引入專項工作機制，做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理

崔瑛 陳美倫 徐鑫

引入專項工作機制，做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理

崔瑛①陳美倫①徐鑫①

專項工作機制； 突發(fā)； 公共衛(wèi)生事件； 檔案； 管理

隨著我國社會及經(jīng)濟的現(xiàn)代化進程不斷加快，社會及自然環(huán)境受到嚴(yán)重影響，各類電子輻射日益增多，環(huán)境污染日益嚴(yán)重，同時影響食品安全的危險因素起來越多，許多新的疾病被發(fā)現(xiàn)，對公眾的健康造成十分大的危害，從而引發(fā)了越來越多的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，受到各級管理機構(gòu)的密切關(guān)注。如何應(yīng)對不斷發(fā)生的各類突發(fā)衛(wèi)生公共事件，做出及時有效的處置，化解公眾信任危機，增強政府公信力，保障人民群眾的健康生活水平，促進經(jīng)濟社會的和諧穩(wěn)定發(fā)展，提升政府部門的決策水平和執(zhí)政為民的公眾形象，增強醫(yī)療機構(gòu)的救治能力和水平，是目前政府部門和醫(yī)療機構(gòu)面臨的共同難題。

2002年全國爆發(fā)非典時，青島市政府就開始探索應(yīng)用專項工作機制處置突發(fā)事件，取得了很好的效果，后來在一些重大的公共事件中，都采用了專項工作機制的方法，實踐證明，可以提高政府各部門決策的科學(xué)化、民主化，法制化水平，規(guī)避、降低風(fēng)險，妥善、及時處置、化解這些突發(fā)事件可能引發(fā)的社會不穩(wěn)定等各類風(fēng)險?；咀龇ㄊ钦搬t(yī)療衛(wèi)生單位可對某一重大事件進行專項管理，建立專項工作機制，制定時間表，對既定計劃進行推進，可以更好、更快地完成這項工作。筆者有幸參加了青島市政府2008年的奧帆賽、殘奧帆賽衛(wèi)生保障辦公室工作和2009年甲型H1N1流感防控指揮部工作，對該專項工作機制有以下心得，現(xiàn)與大家共同探討。

1 成立專項工作指揮部

1.1 加強組織領(lǐng)導(dǎo)，成立專項工作指揮部 構(gòu)建有效的防控指揮體系，指揮部下設(shè)辦公室，成立如綜合協(xié)調(diào)小組、疾病防控小組、醫(yī)療救治小組、物資保障小組、新聞宣傳小組等各專業(yè)工作小組，負責(zé)具體工作。同時抽調(diào)各相關(guān)單位的專業(yè)人員充實小組成員隊伍，實行集中辦公。各專業(yè)小組下設(shè)成員單位，成員單位中對不需集中辦公人員的單位設(shè)立聯(lián)系人機制，聯(lián)系人要保持通訊信息暢通，按照有事報情況，無事報平安的原則，每天及時互通信息，從而讓各小組的信息通道暢通，及時掌握第一手信息。

1.2 指揮部實行積極主動、從容應(yīng)對的工作原則首先明確各小組工作職責(zé)，建立健全相應(yīng)的工作制度，制定切實有效的工作方案。每名工作人員都要職責(zé)明確，分工有序，既能獨立工作，又要相互協(xié)調(diào)合作。

1.3 工作機制符合集中指揮、快速響應(yīng)，條塊結(jié)合、分片包干，統(tǒng)分有序、相互配合的要求 實行專項工作機制，加強各小組間的溝通與合作。通過專項管理，各小組間做到分工不同，但職責(zé)明確，各自又有很強的專業(yè)性。各小組間既獨立工作，又相互交叉，并及時與各成員單位互通信息，加強合作，便于組織動員各級、各部門有力、有序、有效地做好防控工作。

1.4 組建有效處置的專家隊伍和應(yīng)急隊伍 因為突發(fā)公共衛(wèi)生事件具有很強的不確定性，各種病例或突發(fā)事件會隨時出現(xiàn)，必須平時就要做好準(zhǔn)備工作。因此，平時需要成立一支由各專業(yè)人員組成的專家隊伍，發(fā)生突發(fā)事件時，根據(jù)需要進行24 h待命，對隨時出現(xiàn)的患者及時會診，作出明確診斷、治療和有效處置。

1.5 建立專科醫(yī)院病房或在綜合醫(yī)院設(shè)立?？撇》?主要作用是收治此類患者，如果此類疾病具有傳染性，還需要設(shè)立幾個專門門診，實行專項管理，建立醫(yī)院間轉(zhuǎn)診制度，要求組建專門的醫(yī)護隊伍，充實專科病房，醫(yī)療單位也必須成立專項領(lǐng)導(dǎo)小組，對專病病房實行專項管理，每日及時通報病情。

