構(gòu)建適應(yīng)稅源專(zhuān)業(yè)化管理的現(xiàn)代化檔案管理平臺(tái)

宣熊輝 許映峰（海安縣地方稅務(wù)局，江蘇海安，226600）

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，檔案信息化建設(shè)賦予了新時(shí)期檔案工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來(lái)了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。南通市海安地方稅務(wù)局順應(yīng)稅源專(zhuān)業(yè)化改革發(fā)展趨勢(shì)，立足檔案管理與稅收信息化建設(shè)同步發(fā)展，優(yōu)化檔案管理方式，整合檔案信息資源，簡(jiǎn)化文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程，加強(qiáng)檔案制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化建設(shè)，就如何構(gòu)建適應(yīng)稅源專(zhuān)業(yè)化管理的現(xiàn)代化檔案管理平臺(tái)，做出了積極的探索，并取得了顯著成效。

一、建章立制，推進(jìn)檔案管理“實(shí)體化”運(yùn)作

南通市海安地方稅務(wù)局堅(jiān)持“統(tǒng)籌規(guī)劃、服務(wù)征管、重點(diǎn)突破，需求導(dǎo)向、循序漸進(jìn)、保證安全”的原則，以深化行政審批制度改革為契機(jī)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案工作在機(jī)關(guān)“實(shí)體化”運(yùn)作中的積極作用。

一是建立檔案規(guī)范化管理模式。簡(jiǎn)并檔案管理層級(jí)，將原有的“縣-分局”的兩級(jí)檔案管理模式簡(jiǎn)并成“縣”一級(jí)管理模式。正式成立檔案管理中心，歸口辦公室管理，專(zhuān)職負(fù)責(zé)全縣地稅系統(tǒng)檔案的收集、整理和歸檔。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實(shí)行檔案管理辦公室、檔案工作室、閱檔室三分開(kāi)設(shè)置，配置了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等檔案專(zhuān)用設(shè)備。建立有效的檔案工作機(jī)制，安排兩名稅務(wù)干部專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案中心工作，抽調(diào)熟悉征管業(yè)務(wù)的助征員9 人為檔案整理員。健全檔案管理制度，結(jié)合地稅工作實(shí)際制定了一系列檔案管理工作辦法。在業(yè)務(wù)層面，制定了《檔案管理暫行辦法》、《檔案資料移接交管理規(guī)定》、《各類(lèi)別檔案分類(lèi)方案、基本歸檔范圍及保管期限》等；在行政管理層面，制定了《檔案中心人員工作職責(zé)》、《檔案中心人員日常管理規(guī)范》等工作制度，為檔案中心高效運(yùn)作提供了制度保證。

二是建立檔案網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)。南通市海安地方稅務(wù)局積極借鑒兄弟單位電子檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)化操作流程，整合功能菜單，建立了檔案管理局域網(wǎng)。現(xiàn)行系統(tǒng)整合精簡(jiǎn)后包含檔案管理、檔案利用、系統(tǒng)維護(hù)三大模塊，功能菜單更加簡(jiǎn)捷明了，利用更加方便。檔案管理模塊下設(shè)六個(gè)菜單，分別為辦稅數(shù)據(jù)采集、批量文件掛接、預(yù)歸檔審核、立卷歸檔、案卷文件著錄、鑒定銷(xiāo)毀。檔案利用模塊包含檔案查詢(xún)、打印輸出、檔案統(tǒng)計(jì)、調(diào)閱管理四個(gè)菜單。系統(tǒng)管理模塊設(shè)置了角色管理、權(quán)限管理、題名修改、檔號(hào)生成管理、排序生成管理等功能，實(shí)現(xiàn)了電子檔案管理系統(tǒng)全面的優(yōu)化升級(jí)。

三是建立機(jī)關(guān)檔案制度化協(xié)作機(jī)制。穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)與信息管稅、辦公自動(dòng)化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。通過(guò)對(duì)大集中和公文處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的定期回流，機(jī)關(guān)各部門(mén)定期進(jìn)行文件文檔數(shù)據(jù)掛接，電子政務(wù)平臺(tái)與政府各部門(mén)實(shí)時(shí)鏈接獲取文件數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)內(nèi)外系統(tǒng)的電子文件及時(shí)接收、存儲(chǔ)和利用。開(kāi)發(fā)移動(dòng)辦公平臺(tái)軟件，將稅務(wù)人員手機(jī)綁定個(gè)人工號(hào)，驗(yàn)證登陸內(nèi)網(wǎng)檔案系統(tǒng)，隨時(shí)查詢(xún)檔案，突破了檔案利用的時(shí)間與空間的限制。建立起一個(gè)安全穩(wěn)定、立體覆蓋機(jī)關(guān)各部門(mén)的檔案資源信息共享利用協(xié)作機(jī)制。

