ERP系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題與對(duì)策研究

劉學(xué)剛

（中海石油煉化與銷售事業(yè)部，北京 100029）

一、引言

A公司是一家大型煉化與銷售一體化的國(guó)有企業(yè)，自2006年開始ERP（企業(yè)資源計(jì)劃）建設(shè)，從2009年始，每年A公司都有ERP的建設(shè)項(xiàng)目，而ERP的應(yīng)用依慣性前行。2011年8月22日，公司召開了第二次ERP系統(tǒng)升級(jí)動(dòng)員會(huì)，為集團(tuán)公司的ERP系統(tǒng)版本升級(jí)進(jìn)行準(zhǔn)備，A公司系統(tǒng)應(yīng)該測(cè)試的業(yè)務(wù)流程有500個(gè)左右，工作角色有1 300個(gè)左右，也就是說(shuō)該公司的業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，工作角色眾多。如何把復(fù)雜的ERP系統(tǒng)應(yīng)用好、如何及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問(wèn)題并及時(shí)總結(jié)分析繼續(xù)深化應(yīng)用，就成為當(dāng)前公司ERP系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的首要問(wèn)題。

二、ERP系統(tǒng)運(yùn)行中的主要問(wèn)題

1.沒有形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程和制度體系

A公司ERP系統(tǒng)在逐漸整合統(tǒng)一的過(guò)程中，各二級(jí)單位尚沒有形成統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程和制度體系，信息系統(tǒng)尚不能全面支撐業(yè)務(wù)運(yùn)行，系統(tǒng)內(nèi)對(duì)銜接的業(yè)務(wù)有不同的理解。如對(duì)公司的產(chǎn)銷協(xié)同部分，生產(chǎn)企業(yè)和銷售企業(yè)就有不同的理解。同時(shí)公司的信息系統(tǒng)對(duì)所屬公司的管控剛剛起步，不論財(cái)務(wù)、人事、物資等主要管理內(nèi)容，還是生產(chǎn)、設(shè)備等專業(yè)管理內(nèi)容通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)所屬公司的管控還處于空白狀態(tài)。

2.ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性不足

ERP系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)問(wèn)題突出，集團(tuán)公司的數(shù)據(jù)脫胎于能源行業(yè)上游，對(duì)下游產(chǎn)業(yè)的數(shù)據(jù)特點(diǎn)考慮過(guò)少；A公司主力煉廠的數(shù)據(jù)過(guò)于個(gè)性，沒有全面考慮煉化產(chǎn)業(yè)的中小企業(yè)；銷售、設(shè)備等數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的管理；HR等數(shù)據(jù)因控股聯(lián)營(yíng)公司情況復(fù)雜而沒有涉及。這些造成了ERP系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、協(xié)調(diào)性差，統(tǒng)一應(yīng)用無(wú)從談起。

3.ERP系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)人才流失嚴(yán)重

A公司的ERP系統(tǒng)運(yùn)行隊(duì)伍主要以關(guān)鍵用戶為核心，很多人員是兼職進(jìn)行ERP系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)，造成運(yùn)行維護(hù)隊(duì)伍的組織結(jié)構(gòu)薄弱松散。煉油和化工系統(tǒng)的關(guān)鍵用戶流失嚴(yán)重，運(yùn)維護(hù)人員對(duì)系統(tǒng)只是局限在簡(jiǎn)單的維護(hù)支持，深化應(yīng)用等開展較少。同時(shí)，集團(tuán)公司ERP項(xiàng)目組人員流失也十分嚴(yán)重。

4.ERP系統(tǒng)的建設(shè)和管理還有待提高

下屬公司雖然在A公司總部的直接推動(dòng)下開始了系統(tǒng)的建設(shè)并卓有成效，但實(shí)際上下屬公司的體系建設(shè)還處在發(fā)展過(guò)程中，ERP系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的支撐、與業(yè)務(wù)的結(jié)合需要磨合一段時(shí)間。

A公司機(jī)關(guān)對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用和管理較少也是一個(gè)問(wèn)題，如公司的ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊還只是簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)應(yīng)用，HR模塊只應(yīng)用了機(jī)關(guān)的工資管理功能。整體上，公司機(jī)關(guān)員工并不太了解ERP系統(tǒng)，更談不上應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行管理，其他的ERP系統(tǒng)子模塊在公司本部由于沒有業(yè)務(wù)需求，因而沒有實(shí)施，這就造成了本部ERP系統(tǒng)沒有實(shí)際的業(yè)務(wù)支撐與推進(jìn)，管理層級(jí)上下沒有呼應(yīng)。

5.ERP系統(tǒng)軟件本身和配套系有待完善

目前，A公司有些下屬公司ERP系統(tǒng)銷售發(fā)貨單的打印速度非常慢，經(jīng)常點(diǎn)擊打印后沒有響應(yīng)，要過(guò)20min甚至更久才能打印一張單據(jù)，嚴(yán)重影響了發(fā)貨的效率。

