淺談醫(yī)院檔案資源開發(fā)及利用價(jià)值

楊麗萍

淺談醫(yī)院檔案資源開發(fā)及利用價(jià)值

楊麗萍①

目的：探討如何開發(fā)醫(yī)院檔案資源，提高檔案的利用價(jià)值。方法：增強(qiáng)檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，多渠道、多途徑收集檔案材料，熟悉檔案，了解需要。結(jié)果：提高了檔案利用率，為醫(yī)院的發(fā)展提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)保障。結(jié)論：醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研各項(xiàng)工作中發(fā)揮著不可替代的作用，做好醫(yī)院各類檔案資料的收集、整理、鑒定、保管和利用工作十分必要。

檔案資源； 開發(fā)； 利用價(jià)值

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在各項(xiàng)管理工作活動(dòng)中形成的文件，以簿冊(cè)、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類及載體等各種形式記錄[1]，記載了醫(yī)院不同發(fā)展時(shí)期的成績(jī)，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作中發(fā)揮著不可替代的作用，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。其傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應(yīng)醫(yī)院快速發(fā)展的需要，本院檔案管理工作正向著規(guī)范化健康發(fā)展，現(xiàn)將醫(yī)院檔案管理工作體會(huì)報(bào)告如下。

1 提高檔案管理人員的檔案意識(shí)

管理人員的服務(wù)意識(shí)與管理水平的高低直接決定著檔案開發(fā)利用工作程度的好壞。只有不斷強(qiáng)化檔案管理人員的檔案意識(shí)，提高全員檔案認(rèn)知程度，加上優(yōu)質(zhì)積極的服務(wù)，變廢為寶，把各種死材料變成可利用的活材料，才能使檔案管理工作由被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)[2]。這就要求檔案工作人員在實(shí)際工作中要樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，耐心、周到、細(xì)致地做好服務(wù)，拓展多種服務(wù)方式，徹底改變過去“等、靠、要”的舊的工作模式以及“重藏輕用”“看檔守檔”的陳舊管理模式。變封閉式管理為開放式管理，變被動(dòng)式管理為主動(dòng)式管理，充分發(fā)揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫(yī)院的各項(xiàng)工作緊密結(jié)合起來，充分挖掘檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，在主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)、開發(fā)利用上下功夫，才能得到醫(yī)院各方面重視，進(jìn)一步提高檔案管理工作在醫(yī)院的地位。

2 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

做好檔案管理工作的關(guān)鍵是有一支既懂檔案知識(shí)，又能運(yùn)用現(xiàn)代化手段科學(xué)管理檔案的隊(duì)伍。隨著醫(yī)院管理自動(dòng)化的不斷提高、各種新型信息介質(zhì)和記錄方式的出現(xiàn)，醫(yī)院形成了大量的電子文件，如何收集整理，利用管理好這些電子文件，成為當(dāng)前檔案人員面臨的新問題[2]。長期以來，醫(yī)院檔案管理人員科班出身的較少，大部分人員都是從別的崗位轉(zhuǎn)崗過來的，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟練，缺乏創(chuàng)新和活力，他們的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上醫(yī)院發(fā)展的需要。隨著醫(yī)療改革的不斷深入，醫(yī)院規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，對(duì)檔案的利用也提出了更多、更高的要求。這就要求醫(yī)院檔案工作人員要具備良好的職業(yè)素質(zhì)，即知識(shí)素質(zhì)和能力素質(zhì)。通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等形式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。另外檔案工作人員還必須掌握醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)知識(shí)，根據(jù)各方面不同的需求，有針對(duì)性地提供檔案資料，為檔案利用提供廣泛系統(tǒng)的服務(wù)。

3 建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，建立醫(yī)院一體化的管理新模式

目前，好多醫(yī)院沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，對(duì)檔案管理沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各個(gè)醫(yī)院都是根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理。因此，建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度十分重要。各級(jí)綜合醫(yī)院要積極貫徹落實(shí)《檔案法》，結(jié)合自己醫(yī)院的實(shí)際情況，完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。如建立收集制度、保管利用制度、保管期限制度、歸檔范圍等規(guī)定，制定專職檔案管理人員的工作職責(zé)以及保密、保管、借閱、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴(yán)密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計(jì)，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎(jiǎng)懲等每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，為規(guī)范、高效地開展檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。筆者所在醫(yī)院將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位職責(zé)和考核辦法之中，提高全員檔案意識(shí)，使他們積極主動(dòng)歸檔配合檔案部門工作的同時(shí)，建立檔案?jìng)鬟f、登記制度、實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，遺失及時(shí)查找補(bǔ)損，確保材料完整。為檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)提供制度保障。

