Word的“郵件合并”功能在期刊發(fā)行中的應(yīng)用

文丨韓煥金

（南京森林警察學(xué)院，南京 210046）

期刊發(fā)行是期刊管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。很多期刊發(fā)行的時(shí)候，需要先將需要寄送的地址形成發(fā)行標(biāo)簽后再粘貼到信封上。這項(xiàng)工作說起來不復(fù)雜，但操作起來十分的繁瑣。以前的做法是將讀者訂閱信息登錄在Excel表格里，制作發(fā)行標(biāo)簽時(shí)，把Excel表格復(fù)制到word文檔，利用word文檔的表格工具中的“表格轉(zhuǎn)換成文本”功能，然后再人工插入空格符，以方便發(fā)行標(biāo)簽的裁剪。加入空格符的過程屬于重復(fù)勞動(dòng)，消耗的時(shí)間和精力必然要多，也大大降低了工作效率，出現(xiàn)錯(cuò)誤的機(jī)率也會(huì)增大，同時(shí)也存在制作的發(fā)行標(biāo)簽不美觀，不方便裁切等問題。筆者嘗試用word的“郵件合并“功能來實(shí)現(xiàn)制作發(fā)行標(biāo)簽。

1 “郵件合并”功能介紹

Word 文字處理軟件是期刊采編工作必用的軟件，其中有“郵件合并”功能，可在Office 中建立兩個(gè)文檔，一個(gè)是包含所有文件共有內(nèi)容的主文檔，另一個(gè)是包括變化信息的數(shù)據(jù)源Excel表格，通過“郵件合并”功能在主文檔中插入變化的信息，合成后的文件可以保存為Word 文檔，既可以通過打印機(jī)打印出來，也可直接以郵件形式發(fā)送出去。

通過對(duì)“郵件合并”功能的靈活運(yùn)用，可以把登錄在Excel表格里的訂閱信息，批量轉(zhuǎn)化成發(fā)行標(biāo)簽，減少了人工插入空格符的過程，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。

2 用“郵件合并”功能制作發(fā)行標(biāo)簽

2.1 建立訂閱信息數(shù)據(jù)庫

制作發(fā)行標(biāo)簽，首先要有一個(gè)包括變化信息的數(shù)據(jù)源Excel表格，即要有記錄訂閱信息的Excel表格。雜志能否順利寄送到讀者手中，與表格內(nèi)容正確與否有直接的關(guān)系，為保證信息的正確性，有的雜志社要求讀者在匯款后還要寄送一份訂閱回執(zhí)，并明確以訂閱回執(zhí)上的地址為雜志的發(fā)行地址，雖然稍嫌麻煩，但保證了信息的準(zhǔn)確性。表格表頭一般是按照郵編、地址、姓名、訂閱份數(shù)來安排的（圖1）。

圖1 錄有訂閱信息的Excel表格

2.2 創(chuàng)建發(fā)行標(biāo)簽?zāi)０?/h3>

啟動(dòng)Word（本文以Word 2007為例），先建立一個(gè)主文檔，插入一個(gè)無線文本框，做為發(fā)行標(biāo)簽的一個(gè)模版。然后點(diǎn)擊郵件菜單，打開“選擇收件人”下拉菜單里的“使用現(xiàn)有列表”，導(dǎo)入錄有訂閱信息的數(shù)據(jù)庫（圖2）。（此時(shí)旁邊的“插入合并域”就變成了可用藍(lán)色標(biāo)識(shí)，選擇“郵編、地址、姓名、份數(shù)”作為發(fā)行標(biāo)簽的模板，并且設(shè)定好發(fā)行標(biāo)簽所需的字體、字號(hào)。因訂閱信息中的地址存在長短不一的情況，為保證所有信息都在無線文本框中體現(xiàn)，應(yīng)注意設(shè)置無線文本框的大小。如圖3。

