80/20法則與秘書時間管理

[案例]

一天早上總裁辦秘書Summer剛進(jìn)辦公室，老板就讓她起草一份上半年的工作總結(jié)，說下星期開公司董事會要用，明天下班前交給他。她估算了一下，總結(jié)得三四萬字，有二三十頁。剛從老板辦公室出來，她還沒有坐穩(wěn)，老板又打電話過來，讓她通知公司副總、銷售總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)下午開會商討工作；她剛放下電話，前臺就送來一份電傳，是新加坡恒鑫公司老總發(fā)來的，說后天到北京，請公司幫他預(yù)訂酒店；看完傳真，老板又來電話，說下月初到電視臺為《一周財(cái)經(jīng)觀察》做嘉賓因沒時間他不去了，讓她給對方發(fā)個電子郵件；她剛喘口氣，人力資源部的人又過來通知，讓她填寫存檔新方法講座的報(bào)名表，明天下班之前為報(bào)名的最后期限。(選自譚一平《職業(yè)秘書實(shí)務(wù)》)

這是職場秘書每天最稀松平常的一個場景。對于一些沒有經(jīng)驗(yàn)的年輕秘書來說，一上班就遇到這么一大堆毫無章法的雜事，難免會手足無措、顧此失彼，總覺得時間不夠用，恨不得生出三頭六臂。因而，一名稱職的秘書必須學(xué)會管理好時間，學(xué)會巧妙地分配和掌握時間，讓自己從忙碌中解脫出來。

一、時間管理的概念

時間管理不是以時間為對象進(jìn)行的管理，而是針對時間進(jìn)行的自我管理和組織管理，是指在日常工作學(xué)習(xí)生活中始終如一、有的放矢地使用那些被實(shí)踐證明是行之有效的工作方法，進(jìn)而使組織、個人管理好自己工作生活的方方面面，最有意義地、最大限度地利用自己所擁有的時間。秘書工作紛繁復(fù)雜，時間對秘書人員來說是最緊缺、最主要的資源，而時間對每個人都是常數(shù)，我們不可能創(chuàng)造時間，也不能重復(fù)、儲存、增加、轉(zhuǎn)讓時間，只能在常數(shù)的狀態(tài)下，管理好時間這種重要資源，讓有限的時間發(fā)揮無限的效益。

二、80/20法則的要義

19世紀(jì)，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托注意到一個奇特的現(xiàn)象：19世紀(jì)的英國，大部分社會財(cái)富都流向了少數(shù)人手里。財(cái)富分配呈現(xiàn)出不均衡的狀態(tài)。帕累托從研究中歸納出這樣一個結(jié)論：如果20％的人擁有80％的財(cái)富，由此可以推測，10％的人將有65％的財(cái)富，而50％的財(cái)富是由5%的人所有的。這就是著名的80／20法則。這一發(fā)現(xiàn)在當(dāng)時引起了世界性轟動。

1949年，哈佛大學(xué)語言學(xué)教授吉普夫發(fā)現(xiàn)了“最省力法則”，他認(rèn)為：資源(人、貨物、時間或任何有生產(chǎn)力的東西)總是會自我調(diào)整，以求將工作量減少，而大約20％-30％的資源與70％-80％的資源活動有關(guān)。“最省力法則”是對80／20法則的重新發(fā)現(xiàn)與闡釋。另一先驅(qū)羅馬尼亞裔美國工程師朱倫在《質(zhì)量管理手冊》一書中大力贊揚(yáng)80／20法則：“經(jīng)濟(jì)學(xué)者帕累托發(fā)現(xiàn)財(cái)富分配是不平衡的。這種不平衡在其他許多事情中也可找到：犯罪行為在犯罪分子身上的分布，意外事件在危險(xiǎn)過程中的分布等。帕累托的不平衡分布法則也能解釋產(chǎn)品品質(zhì)不良的分布?！睆拇巳藗冮_始普遍關(guān)注周圍世界的一些神秘的不平衡現(xiàn)象，并驚奇地發(fā)現(xiàn)：20％的人擁有80％的財(cái)富，20％的員工創(chuàng)造了80％的價(jià)值，80％的收入來自20%的商品，80％的利潤來自20％的顧客……

