中各類教學(xué)事務(wù)的管理服務(wù)人員，主要處理教學(xué)管理中的相關(guān)事務(wù)，具備較強(qiáng)的專業(yè)性。其具體工作內(nèi)容包括：協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)辦理具體教學(xué)事務(wù)，如課程管理、學(xué)籍管理、教學(xué)計(jì)劃制定與調(diào)整、教學(xué)檔案管理等；參與教學(xué)管理的調(diào)查研究、信息搜集、督查催辦、檔案保管、組織各種考試和會議、接待師生來訪等多項(xiàng)工作；在考試期間幫助教師做好審核試卷、印刷試卷、成績統(tǒng)計(jì)等工作。在高等院校的教學(xué)管理中，教務(wù)秘書既是具體的組織者又是具體的執(zhí)行者，是連接學(xué)校與系部教務(wù)工作的橋梁和紐帶。

系部教務(wù)秘書處于高校管理崗位的最基層，因而有的人認(rèn)為教務(wù)秘書工作簡單，只是處理一些瑣碎的雜務(wù)，技術(shù)和知識含量低，工作無足輕重，從而把教務(wù)秘書的工作邊緣化。隨著新時期高校教學(xué)管理改革的不斷深入，系部教務(wù)秘書隊(duì)伍正在不斷地走向年輕化、信息化、現(xiàn)代化，也逐步實(shí)現(xiàn)系部教務(wù)秘書從單純的處理日常事務(wù)向參與教務(wù)和教學(xué)管理的轉(zhuǎn)變。要適應(yīng)當(dāng)前高等教育事業(yè)發(fā)展的需要，就要從當(dāng)前高校系部教務(wù)秘書工作的特點(diǎn)出發(fā)不斷提高他們自身的綜合素質(zhì)，建設(shè)一支高素質(zhì)、高效率的基層教學(xué)管理隊(duì)伍。

信息素養(yǎng)與“聽、說、讀、寫、算”一樣被認(rèn)為是信息化社會每個公民必須具備的基本素質(zhì)?！靶畔⑺仞B(yǎng)”這一概念最早是由美國信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會主席保羅·澤考斯基于 1974年提出的，他把信息素養(yǎng)定義為“利用大量的信息工具及主要信息源使問題得到解答的技術(shù)和技能”。[2]我國學(xué)者將信息素養(yǎng)定義為：人所具有的對信息進(jìn)行識別、加工、利用、創(chuàng)新、管理的知識、能力與情意等各方面基本品質(zhì)的總和。[2]信息素養(yǎng)有三個基本要素：信息知識、信息能力和信息情意，其中信息能力包括運(yùn)用信息工具、獲取信息、處理信息、創(chuàng)新信息、表達(dá)信息、發(fā)揮信息作用、信息協(xié)作意識、信息免疫等八個方面的能力。[3]

隨著地方本科高校與社會的接觸日益頻繁，地方高校中的系領(lǐng)導(dǎo)需要掌握更充足的信息量才能適應(yīng)市場的各種發(fā)展變化，要求系部教務(wù)秘書必須提供大范圍、綜合性的信息，因此教務(wù)秘書所接觸的信息內(nèi)容及其交融度也隨之深化。作為系部教務(wù)秘書來講，全面、客觀、及時地收集和整理來自各方面的教學(xué)信息，并將這些信息及時上呈給系領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，或轉(zhuǎn)發(fā)給教師和學(xué)生，為系領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)、為教學(xué)提供服務(wù)等都體現(xiàn)出其信息素養(yǎng)及信息操作水平的高低，可見提高教務(wù)秘書的信息素養(yǎng)顯得尤為重要，需要大力進(jìn)行培養(yǎng)和提高。

二 地方本科院校中系部教務(wù)秘書信息素養(yǎng)的內(nèi)容

地方本科院校大都以教學(xué)為中心，近年來隨著不斷改革和擴(kuò)招，專業(yè)設(shè)置越來越多，學(xué)生人數(shù)激增，單位信息量成倍增長，同時學(xué)校還要迎接各級考核、評估等，使得系部教務(wù)秘書工作極為繁重而復(fù)雜，因此系部教務(wù)秘書要具有良好的信息素養(yǎng)，以適應(yīng)高強(qiáng)度的信息收集、整理、歸類、處理、上報(bào)的能力。

