淺談環(huán)境保護檔案的管理與利用

張怡芳（南京市環(huán)境保護科學研究院，南京，210013）

多年來，我國積極實施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，將環(huán)境保護放在重要的戰(zhàn)略位置，并取得了明顯成效。但由于產業(yè)結構和布局仍不盡合理，環(huán)境監(jiān)管制度尚不完善等原因，環(huán)境保護形勢依然十分嚴峻，環(huán)境問題也成為輿論關注的焦點。環(huán)境保護檔案是環(huán)境保護工作的真實記錄，加強環(huán)境保護檔案的管理與利用，對于推進環(huán)境保護科技發(fā)展，具有十分重要的意義。

一、環(huán)境保護檔案的主要內容及管理要求

1.人員技術檔案

決定環(huán)境保護工作質量的因素很多，包括人員、設施和環(huán)境條件、設備等，其中人員是最重要的因素。應確保各崗位人員具有相應的資格和能力，專業(yè)人員必須持證上崗。建立人員技術檔案，保留所有技術人員（包括簽約人員）的相關授權、能力、教育和專業(yè)資格、培訓、技能和經驗證明的記錄，以及授權或能力確認的日期。檔案管理員應及時、準確地做好人員技術檔案的整理、分類、登記、歸檔工作，并實行動態(tài)管理。人員技術檔案中應包括職工的學歷、經歷、資格、授權、技能培訓、科研論著、表彰獲獎等方面的資料。

2.環(huán)境保護專用儀器設備檔案

實驗室配備的檢測所需的儀器設備，其使用情況將直接影響檢測結果的準確性。因此，儀器設備從購買、使用到報廢都要有詳細的記錄，即應建立儀器設備檔案，保存每臺設備及其軟件的記錄，包括標識、型號、制造商名稱、說明書、合格證、所有校準報告和證書（含日期）、保養(yǎng)維修記錄等。質量管理部門負責制定儀器設備檢定周期表和儀器設備一覽表，建立儀器設備檔案。儀器設備管理員應對每臺儀器設備建立檔案，內容包括名稱、型號、出廠編號、生產廠家、自編號、購置合同、使用說明書及外制軟件、論證意見或報告、調試驗收報告、檢定證書或自校報告、使用記錄、維護保養(yǎng)記錄、校準記錄、修理和報廢記錄、停用申請、報廢處理等，并負責儀器設備檔案的管理。

儀器設備到貨后，由設備采購員組織使用部門和廠方安裝人員共同開箱，按定貨合同或協(xié)議、裝箱單（含附件或配件明細表）、產品說明書、合格證、保修卡等，逐一核對、驗收。大型儀器開箱時，檔案管理員應到場拍攝現(xiàn)場照片并驗收有關資料。儀器使用人員應按歸檔要求，在儀器設備驗收后一個月內，將隨機資料、廠方調試報告交儀器設備管理員，并在日常工作中仔細填寫儀器的使用和維護保養(yǎng)記錄，每年底交儀器設備管理員系統(tǒng)整理，次年3月底前交檔案室存檔。儀器隨機資料由儀器設備管理員存檔，使用人員保存使用說明書復印件、設備安裝程序和各種檢查程序。

采購部門應保存供應商背景資料、調查和評價記錄，以及合格的供應商名單，建立儀器設備供應商檔案，包括儀器設備名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方法和交易時間、供應商資質、服務和產品質量評價。

3.環(huán)境影響科研報告檔案

環(huán)境影響科研報告檔案的收集內容包括環(huán)境影響評價項目的委托書、合同書、環(huán)評項目審查表（包括科室主任審查意見、科研管理中心審查意見、分管所長審查意見）、項目送審稿、報批稿（最終稿）、報告書技術評審會會議紀要、專家簽到表、報告書修改目錄、報告書批復、監(jiān)測數據、現(xiàn)狀數據質保單、報告書附件（立項批復、環(huán)評公告、協(xié)議書、排污備案登記表、規(guī)劃設計要點、營業(yè)執(zhí)照復印件等），按照這些順序整理（盡量使用原件，剔除重復文件），并按自然順序在每一頁印上流水號。

環(huán)評檔案的歸檔整理：利用檔案管理系統(tǒng)軟件對環(huán)境影響評價檔案進行歸檔，包括案卷號，一般按照年度流水號來劃分（如09/001）；根據環(huán)評檔案的性質選擇一個分類號（有儀器、環(huán)境標準、自然生態(tài)、基礎研究、環(huán)境科學、環(huán)境保護管理、環(huán)境管理、環(huán)境工程等）；根據環(huán)境影響評價報告的種類選擇合適的保管期限（環(huán)境影響評價報告書一般永久保存、環(huán)境影響評價表短期保存、清潔生產方案長期保存）；載體類別（紙質、膠片、光盤等）；密級（保密和平件）；年度；起始時間；終止時間；案卷題名；主題詞；責任者等。立卷歸檔完成后，可在檔案管理系統(tǒng)科技檔案科目中快速搜尋到借閱人所需要的環(huán)境影響評價檔案。

