現(xiàn)代醫(yī)院物資管理及其信息化建設(shè)探討

■ 王 瑜 徐慧娟

現(xiàn)代醫(yī)院物資管理及其信息化建設(shè)探討

■ 王 瑜①徐慧娟①

物資管理 庫存管理 信息化建設(shè)

介紹了醫(yī)院物資管理的總體環(huán)境及物資管理的目標(biāo)，認(rèn)為通過物資管理，夯實(shí)物資、設(shè)備等管理基礎(chǔ)，梳理業(yè)務(wù)流程，建立科學(xué)、規(guī)范、適用的管理流程，并通過信息化的手段，達(dá)到提升醫(yī)院運(yùn)營管理的目的。

①中國中醫(yī)科學(xué)院西苑醫(yī)院財(cái)務(wù)處，100091 北京市海淀區(qū)西苑操場1號(hào)

Author’s address：Department of Finance, Xiyuan Hospital, China Academy of Traditional Chinese Medicine, No.1, Xiyuan Caochang, Haidian District, Beijing, 100091, PRC

1 醫(yī)院物資管理的總體環(huán)境

隨著《中共中央、國務(wù)院關(guān)于深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的意見》的頒布，從1989年開始的“允許有償服務(wù)”政策將被終止，取而代之的是公立醫(yī)院的“公益性改革”，如下幾方面的挑戰(zhàn)已經(jīng)擺在醫(yī)院管理者的面前。

1.1 醫(yī)院發(fā)展模式變革勢在必行

公立醫(yī)院“公益化”改革正在實(shí)施，政府先后出臺(tái)了“按病種付費(fèi)”、藥品的“零差價(jià)”供給等措施，使醫(yī)院靠“大檢查、大處方”增加收入、靠“以藥養(yǎng)醫(yī)”之路很難持續(xù)下去。醫(yī)院資金來源主要包括3種途徑：其一來源于醫(yī)療服務(wù)收入，二為藥品及醫(yī)療用品的加價(jià)提成，三是政府補(bǔ)貼。當(dāng)前，第二條資金來源將受到控制，醫(yī)療服務(wù)收入又將隨著區(qū)域醫(yī)療信息系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，和強(qiáng)制減少不必要的重復(fù)檢查檢驗(yàn)等措施大打折扣，政府補(bǔ)貼對(duì)醫(yī)院收支狀況、成本控制、運(yùn)行監(jiān)管、績效考評(píng)又提出新的要求。醫(yī)院要想在新的形勢下做大做強(qiáng)，除了依靠不斷提高醫(yī)療和服務(wù)水平外，還要引進(jìn)現(xiàn)代管理理念，實(shí)行精細(xì)化管理，降低運(yùn)營成本，采用更為有效的激勵(lì)機(jī)制，挖掘內(nèi)部潛能，向管理要效益。本著上下聯(lián)動(dòng)、內(nèi)增活力、外加推力的原則，完善公立醫(yī)院內(nèi)部運(yùn)行管理機(jī)制。公立醫(yī)院要從“創(chuàng)收中心”轉(zhuǎn)化為“服務(wù)中心”、“成本中心”。醫(yī)院管理者在觀念上需要完成“從成本推動(dòng)者到成本控制者的轉(zhuǎn)變”。

1.2 醫(yī)院新會(huì)計(jì)制度出臺(tái)

2011年國家財(cái)政主管部門出臺(tái)了新的《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》，對(duì)如何真實(shí)反映資產(chǎn)價(jià)值、合理確定醫(yī)療成本，健全成本核算體系、加強(qiáng)預(yù)算和報(bào)表管理等做出更加明確的規(guī)定，以滿足當(dāng)前推進(jìn)公立醫(yī)院改革、加強(qiáng)公立醫(yī)院財(cái)務(wù)和績效管理的需要。筆者認(rèn)為，財(cái)政主管機(jī)構(gòu)制定這一新的會(huì)計(jì)制度，既是為了規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理，同時(shí)也是為了實(shí)施全行業(yè)的監(jiān)管監(jiān)督，為主管機(jī)構(gòu)能夠?qū)崟r(shí)掌握各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的動(dòng)態(tài)運(yùn)行情況做好必要的準(zhǔn)備。