2 完善工作機制，建立辦公室工作協(xié)調(diào)制度

指揮部辦公室負責(zé)全面工作，實行集中辦公，制定相關(guān)工作制度，如指令傳達制度、工作信息報送制度、例會制度、值班制度、考勤制度、配合協(xié)調(diào)制度、簽發(fā)制度、新聞宣傳制度等，實行全市一盤棋，全局一盤棋，全院一盤棋的工作機制，強調(diào)分工與協(xié)作，在保障日常醫(yī)療需求的情況下，層層分工，各負其責(zé)，落實定期檢查制度，加強督導(dǎo)，落實責(zé)任追究制度。

3 加強輿論監(jiān)督與導(dǎo)向

目前，隨著網(wǎng)絡(luò)、手機等在社會上的普及，信息傳播速度快、傳播途徑廣，如果工作不主動、不到位，任由錯誤信息四處傳播，極易引發(fā)社會公眾不必要的疑問甚至恐慌。所以在專項工作中，要特別做好輿論監(jiān)督與導(dǎo)向工作。新聞宣傳部門一是要確定階段性宣傳報道的重點，正確引導(dǎo)公眾輿論，做好網(wǎng)絡(luò)輿情的監(jiān)控工作；二是及時通報疫情的最新信息和進展，號召和組織愛國衛(wèi)生和科普宣傳等工作，避免引發(fā)公眾恐慌；三是可以通過熱線電話、網(wǎng)絡(luò)、問卷調(diào)查等多種形式，及時了解群眾的想法與要求，及時做好防控工作進展和動態(tài)跟蹤報道、防控知識與措施、相關(guān)法律法規(guī)、先進人物與事跡等方面的宣傳，做好新聞發(fā)布會的相關(guān)工作；四是做好外國記者的采訪與協(xié)調(diào)工作，對一些被隔離的外國友人所在國，及時向使領(lǐng)館通報有關(guān)情況，并將本市的出訪團隊和外國來訪團隊信息及時匯總上報，確保始終掌握信息發(fā)布的主動權(quán)[1]。

4 加強獎懲制度

為做好處置工作，需要加強對各項工作的監(jiān)督與檢查，可以成立專門檢查督導(dǎo)小組，檢查各項工作機制是否建立并有效運轉(zhuǎn)，各項工作措施是否落實到位，各相關(guān)部門是否能做到各司其職，各負其責(zé)，從而保證各項防治工作落到實處。對工作不得力的單位和個人進行嚴(yán)厲懲處并通報批評，對于在這工作中表現(xiàn)突出的個人和集體要進行表揚，以增強全體工作人員的責(zé)任感，有效調(diào)動積極性[2-3]。

5 做好事件處置的檔案管理工作，留下寶貴資料

每次處置突發(fā)事件時，必定會留下各類工作及業(yè)務(wù)材料，這是一寶貴的材料，需要進行有效保管歸檔，為今后工作提供參考。為做好檔案工作，在工作機制建立一開始，檔案管理人員就要介入，各小組要明確檔案材料工作人員，負責(zé)本小組檔案資料的收集和整理，檔案管理人員要全程參與和指導(dǎo)，對工作中形成的文字材料、照片、影像、實物等要進行全程跟蹤，務(wù)必保證這一專項事件材料的完整，從而保證這一事件的可查性和參考性。同時需要注意以下事項[4-5]：

5.1 以人為本，檔案優(yōu)先的原則 檔案是歷史真實的記錄，具有不可再生性，所以在遇到突發(fā)情況時，要采取有效措施，在保障人員安全的情況下，最大限度減少對檔案的影響。

5.2 主動工作的原則 由于專項管理指揮部是一個臨時性的工作機構(gòu)，人員來自不同單位，具有臨時性和流動性的特點。因此，在日常的工作中，要加強安全管理，做到專人負責(zé)檔案工作，加強學(xué)習(xí)和宣傳，增強檔案收集意識。尤其是對工作中形成的一些實物檔案，要注意及時收集和保管。

5.3 保密的原則 由于檔案材料的特殊性，收集過程中，要注意保密意識，建議選派有責(zé)任感、能力強的同志做檔案的收集和整理工作。

總之，專項工作機制的建立和運行，要從實際出發(fā)，根據(jù)突發(fā)事件的特點和性質(zhì)，建立和完善應(yīng)急管理體系，加強安全意識，提高每個人對突發(fā)事件的應(yīng)急能力和處置能力，同時，在各類專項工作中，要增強對檔案工作的重視意識，要全程參與，留下完整的資料記錄，從而為后人處理同類事件提供寶貴的經(jīng)驗。

[1] 包文輝.衛(wèi)生檔案工作指南[M].中國文史出版社，2006：35-60.

[2] 湯毅，張賀.對醫(yī)院檔案實現(xiàn)現(xiàn)代管理的思考[J].中國醫(yī)院管理，2004，32(6)：37.

[3] 田韌.做好醫(yī)院檔案管理工作為醫(yī)院改革建設(shè)服務(wù)[J].中華現(xiàn)代臨床醫(yī)學(xué)雜志，2003，10(1)：93-94.

[4] 董毓貴.醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2009，23(6)：70-71.

[5] 張紅俠.淺談醫(yī)院如何開展檔案管理工作[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2012，19(2)：27-28.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.20.097

①山東省青島市市立醫(yī)院 山東 青島 266071

崔瑛

2012-02-14) (本文編輯：李靜)