4.環(huán)境影響專業(yè)電子檔案

分類體系的建立：環(huán)保電子檔案按內容、保管期限、密級等因素分類。根據《中國檔案分類法環(huán)境保護檔案分類表》 在原有紙質檔案分類體系的基礎上，標注文件類別代碼為：圖形文件G，圖像文件I，數據文件D，文本文件T，計算機程序P，無紙電子文件N，聲音文件A，多媒體文件M，原稿性電子文件R（一般由OA 系統(tǒng)生成）。按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。保存與紙質內容相同的電子文件時，應在兩者之間建立準確、可靠的標識關系。

鑒定與檢測：電子文件的鑒定指在歸檔時鑒定電子文件內容或信息的完整性、準確性和系統(tǒng)性，根據其保存價值確定保管期限，進行技術分析即技術鑒定，主要包括可讀性鑒定、病毒鑒定、載體狀況鑒定等。歸檔前文件形成部門應審核電子文件的有效性和完整性，由負責人簽署意見。

計算機檢索體系的建立：按照項目名稱、文件類別代碼等要素，建立電子檔案數據庫，進行案卷級和文件級目錄查詢與全文檢索。邏輯歸檔可根據系統(tǒng)設置的檔案管理著錄格式，使辦理完畢的文件自動進入查詢系統(tǒng)，形成目錄和全文檢索數據庫；物理歸檔可按照檔案室提供的歸檔清單和說明進行，必要時可將內容復制或掃描后加入全文檢索庫。

二、環(huán)境保護檔案利用中的存在問題及解決辦法

在日常管理中，有兩方面存在的問題大大影響了環(huán)保檔案的利用率：一個是人的問題，一個是技術設備上的問題。

人為因素影響電子檔案利用的問題比較復雜。（1）認識不到位。人們由于對檔案工作不是十分了解，認為檔案館（室）只是保管和存放各類檔案的地方，只要保管安全就萬事大吉了。殊不知檔案的真正價值體現(xiàn)在它最終的利用上，尤其是環(huán)評檔案，在大大地提高利用率后，所間接產生的社會效益和經濟效益是非?？捎^的。（2）受狹隘利益觀念限制。在傳統(tǒng)心態(tài)的影響下，一些資源擁有者不太愿意開放資源的使用權，影響一部分環(huán)保電子檔案的收集，造成科技電子檔案的使用質量不高。（3）管理質量不高。由于一些歷史原因和其它因素，一些檔案工作者不能適應新形式下的檔案工作要求。電子文件的特殊性質決定了電子文件和紙質文件有著本質區(qū)別的管理流程，對檔案管理工作者提出了更高更明確的要求，如電子文件的整理保管中要對接收的電子文件添加歸檔號、歸檔時間、說明、電子水印等，并在系統(tǒng)中進行分類登記、定位保存等，這些都需要檔案工作人員熟練地掌握及運用。（4）檔案管理的設備等投入不夠。由于電子文件與傳統(tǒng)紙質文件的載體有著本質的區(qū)別，所以保存方法和利用手段等都發(fā)生了根本的改變，需要一些技術設備及平臺的支持。有些科研單位的計算機設備過于老化、落后，存貯空間小，不能滿足大信息量電子文件的管理要求，數據不能及時地備份，甚至一些檔案室沒有一些專用的基本電子設備，所以相當一部分科技檔案的電子化管理還沒有落實在行動上，沒有形成真正意義上的電子檔案，其利用工作也就無從談起。另外很多科研單位和服務對象簽有保密協(xié)議，電子文件的開放性有限，只能供內部使用，因此在保證安全性的前提下，找尋一個平臺提供科技電子檔案的利用，就成為一個不容忽視的問題。

解決環(huán)境保護專業(yè)技術檔案利用中存在問題的方法和途徑：首先要提高認識，加大宣傳力度。要改變人們對檔案室的一些傳統(tǒng)看法，重視檔案管理工作，加大對檔案室人、財、物的投入，從而使檔案管理工作上一個臺階，進一步提高檔案的利用率。

其次要提高檔案管理效能。做好動員工作，增強檔案資源共享和互惠互利的意識，將高質量的科技電子檔案及時、完整地歸檔。作為檔案管理工作者自身要重視提升業(yè)務水平和職業(yè)道德修養(yǎng)，要不斷地學習和接受業(yè)務培訓，及時掌握先進的管理知識和方法，以滿足新形勢下的檔案工作要求。同時還要做好檔案利用的宣傳工作，變“等上門”為“走出去”，由“管檔案”向“用檔案”轉變，以方便、快捷、準確的服務來贏得更多的利用對象。

第三，要提高檔案管理現(xiàn)代化水平。要保證儀器設備的質量和安全，定期檢查電子文件是否能讀能用、信息載體是否安全可靠等，確保電子文件的保管以及檢索利用正常運行。要充分利用環(huán)?？蒲袉挝痪钟蚓W這一環(huán)保電子檔案利用平臺，更好地發(fā)揮環(huán)?？萍紮n案的價值作用。