ERP系統(tǒng)上線之初開發(fā)了許多便于日常操作的ABAP報(bào)表，如銷售日?qǐng)?bào)、訂單查詢、發(fā)票查詢等，提高了銷售業(yè)務(wù)日常操作的便利性。但目前多數(shù)公司反映，隨著時(shí)間推移，此類報(bào)表查詢速度很慢，經(jīng)常半小時(shí)也讀取不出一張報(bào)表，嚴(yán)重影響了工作效率。

6.設(shè)備數(shù)據(jù)管理水平有待提高

設(shè)備數(shù)據(jù)涉及設(shè)備描述、重量、規(guī)格型號(hào)、材質(zhì)、設(shè)備資產(chǎn)編碼、技術(shù)文檔、所屬組織結(jié)構(gòu)等多維度描述的數(shù)據(jù)，目前，A公司有些下屬公司對(duì)設(shè)備數(shù)據(jù)錄入不及時(shí)，導(dǎo)致很多設(shè)備數(shù)據(jù)維度不全面，主要設(shè)備數(shù)據(jù)分散在各部門，設(shè)備采購(gòu)時(shí)的設(shè)備數(shù)據(jù)主要存放在采購(gòu)部門，采購(gòu)部門只把與采辦有關(guān)的數(shù)據(jù)錄入采購(gòu)訂單，而未更新設(shè)備數(shù)據(jù)，同時(shí)設(shè)備還可分解為設(shè)備數(shù)據(jù)清單細(xì)化到部件，就需要更加仔細(xì)的數(shù)據(jù)錄入，責(zé)任到人。

7.設(shè)備維修管理有待提高

設(shè)備維修單的錄入數(shù)據(jù)過(guò)于簡(jiǎn)單，維修內(nèi)容計(jì)劃的創(chuàng)建和維修計(jì)劃審批過(guò)于簡(jiǎn)單，文字描述不多，不知道因何創(chuàng)建該工單，在維修過(guò)程中對(duì)故障描述和維修過(guò)程描述較少，導(dǎo)致設(shè)備維修記錄檔案不全面或參考價(jià)值降低，不能很好地為下次設(shè)備維修提供指導(dǎo)，同時(shí)，開展設(shè)備經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)的單位很少，無(wú)法準(zhǔn)確判斷是維修還是購(gòu)買新設(shè)備更經(jīng)濟(jì)，設(shè)備維修是設(shè)備投入使用最重要的管理內(nèi)容，是設(shè)備整個(gè)壽命周期管理的重點(diǎn)，通過(guò)完善設(shè)備維修數(shù)據(jù)，可對(duì)設(shè)備進(jìn)行經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)，同時(shí)可對(duì)設(shè)備生產(chǎn)廠商進(jìn)行評(píng)價(jià)，重點(diǎn)設(shè)備可和生產(chǎn)廠商共同解決使用中的問(wèn)題。

8.ERP系統(tǒng)中的設(shè)備報(bào)表有待進(jìn)一步開發(fā)優(yōu)化

目前，A公司ERP系統(tǒng)中的設(shè)備報(bào)表主要是技術(shù)報(bào)表，設(shè)備維修業(yè)務(wù)在ERP實(shí)施前沒有關(guān)于維修費(fèi)用方面的管理報(bào)表，需要到系統(tǒng)中查找相關(guān)數(shù)據(jù)。沒有關(guān)于安全費(fèi)用方面的設(shè)備投入與維修報(bào)表，使得企業(yè)計(jì)算稅費(fèi)時(shí)需要到系統(tǒng)中摘錄相關(guān)數(shù)據(jù)，如摘錄不全使得企業(yè)多繳納稅費(fèi)，無(wú)法享受優(yōu)惠政策。

三、ERP系統(tǒng)運(yùn)行對(duì)策與措施

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，固化ERP系統(tǒng)流程

隨著A公司系統(tǒng)內(nèi)的制度體系建設(shè)逐步完善，圍繞著已經(jīng)確定好的流程進(jìn)行ERP系統(tǒng)建設(shè)與深化應(yīng)用。新建和后續(xù)ERP系統(tǒng)依據(jù)制度體系，固化流程體系，完善制度的同時(shí)也完善ERP系統(tǒng)，讓制度的落實(shí)與ERP系統(tǒng)的固化相結(jié)合。

2.統(tǒng)一支持運(yùn)行維護(hù)、規(guī)范流程

在A公司系統(tǒng)內(nèi)推進(jìn)統(tǒng)一ERP系統(tǒng)的支持運(yùn)行維護(hù)，統(tǒng)一規(guī)范運(yùn)行維護(hù)流程。通過(guò)公司總體要求，規(guī)范ERP運(yùn)行維護(hù)體系運(yùn)作的各項(xiàng)細(xì)節(jié)，在人員流動(dòng)及知識(shí)轉(zhuǎn)移、系統(tǒng)深化應(yīng)用等具體方面，予以重點(diǎn)要求；尋求培訓(xùn)資源對(duì)新增支持人員進(jìn)行培訓(xùn)。參加集團(tuán)總公司舉辦的新增關(guān)鍵用戶培訓(xùn)，或者自行組織人員培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的技術(shù)水平。