4 多渠道、多途徑收集檔案材料

醫(yī)療改革是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研各項(xiàng)工作都在不斷發(fā)展變化中，檔案真實(shí)完整地記錄了這些發(fā)展變化的過程，是重要的信息資源，是開展其他各項(xiàng)工作的必要條件和依據(jù)，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。檔案收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，收集質(zhì)量的高低將直接決定和影響著檔案業(yè)務(wù)工作的整體水平。按照《文件材料歸檔范圍》《檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，做好醫(yī)院檔案資料的收集工作是檔案管理的一個(gè)重要方面。由于服務(wù)對(duì)象的差異，需求不同，形成了各自特有的材料，因此，收集材料的多少、價(jià)值的大小，直接影響著現(xiàn)代檔案材料的利用率。為從源頭上保證醫(yī)院檔案室收藏資源，筆者所在醫(yī)院反復(fù)多次修改歸檔范圍，保管期限，工作人員不斷疏通和拓寬檔案材料的來源渠道、創(chuàng)新工作方法，做到口勤、手勤、腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充缺失的檔案資料，使之更加合理化，同時(shí)檔案的載體也實(shí)行多樣化，除紙質(zhì)外還包含了照片、錄音、錄像、實(shí)物等。通過醫(yī)院制定的檔案接收制度和檔案集中管理辦法，把保存在個(gè)人手中以及分散在各個(gè)科室的有保存價(jià)值的各種資料集中到醫(yī)院綜合檔案室中，實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理，有利于醫(yī)院管理決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化，使檔案管理更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)[3]。

5 熟悉檔案，了解需要，提高利用率

檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案利用是指通過一定方式，直接把檔案資料提供給使用者的一項(xiàng)服務(wù)性工作。其方式主要有提供檔案原件，提供檔案復(fù)制件，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢、外調(diào)等。熟悉檔案，了解需要是開展檔案利用工作的基本途徑和方法。管好用好檔案，對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展起著重要作用。檔案工作的最終目的就是把檔案提供給使用者，使檔案資料得到充分的利用。目前，好多醫(yī)院沒有將檔案管理納入醫(yī)院目標(biāo)考核中，造成醫(yī)院檔案材料流失嚴(yán)重，信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案材料利用率不高。因此，醫(yī)院檔案管理人員要想方設(shè)法，多途徑、多渠道挖掘檔案信息資源，然后向大家介紹所保存檔案的內(nèi)容和成分，根據(jù)不同的需要，及時(shí)準(zhǔn)確地查找出有關(guān)檔案，為檔案使用者提供多層次、多方面、有實(shí)效的信息資源，更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。

6 結(jié)論

醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院管理中的重要組成部分，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展醫(yī)院的重要環(huán)節(jié)。為使醫(yī)院檔案管理工作能更好地為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服務(wù)，必須重視醫(yī)院檔案管理人員的充實(shí)和培養(yǎng)，不斷提高他們的綜合管理能力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，滿足醫(yī)院各方面的需求，真正發(fā)揮檔案工作在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中的作用[4]。

[1] 鄔瑞祥，田躍珍.淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作[J].中外健康文摘，2010，7(18):359-360.

[2] 李玉霞.淺談加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理[J].中國民康醫(yī)學(xué)，2009，21(6):692-693.

[3] 余強(qiáng).醫(yī)院檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011，10(5)，11-12.

[4] 曾建軍，呂仕銀，田勇.淺談新時(shí)期如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案工作[J].中國農(nóng)村衛(wèi)生事業(yè)管理，2006，26(6):60-61.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.19.080①鄭州大學(xué)第二附屬醫(yī)院 河南 鄭州 450014

楊麗萍

2012-03-07) (本文編輯：李嫚)