高校圖書館檔案編研工作探討

楊朝欽

(鄭州輕工業(yè)學院，450002)

1 圖書館檔案編研工作的意義

1.1 為圖書館的管理與科學發(fā)展提供借鑒

圖書館檔案是圖書館各項工作的原始記錄，是最真實可靠的信息，而利用這些信息分門別類、綜合加工而成的系統(tǒng)性資料即是編研成果。這些編研成果可以使利用者少花時間、少費精力，獲得全面、完整和準確可靠的信息。同時，編研工作改變了過去那種“看門守攤”的被動服務方式，積極主動地為圖書館的管理和制定發(fā)展規(guī)劃提供可靠的信息。圖書館辦公室還可以提供更深層次的編研成果，如充分利用檔案館檔案信息資源，進行綜合分析，撰寫專題調研報告等，發(fā)掘檔案資源的最佳信息，為館領導決策發(fā)揮參謀作用。

1.2 擴大宣傳，促進館際交流

高校圖書館在對外宣傳工作中，圖書館檔案編研工作成果從一個側面反映了高校圖書館的實力。因此，加強圖書館檔案編研工作是提升圖書館實力和地位的需要和有效途徑。深層次的圖書館資料匯編，都是歷史經驗和教訓的總結。在館際交往過程中，通過雙方編研成果的展示，有利于取長補短，互相溝通，共同發(fā)展。

1.3 傳承高校歷史，促進文化建設

檔案是一個學校文化建設的歷史記憶，是傳承學校歷史文明的重要載體。圖書館作為高校非常重要的一個部分，是學校文化發(fā)展和展示的窗口，是信息和知識的集散地。因此，高校圖書館檔案編研成果也具有重要的文化價值，對高校文化建設發(fā)展有著很重要的意義，同時也是國家和民族文化建設的重要組成部分。

1.4 有利于保存史料

圖書館的檔案編研成果，尤其是圖書館史志，最明顯的作用是能全面、系統(tǒng)地保存圖書館的史料，記載圖書館興建、發(fā)展、壯大的歷史過程;同時也能反映所在高校的發(fā)展和變化，因為高校圖書館與學校的成立和發(fā)展基本上是一致的。圖書館與所在高校一起成長，一同壯大，相輔相成。這些編研成果還可以作為歷史教材，教育今人和后人正確認識圖書館的過去、現在和未來，不忘艱苦創(chuàng)業(yè)的歷程，繼續(xù)開拓前進。

2 高校圖書館檔案編研工作的特點、內容和形式

2.1 高校圖書館檔案編研工作的特點

高校圖書館檔案編研工作以圖書館檔案為主要對象，在加工整理、分析研究的基礎上，編輯參考資料，形成編研成果，有其自身的特點:

2.1.1 實用性:

圖書館檔案是圖書館各項工作的原始記錄，是圖書館工作在各個歷史時期全面、系統(tǒng)、真實的記錄，其主要目的是為圖書館的管理和讀者服務提供信息參考，服務的對象是圖書館職工和全校教職工，因此編研工作首要的特點就是實用性，是為高校圖書館服務的。所以，高校圖書館檔案的編研工作，應從圖書館的實際出發(fā)，確定編研課題，編寫出符合圖書館發(fā)展需要的編研成果。

通過低起點讓學生介入了專題性總結只是教學的初級目標，如何實現教學設計中的高立意，設置“問題鏈”是實現低起點邁向高立意的有效途徑．

2.1.2 技術性:

編研人員要開展檔案編研工作，必須對這些圖書館檔案進行分析研究，比較評價，綜合歸納，檔案編研人員除了熟悉圖書館的整體情況，還應具備一定的文字功底。高校圖書館檔案編研人員的政治素質、業(yè)務素質水平越高，檔案編研的水平就越高，編研成果的質量也就越高。因此可以說，高校圖書館的編研工作也是一項技術性的工作。

2.1.3 真實性:

編研人員必須尊重歷史、尊重科學，實事求是地開展圖書館檔案編研工作。高校圖書館檔案編研成果是為圖書館管理和發(fā)展服務的，因此，編研成果的內容和所取得的數據等必須準確無誤，不僅選題要科學，選材要忠于歷史事實，而且在編研過程中要認真細致、一絲不茍，一個數據、一段文字都要仔細核對，確保檔案編研成果的真實性。

2.2 高校圖書館檔案編研工作的內容

高校圖書館檔案編研工作的內容按加工程度可以分為三個層次:

第一層次是根據圖書館在管理、讀者服務、學術等活動中形成的原始文件(或原始文件的復印件)，按時間或類別匯編成冊。此類檔案編研成果主要是利用原始文件或復印件匯編而成，基本保持檔案原貌，其加工編輯比較簡單。如:《圖書館年度收文匯集》、《圖書館工作制度匯編》等。

第二層次是對原始文件進行摘錄、縮編、剪輯，并按一定要求重新組織編寫而成。按專題特點進行加工歸納，形成概要性、介紹性資料。如《圖書館大事記》、《圖書館機構沿革》、《圖書館介紹》等。二次加工編研成果改變了檔案原貌，針對性強，信息相對集中，利用起來簡便迅速，既有依據作用，又有參考作用?，F有的高校圖書館編研成果大多數屬于此類。