三、80／20法則與時間管理

按照80／20法則，我們的時間不是不夠用，而是不會用，因此我們需要對時間的使用方式做出重新調(diào)整和分配。80／20法則告訴我們：

首先，我們應(yīng)為成效而工作，而不是為工作而工作。先要考慮，“我希望得到的結(jié)果是什么”，而不是一開始就考慮做些什么工作，采用什么技術(shù)、手段。

其次，應(yīng)制定優(yōu)先的工作次序，把主要精力集中于少數(shù)主要領(lǐng)域和已經(jīng)決定的工作重點(diǎn)，有條不紊地安排工作。80／20法則說明，在任何一組工作中，最重要的只占其中一小部分，約為20％，其余80％雖為大多數(shù)，卻是次要的，最重要的事情(主要的少數(shù))應(yīng)該先做，而不是先做那些次要的事情。它實(shí)際上與秘書工作中的ABC工作法是一致的。ABC工作法是指按工作輕重緩急排序，把要做的工作分為四類：既緊迫又重要且不需花費(fèi)太多時間的事情、重要但不緊迫的事情、緊迫但不重要的事情、既不重要又不緊迫的事情。

四類工作中A類就是占20％的確實(shí)非常重要的事情，這20％的工作一般是你現(xiàn)在必須馬上處理的工作，其余的80％則是今天完成即可或者明天完成也可的工作。哪些工作應(yīng)歸為哪一類，秘書自己一般心中有數(shù)；一些從上司那里分派下來的工作在分類時應(yīng)多想清楚；如果沒有把握，在接受上司指示時最好問清楚上司希望在什么時候完成。

美國通用汽車公司前總裁莫瑞要求秘書把呈遞給他的文件放在不同顏色的文件夾中：紅色代表緊急，綠色代表立即批準(zhǔn)，橘色代表的是今天必須注意的文件，黃色代表的是在一周內(nèi)批閱的文件，黑色表示必須他簽名的文件。這是ABC工作法在實(shí)際中的完美運(yùn)用。

再次，效率優(yōu)先。除了時間投入的量要遵循80／20法則外，還要考慮時間的質(zhì)。因?yàn)橛行实囊恍r要大于無效率的三小時，20％的時間能創(chuàng)造出80％的價(jià)值。人與人是不同的，有人早上工作效率高，有人晚上工作效率高，有人下午工作效率高。作為一名秘書，在完成有時間要求的工作任務(wù)的前提下，應(yīng)找到自己效率最高的時間段，在效率高的時間段做重要的事情，最大限度地提高工作效率。

當(dāng)然要想保證20％的時間創(chuàng)造80％的價(jià)值，在整個時間管理中集中精力十分重要。有人做過實(shí)驗(yàn)：一小時集中精力工作與兩小時工作但中間被其他事情打斷二十分鐘的工作效率對比，結(jié)果表明：不被打擾的一小時的工作效率更高，也做得更好。由于秘書工作繁雜多變，秘書在工作中往往會不斷被打擾，常常處于同時處理幾項(xiàng)工作的狀態(tài)，要集中精力做一件事很難，因此需要把那些不太緊迫而又很重要的事情放到能集中精力的時間段和場合。如本案例中董事會的工作報(bào)告時間上不算緊迫，但需要集中精力構(gòu)思潤色，因此需要放在一個可以集中精力思考的時間段，比如老板及公司的同事大多外出公干的時間，甚至可以是晚上回家后的時間。

最后，學(xué)會利用零碎的時間。我們每天都有大量的零碎時間，這些時間利用起來就可以做那些80％雖為多數(shù)但不重要的事情，如案例中存檔新方法講座報(bào)名表的填寫及給電視臺的郵件等。這些可以等待的工作，應(yīng)做到日清日畢。

掌握80／20法則，有助于我們對時間的付出與回報(bào)進(jìn)行全面理性的分析，發(fā)現(xiàn)時間使用中的誤區(qū)，并對時間的使用方式做出調(diào)整和分配，從而使自己能夠在20％的時間里創(chuàng)造出80％的價(jià)值，用20％的時間帶來80％的回報(bào)。

（摘自《秘書之友》）