備品備件工作管理的問(wèn)題及對(duì)策

陳 懿，梁德重

(上汽通用五菱汽車(chē)股份有限公司發(fā)動(dòng)機(jī)工廠設(shè)備管理科，廣西 柳州 545007)

隨著國(guó)際技術(shù)合作交流的發(fā)展以及人們對(duì)產(chǎn)品高品質(zhì)的追求，越來(lái)越多的國(guó)外先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備被引入，使得國(guó)內(nèi)工業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)設(shè)備日趨自動(dòng)化、機(jī)械化和復(fù)雜化，企業(yè)的整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程對(duì)設(shè)備的依賴程度加大，對(duì)于設(shè)備的維護(hù)和管理要求也越來(lái)越高。備品備件管理是設(shè)備管理的重要組成部分，是保證生產(chǎn)設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)之一，直接影響到產(chǎn)品成本，尤其在公司低成本高價(jià)值的宗旨下，只有科學(xué)合理地采購(gòu)與儲(chǔ)備備品備件，才能使企業(yè)的生產(chǎn)設(shè)備以最優(yōu)成本穩(wěn)定運(yùn)行，否則，過(guò)多的備品備件儲(chǔ)備造成積壓，不但增加企業(yè)產(chǎn)品成本，而且增加人工管理費(fèi)用。但是備品備件儲(chǔ)量過(guò)少，設(shè)備停機(jī)風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)增大，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益遭受重大損失。

備品備件管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)，如：庫(kù)存管理、備品備件領(lǐng)用、回貨驗(yàn)收、需求分析、采購(gòu)管理等等，且各種備品備件的相對(duì)重要程度、貨源渠道、資金占用多少、采購(gòu)周期長(zhǎng)短等都不盡相同，使得備品備件管理工作的難度和重要性都大大提高。本文就備品備件管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，探討如何通過(guò)完善備品備件基礎(chǔ)工作管理從而達(dá)到縮短采購(gòu)周期和降低備品備件成本的目的。

1 備品備件工作管理中存在的問(wèn)題

1.1 備品備件基本信息不準(zhǔn)確

備品備件清單的基礎(chǔ)為項(xiàng)目供應(yīng)商提供的設(shè)備零部件清單，由于對(duì)該清單的要求規(guī)定不夠明確詳細(xì)，通常會(huì)導(dǎo)致所得到的清單格式及各項(xiàng)內(nèi)容不統(tǒng)一，如：有的備件清單詳細(xì)到每顆螺栓，而有的僅提供到集成的裝配體。另外，針對(duì)管理而言，備品備件的使用位置、使用數(shù)量、交貨周期、存儲(chǔ)要求、估價(jià)及關(guān)鍵性等信息都是需要列入清單的，這些基本信息不夠準(zhǔn)備，直接影響到備品備件的存儲(chǔ)管理、采購(gòu)和成本分析等，如型號(hào)不準(zhǔn)確，采購(gòu)過(guò)程中就需要反復(fù)地跟采購(gòu)部及供應(yīng)商核對(duì)，影響回貨時(shí)間。

1.2 備品備件管理人員素質(zhì)有待提高

備品備件管理，區(qū)別與一般零部件管理，尤其是進(jìn)口備品備件，對(duì)存儲(chǔ)的要求更高，替代難度大，回貨期長(zhǎng)，涉及的流程也更多，管理人員的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)影響著備品備件采購(gòu)、存儲(chǔ)和分析。另外，作為生產(chǎn)線設(shè)備維修人員而言，關(guān)注重點(diǎn)為是否有足夠的備件可用，而對(duì)于備件使用成本關(guān)注不多，在無(wú)法準(zhǔn)確預(yù)測(cè)消耗量的情況下，通常會(huì)根據(jù)經(jīng)驗(yàn)希望多備庫(kù)存，從而容易導(dǎo)致備品備件溢庫(kù)，積壓資金。

1.3 各部門(mén)關(guān)注點(diǎn)不一致

生產(chǎn)部門(mén)關(guān)注產(chǎn)量，希望設(shè)備持續(xù)運(yùn)行以提高產(chǎn)量；維修部門(mén)關(guān)注設(shè)備維修時(shí)間及難易程度，希望采購(gòu)質(zhì)量較好的進(jìn)口備件及品牌備件；備件管理部門(mén)關(guān)注備品備件成本、滿足率及回貨時(shí)間，希望大力推動(dòng)國(guó)產(chǎn)化，縮短回貨時(shí)間；采購(gòu)部門(mén)通過(guò)招標(biāo)定供應(yīng)商，以價(jià)格為導(dǎo)向。各部門(mén)的關(guān)注點(diǎn)不一樣，缺乏有效溝通，影響備品備件管理工作效率。