圖2 導(dǎo)入表格

圖3 發(fā)行標(biāo)簽?zāi)０?/p>

2.3 制作發(fā)行標(biāo)簽

完成上述操作后，在Word 2007郵件菜單中，點(diǎn)擊“完成并合并”按鈕，選中下拉菜單中的“編輯單個(gè)文檔”出現(xiàn)圖4，點(diǎn)擊確定按鈕，將根據(jù)訂閱信息表中的記錄數(shù)來批量制作發(fā)行標(biāo)簽，并重新生成Word文檔。生成的發(fā)行標(biāo)簽如圖4所示。

圖3 合并形成新文檔

圖4 生成的發(fā)行標(biāo)簽

2.4 對(duì)形成發(fā)行標(biāo)簽的文檔進(jìn)行排版

發(fā)行標(biāo)簽雖然制作完成，但是一個(gè)頁面上只顯示一條發(fā)行標(biāo)簽，有多少個(gè)發(fā)行標(biāo)簽就有多少個(gè)頁面，這樣極大的浪費(fèi)了版面，需要我們重新排版。造成這種結(jié)果的原因是每個(gè)發(fā)行標(biāo)簽之間都有一個(gè)“分節(jié)符”，使下一個(gè)發(fā)行標(biāo)簽被指定到另一頁。怎樣才能用一頁紙上打印多個(gè)發(fā)行標(biāo)簽?zāi)?？其?shí)很簡單，把形成發(fā)行標(biāo)簽的文檔中的分節(jié)符（^b）全部替換成段尾批量加空格（^p）,這樣很多個(gè)發(fā)行標(biāo)簽緊挨在一起。其做法是利用Word 的查找和替換命令，在查找和替換對(duì)話框的“查找內(nèi)容”框內(nèi)輸入“^b”，在“替換為”框內(nèi)輸入“^P”，單擊“全部替換”，此后很多個(gè)發(fā)行標(biāo)簽在一個(gè)頁面上顯示。此時(shí)很多發(fā)行標(biāo)簽雖顯示在同一頁面，但是發(fā)行標(biāo)簽存在部分重疊，不能完全顯示，因此還需在每個(gè)標(biāo)簽中插入空行，使其全部顯示，并方便裁切。

為了完整顯示一個(gè)頁面上的發(fā)行標(biāo)簽，我們利用Word的段落排版功能。其做法是首先選擇全文，然后點(diǎn)擊段落，使段前段后都有幾行的間距，這樣就使每個(gè)發(fā)行標(biāo)簽中間都有了進(jìn)行裁切的空檔。為了更節(jié)省版面，對(duì)頁面可以進(jìn)行分欄操作，分成兩欄，這樣就形成了安排緊湊，裁切方便的發(fā)行標(biāo)簽（圖5）。如果覺得兩欄之間相隔太近，不方便裁切，還可以改變欄間距。

3 “郵件合并”功能在期刊管理中的擴(kuò)展應(yīng)用

除了制作發(fā)行標(biāo)簽外，“郵件合并”工作還可以應(yīng)用于期刊管理的其他方面，比如，可以批量制作錄用通知函、審稿函等等。其具體作法與制作發(fā)行標(biāo)簽大同小異。這是因?yàn)殇浻猛ㄖ?、審稿函的格式大致相同，只有收稿日期、稿件題目、作者信息、審稿人信息不同，而這些信息一般都會(huì)制作成Excel表格，因此可以用“郵件合并”功能，從而可以批量得到錄用通知函和審稿函。

圖5

4 結(jié) 語

“郵件合并”是Word中一項(xiàng)普通的功能，平時(shí)不易注意到，但與我們實(shí)際工作中的需求聯(lián)系起來，還是能發(fā)揮出重要作用。這提示我們科技期刊編輯們，在實(shí)際工作中，還要善于用現(xiàn)代化的設(shè)備去尋找解決問題的新方法、新思路，不斷提高工作效率和質(zhì)量。