充分利用信息系統(tǒng)，加強醫(yī)院物資管理

畢春梅，張秀偉

（中日友好醫(yī)院 規(guī)劃財務(wù)處，北京 100029）

物資管理是指醫(yī)院在運營過程中，對所需物資的采購、驗收、領(lǐng)用、出庫、盤點、財務(wù)核算等一系列行為進行計劃、組織和控制等管理工作的總稱[1]。通過應(yīng)用一體化物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)物資信息的高度集成，使物流、資金流、信息流有機結(jié)合，實現(xiàn)物資系統(tǒng)的動態(tài)管理，確保企業(yè)生產(chǎn)物資供應(yīng)的準時、高效，為規(guī)范內(nèi)部管理流程、減少流動資金占用、促進企業(yè)長效發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)[2]。2012年7月5日，我院成立“物流管理信息化建設(shè)工作小組”，由財務(wù)部門牽頭做好物資信息化建設(shè)管理工作。

1 物資信息化管理的目標

（1）通過對物資進行有效管理，保證物資及時到位，確保運營需要；（2）降低醫(yī)院成本，加速資金周轉(zhuǎn)，堵塞漏洞，保證物資真正用到患者身上；（3）充分利用信息系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)部門對物資管理全過程動態(tài)監(jiān)管。

2 實施步驟

制定《中日友好醫(yī)院招標采購管理辦法（試行）》及《中日友好醫(yī)院物流管理信息系統(tǒng)建設(shè)實施方案》，明確各部門職責(zé)及招標采購流程。由財務(wù)部門牽頭，會同相關(guān)部門，按照醫(yī)院制度要求及財務(wù)管理需要，規(guī)范物資管理流程。

2.1 執(zhí)行《中日友好醫(yī)院招標采購管理辦法（試行）》，嚴把物資及供應(yīng)商準入關(guān)

物資及供應(yīng)商準入是物資管理的基礎(chǔ)和起點，執(zhí)行醫(yī)院相關(guān)招標管理辦法選擇供應(yīng)商及產(chǎn)品，及時將相關(guān)信息維護進物資管理信息系統(tǒng)。合理利用信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證、產(chǎn)品注冊證、總代理授權(quán)書等資質(zhì)檔案進行管理。相關(guān)證件臨近到期時間，系統(tǒng)自動提醒，既可方便提前做好相應(yīng)工作安排，又可切實保護醫(yī)院及患者的合法利益。

2.2 合理利用信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)物資管理全過程監(jiān)管

利用物資管理信息系統(tǒng)，可以實現(xiàn)物資管理從采購計劃、采購訂單、物資入庫、移庫、出庫、盤點、財務(wù)核算等全過程信息化管理，可以實現(xiàn)對物資全生命周期的管理和監(jiān)管。在物資管理信息系統(tǒng)中，科室提出采購申請，科主任審核后上報采購部門；采購部門匯總整理采購申請，編制采購計劃，根據(jù)醫(yī)院制定的辦法及流程進行采購；采購送貨后，由物資管理人員驗收，辦理入庫手續(xù)；科室物資管理員到庫房領(lǐng)用耗材，由庫房做移庫處理，即庫房做出庫，同時科室?guī)熳鋈霂焯幚恚缓牟氖褂萌藛T到本科室?guī)旆款I(lǐng)用耗材，辦理相關(guān)手續(xù)，由科室物資管理員掃取耗材條碼，同時將HIS收費系統(tǒng)與物資管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，耗材在HIS系統(tǒng)確認收費后方可作為物資消耗，做出庫處理；月底科室物資管理人員、庫房相關(guān)人員及財務(wù)人員共同對科室?guī)爝M行盤點，匯總結(jié)果并及時處理；科室根據(jù)需要，查詢本科室物資耗材入庫、出庫、結(jié)存等明細數(shù)據(jù)。

物資管理信息系統(tǒng)流程清晰、責(zé)任明確，各部門工作更加規(guī)范化，物資從最初的科室申請到最后實際使用到患者身上或醫(yī)院實際消耗的全過程可以追溯查詢。

3 效果

利用物資管理信息系統(tǒng)，醫(yī)院財務(wù)、審計、紀檢監(jiān)察等部門可實時對物資管理全過程進行監(jiān)督管理，有利于及時、有效地監(jiān)督、控制；同時這些管理部門還可以對從信息系統(tǒng)獲取的數(shù)據(jù)進行分析，滿足管理需要。

3.1 實現(xiàn)物流與資金流的統(tǒng)一

實現(xiàn)物資管理信息系統(tǒng)與醫(yī)院HIS系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，可收費物資在HIS系統(tǒng)確認收費后方可作為物資消耗，做出庫處理，杜絕“以領(lǐng)代用”，真正做到實耗實銷，符合新《醫(yī)院財務(wù)制度》、《醫(yī)院會計制度》要求；同時收費記錄作為支付可收費物資采購款的依據(jù)，實現(xiàn)物流與資金流的統(tǒng)一。

3.2 提高工作效率，堵塞漏洞，節(jié)約成本

利用物資管理信息系統(tǒng)，可以把經(jīng)辦人員從大量的重復(fù)勞動中解放出來，大大提高了工作效率，實現(xiàn)部分辦公“無紙化”，節(jié)約人力成本及其他成本。利用物資管理信息系統(tǒng)，規(guī)范的流程控制可有效堵塞漏洞，避免物資人為流失、浪費等現(xiàn)象，節(jié)約物資采購及庫存成本。

3.3 實現(xiàn)信息資源實時共享

利用物資管理信息系統(tǒng)，科室及各相關(guān)部門可以實時查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，獲取各自所需信息，以便及時采取相應(yīng)策略，減少工作過程的不確定性，提高工作的時效性。物資管理信息系統(tǒng)可方便地進行數(shù)據(jù)查詢、導(dǎo)出，相關(guān)部門和人員可以對所需數(shù)據(jù)進行分析，為醫(yī)院進行科室成本核算和管理決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

綜上所述，充分利用信息化手段加強物資管理，能進一步規(guī)范物資管理，降低醫(yī)院運營成本，實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，有效堵塞流通環(huán)節(jié)漏洞，確保物資管理真實準確，提高醫(yī)院財務(wù)管理水平，樹立醫(yī)院良好的形象[3]。

[1]苗慶峰.物資管理信息化探討[J].經(jīng)營管理者，2011，17：157.

[2]楊真名.企業(yè)物資管理信息系統(tǒng)淺析[J].學(xué)術(shù)縱橫，2011，11：111.

[3]李寧衛(wèi).淺談醫(yī)院后勤物資管理的信息化建設(shè)[J].中國健康月刊，2011，10：281.