2 問(wèn)題的解決對(duì)策

針對(duì)上述存在的問(wèn)題，經(jīng)分析總結(jié)后，得出針對(duì)現(xiàn)狀問(wèn)題的解決對(duì)策。

2.1 完善設(shè)備備品備件清單

設(shè)備備品備件清單，即設(shè)備備品備件清單，包含備品備件的名稱、型號(hào)、使用位置、使用數(shù)量、采購(gòu)周期、單價(jià)、存量設(shè)置等，是備品備件管理活動(dòng)中最基本的信息記錄，是其他一切備品備件管理工作的依據(jù)。通常我們著重對(duì)備品備件的庫(kù)存管理、采購(gòu)管理等流程做思考及改進(jìn)，而忽略對(duì)設(shè)備備品備件清單的完善，使得備品備件管理最基本的信息存在錯(cuò)誤，從而影響其他流程改進(jìn)的效果。

（1）加強(qiáng)項(xiàng)目階段的執(zhí)行力

設(shè)備備品備件清單初版由新項(xiàng)目采購(gòu)設(shè)備時(shí)設(shè)備供應(yīng)商提供，在項(xiàng)目之初，設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)時(shí)應(yīng)把備品備件作為一項(xiàng)重要內(nèi)容考慮，對(duì)備品備件的細(xì)則規(guī)定好，包括：通用品牌統(tǒng)一、自制件和外購(gòu)件標(biāo)示方式、備品備件項(xiàng)目?jī)r(jià)格及后續(xù)采購(gòu)價(jià)格的浮動(dòng)差額、備品備件配套圖紙資料等，充分考慮項(xiàng)目結(jié)束后的備品備件采購(gòu)工作，以便拿到符合要求的設(shè)備備品備件清單。

在項(xiàng)目實(shí)施階段，人員關(guān)注的重點(diǎn)側(cè)重設(shè)備安裝調(diào)試運(yùn)行過(guò)程，對(duì)附屬的工作投入的時(shí)間精力不足，往往設(shè)備驗(yàn)收時(shí)設(shè)備備品備件清單還未收集全，遺留給后續(xù)備品備件管理的工作量非常大。因此，需要在項(xiàng)目實(shí)施階段嚴(yán)格控制供應(yīng)商提交設(shè)備備品備件清單的時(shí)間，在設(shè)備預(yù)驗(yàn)收時(shí)應(yīng)對(duì)重點(diǎn)備品備件進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)組織設(shè)備工程師對(duì)設(shè)備備品備件清單進(jìn)行審核，有疑問(wèn)的備品備件要在第一時(shí)間要求供應(yīng)商核實(shí)，對(duì)響應(yīng)不及時(shí)的供應(yīng)商進(jìn)行考核并在終驗(yàn)收付款里體現(xiàn)，迫使供應(yīng)商認(rèn)真對(duì)待設(shè)備備品備件信息的提交。

（2）核查、補(bǔ)充設(shè)備備品備件清單

考慮到備品備件信息的多樣性，在項(xiàng)目階段實(shí)難得到完整準(zhǔn)確的設(shè)備備品備件清單，設(shè)備投入運(yùn)行后，設(shè)備工程師需逐臺(tái)設(shè)備核對(duì)備品備件，確保無(wú)重要部件遺漏、品牌型號(hào)一致、圖紙資料齊全。

對(duì)于進(jìn)口設(shè)備，設(shè)備供應(yīng)商提供的備品備件型號(hào)通常為該企業(yè)內(nèi)部編碼體系賦予的編號(hào)，通過(guò)該型號(hào)只能向該設(shè)備供應(yīng)商采購(gòu)備品備件，而大部分備品備件實(shí)際為該企業(yè)的外購(gòu)件，若能直接找到該備品備件的原始制造廠家采購(gòu)，無(wú)疑能節(jié)省大筆費(fèi)用。因此，針對(duì)進(jìn)口備品備件設(shè)備備品備件清單的完善著重于補(bǔ)充原始制造商信息，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)核查，記錄備品備件銘牌信息，找出備品備件制造商和制造號(hào)，多方咨詢確認(rèn)采購(gòu)?fù)緩健?/p>