二、拓展深化，推行檔案資源“實(shí)時(shí)化”服務(wù)

為稅收工作提供實(shí)時(shí)化服務(wù)是現(xiàn)代化稅收檔案管理的重要標(biāo)志，南通市海安地方稅務(wù)局把加強(qiáng)檔案資源共享服務(wù)作為深化專(zhuān)業(yè)化改革的一項(xiàng)重要舉措。

一是及時(shí)掛接，拓展檔案數(shù)據(jù)集成功能。按照“零差錯(cuò)、零缺失、零盲區(qū)、零重復(fù)、零泄漏”的“五零”要求，收集整理各類(lèi)征管資料。優(yōu)化升級(jí)后的電子檔案系統(tǒng)不僅支持紙質(zhì)資料的掃描錄入、電子文本的直接歸檔，還直接與省級(jí)大集中系統(tǒng)數(shù)據(jù)回流庫(kù)、公文處理系統(tǒng)鏈接，實(shí)現(xiàn)征管資料的電子化錄入、流轉(zhuǎn)和處置。同時(shí)系統(tǒng)具有靈活的電子文檔存儲(chǔ)功能，支持文本、圖像、多媒體等多種電子格式的管理，確保了資料歸檔的全面性和準(zhǔn)確性。

二是實(shí)時(shí)共享，便捷高效利用檔案資源。注重檔案動(dòng)態(tài)收集管理，及時(shí)將稅務(wù)登記、納稅評(píng)估、日常檢查、所得稅匯繳等游離于大集中系統(tǒng)以外的資料統(tǒng)一掃描，電子檔案信息和紙質(zhì)檔案材料同步收集。在檔案管理模塊中專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)了辦稅數(shù)據(jù)采集模塊，對(duì)辦稅大廳、行政服務(wù)中心等前臺(tái)受理需內(nèi)部流轉(zhuǎn)的資料直接掃描，管理員可以實(shí)時(shí)查詢(xún)行政服務(wù)中心稅務(wù)登記資料，及時(shí)進(jìn)行新辦戶(hù)信息核實(shí)。系統(tǒng)可自動(dòng)生成“一戶(hù)式”電子檔案，大大縮減了傳統(tǒng)紙質(zhì)資料人工歸檔和分發(fā)時(shí)間，稅務(wù)人員在處理納稅人資格認(rèn)定、納稅申報(bào)審核、發(fā)票管理、納稅評(píng)估等涉稅事項(xiàng)時(shí)，可快速查看和調(diào)用所需的征管檔案，提高了工作效能，真正實(shí)現(xiàn)了前后臺(tái)資源電子化網(wǎng)絡(luò)化共享應(yīng)用。

三是全程監(jiān)控，新辟績(jī)效考評(píng)途徑。檔案的全程電子化收集保存為執(zhí)法責(zé)任考核、績(jī)效管理和稅收風(fēng)險(xiǎn)管理考評(píng)提供了嶄新思路，保真保全的各類(lèi)文件、文檔及征管資料為考核提供了新途徑和重要依據(jù)。電子檔案系統(tǒng)將征管資料掃描后，數(shù)字信息一經(jīng)產(chǎn)生，不可更改，可以及時(shí)監(jiān)控管戶(hù)稅收資料的形成過(guò)程，為執(zhí)法檢查和案件查處提供真實(shí)和完整的原始資料;另一方面，也為稅收管理員的權(quán)責(zé)運(yùn)用，保存原始記載，從制度和源頭上為稅收管理員正確行使職權(quán)和規(guī)范執(zhí)法進(jìn)行有效約束。

三、精準(zhǔn)定位，提高檔案利用“管事制”效能

如何策應(yīng)“管事制”精細(xì)化集約化要求，實(shí)現(xiàn)稅收征管檔案利用效能最大化，是加強(qiáng)稅收檔案現(xiàn)代化建設(shè)的努力方向。