具體來講，地方本科院校中系部教務(wù)秘書的信息素養(yǎng)包括以下內(nèi)容：

1 收集和整理信息的能力

系部教務(wù)秘書的工作實(shí)質(zhì)就是處理信息，每天要面對大量的文件資料（如班級課表、校選課課表、各種級別考試安排、教師調(diào)課表、補(bǔ)考安排表、專業(yè)培養(yǎng)方案、教務(wù)處文件等）、電話（任課老師、系部領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的電話）和會議（系部會議、教學(xué)專題會議、教改會議等）。這些資料信息量大、涉及面廣，信息具有不同的時效性、指導(dǎo)性，涉及到系部日常教學(xué)管理、目前乃至今后的教學(xué)評估、教師考核以及專業(yè)設(shè)置等教學(xué)管理工作，使得系部教務(wù)秘書必須具有迅速、準(zhǔn)確地處理這些資料及信息的能力，對這些資料進(jìn)行分門別類和收藏歸檔。此外，系部教務(wù)秘書還要客觀、全面、準(zhǔn)確地收集學(xué)生、老師及領(lǐng)導(dǎo)的反饋信息，從而進(jìn)一步整理、調(diào)整、補(bǔ)充和完善教學(xué)決策及工作內(nèi)容，使之更加符合系部實(shí)際教學(xué)的需要。良好的信息收集和整理的能力是系部教學(xué)秘書必須具備的最基本信息素養(yǎng)及能力。

2 信息技術(shù)操作能力

信息技術(shù)的優(yōu)越性在目前的教務(wù)管理中發(fā)揮得淋漓盡致，大到教務(wù)管理系統(tǒng)、各級各類考試報(bào)名系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)，小到日常教務(wù)資訊、文件傳輸及各類電子檔案等等，幾乎滲透到教學(xué)管理的方方面面。信息技術(shù)包括計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)兩個內(nèi)容，作為當(dāng)前信息時代的需求，系部教務(wù)秘書需要掌握較高水平的計(jì)算機(jī)操作（特別是現(xiàn)代化辦公手段的操作）和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用能力。

系部教務(wù)秘書的信息技術(shù)操作具體包括：熟練掌握電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備的使用；能進(jìn)行文字編輯、信息收集、數(shù)據(jù)處理、資料統(tǒng)計(jì)、電子檔案歸類等工作；熟練掌握 Windows操作系統(tǒng)、文字編輯軟件Word、表格處理軟件Excel、數(shù)據(jù)庫管理軟件Access、教務(wù)管理系統(tǒng)軟件等多種辦公軟件的操作及使用；及時利用恰當(dāng)?shù)姆绞郊巴緩剑ㄈ鏠Q聊天軟件、QQ群、電話、傳真、E-mail、手機(jī)短信、微博等）來收發(fā)文件及交流教學(xué)信息，選擇最有效、最快捷處理教學(xué)信息的手段。

另一方面，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為信息提供了廣闊的發(fā)布和獲取空間，已逐漸取代傳統(tǒng)的信息渠道成為了獲取信息最便捷、最豐富的途徑，高效地進(jìn)行網(wǎng)上辦公、改變傳統(tǒng)工作模式、建立網(wǎng)絡(luò)化教務(wù)管理平臺是地方本科院校信息化教務(wù)管理自身發(fā)展所提出的必然要求，也要求系部教務(wù)秘書具有較高的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作水平。

3 信息表達(dá)的能力

在日常的教學(xué)管理中，系部教務(wù)秘書需要與多個職能部門溝通協(xié)調(diào)，并且要組織一些形式多樣、內(nèi)容豐富的教育教學(xué)活動，如學(xué)生選課系統(tǒng)的培訓(xùn)、教學(xué)質(zhì)量評估座談會、期末考試動員大會等，因此良好的信息表達(dá)能力對于系部教務(wù)秘書來說也是必不可少的基本要求。

系部教務(wù)秘書的信息表達(dá)主要包含文字及口頭表達(dá)兩方面。[4]文字表達(dá)能力是完成教學(xué)管理工作的基本功，及時、準(zhǔn)確、簡潔地使用書面語言完整地表達(dá)思想將直接影響到教務(wù)秘書的工作質(zhì)量，要提高寫作能力，必須強(qiáng)化寫作訓(xùn)練，多讀多寫，掌握好教學(xué)相關(guān)各類公文的撰寫?？陬^語言表達(dá)能力則要求系部教務(wù)秘書能即席而發(fā)，沒有時間在表達(dá)思想時字斟句酌，這需要加強(qiáng)邏輯學(xué)、社會心理學(xué)、修辭學(xué)、教育學(xué)、秘書學(xué)等知識的學(xué)習(xí)，提高講演藝術(shù)和精確陳述思想的能力，表達(dá)時做到簡明扼要、語言得體、層次清晰。

