論人事檔案管理信息化和社會化

　　 摘要：闡述人事檔案管理信息化和社會化發(fā)展的意義及內(nèi)容，并指出在人事檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題。
　　關(guān)鍵詞：人事檔案管理 信息化和社會化
　　中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791(2011)06(c)-0000-00
　　
　　高校人事檔案是記錄和反映教職工及學生個人經(jīng)歷、德才水平、學習和工作業(yè)績的原始記錄，是高校教學、科研、職稱評定、考核任用干部的重要依據(jù)，是高校重要的信息資料庫。隨著我國高校教育教學和人事制度改革的不斷深入，以及計算機技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的巨大沖擊，人事檔案事業(yè)的發(fā)展只能順應(yīng)時代的發(fā)展，朝著信息化的發(fā)展目標邁進。
　　
　　1 高校檔案信息化和社會化的意義
　?。?）高校人事檔案信息化是人事檔案管理改革與發(fā)展的內(nèi)在要求，是人事檔案管理現(xiàn)代化的需要。以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)已經(jīng)日益滲透到我們?nèi)粘Ｉ罟ぷ鞯母鱾€領(lǐng)域。在高校中很多行政教學工作都已經(jīng)通過校園網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)資源共享，提高工作效率和教學質(zhì)量。但是人事檔案管理工作還游離于信息化的浪潮之外，僅僅停留在輸入輸出檔案目錄、轉(zhuǎn)遞通知單等最基本的計算機操作上，并沒有對人事檔案內(nèi)容記錄的重要信息進行錄入、掃描、存儲、和檢索，對個人檔案內(nèi)容的查詢也僅僅停留在人事檔案是否在庫，人事檔案材料是否轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出等最基本的查詢。大部分的高校采用的人事檔案管理系統(tǒng)多是中組部統(tǒng)一開發(fā)的計算機人事管理系統(tǒng)，只能用于小單位的局域網(wǎng)，只是適用于內(nèi)部簡單的檔案借閱與歸還手續(xù)，嚴重制約了檔案管理工作的高效和優(yōu)質(zhì)，所以人事檔案工作的信息管理顯得尤其重要。
　?。?）隨著高校擴招老師的大量引進以及高校聘用制實施，高校人才流動的數(shù)量會日益增多，各高校、各行業(yè)、各部門之間也因人事上的關(guān)系而被緊密地聯(lián)系在一起，這就要求而人事檔案不能獨占檔案材料，而應(yīng)該通過彼此間的合作促進人事檔案工作的開展。因此各高校在進行人事檔案資源信息化的同時，要在組織、人事、檔案、財務(wù)等部門形成一個統(tǒng)一的組織領(lǐng)導體系，運用現(xiàn)代科學技術(shù)理論、方法、手段，使人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化、標準化，建立本校的信息化管理隊伍，形成信息收集的網(wǎng)絡(luò)；圍繞信息技術(shù)在檔案管理中的運用，做好對各種人事資料的數(shù)字化處理工作，使其進入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，擴大信息來源，其它高校加強聯(lián)系、溝通，互通有無，共同進行信息化建設(shè)，真正實現(xiàn)資源共享，最終為學校人事檔案工作的信息化和社會化服務(wù)。
　　
　　2 人事檔案信息化、社會化存在的關(guān)鍵問題