（3）備品備件數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

設(shè)備的狀態(tài)及備品備件的磨損通常呈隨機(jī)型、發(fā)散型，難以把握。同時(shí)設(shè)備工程師的水平也參差不齊，對(duì)設(shè)備狀態(tài)的分析不同，對(duì)備品備件的壽命周期、采購(gòu)周期等的掌握程度不同，使得需求判斷不同，以致備品備件庫(kù)存越來(lái)越多，而有時(shí)現(xiàn)場(chǎng)急需的備品備件卻無(wú)庫(kù)存，需做緊急采購(gòu)計(jì)劃，催供應(yīng)商交貨或提前送貨，備品備件采購(gòu)需求計(jì)劃缺乏有力的技術(shù)和數(shù)據(jù)支持。

因此，備品備件數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析工作尤為重要，不僅能為備品備件采購(gòu)需求提供支持，更能反映設(shè)備運(yùn)行狀況。需統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)主要有備品備件消耗量、備品備件周轉(zhuǎn)天數(shù)、備品備件采購(gòu)周期、備品備件歷史價(jià)格、備品備件歷史采購(gòu)量等，并將這些數(shù)據(jù)記錄進(jìn)備品備件設(shè)備備品備件清單，作為設(shè)置備品備件存量的依據(jù)。

2.2 提高員工素質(zhì)，關(guān)注備品備件成本

（1）提高備品備件管理人員素質(zhì)

隨著大量進(jìn)口備品備件的涌現(xiàn)，對(duì)管理人員的要求越來(lái)越高，要求管理人員成為一個(gè)國(guó)際化的角色，對(duì)國(guó)際貿(mào)易和各種相關(guān)法規(guī)都熟悉和掌握，對(duì)運(yùn)輸、海關(guān)、付款等影響備品備件采購(gòu)周期的規(guī)定都要知曉，對(duì)各類關(guān)鍵備品備件的貨源、采購(gòu)渠道及現(xiàn)貨庫(kù)存都要了解。且在降低成本的壓力下，還要考慮將同功能備品備件品牌統(tǒng)一化、進(jìn)口備品備件國(guó)產(chǎn)化以及引入多家備品備件供應(yīng)商形成競(jìng)爭(zhēng)，要求備品備件管理人員成為能負(fù)責(zé)備品備件成本的角色，懂得在保證設(shè)備正常運(yùn)行中如何進(jìn)行有效的管理以降低成本，如何綜合相關(guān)因素對(duì)各種供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)作出判斷和決策，使備品備件管理與公司的長(zhǎng)期策略相一致。

在企業(yè)文化建設(shè)方面，加強(qiáng)基礎(chǔ)工作管理。通常有嚴(yán)格的管理流程，但工作中仍存在有章不循、不履行正常工作程序的現(xiàn)象，而出現(xiàn)問(wèn)題后又人情執(zhí)法，不按責(zé)任追查責(zé)任，因此，強(qiáng)化流程的執(zhí)行力，嚴(yán)格履行責(zé)任制考核，提高員工的責(zé)任心和素質(zhì)就顯得尤為主要。

（2）專人專職，成本考核

備品備件清單的管理是一項(xiàng)工作量大且繁瑣的工作，而目前備品備件存量的設(shè)置、備品備件技術(shù)驗(yàn)收、采購(gòu)備品備件參數(shù)核實(shí)等工作大部分由設(shè)備維修工程師負(fù)責(zé)。設(shè)備維修工程師主要工作在于設(shè)備維修及改進(jìn)，在備品備件管理工作上難以及時(shí)響應(yīng)，影響貨物的采購(gòu)周期。另外，設(shè)備維修工程師關(guān)注的重點(diǎn)是有無(wú)備品備件保障設(shè)備運(yùn)行，而不關(guān)心備品備件庫(kù)存成本、維修投入和產(chǎn)出的關(guān)系，通常通過(guò)加大安全庫(kù)存來(lái)彌補(bǔ)設(shè)備狀態(tài)預(yù)測(cè)的偏差，從而使得備品備件庫(kù)存成本越來(lái)越高。