2 物資管理的目標(biāo)

通過醫(yī)院物資管理與業(yè)務(wù)平臺(tái)有效集成，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院從戰(zhàn)略目標(biāo)管理到戰(zhàn)略運(yùn)作執(zhí)行的全過程監(jiān)督管理。不但可以提供豐富的輔助決策信息，還能夠?qū)?zhàn)略實(shí)施加以監(jiān)督、分析與控制，特別是對(duì)資源配置與業(yè)務(wù)方向加以約束，最終促使整體醫(yī)療服務(wù)體系順利達(dá)成目標(biāo)。

利用條形碼等技術(shù)，面向醫(yī)院物資的周邊信息采集，結(jié)合無線技術(shù)在醫(yī)療衛(wèi)生的應(yīng)用，建立物流管理系統(tǒng)、消毒供應(yīng)管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理等系統(tǒng)。

加強(qiáng)物資管理，引入先進(jìn)的物流管理理念，實(shí)現(xiàn)物資從計(jì)劃、采購到入庫、出庫、消耗的全過程管理，避免物資管理過程中的“跑冒滴漏”現(xiàn)象，有效降低物資成本，加強(qiáng)對(duì)各類醫(yī)療物資的供應(yīng)鏈管理、成本核算管理以及質(zhì)量監(jiān)管。加強(qiáng)消毒供應(yīng)品和高值醫(yī)療耗材的管理以及物資采購和零庫存管理。

科學(xué)合理的安排物資分布和物資管理人員的操作流程，快速的為臨床科室服務(wù)，加快物資周轉(zhuǎn)，減少資金的占用，有效的降低損耗，從而提升醫(yī)院總體的信息化管理。

建立面向核算單元的固定資產(chǎn)管理平臺(tái)。醫(yī)院固定資產(chǎn)包括房屋、醫(yī)療設(shè)備、車輛、信息設(shè)施、家具等。固定資產(chǎn)管理平臺(tái)采用一卡三賬(固定資產(chǎn)基本情況電子登記卡和臺(tái)賬、分戶賬、資產(chǎn)賬)的管理模式，建立固定資產(chǎn)從購買申請、入庫、使用、維修、轉(zhuǎn)移、直到報(bào)廢的全生命周期的動(dòng)態(tài)跟蹤管理，建立面向財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)折舊、醫(yī)療設(shè)備管理折舊、全成本核算管理折舊等多種方式。

通過單機(jī)核算，加強(qiáng)大型醫(yī)療設(shè)備的監(jiān)管，在有效的提高大型醫(yī)療設(shè)備的利用率，同時(shí)做好巡檢工作，及時(shí)排除設(shè)備隱患，進(jìn)行設(shè)備的全成本核算，為醫(yī)院添置新設(shè)備的時(shí)候能及時(shí)的提供第一手參考數(shù)據(jù)。

3 總體業(yè)務(wù)需求

醫(yī)院的管理主要是在物資管理、成本核算的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院人、財(cái)、物的綜合管控，物資管理是醫(yī)院一切醫(yī)療活動(dòng)的基礎(chǔ)，它的管理應(yīng)該是從以下幾個(gè)方面開展：

3.1 通過物資管理，夯實(shí)物資、設(shè)備等管理基礎(chǔ)