一是按事項(xiàng)設(shè)置分類(lèi)代碼。按照新一輪稅源專(zhuān)業(yè)化改革征管事項(xiàng)設(shè)定了各類(lèi)征管檔案分類(lèi)代碼，包含稅務(wù)登記類(lèi)、申報(bào)征收類(lèi)、監(jiān)控管理類(lèi)、綜合類(lèi)、自然人類(lèi)、個(gè)體工商戶(hù)等6 大類(lèi)共60 個(gè)小類(lèi)，確保稅收業(yè)務(wù)事項(xiàng)管理實(shí)現(xiàn)流程全覆蓋、對(duì)接零障礙。資料的保存更加準(zhǔn)確規(guī)范，為檔案服務(wù)于專(zhuān)業(yè)化“管事制”提供了可行的基礎(chǔ)條件。

二是按事項(xiàng)進(jìn)行資料整理歸類(lèi)。按照南通市局征管評(píng)查業(yè)務(wù)崗責(zé)新體系要求，結(jié)合縣局重點(diǎn)稅源分局、城區(qū)分局、農(nóng)村分局等單位不同管理特點(diǎn)，根據(jù)“管事制”要求確定的管理事項(xiàng)按類(lèi)收集移交相關(guān)征管資料，分類(lèi)整理、序時(shí)歸檔。同時(shí)對(duì)各崗位配置和事項(xiàng)權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，確保電子檔案系統(tǒng)與崗責(zé)體系有機(jī)銜接。

三是按事項(xiàng)豐富檢索功能。針對(duì)單機(jī)版及初級(jí)網(wǎng)絡(luò)版檔案系統(tǒng)存在的無(wú)法跨庫(kù)查詢(xún)弊端，在兄弟單位檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)了檔案系統(tǒng)查詢(xún)利用功能的開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)了分類(lèi)、分戶(hù)、綜合、變更信息四個(gè)方面的查詢(xún)，統(tǒng)計(jì)功能可以對(duì)19 類(lèi)表格的自行統(tǒng)計(jì)。分類(lèi)查詢(xún)可以對(duì)戶(hù)籍、項(xiàng)目、事項(xiàng)等分類(lèi)查詢(xún)，按照稅源專(zhuān)業(yè)化管理的要求，兼顧行業(yè)、規(guī)模等不同因素；分戶(hù)查詢(xún)，可以按戶(hù)對(duì)納稅人的登記、申報(bào)、管理、變更、注銷(xiāo)等各類(lèi)信息進(jìn)行查詢(xún)；綜合查詢(xún)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)征管、稅政、稽查、文書(shū)、會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)的跨庫(kù)查詢(xún)，可以查詢(xún)?nèi)我怅P(guān)鍵詞的所有相關(guān)資料。變更信息查詢(xún)，提供了稅收重要信息變更情況的查詢(xún)。同時(shí)，系統(tǒng)還通過(guò)分戶(hù)與分類(lèi)查詢(xún)相結(jié)合的方法，既可以查詢(xún)?cè)撈髽I(yè)的所有檔案材料，又可以查詢(xún)某單位某時(shí)限內(nèi)的同類(lèi)資料，極大地提高了檔案的利用效能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)征管各流程環(huán)節(jié)立體式的檢索和比對(duì)。

四、深度利用，現(xiàn)代化檔案管理成效顯著

電子檔案管理系統(tǒng)正式上線，促進(jìn)了征管工作的精細(xì)化規(guī)范化管理，拓展了檔案資源服務(wù)征管工作的空間，實(shí)現(xiàn)了三個(gè)“轉(zhuǎn)變”，在推進(jìn)專(zhuān)業(yè)化征管改革中發(fā)揮了積極的作用。

一是間接利用向直接利用的轉(zhuǎn)變。只要是本單位的合法用戶(hù)，就可以在各自權(quán)限內(nèi)利用手機(jī)或是內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行登陸，就可以查詢(xún)所需檔案，權(quán)限外經(jīng)過(guò)審批也可在系統(tǒng)查閱，不須去檔案室調(diào)閱。

二是定期利用向?qū)崟r(shí)利用的轉(zhuǎn)變。及時(shí)整理、及時(shí)掃描，對(duì)征管資料的即時(shí)預(yù)歸檔，不必等到年度終了后立卷即可為用戶(hù)提供實(shí)時(shí)利用服務(wù)，提高了資料利用的時(shí)效性。

三是單一利用向綜合利用的轉(zhuǎn)變。智能化的查詢(xún)，網(wǎng)絡(luò)化的管理，可以按用戶(hù)需求，將原先分散在各崗位的資料自動(dòng)檢索并進(jìn)行匯總，實(shí)現(xiàn)了跨庫(kù)、跨部門(mén)、跨平臺(tái)的綜合利用，為稅源集約化科學(xué)化管理提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。