公立醫(yī)院改革形勢(shì)下的檔案管理工作

鄭高瑩*

（廈門市婦幼保健院，福建 廈門 361003）

隨著衛(wèi)生部《關(guān)于印發(fā)公立醫(yī)院改革試點(diǎn)指導(dǎo)意見(jiàn)通知》的發(fā)布，公立醫(yī)院改革工作在全國(guó)范圍內(nèi)開展，此次改革強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持公立醫(yī)院的公益性質(zhì)，把維護(hù)人民健康權(quán)益放在第一位，實(shí)行政事分開、管辦分開、醫(yī)藥分開、營(yíng)利性和非營(yíng)利性分開，推進(jìn)體制機(jī)制創(chuàng)新，調(diào)動(dòng)醫(yī)務(wù)人員積極性，提高公立醫(yī)院運(yùn)行效率，滿足人民群眾基本醫(yī)療服務(wù)需求，切實(shí)緩解群眾看病貴、看病難問(wèn)題。公立醫(yī)院改革的推行，給作為醫(yī)院管理內(nèi)容之一的醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了新的問(wèn)題和新的挑戰(zhàn)。因此，如何在新形勢(shì)下及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新工作方式、滿足改革需求，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作具有深刻的意義。

廈門是公立醫(yī)院改革的試點(diǎn)城市之一，筆者所在的公立醫(yī)院在經(jīng)歷一年多的改革嘗試中取得了一些成果。這些成果既體現(xiàn)了檔案管理在醫(yī)院改革中的重要作用，也見(jiàn)證了檔案管理在改革中的進(jìn)步與發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案為醫(yī)院改革提供了可靠依據(jù)

醫(yī)院檔案是醫(yī)院建設(shè)中重要的信息資源，它全方位記錄著醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展，是醫(yī)院宏觀管理與微觀管理的原始信息，它能為決策者提供理性思考的基礎(chǔ)，促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的不斷提高，增強(qiáng)醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分。隨著新一輪醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的全面鋪開，其中的每一項(xiàng)決策都可能影響著醫(yī)院未來(lái)發(fā)展的命運(yùn)，因此，充分閱覽并借鑒各類檔案并汲取其中的有效信息，是各級(jí)行政機(jī)關(guān)和醫(yī)藥衛(wèi)生部門在做出改革決策時(shí)必須慎之又慎的首要工作。比如，此次公立醫(yī)院改革嘗試實(shí)行醫(yī)藥分開，為此，當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行政部門必須查閱歷史數(shù)據(jù)，深入了解此前藥品收入在各醫(yī)療機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)收入中的比重情況，并結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際，制定實(shí)行本地醫(yī)藥分開的步驟及計(jì)劃。簡(jiǎn)而言之，只有立足本地實(shí)際，才能在堅(jiān)持中央確定的改革方向和原則的基礎(chǔ)上，因地制宜，大膽探索創(chuàng)新，建立適應(yīng)自身發(fā)展的醫(yī)院改革模式，才能使醫(yī)院做出正確決策，更切實(shí)有效地服務(wù)于社會(huì)。

2 公立醫(yī)院改革對(duì)檔案管理的新要求

2.1 醫(yī)院改革擴(kuò)大了檔案收集范圍，檔案歸檔范圍應(yīng)及時(shí)更新

隨著醫(yī)院改革的深入，各設(shè)區(qū)醫(yī)療機(jī)構(gòu)逐步拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，改變服務(wù)模式，如門診實(shí)行全天候服務(wù)、無(wú)假日醫(yī)院，導(dǎo)醫(yī)導(dǎo)診、電子病歷、臨床路徑、優(yōu)質(zhì)護(hù)理、信息化管理、健康教育、計(jì)劃生育輔導(dǎo)、對(duì)口支援、雙向轉(zhuǎn)診、巡回醫(yī)療等，為患者提供多方位、深層次的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。伴隨著服務(wù)項(xiàng)目的拓展和服務(wù)內(nèi)涵的深化，各類醫(yī)療護(hù)理文件、原始診療資料、數(shù)據(jù)信息急劇增加。近年就增加了醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、臨床路徑、優(yōu)質(zhì)護(hù)理、社區(qū)家庭健康檔案等數(shù)十種內(nèi)容，在豐富醫(yī)院檔案內(nèi)容的同時(shí)，也給檔案的收集增加了難度。特別是醫(yī)療資源共享、檢驗(yàn)結(jié)果互認(rèn)等措施的全面普及，更使檔案收集渠道更加分散化。

因此，為適應(yīng)不斷出現(xiàn)的改革內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案收集方法，注重收集的及時(shí)性，完整性，針對(duì)不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)的共享內(nèi)容，嘗試建立相應(yīng)的聯(lián)合建檔的收集方法和管理制度。對(duì)新增服務(wù)項(xiàng)目、擴(kuò)大服務(wù)范圍中形成了檔案資料要分門別類通過(guò)多種渠道予以收集，形成良好的收集歸檔循環(huán);對(duì)增設(shè)的專科門診、診療科室、服務(wù)部門還應(yīng)做好兼職檔案、信息員的建檔指導(dǎo)工作。在這些工作的基礎(chǔ)上，要定時(shí)調(diào)整或更新檔案的歸檔范圍，使各部門的兼職檔案員有“法”可依，及時(shí)歸檔，避免歸檔材料的流失。