通過物資管理，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資、設(shè)備等所有管理內(nèi)容的全面覆蓋；實(shí)現(xiàn)醫(yī)院信息流、物流、資金流的同步、統(tǒng)一；實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)間的互聯(lián)互通、完全整合，確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，及時(shí)了解經(jīng)營狀況、準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)管理問題，有效避免事后損失。實(shí)現(xiàn)從事前管理到事中控制，再到事后分析的全過程管理，構(gòu)建完整的、閉環(huán)式的控制、管理體系；合理調(diào)整庫房分布，物資的存放，加快周轉(zhuǎn)，減少資金占用，從一切為臨床服務(wù)出發(fā)，更加合理安排物資管理人員的操作規(guī)范和流程，起到帶動(dòng)全員所有后勤科室的工作效率，降低運(yùn)營成本；通過物資管理，將所有信息系統(tǒng)間數(shù)據(jù)充分共享，集成應(yīng)用。

3.2 梳理業(yè)務(wù)流程，建立科學(xué)、規(guī)范、適用的管理流程

結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，借鑒企業(yè)管理和其他醫(yī)院管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，幫助醫(yī)院建立一整套科學(xué)、規(guī)范、適合醫(yī)院應(yīng)用的醫(yī)療行業(yè)先進(jìn)管理流程，提升醫(yī)院管理水平。實(shí)現(xiàn)物資管理流程的全面信息化管理，將每個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容信息系統(tǒng)進(jìn)行管理。

4 系統(tǒng)特點(diǎn)

4.1 全流程的管理監(jiān)控

系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院材料從需求計(jì)劃、采購、訂單、入庫、移庫、出庫、科室耗用的全過程跟蹤管理，確保材料在每個(gè)環(huán)節(jié)的管理監(jiān)控，徹底杜絕“跑冒滴漏”等現(xiàn)象的發(fā)生，消除管理“盲點(diǎn)”。對(duì)貴重物資，如導(dǎo)管和介入材料等，采用從采購入庫到請領(lǐng)、患者的使用、收費(fèi)環(huán)節(jié)全程監(jiān)控，避免物資在環(huán)節(jié)過程中的流失對(duì)醫(yī)院造成的損失。

4.2 提升物資管理工作效率

每個(gè)環(huán)節(jié)的單據(jù)可以自動(dòng)引入生成，避免數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，極大的降低了原來庫房、采購人員的工作量，提高了工作效率，確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

4.3 確保材料的使用安全

根據(jù)醫(yī)院需要，可以在物流的每個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)材料的“三證”、“效期”、“批號(hào)”、“條碼”等所有信息進(jìn)行管理，確保材料使用的安全性。

4.4 引入先進(jìn)的技術(shù)手段

全面支持條碼識(shí)別，可以根據(jù)條碼自動(dòng)生成產(chǎn)品的相關(guān)信息，方便了庫房操作人員。支持移動(dòng)條碼槍、PDA等移動(dòng)手持設(shè)備，可以實(shí)現(xiàn)移動(dòng)盤點(diǎn)，提高盤點(diǎn)效率。支持二代身份證、IC卡等各種證卡的信息讀取，支持短信平臺(tái)、郵件系統(tǒng)。與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無縫整合，物流管理過程中生成的任何表單，可以根據(jù)需要在財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證，大大提高了工作效率，確保了財(cái)務(wù)賬與物資賬的一致性。

4.5 靈活、及時(shí)的預(yù)警體系

通過采購預(yù)警系統(tǒng)，可提前通過系統(tǒng)發(fā)的郵件或短信了解到，哪張采購單快臨近到貨期了，據(jù)此可以及時(shí)安排采購業(yè)務(wù)員向供應(yīng)商催貨，保證經(jīng)營業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。另外還可以通過采購訂單執(zhí)行情況分析，隨時(shí)掌握采購訂單的到貨時(shí)間、到貨數(shù)量、到貨地點(diǎn)、付款的時(shí)間等。此外還可以提前了解供應(yīng)商的相關(guān)證照是否已經(jīng)快要到期，需要更新或者控制相應(yīng)的采購業(yè)務(wù)。此外，還可以根據(jù)藥品或原輔料的效期設(shè)置提前預(yù)警的期限，到期自動(dòng)以電子郵件、手機(jī)短信或系統(tǒng)消息的方式通知相關(guān)人員，以便及時(shí)采取相應(yīng)處理措施，盡量避免因效期問題給企業(yè)帶來不必要的損失。

