關(guān)于檔案資源體系建設(shè)的幾個(gè)原則

杜佳濱

檔案資源是開展檔案工作的基礎(chǔ)，也是關(guān)系到檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要條件。加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，建立齊全完整、豐富多樣的檔案資源體系，是檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的要求，也是檔案部門服務(wù)黨和國(guó)家的中心工作、服務(wù)社會(huì)、服務(wù)公眾的根本途徑。那么，如何建立起完善的檔案資源體系，筆者認(rèn)為應(yīng)遵循以下原則：

1.需求導(dǎo)向原則

國(guó)家綜合檔案館收集和保存檔案，目的是為了滿足社會(huì)對(duì)檔案的需求。凡是社會(huì)需要的檔案，理論上都可納入收集范圍。這一價(jià)值準(zhǔn)則，可歸納為“需求導(dǎo)向原則”。所謂“需求”，既包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位的需求，也包括各種社會(huì)組織和個(gè)人對(duì)于學(xué)習(xí)研究、宣傳教育、權(quán)益維護(hù)和休閑娛樂的需求；既包括當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的需求.也包括長(zhǎng)遠(yuǎn)的、潛在的需求。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)日益多元化的今天，檔案的社會(huì)需求也日益呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)。檔案資源越豐富、門類越齊全，越能滿足社會(huì)需求。

2.職能決定原則

確立資源建設(shè)戰(zhàn)略，首先取決于對(duì)檔案館的職能定位。職能定位決定著資源建設(shè)的重點(diǎn)和方向。如果將檔案館定位為“為歷史研究和其他學(xué)術(shù)研究服務(wù)的史料基地”，那么檔案的史料價(jià)值勢(shì)必成為資源建設(shè)的關(guān)注點(diǎn)；如果定位為“公眾獲取個(gè)人信息的中心”，那么各種專門檔案應(yīng)是個(gè)人信息的重要載體；如果定位為“政府公開信息查閱中心”，那么就必須廣泛收集各種已公開現(xiàn)行文件和政務(wù)信息；如果定位為“宜傳教育和休閑娛樂基地”，那么就必然要有豐富的照片檔案、音像檔案和其他有鑒賞價(jià)值的檔案等?？梢?，檔案館的職能定位對(duì)其資源建設(shè)影響巨大。我國(guó)綜合檔案館職能定位雖有相關(guān)法律法規(guī)界定和悠久歷史傳統(tǒng)，但也不是一成不變的，不同的時(shí)期可以適當(dāng)?shù)卣{(diào)整，而職能的調(diào)整必然要求資源建設(shè)方向作出相應(yīng)的調(diào)整。

3.公共性原則

這里所說的“公共性”，一是指檔案形成者的公共性。黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、國(guó)有企事業(yè)單位，這些機(jī)構(gòu)形成和收集的檔案，屬于國(guó)有資產(chǎn)，具有公共檔案的特性。二是檔案服務(wù)對(duì)象的公共性。為人民群眾服務(wù)是黨和國(guó)家對(duì)檔案工作的根本要求，也是對(duì)檔案資源建設(shè)的根本要求。國(guó)家檔案館的服務(wù)對(duì)象不是特定的群體和個(gè)人，而是社會(huì)公眾。從這個(gè)意義上講，只有為國(guó)家所有并可為公眾所利用的檔案，才可以納入國(guó)家綜合檔案館收集范同，反之則通常不能納入收集范圍。

4.地域化原則

在檔案資源開發(fā)利用過程中，應(yīng)突出地域特色。構(gòu)建檔案資源體系除了從源頭抓起，注重豐富檔案資源外，還要在檔案資源開發(fā)利用過程中，注意突出地域特色。檔案資源的開發(fā)利用是將零散檔案系統(tǒng)化梳理的過程，經(jīng)過檔案工作者開發(fā)的檔案信息資源能夠更加清晰地體現(xiàn)出本地區(qū)的地域特色，方便利用者利用。檔案館可將館藏檔案資源開發(fā)利用的成果建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，以達(dá)到豐富館藏的目的。