3.加大ERP系統(tǒng)人才培養(yǎng)力度

對(duì)于ERP系統(tǒng)關(guān)鍵用戶及支持人員的培養(yǎng)，A公司應(yīng)做出明確規(guī)定，下屬公司人員調(diào)整需報(bào)公司總部審核，并做好相關(guān)交接工作。加大后續(xù)培訓(xùn)與支持力度，通過(guò)培訓(xùn)和考核選擇優(yōu)秀業(yè)務(wù)人員充實(shí)到ERP系統(tǒng)支持隊(duì)伍當(dāng)中。

4.提升硬件設(shè)施，完善ERP系統(tǒng)

加強(qiáng)各所屬公司網(wǎng)絡(luò)帶寬，目前很多公司的帶寬為2M，隨著視頻、NOTES等方面的流量不斷增加，及時(shí)進(jìn)行帶寬擴(kuò)容，保障ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行。ERP系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后，數(shù)據(jù)量積累達(dá)到一定程度，抽取報(bào)表時(shí)需要對(duì)比往年數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)抽取及計(jì)算的復(fù)雜程度逐步提升，造成報(bào)表抽取速度大幅下降，同時(shí)需要對(duì)ABAP開發(fā)工具的處理功能進(jìn)行完善加強(qiáng)。優(yōu)化本地客戶端設(shè)置，如客戶端對(duì)連接打印的本地設(shè)置應(yīng)盡量選擇群組等待，而非指定一個(gè)終端點(diǎn)進(jìn)行等待，這樣可以在同等條件下由ERP系統(tǒng)自行進(jìn)行優(yōu)先選擇，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

5.加強(qiáng)跨部門合作，全面提升設(shè)備數(shù)據(jù)質(zhì)量

對(duì)設(shè)備主數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、修補(bǔ)和完善工作，列出設(shè)備數(shù)據(jù)維度清單，明確各部門職責(zé)和數(shù)據(jù)錄入責(zé)任主體，從采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)料、維修、經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)、報(bào)廢等各環(huán)節(jié)都提出數(shù)據(jù)錄入要求，從而保障數(shù)據(jù)的完整性。通過(guò)抽查和考核等方式檢查數(shù)據(jù)的質(zhì)量，保障數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確，切實(shí)提升設(shè)備的數(shù)據(jù)質(zhì)量，為設(shè)備的各項(xiàng)管理工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和素材。

6.加強(qiáng)設(shè)備人員的管理與培訓(xùn)

設(shè)備數(shù)據(jù)和維修出現(xiàn)的問(wèn)題有管理問(wèn)題也有培訓(xùn)問(wèn)題，設(shè)備人員長(zhǎng)期處于一線工作，接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)很少，有些企業(yè)對(duì)設(shè)備管理部門不重視，在企業(yè)中處于附屬地位。通過(guò)ERP系統(tǒng)的上線，發(fā)現(xiàn)設(shè)備是企業(yè)安全生產(chǎn)和效益的基本保障，通過(guò)在系統(tǒng)中與財(cái)務(wù)模塊的集成，能真實(shí)反映設(shè)備成本。

進(jìn)一步明確ERP系統(tǒng)中各級(jí)設(shè)備管理人員、各崗位設(shè)備維護(hù)操作人員的權(quán)限和職責(zé)。通過(guò)崗位職責(zé)的明確和配套規(guī)章管理制度的到位實(shí)現(xiàn)了企業(yè)精細(xì)化管理。

強(qiáng)化對(duì)設(shè)設(shè)備管理等相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，尤其是基層一線工作人員，多開展外部培訓(xùn)、多參加外部設(shè)備管理研討會(huì)開闊視野，把一線工作做扎實(shí)。

7.進(jìn)一步拓展設(shè)備管理模塊的功能

在企業(yè)內(nèi)部，要根據(jù)管理需要并會(huì)同相關(guān)部門，共同開發(fā)設(shè)備維修費(fèi)用、安全費(fèi)用、設(shè)備年運(yùn)行費(fèi)用等報(bào)表生產(chǎn)功能，提升管理水平；同時(shí)密切與設(shè)備生產(chǎn)廠商和ERP系統(tǒng)提供商的合作，三方共同探討提升設(shè)備管理水平的途徑，不斷完善ERP系統(tǒng)中的設(shè)備管理模塊。

四、結(jié)論

經(jīng)過(guò)5年ERP系統(tǒng)運(yùn)行，在的實(shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，提高了職工對(duì)ERP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，提升了系統(tǒng)內(nèi)部信息分析和決策發(fā)布能力，增強(qiáng)了公司的企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。通過(guò)ERP系統(tǒng)固化管理要求，梳理了A公司的業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)了內(nèi)部控制，提高了風(fēng)險(xiǎn)管控能力，做到“只認(rèn)系統(tǒng)不認(rèn)人”。如通過(guò)梳理風(fēng)險(xiǎn)控制環(huán)節(jié)，利用系統(tǒng)功能，在財(cái)務(wù)的費(fèi)用控制、設(shè)備管理、物資與采購(gòu)庫(kù)存控制等方面進(jìn)行了具體管控，降低了管理風(fēng)險(xiǎn)。

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