設(shè)置專職備品備件技術(shù)人員負(fù)責(zé)備品備件的技術(shù)管理，備品備件技術(shù)人員必須熟悉機(jī)床性能、結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、加工對(duì)象等，其職責(zé)包括編制備品備件清單、審核備品備件圖紙、備品備件國(guó)產(chǎn)化、備品備件品種標(biāo)準(zhǔn)化、備品備件返修、根據(jù)庫(kù)存量設(shè)計(jì)設(shè)備備用方案。備品備件技術(shù)人員工作應(yīng)與備品備件成本掛鉤，每年年初與備品備件管理人員及采購(gòu)人員共同制定年采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃，年終計(jì)劃完成情況體現(xiàn)于績(jī)效中，迫使技術(shù)人員加強(qiáng)保養(yǎng)、不斷改進(jìn)設(shè)備以達(dá)到降低成本的目的。

2.3 積極的溝通機(jī)制

（1）與車(chē)間生產(chǎn)部門(mén)溝通

生產(chǎn)部門(mén)是設(shè)備的操作者，關(guān)注的往往是產(chǎn)品產(chǎn)量及設(shè)備操作簡(jiǎn)便。在高產(chǎn)量的要求下，設(shè)備停機(jī)保養(yǎng)檢修的時(shí)間非常有限，不少設(shè)備都要帶病作業(yè)，由此帶來(lái)的后果是設(shè)備磨損速度加快，備品備件的消耗速度也隨之加快，形成惡性循環(huán)。通過(guò)與生產(chǎn)部門(mén)的協(xié)調(diào)溝通，在不影響產(chǎn)量的情況下，可以在日常生產(chǎn)中單獨(dú)停機(jī)某臺(tái)設(shè)備進(jìn)行小部分日常點(diǎn)檢工作，而在周末長(zhǎng)時(shí)間的停機(jī)時(shí)間用來(lái)進(jìn)行大故障修復(fù)或設(shè)備改造。另外，在進(jìn)行備品備件種類整合，品牌型號(hào)替換過(guò)程中，會(huì)涉及到設(shè)備操作方式的改變，也需要生產(chǎn)部門(mén)的積極配合，對(duì)操作人員進(jìn)行講解和培訓(xùn)，從而推進(jìn)設(shè)備改造的進(jìn)行。

（2）與采購(gòu)部門(mén)溝通

采購(gòu)是備品備件管理中很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，備品備件管理中的很多信息都需要通過(guò)采購(gòu)部門(mén)的反饋才能得到，比如備品備件的采購(gòu)周期，供應(yīng)商的供貨情況及備品備件的預(yù)算等，備品備件采購(gòu)部門(mén)與備品備件使用部門(mén)建立積極的溝通機(jī)制，信息共享，使整個(gè)備品備件采購(gòu)狀態(tài)快速真實(shí)地呈現(xiàn)在使用部門(mén)面前。但是，采購(gòu)部門(mén)通常只關(guān)心采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行，很少參與到新備品備件的研究和替換，很少關(guān)心備品備件回貨品質(zhì)的改善，對(duì)供應(yīng)商的選擇過(guò)分注重備品備件的基本價(jià)格，而不太考慮其他供應(yīng)要素，因此備品備件使用部門(mén)要把備品備件的回貨情況、供應(yīng)商的服務(wù)水平及時(shí)反饋給采購(gòu)部門(mén)，共同提高備品備件采購(gòu)品質(zhì)。

3 結(jié)束語(yǔ)

目前，國(guó)內(nèi)對(duì)備品備件管理這一領(lǐng)域的系統(tǒng)性研究比較少，而備品備件管理涉及整個(gè)供應(yīng)鏈的管理過(guò)程，迫切需要用更寬廣、更長(zhǎng)遠(yuǎn)和更邏輯的眼光來(lái)探討。本文從備品備件基本信息、備品備件管理人員素質(zhì)、部門(mén)間溝通等方面入手，分析目前管理中存在的不足，提出解決方案，以達(dá)到縮短備品備件采購(gòu)周期和降低備品備件庫(kù)存成本的目標(biāo)。

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[2]黃春曉.基于委托代理關(guān)系的備件采購(gòu)管理[J].企業(yè)經(jīng)濟(jì)，2005，（01）：33.