關(guān)于醫(yī)院檔案歸檔管理的幾點思考

李成旭

醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)、重大事件、業(yè)務(wù)發(fā)展、科研教育、醫(yī)院管理、財務(wù)管理、大型醫(yī)療設(shè)備管理等重要的史存資料。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，特別是做好醫(yī)院檔案的歸檔管理，對于提高醫(yī)院綜合管理水平，指導(dǎo)醫(yī)院今后的改革與發(fā)展有著無法替代的作用。

1 醫(yī)院檔案歸檔管理工作現(xiàn)狀

隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，必須適應(yīng)新的形勢，搶抓機(jī)遇，加快推行醫(yī)院檔案管理規(guī)范化和現(xiàn)代化建設(shè)，更好地服務(wù)于臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作，滿足醫(yī)務(wù)人員、患者和社會公眾的醫(yī)療信息需求，充分發(fā)揮檔案信息資源在深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革、促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用。目前，醫(yī)院檔案歸檔管理過程中存在的一些問題不容忽視，必須采取切實措施加以解決。

1.1 檔案意識不強(qiáng)，對檔案歸檔管理方面的認(rèn)識淡薄 有些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作可有可無，檔案管理不重要，只注重醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化，為醫(yī)院管理者通過對多年檔案信息的收集、匯總、加工、儲存、分析，形成科學(xué)決策提供有效依據(jù)，使檔案管理更好地為醫(yī)院各項工作服務(wù);有利于醫(yī)療質(zhì)量與醫(yī)療技術(shù)的管理，為開展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)提供真實、準(zhǔn)確、科學(xué)的依據(jù);有利于醫(yī)院的設(shè)備設(shè)施管理，保證醫(yī)療設(shè)備的利用效果;有利于醫(yī)學(xué)科研成果與醫(yī)學(xué)技術(shù)的形成與推廣應(yīng)用，促進(jìn)臨床科研與學(xué)術(shù)活動的開展。

1.2 醫(yī)院檔案管理體制落后，沒有完全實行一體化管理

長期以來，由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，我國醫(yī)院的檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式，通常設(shè)在醫(yī)院行政辦公室的綜合檔案室，一般只管理文書檔案、科技檔案、財會檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業(yè)務(wù)部門管理，且基本停留在手工收集、檢索階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。1.3 歸檔制度不健全，檔案收集效率不高 檔案室是集中統(tǒng)一管理本單位檔案的機(jī)構(gòu)。檔案室的檔案收集工作是文件歸檔管理工作的第一道關(guān)口，是依照各項歸檔制度來完成的。建立歸檔制度，是做好檔案工作的前提和條件。目前，很多醫(yī)院對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入到管理之中。另外，目前在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標(biāo)考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.4 醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，人員素質(zhì)亟待提高在現(xiàn)代化檔案管理工作中，醫(yī)院檔案工作者不僅要具備檔案管理專業(yè)知識素養(yǎng)，還要懂得現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的實質(zhì)內(nèi)涵和特點，只有這樣，才能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。但是，習(xí)慣于傳統(tǒng)管理方法的醫(yī)院檔案管理人員在意識上還無法適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，還不能對現(xiàn)代化的信息設(shè)備運用自如。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案歸檔管理的對策與建議

2.1 建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò) 醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。推行醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理，就是對醫(yī)院在全部醫(yī)療活動和醫(yī)院兩個文明建設(shè)中形成的檔案進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范的現(xiàn)代化管理，以便更好地服務(wù)于醫(yī)療工作。因此，必須建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確文書檔案以機(jī)關(guān)職能部門為主，其中包括黨群工作、行政管理、醫(yī)療、護(hù)理、預(yù)防保健、基本建設(shè)、設(shè)備儀器和會計管理。業(yè)務(wù)管理檔案則以臨床科室為主體，包括內(nèi)科、外科、婦產(chǎn)科、兒科等?？萍紮n案以科研教學(xué)為主。各部門或科室都應(yīng)明確1名負(fù)責(zé)人兼管檔案工作，形成較完整的醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)收集、接收和初步整理所在部門管理范圍內(nèi)具有保存價值的檔案資料，以保證檔案的系統(tǒng)完整。

2.2 創(chuàng)新醫(yī)院檔案歸檔管理方式 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究和治療技術(shù)與聲學(xué)、光學(xué)、磁學(xué)、電子學(xué)以及信息論、控制論、核物理學(xué)及生物工程等多學(xué)科不斷結(jié)合并應(yīng)用于臨床實踐，推動醫(yī)療工作不斷向前發(fā)展，必然不斷地產(chǎn)生新的類型的檔案，這就要求檔案人員還應(yīng)不斷地了解相應(yīng)的背景知識，創(chuàng)新思維，更新知識，改變傳統(tǒng)的手工歸檔、人工檢索等管理方法，能很好地利用計算機(jī)進(jìn)行醫(yī)院檔案資料的起草、修改、生成，完成醫(yī)院行政管理工作中形成的公文處理和流轉(zhuǎn)程序，實現(xiàn)電子文件網(wǎng)上實時歸檔，并保證電子文件傳輸過程中的安全，以便對電子文件、電子檔案進(jìn)行科學(xué)地管理和有效地利用。

2.3 進(jìn)一步改進(jìn)醫(yī)院檔案歸檔管理服務(wù)模式 醫(yī)院檔案工作者要變被動服務(wù)為主動服務(wù)。變被動接受各科室文件歸檔為主動上門指導(dǎo)科室開展指導(dǎo)檔案立卷整理業(yè)務(wù)，主動與立檔者或檔案利用者建立聯(lián)系，按照檔案管理的要求，隨時收集檔案材料，并積極為檔案利用者提供服務(wù)。要深入臨床一線進(jìn)行調(diào)研，了解各項醫(yī)療工作對檔案信息要求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動服務(wù)。同時，加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，提高檔案利用率。

2.4 優(yōu)化檔案工作者的素質(zhì)和結(jié)構(gòu) 隨著檔案管理手段的日益進(jìn)步，對檔案專業(yè)人才的素質(zhì)建設(shè)提出愈來愈高的要求。因此，要實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，則應(yīng)不斷提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。加強(qiáng)檔案管理工作人員對檔案管理基礎(chǔ)知識、檔案法的學(xué)習(xí)，努力提高理論知識和檔案意識。引進(jìn)部分高科技人才，通過其所帶來的計算機(jī)前沿知識和檔案后臺管理技能，可以加快實現(xiàn)對電子檔案的初步數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。同時，鼓勵檔案管理人員利用業(yè)余時間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如計算機(jī)課程培訓(xùn)、歸檔文件整理等，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)而充分發(fā)揮醫(yī)院檔案工作的重要作用。