4.6 全面的供應(yīng)商評(píng)估體系

通過供應(yīng)商管理系統(tǒng)，不但可以了解供應(yīng)商存貨價(jià)格、交貨情況、交貨質(zhì)量等情況，還可以進(jìn)行綜合分析，判斷供應(yīng)商對(duì)企業(yè)的重要性，優(yōu)先安排采購付款，將有限的資金用到刀刃上，幫助企業(yè)選擇價(jià)格最優(yōu)、質(zhì)量最好、供貨及時(shí)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

4.7 可追溯的庫存業(yè)務(wù)引入條形碼技術(shù)

提供批次和貨位管理，可以按批號(hào)追蹤到材料的發(fā)貨員、交接人、存放貨位、配送人員等業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)。一旦出現(xiàn)問題，就能快速追溯到是哪個(gè)具體環(huán)節(jié)和具體人員出現(xiàn)問題，避免相互推諉。

4.8 靈活的盤點(diǎn)方式

可以選擇按照倉庫、批次、產(chǎn)品大類盤點(diǎn)。對(duì)于有效期的物料可以選擇對(duì)應(yīng)的有效期限、臨近天數(shù)、失效天數(shù)信息，可以選擇按照盤點(diǎn)周期進(jìn)行盤點(diǎn)，對(duì)于賬面為零的產(chǎn)品可選擇是否盤點(diǎn)。對(duì)于部分存在自然損耗的存貨，可以根據(jù)直觀的反映合理損耗率和實(shí)際損耗率，從而區(qū)分不同情況進(jìn)行賬務(wù)處理。

4.9 靈活的取價(jià)方式

可以設(shè)置自動(dòng)帶入單價(jià)的單據(jù)，設(shè)置入庫單成本來源、出庫單成本來源，在填制出入庫單時(shí)系統(tǒng)可自動(dòng)帶入單價(jià)。系統(tǒng)支持按最新成本、參考成本、計(jì)劃單價(jià)、按計(jì)價(jià)方式取單價(jià)等四種方式取價(jià)。

4.10 方便的庫存展望

利用庫存展望可以提前針對(duì)各種存貨的庫存情況，進(jìn)行相應(yīng)的安排。提供展望日的存貨的預(yù)計(jì)庫存情況，以便提前了解今后某一時(shí)點(diǎn)的結(jié)存，此期段內(nèi)的預(yù)計(jì)入庫、預(yù)計(jì)出庫情況。

4.11 保障了科室核算實(shí)施

實(shí)施科室核算制度后，各科室在物資部門領(lǐng)用的物品全部計(jì)入科室成本，由此提高各科室的積極性，杜絕物資浪費(fèi)，增收節(jié)支。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)查詢科室領(lǐng)用物品數(shù)據(jù)，便于相互監(jiān)督，從而極大地提高了各科室的成本意識(shí)、節(jié)約意識(shí)。

[1] 李會(huì)元.淺談醫(yī)院物資管理與醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)[J].醫(yī)療裝備,2007(1):21-22.

Discussion on material management and its informatization in modern hospital

WAN Yu, XU Huijuan

Chinese Hospitals.-2012,16(2)：67-68

material management, stock management, information construction

The environment and objective of hospital material management is introduced. By strengthening material management, improving material and facility management, integrating hospital business process, establishing scientific, regular and appropriate management process and by methods of informatization, hospital operation management can be improved.

王瑜：中國中醫(yī)科學(xué)院西苑醫(yī)院財(cái)務(wù)處副處長，高級(jí)會(huì)計(jì)師。

E-mail：wangyu796@163.com

2011-11-16](責(zé)任編輯 張曉輝)