5.突出特色原則

一般來說，每個(gè)檔案館的館藏都有自己的特色，如地域特色、時(shí)代特色、經(jīng)濟(jì)特色、文化特色、民族特色等。本文所要闡明的是除了上述特色以外的“特色”，譬如檔案館除了依法接收應(yīng)進(jìn)館的檔案外，可從實(shí)際情況出發(fā)，加強(qiáng)自身特色建設(shè)，如參照民間收藏愛好者的做法，集中收藏某一類檔案資料，如票品、證章、信函、字畫、藝術(shù)品、商標(biāo)、特定類型的圖書資料等，這些檔案資料收集不受地域性限制，每個(gè)檔案館都可收藏。當(dāng)然，各級(jí)國(guó)家檔案行政管理部門適當(dāng)引導(dǎo)還是必要的。

6.規(guī)范化原則

一是制度的規(guī)范化。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，按照建立“兩個(gè)體系”的要求，健全歸檔制度，完善歸檔范圍、保管期限、到期檔案移交規(guī)定等，針對(duì)目前各項(xiàng)規(guī)范性文件中不適合當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的條款，進(jìn)行認(rèn)真調(diào)研和修改完善。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，產(chǎn)生了各種新興的經(jīng)濟(jì)組織、社會(huì)組織，因此，檔案資源建沒已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)的立檔單位，這就要求檔案部門必須關(guān)注新組織、新領(lǐng)域的檔案工作，以檔案資源建設(shè)為契機(jī)，將其納入國(guó)家檔案事業(yè)體系，同時(shí)還要有選擇地將部分有特色能夠反映本地區(qū)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的二級(jí)、三級(jí)單位納入到國(guó)家檔案體系中，以達(dá)到檔案資源的齊全完整。此外，還要將涉及本地區(qū)的重大活動(dòng)和有關(guān)民生的檔案材料，列入歸檔范圍并確定科學(xué)的保管期限。二是流程的規(guī)范化。流程的規(guī)范化是檔案資源體系建設(shè)良性發(fā)展的重要保證。只有將檔案資源體系的每一部分建設(shè)流程都納入規(guī)范化管理，才能夠保證整個(gè)體系按照預(yù)定的設(shè)計(jì)軌道發(fā)展。如青島市檔案館在流程規(guī)范化管理中提出“讓下一個(gè)環(huán)節(jié)滿意”，就是要環(huán)環(huán)相扣，每一個(gè)環(huán)節(jié)都按照流程要求，規(guī)范化操作，以達(dá)到整個(gè)檔案工作規(guī)范化。立檔單位要按照制定的歸檔制度、歸檔范圍、保管期限等，要求到期將檔案向相關(guān)檔案館移交。檔案館接收檔案后按照規(guī)范化的要求進(jìn)行整理，同時(shí)檔案數(shù)字化等相關(guān)工作同步跟進(jìn)，整理完成的檔案轉(zhuǎn)入開發(fā)利用部門，進(jìn)行開發(fā)利用或提供社會(huì)工作利用等。在整個(gè)流程中還要注意設(shè)立驗(yàn)收監(jiān)督機(jī)制，對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行驗(yàn)收監(jiān)督。三是制定規(guī)范要具有前瞻性。前瞻性就是要求檔案工作者要有敏銳的觀察力、判斷力，對(duì)今后檔案事業(yè)的發(fā)展走向有一種長(zhǎng)遠(yuǎn)的判斷，并對(duì)將來進(jìn)館的檔案內(nèi)容、數(shù)量有調(diào)查、有預(yù)測(cè)，掌握今后一定時(shí)間內(nèi)可能進(jìn)館的檔案資料的來源、線索、數(shù)量、門類，做到心中有數(shù)，避免肓目性，有計(jì)劃、有目的、有準(zhǔn)備地建設(shè)檔案資源體系。在制定規(guī)范性文件時(shí)，充分考慮這方面因素，超前“立法”，為檔案事業(yè)的發(fā)展留出“余量”。