第三層次是在對檔案資源進行分析研究和歸納的基礎上，編寫形成的一種新的參考材料。如《圖書館年鑒》、《圖書館史》、《圖書館志》等。這一檔案編研的過程是一個再創(chuàng)造的過程，編寫難度比較大，對檔案編研人員的要求也比較高。這一高層次的編研成果不同程度地產生其他材料沒有的知識和內容，更具參考價值。

2.3 高校圖書館檔案編研成果的主要形式

根據高校圖書館的具體情況，常見的有以下幾種:

2.3.1 專題匯編

專題匯編是將反映同一問題的一組文件匯集成冊?？梢允侨膮R編，也可以是摘錄匯編;可以是文字匯編，也可以是圖形匯編。如《圖書館年度收文匯集》、《圖書館工作制度匯編》、《圖書館主要建筑概況匯編》、《學術活動情況匯編》、《科研成果介紹匯編》、《館藏數據庫資源介紹匯編》等等。

2.3.2 參考資料

是根據檔案內容加工編寫的一種書面材料，如圖書館大事記、組織沿革、入館指南、統(tǒng)計數字匯集等。其中大事記是按照時間順序，簡要地反映高校圖書館一定歷史時期與一定范圍內發(fā)生的大事要事的真實的文字記錄;組織機構沿革主要記錄圖書館和各業(yè)務部門組織機構沿革的情況;統(tǒng)計數字匯集可包括館藏書刊數據匯集、借閱率數據匯集、講座培訓場次和參與人數匯集等。還可根據圖書館的館藏變化、基礎設施建設、服務功能創(chuàng)新等有關檔案存儲信息，編制出《圖書館使用手冊》、《高校圖書館入館指南》等資料匯編，作為對讀者進行宣傳教育的素材。

2.3.3 圖書館簡介

主要是對圖書館的總體情況、歷史沿革等作簡單的介紹，讓讀者對圖書館有一個基本的了解。簡介突出一個“簡”字，簡明扼要，要點突出。

2.3.4 圖書館史志、年鑒

高校圖書館將本館歷年的重要活動記錄分析整理，編制出圖書館年鑒、圖書館館史等重要資料。志鑒是以記述學校綜合情況為主要內容的歷史性資料工具書，圖書館史志、年鑒是圖書館檔案編研成果中層次最高的一種，編纂志鑒對圖書館檔案史料的征集和檔案編研人員的要求較高。目前，很多高校圖書館都在建館50年、100年等大慶之際組織編寫圖書館史志，而這些高層次編研成果的編寫主題和選材多是源于大事記、年表、文件匯編等初級的編研成果。

3 高校圖書館檔案編研工作的現狀

3.1 編研工作只重視“編”而忽視“研”

檔案編研工作就其本質而言，是一種復雜的智力型工作。在檔案編研工作過程中必須遵循的一個重要原則是以“編”為主，“編”、“研”結合。目前，許多高校圖書館的編研工作只編不研或編多研少，重“編”輕“研”的現象較為突出，編研成果大多都是一些層次較低的文件匯編、數字匯編、專題目錄匯編、數字匯編、制度匯編等，而象圖書館史、志、年鑒等高層次的編研成果較少，沒能充分體現編研工作的價值。

3.2 編研人才缺乏

編研工作的專業(yè)性、技術性較強，編研人員除了熟悉圖書館的整體情況，還應具備一定的文字功底。而現狀是從事編研的工作人員都是兼職或臨時組織人員，編研能力相對較弱，總體編研水平不高，這些都在一定程度上制約了高校圖書館編研工作的開展。

4 關于做好高校圖書館檔案編研工作的思考

4.1 提高認識，加強檔案編研工作

編研工作不能只停留在編輯制度匯編、文摘簡介、入館指南等低層次的工作上，而要充分利用檔案中有價值的資源信息，進行綜合分析，撰寫調研報告、館史、志鑒，發(fā)掘檔案資源的最佳信息，寫出高層次的編研成果，充分發(fā)揮圖書館檔案的作用。

4.2 從實際出發(fā)，選擇適合本館的編研形式和選題

每個高校圖書館的建館歷史、規(guī)模、管理以及服務模式各不相同，參與編研工作的工作人員素質、水平也千差萬別，因此，圖書館編研人員應該從實際出發(fā)，根據本校圖書館的特點來選擇編研的形式。編研選題也要與本館的各項工作緊密結合，對實際工作具有指導作用和參考價值。高校圖書館應把編研工作作為一項年度日常工作來做，如制度匯編、大事記、數據匯編等檔案編研成果應及時更新，才能體現出價值。這些編研成果的積累，也為未來編寫圖書館史志等高層次的編研準備材料。

4.3 尋求合作，開創(chuàng)檔案編研工作新局面

與圖書館其他業(yè)務部門以及學校相關部門進行合作，利用圖書館其他部門的專業(yè)人才優(yōu)勢，形成編研工作的合力，既完成了編研工作的既定任務，又提高了檔案編研成果的質量;跳出單純文字編輯的老路子，增加圖片、音頻、視頻等素材，還可以將編研成果刻成光盤，使編研成果在載體上更加豐富多彩。

總之，圖書館檔案編研工作是圖書館工作的一個重要組成部分，也是高校圖書館辦公室主動地、系統(tǒng)地、廣泛地提供服務的一種方式。信息時代為編研工作提供了良好的發(fā)展契機，高校圖書館要抓住信息化建設的大好機遇，與時俱進，全面開發(fā)本館檔案信息，促進編研工作向縱深發(fā)展，開創(chuàng)新時期圖書館編研工作的新局面。

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