4 信息交流與溝通的能力

系部教務(wù)秘書是教學(xué)管理的樞紐，肩負(fù)著協(xié)調(diào)與溝通、參謀與決策的責(zé)任，不但要做到“上令下達(dá)”、“下情上傳”，同教務(wù)處和有關(guān)職能部門、系部領(lǐng)導(dǎo)、教研室主任、實(shí)驗(yàn)室主任、輔導(dǎo)員、班主任、任課教師保持密切聯(lián)系，還要了解可供支配的教學(xué)資源情況及學(xué)生對教學(xué)過程安排的意見和建議，這些聯(lián)系工作對于搞好系部教學(xué)管理非常重要，是實(shí)現(xiàn)最佳管理效果必不可少的重要手段。系部教務(wù)秘書的溝通協(xié)調(diào)能力體現(xiàn)在既要堅(jiān)持原則又要有靈活性和應(yīng)變性，做到主動服從上級、積極配合同級、及時解決學(xué)生的問題，熱情大方而又不失機(jī)智幽默，努力營造良好的工作氛圍，使自己的工作目標(biāo)得以圓滿實(shí)現(xiàn)。

三 地方本科院校中系部教務(wù)秘書信息素養(yǎng)培養(yǎng)和提高的途徑

從現(xiàn)實(shí)情況看，目前地方本科院校中教務(wù)秘書信息素養(yǎng)的整體水平偏低，主要體現(xiàn)在以下方面：首先，教務(wù)秘書人員的信息觀念沒有建立健全，只注重日常的一般性事務(wù)，沒有意識到信息在當(dāng)今社會的巨大優(yōu)勢以及信息技術(shù)為當(dāng)前高校教學(xué)所帶來的變革，不了解信息技術(shù)對提高自身工作質(zhì)量和效率的重大意義。其次，教務(wù)秘書人員信息技能偏低，甚至部分教務(wù)秘書無法創(chuàng)造性地運(yùn)用文字、圖像、表格處理等常用辦公軟件，此外，盡管大部分教務(wù)秘書會一些簡單的軟件操作和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，卻不知道如何將自己的工作納入整個信息化工作之中，無法完整地運(yùn)用現(xiàn)代化手段完成信息搜集整理和分析。[5]可見，信息素養(yǎng)低對系部教務(wù)秘書的工作效率和工作質(zhì)量造成了不小的影響，需要通過各種途徑和方式進(jìn)行培養(yǎng)和提高。

1 強(qiáng)化信息意識，形成信息素養(yǎng)

信息無時無處不在，要想不斷獲取和掌握各種有意義的信息，就必須要有敏銳的信息意識和較強(qiáng)的信息判斷力，提高捕捉、分析、判斷、綜合及吸收信息的自覺程度。系部教務(wù)秘書要以提供新情況、把握新角度、提煉新觀點(diǎn)、反饋新思想為己任，始終保持積極的工作態(tài)度，勤于思考，才能在浩如煙海的信息中整理和加工出有用的信息，為本系教學(xué)工作服務(wù)。另外，系部教務(wù)秘書要多讀文件、多看報(bào)紙、多瀏覽網(wǎng)站新聞，查找與教學(xué)管理相關(guān)的資料，并因此形成一種良好的工作習(xí)慣。通過強(qiáng)化信息意識使得無論是涉及領(lǐng)導(dǎo)決策和教學(xué)工作中哪個方面的信息，系部教務(wù)秘書都能敏銳地發(fā)覺并主動將其與自己相關(guān)的、需要及時解決的問題聯(lián)系起來加以思考，從而更好地開展教學(xué)管理工作。

2 開展信息技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)信息素養(yǎng)

系部教務(wù)秘書是一支特別的教學(xué)管理隊(duì)伍，雖然他們所處的系部、專業(yè)有所不同，但教學(xué)信息管理這個基本任務(wù)是一致的。為了規(guī)范系部教務(wù)秘書的教學(xué)管理工作，應(yīng)該每年對他們進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，經(jīng)常開展教學(xué)管理方面的講座，促進(jìn)其各項(xiàng)素質(zhì)得到統(tǒng)一訓(xùn)練和提高。業(yè)務(wù)培訓(xùn)中最重要的是進(jìn)行信息技術(shù)教學(xué)管理手段的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，了解收集信息、整理信息、表達(dá)信息、交流信息的方法，特別是隨著信息時代的發(fā)展，教學(xué)信息的內(nèi)容以及處理信息的方式不斷在發(fā)生變化，通過培訓(xùn)可讓系部教務(wù)秘書集中學(xué)習(xí)先進(jìn)的教學(xué)管理理念及信息技術(shù)手段，進(jìn)一步規(guī)范自己的操作，促進(jìn)其信息素養(yǎng)得到持續(xù)、統(tǒng)一的提高。

3 增加信息搜集和交流渠道，豐富信息素養(yǎng)

