淺議新形勢(shì)下如何加強(qiáng)中醫(yī)院人事檔案管理

吳艷麗

淺議新形勢(shì)下如何加強(qiáng)中醫(yī)院人事檔案管理

吳艷麗

新形勢(shì);中醫(yī)院;人事檔案;管理

在中醫(yī)院發(fā)展和人事制度改革的過(guò)程中，人事檔案發(fā)揮了重要作用。組織、人事部門在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件資料，是全面、歷史的考察、了解干部的基本依據(jù)和原始資料，在優(yōu)化中醫(yī)院干部選任、完整儲(chǔ)備人才信息、促進(jìn)人才合理流動(dòng)中發(fā)揮了重要作用。黨的十七大對(duì)中醫(yī)院人事管理和人才流動(dòng)提出了新的要求，如何加強(qiáng)職工人事檔案管理，為中醫(yī)院發(fā)展乃至中醫(yī)藥事業(yè)振興服務(wù)，成為一個(gè)新的挑戰(zhàn)。

隨著我國(guó)衛(wèi)生體制改革的不斷深入，中醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的持續(xù)推進(jìn)，中醫(yī)院人事檔案管理出現(xiàn)了許多新情況、新問(wèn)題，人事檔案工作面臨不少新的挑戰(zhàn)。與時(shí)俱進(jìn)地推動(dòng)人事管理工作，對(duì)中醫(yī)院更好地引進(jìn)、開(kāi)發(fā)和聚集人才資源具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 目前中醫(yī)院人事檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.1 人事檔案收集上存在的主要問(wèn)題 就目前狀況看，多數(shù)中醫(yī)院人事檔案均無(wú)專職人員管理，檔案員身兼數(shù)職。造成人事檔案材料無(wú)法及時(shí)搜集補(bǔ)充。人事檔案中存在定性的材料多，定量的材料少。許多鑒定和評(píng)價(jià)材料格調(diào)一致，形式雷同，對(duì)人的評(píng)價(jià)簡(jiǎn)單化，很難體現(xiàn)人的個(gè)性特點(diǎn)，更難以體現(xiàn)個(gè)人成長(zhǎng)進(jìn)步的歷史軌跡。同時(shí)，人事檔案中普遍存在著材料的片面、陳舊等問(wèn)題。檔案材料中涉及個(gè)人政治、歷史、家庭、社會(huì)關(guān)系方面的內(nèi)容比較多，而反映個(gè)人工作業(yè)績(jī)、工作能力、專業(yè)特點(diǎn)方面的材料比較少，對(duì)流動(dòng)人員、自動(dòng)離職等人員的檔案管理欠缺相應(yīng)的制度，材料的變化和人的變化不能同步進(jìn)行，無(wú)法及時(shí)反映個(gè)人最真實(shí)的情況。而這些現(xiàn)象是與新形勢(shì)下的人事管理體制不相適應(yīng)的。

1.2 履歷類檔案材料失真 一個(gè)人的檔案材料是人事檔案信息的重要組成部分，是正確反映一個(gè)人德能勤績(jī)的主體。近幾年來(lái)，在人員調(diào)動(dòng)時(shí)，發(fā)現(xiàn)偽造人事檔案的事時(shí)有發(fā)生。有些人出于個(gè)人私利，要求人事部門更改個(gè)人檔案資料，致使同一個(gè)人出現(xiàn)不同的出生年月、不同的參加工作時(shí)間、不同的學(xué)歷。在重復(fù)出現(xiàn)的材料中，年齡越報(bào)越小，工齡越報(bào)越長(zhǎng)，學(xué)歷越報(bào)越高。致使一個(gè)人的履歷不一致，真假難辨，從而使人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性大大降低。

1.3 人事檔案開(kāi)放利用降低 人事檔案的收集、管理工作都是為了更好地開(kāi)放利用檔案信息資源，為及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才、積極開(kāi)發(fā)人才、合理利用人才服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供決策咨詢服務(wù)。但是長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理強(qiáng)調(diào)保密性，使用范圍很小。人事檔案材料僅供組織、人事等少數(shù)部門查閱，服務(wù)工作處于波動(dòng)狀態(tài)，因而無(wú)法對(duì)單位人才資源開(kāi)發(fā)提供具有前瞻性、參考性的分析材料，很難實(shí)現(xiàn)人才資源信息共享。

2 加強(qiáng)中醫(yī)院人事檔案管理工作的建議

為提高中醫(yī)院人事檔案管理工作水平，適應(yīng)人事改革的需要，更好地為干部人事工作和現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)服務(wù)，有必要加強(qiáng)以下幾項(xiàng)工作。