2.2 醫(yī)院改革使檔案管理模式更加現(xiàn)化化

信息化建設(shè)是此次公立醫(yī)院改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，信息化的普及在方便病人就診、縮短病人等待時(shí)間、提高醫(yī)務(wù)人員工作質(zhì)量效率以及緩解“看病難、看病貴”等方面起到了積極作用。（醫(yī)院信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)）當(dāng)前，各大公立醫(yī)院投入了不少人力、物力加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)病人而言，可以通過(guò)自助模式在電腦上完成相關(guān)信息的錄入，如自助預(yù)約、自助掛號(hào)、自助存款、自助評(píng)價(jià)等；對(duì)醫(yī)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，則可以實(shí)現(xiàn)OA辦公自動(dòng)化、電子病歷、移動(dòng)查房、移動(dòng)護(hù)士站等多種智能化的信息系統(tǒng)。這些載體形式的變化，為醫(yī)療服務(wù)單位的改革和發(fā)展注入了無(wú)限生機(jī)，也給醫(yī)院檔案管理模式帶來(lái)了新的課題。

這些信息資料的匯總、存儲(chǔ)及歸檔必然使檔案管理更加檔范化、精細(xì)化，特別是使檔案管理的前端控制顯得更為必要。檔案室可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，自動(dòng)向計(jì)算機(jī)終端工作站適時(shí)收集掛號(hào)信息、預(yù)約數(shù)據(jù)、病人反饋意見(jiàn)等原始信息；對(duì)政務(wù)信息則在工作業(yè)務(wù)中進(jìn)行文件信息數(shù)據(jù)處理的同時(shí)，執(zhí)行電子文件形成與歸檔的功能，使檔案室成為更加現(xiàn)代化的信息儲(chǔ)藏中心和利用中心，使醫(yī)院向數(shù)字化醫(yī)院邁進(jìn)，為未來(lái)的信息資源全面共享打好基礎(chǔ)。

此外，信息化也應(yīng)該被應(yīng)用到檔案自身的管理中。醫(yī)院改革過(guò)程中，各方面對(duì)檔案信息的需求有增無(wú)減，并且要快速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供。但目前，許多醫(yī)院的檔案管理仍停留傳統(tǒng)的手工管理方式，無(wú)論從數(shù)量上、內(nèi)容上、速度上都難以適應(yīng)醫(yī)院改革的快節(jié)奏?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)為檔案管理的現(xiàn)化代奠定了基礎(chǔ)，可建立檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案從目錄到內(nèi)容全面信息化，在特殊情況下甚至可以實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程管理。實(shí)踐也證明，檔案管理工具越科學(xué)，檢索時(shí)間越縮短，檔案查找的準(zhǔn)確率、全面性會(huì)越高，檔案信息資源的開發(fā)就越廣泛而深入，那些沉睡在恒溫庫(kù)房中的歷史書卷才能真正被喚醒，才能顯示出其歷久彌新的生命力和價(jià)值。

2.3 醫(yī)院改革要求檔案資源的開發(fā)利用更加深入

長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院檔案特別是綜合檔案更多地注重案卷數(shù)量、整理及保管，在檔案資源的開發(fā)利用工作中存在明顯的被動(dòng)性和盲目性，制約了檔案信息的二次加工和開發(fā)利用，嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)自身的發(fā)展。為了更好地適應(yīng)醫(yī)療改革，醫(yī)院檔案工作者要更加積極主動(dòng)地參與醫(yī)院管理，融入公立醫(yī)院改革的大潮中，主動(dòng)了解改革的重點(diǎn)和難點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與醫(yī)院改革的同步規(guī)劃、同步發(fā)展，而檔案管理的重心也迫切需要在整理、保管的基礎(chǔ)上向收集、開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，為醫(yī)療改革提供多渠道的信息服務(wù)。

要加強(qiáng)與醫(yī)院各管理部門的聯(lián)系，及時(shí)了解醫(yī)院各項(xiàng)工作的需求，探索檔案流向和服務(wù)的有效途徑與方法，研究檔案利用規(guī)律，為利用者的決策準(zhǔn)確提供檔案信息參考；要圍繞醫(yī)療改革中的重點(diǎn)問(wèn)題和關(guān)鍵問(wèn)題，有針對(duì)性、創(chuàng)造性地開展編研工作，以便于用者進(jìn)行系統(tǒng)的總結(jié)，為下一階段的改革提供有效的借鑒；要推動(dòng)檔案館藏由“單一型”向“綜合型”方向發(fā)展，搞好檔案、資料、情報(bào)信息的一體化服務(wù)，這樣可以使醫(yī)院的各種信息互相補(bǔ)充，互相滲透，構(gòu)成醫(yī)院信息的完整體系，為醫(yī)院改革的穩(wěn)步推進(jìn)打造良好的基礎(chǔ)。