　?。?）缺乏統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標準的基礎(chǔ)。高校人事檔案信息化建設(shè)的目標實現(xiàn)，必須建立在統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標準的基礎(chǔ)上，它是高質(zhì)量人事檔案信息化建設(shè)的堅實基礎(chǔ)，不但便于人事檔案信息資源的共享和整合，而且可以提高建設(shè)效益和工作質(zhì)量。高校人事檔案現(xiàn)有的兩種管理模式：一種為集中統(tǒng)一管理模式，也是大多數(shù)高校實行的模式，即高校人事檔案統(tǒng)一交由本校檔案館集中管理，實行檔案實體與檔案信息的統(tǒng)一管理；一種為分散管理模式，即各高校內(nèi)部，不同部分分管不同的人事檔案，各部門自成體系，呈自我完善和自我發(fā)展的局面，而高校與高校之間多是采取這種管理模式，呈各自為重的局面。這種兩種模式都有其弊端，不利于人事檔案信息化工作的開展。集中統(tǒng)一管理模式在基礎(chǔ)設(shè)施共建、機構(gòu)人員精簡及人事檔案信息共享bzAM/KLWQ2+I/e2WsGHJHw==等方面有一定的優(yōu)勢，但是這種模式缺乏靈活性、協(xié)調(diào)性和動態(tài)性。第一，人事檔案各形成部門由于權(quán)責不明晰往往會相互扯皮、推諉，造成人事檔案信息利用審批效率低下，無法保證信息安全。第二，隨著人員變動頻繁，職工職稱、考核、工資材料及學歷材料的時時變化，使人事檔案具有動態(tài)性強的特點，需要時時形成，時時更新，而檔案館并非人事檔案材料形成部門，在材料來源上受制于各形成部門。
　?。?）開放式的人事檔案管理模式是人事檔案信息化的最終目標。傳統(tǒng)人事檔案管理奉行的是內(nèi)向、封閉式管理模式，個人對自己的檔案并無知情僅，即便是從事檔案管理工作的人員與其自身的人事檔案也必須徹底隔離，所以給人事檔案始終蒙上一層神秘的面紗，正由于它的神秘，因而在許多高校老師的腦海中并無檔案的概念，加上人員流動的頻繁，人事檔案的作用有不斷弱化的趨勢。許多高校的老師，甚至有個別領(lǐng)導在潛意識中都認為人事檔案是“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”。據(jù)有關(guān)的調(diào)查問卷顯示，有66%和68%的人認為，檔案在求職和職業(yè)發(fā)展不重要或作用不大，僅有30%和25%的人認為重要。因此在聘用制度下，隨著信息化大潮的到來，人事檔案不可能再像過去傳統(tǒng)式的管理，僅僅局限于單位組織、人事部門使用的狹窄范圍，而應(yīng)適當開放人事檔案，把利用的權(quán)利交給個人，改變原來的政治控制和身份依附功能，充分賦予公民人事檔案的知情權(quán)，激活人事檔案，調(diào)動本人的積極性，使其主動參與到人事檔案管理中來，配合有關(guān)管理部門做好人事檔案的材料更新與補充，讓個人了解認識到人事檔案的功能、作用及其重要性，視人事檔案為向社會證明自己的重要信息，使人事檔案的社會價值得到充分的體現(xiàn)。
　　在發(fā)達的國家，人事檔案信息和社會化已經(jīng)非常完善。例如，在美國和加拿大，個人檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已經(jīng)非常成熟，在任何一個學校、組織、機構(gòu)學習或工作之后，個人基本信息會保存到這分網(wǎng)絡(luò)檔案中。通過每個公民必有的“社會保險號碼”來建構(gòu)公民檔案，這個小小的號碼包含個人的“信用記錄”、“學歷記錄”、“司法記錄”等多方面內(nèi)容。充分發(fā)揮的檔案的社會性，有關(guān)部門也可以通過“社會保險號碼”來查閱所需要調(diào)查的內(nèi)容，公民個人也可以通過特定的密碼在網(wǎng)上進行查閱。然而在我國人事檔案還是沿用的傳統(tǒng)的封閉式管理模式，各自為重，僅僅局限于各單位人事檔案材料的“收、管、查”。如何借助信息化技術(shù)發(fā)展的成果，借鑒國外成功的經(jīng)驗，形成綜合性的人力資源共享平臺，擴大人事檔案信息服務(wù)范圍，實現(xiàn)資源共享，使人事檔案信息的利用空間更為廣闊；實現(xiàn)人事管理工作和檔案信息存儲的同步完成，使人事檔案工作進入一個良性循環(huán)，充分發(fā)揮高?？萍贾R密集的特點，加強橫向和縱向的聯(lián)系，實現(xiàn)為本校展現(xiàn)人才風采，促進人才交流的目的；更好地服務(wù)于社會，真正實現(xiàn)高校人事檔案的科學化、信息化、社會化。