在浩如煙海的信息世界中，要想獲得量大質(zhì)高的有用信息，就要掌握綜合分析方法、專家法、權(quán)威法等一些鑒別信息的方法，通過整理、分析、過濾，去偽存真等步驟提煉出符合要求的信息。系部教務(wù)秘書要積極主動地尋求獲取信息的方式，既可利用傳統(tǒng)的信息方式（如打印的文件、書籍、報(bào)刊、廣播、電視等），也可利用新興電子型信息（如各種電子圖書、電子期刊、光盤數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)資料等），還可通過文書、檔案、網(wǎng)絡(luò)搜索引擎、調(diào)研、督查、會議、走訪、意見反饋等多種渠道獲取和交流信息，使信息工作內(nèi)容更豐富。當(dāng)然，信息的鑒別和處理能力不僅僅靠學(xué)習(xí)一些基本知識就能掌握，需要不斷地實(shí)踐和總結(jié)才能真正提高，與此同時，還要在獲取和處理信息的基礎(chǔ)上，把自己的思想與見解融入其中，并通過恰當(dāng)渠道將這些信息與他人交流、共享。

4 加強(qiáng)教學(xué)管理科學(xué)研究，提高信息素養(yǎng)

系部教務(wù)秘書日常事務(wù)繁多，常常疲于應(yīng)付各種評估、檢查，導(dǎo)致對教學(xué)管理規(guī)律的研究投入嚴(yán)重不足，科研能力普遍偏低，這就需要他們必須自我完善，努力提高自身學(xué)習(xí)和科研能力。首先，系部教務(wù)秘書必須認(rèn)真學(xué)習(xí)本系各專業(yè)的業(yè)務(wù)知識，熟悉各專業(yè)的基本知識、結(jié)構(gòu)體系，充分掌握各專業(yè)教學(xué)和實(shí)習(xí)、實(shí)踐環(huán)節(jié)的關(guān)系、課程設(shè)置的科學(xué)性、學(xué)時數(shù)和前后的邏輯關(guān)系，合理安排教學(xué)計(jì)劃和教學(xué)任務(wù)。其次，系部教務(wù)秘書還要系統(tǒng)學(xué)習(xí)教育管理理論知識，了解和掌握一些人際關(guān)系學(xué)、心理學(xué)及秘書學(xué)等方面的知識，不斷加快知識的更新，具備合理的知識結(jié)構(gòu)。再次，系部教務(wù)秘書還要認(rèn)真研究教育教學(xué)規(guī)律，提高自身科研能力，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，努力練就準(zhǔn)確的思考判斷能力、科學(xué)新穎的預(yù)見力與創(chuàng)造力，讓教學(xué)管理工作走上科學(xué)發(fā)展的軌道。最后，系部教務(wù)秘書要結(jié)合自己工作實(shí)際加強(qiáng)信息技術(shù)手段在教學(xué)管理中靈活運(yùn)用的相關(guān)研究，通過對信息技術(shù)手段的了解及運(yùn)用全面提高自己信息素養(yǎng)的水平，以適應(yīng)信息時代對教學(xué)管理工作的需求。

四 結(jié)語

高校教務(wù)秘書工作是高校教學(xué)管理工作中極其關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，高校教務(wù)秘書的工作質(zhì)量直接影響著整個高校的教學(xué)質(zhì)量，在高校教學(xué)管理中具有舉足輕重的地位。因此，新時期地方高校教務(wù)秘書應(yīng)在教學(xué)管理實(shí)踐中不斷提高自身的綜合素質(zhì)和管理水平，重點(diǎn)培養(yǎng)和提高信息素養(yǎng)，不斷更新教育教學(xué)管理理念，更好地為地方高校的教學(xué)和管理服務(wù)，以適應(yīng)新時期現(xiàn)代化高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。

[1]謝燕嬌. 論地方本科院校教務(wù)管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提高[J]. 韶關(guān)學(xué)院學(xué)報(bào)(社會科學(xué))，2010,（31）：120-123.

[2]孫漢群. 教育信息化與教師信息素養(yǎng)[J].中國教育信息化，2011,（12）：13-17.

[3]郭朝明. 信息化時代信息素養(yǎng)的內(nèi)涵與培養(yǎng)[J].電化教育研究，2007,（11）：16-19.

[4]徐芬. 淺談新時期高校教務(wù)秘書的綜合素質(zhì)[J]. 福建商業(yè)高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2005,（6）：79-81.

[5]關(guān)紅輝. 淺談高校轉(zhuǎn)型時期教學(xué)秘書隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)[J].寧德師專學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版)，2010,（22）：158-161.

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1673-2219（2012）08-0132-03

2011－09－20

李黎明（1982－），女，湖南省祁陽縣人，在職碩士研究生，湖南科技學(xué)院計(jì)算機(jī)與通信工程系教務(wù)秘書。

(責(zé)任編校：何俊華)