2.1 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高管理人員素質(zhì) 配備專職人事檔案管理人員，落實(shí)檔案人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規(guī)范統(tǒng)一，內(nèi)容的完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用。要實(shí)現(xiàn)這一要求，需要一支熱愛(ài)檔案工作、熟悉檔案業(yè)務(wù)、安心本職工作、具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理隊(duì)伍。為此，應(yīng)由檔案部門定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使他們了解檔案管理的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心;掌握如何收集、鑒別歸檔材料，整理、裝訂檔案的技術(shù)，把檔案管理好，從而使每個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，有章可循。既做到明確責(zé)任，又要依法建檔，強(qiáng)化檔案意識(shí)。

2.2 加強(qiáng)人事檔案收集與創(chuàng)新檔案內(nèi)容 人事檔案材料的收集工作是做好人事檔案工作的基礎(chǔ)，也是豐富人事檔案內(nèi)容和提供服務(wù)的根本前提。在新的時(shí)期，要緊緊圍繞職工檔案的利用價(jià)值，認(rèn)真做好檔案材料的收集管理，使其全面反映職工的面貌，始終保持完整和最新動(dòng)態(tài)。在收集職工基本情況的基礎(chǔ)上，按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，做好經(jīng)常性、定期的材料收集和補(bǔ)充工作，及時(shí)與各部門聯(lián)系，要求他們定期送交檔案材料。對(duì)缺少的材料要做到口勤、腳勤、善于聯(lián)系溝通，變被動(dòng)為主動(dòng)。及時(shí)追補(bǔ)和充實(shí)新的資料。隨著衛(wèi)生人事制度改革的不斷深化，中醫(yī)院可以嘗試推行全員聘用制改革，實(shí)行公開(kāi)選拔、競(jìng)爭(zhēng)上崗、擇優(yōu)聘任、離崗?fù)损B(yǎng)、業(yè)績(jī)考核等新舉措，歸檔材料應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。

2.3 增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，切實(shí)維護(hù)人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性人事檔案材料，為組織上全面考察、了解、正確選拔人才提供依據(jù)。職工檔案的性質(zhì)規(guī)定了收集的檔案材料必須真實(shí)可靠。檔案人員要有高度民主的事業(yè)心和強(qiáng)烈的責(zé)任感，對(duì)收集的材料必須認(rèn)真細(xì)致地做好鑒定工作。仔細(xì)審查每一份材料的保存價(jià)值和真實(shí)性，把真實(shí)可靠的材料收入職工檔案，對(duì)不該歸檔的、重復(fù)的、有虛假內(nèi)容的材料，進(jìn)行清理、登記、銷毀。人事檔案形成后，還要嚴(yán)格依照有關(guān)制度進(jìn)行管理，確保人事檔案材料及內(nèi)容完整、齊全、真實(shí)、精煉、實(shí)用與安全。

2.4 提高服務(wù)意識(shí)，實(shí)行開(kāi)放式的管理 堅(jiān)持“以人為本”，提高服務(wù)意識(shí)。職工人事檔案工作，要從傳統(tǒng)“封閉式”、“守?cái)偸健钡臋n案管理模式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的人力資源管理理念，進(jìn)一步改進(jìn)管理辦法，從宏觀角度開(kāi)發(fā)利用人事檔案，充分體現(xiàn)改革創(chuàng)新的精神和要求。要做到“死檔”活用，充分發(fā)揮人事檔案的信息作用，盡最大努力幫助用好人事檔案資料，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使人事檔案更好地為發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、加強(qiáng)人才培養(yǎng)、合理配置人力資源服務(wù)。實(shí)行開(kāi)放式的管理。一方面，建立職工工作業(yè)績(jī)檔案，及時(shí)將職工的工作情況、工作業(yè)績(jī)和重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)情況及任務(wù)完成情況收入檔案，為實(shí)際任用干部提供必要的依據(jù)。另一方面，建立職工能力檔案，重點(diǎn)收集個(gè)人專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊(cè)考試等能反映個(gè)人才能的資料，真實(shí)、完整、立體地反映職工的情況，提高決策的水平。

2.5 推進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè) 信息產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展和信息網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，改變了人們時(shí)間、空間概念以及思維方式，對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。但目前，許多中醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)手工方法進(jìn)行檔案管理，這顯然已越來(lái)越不適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求，必須要實(shí)行檔案管理現(xiàn)代化，加強(qiáng)人事信息系統(tǒng)建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)在人事檔案管理工作中的作用，建立和完善職工人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，動(dòng)態(tài)化管理人事檔案信息，保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，人事檔案管理信息化可以極大地提高工作效率，使管理人員從日?，嵥榈氖聞?wù)中解脫出來(lái)，進(jìn)一步提高人事檔案工作質(zhì)量，加速人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化的發(fā)展。

10.3969/j.issn.1674－4985.2012.02.051

274600山東省鄄城縣中醫(yī)院

吳艷麗

2011－12－19)

(本文編輯:李靜)