高校檔案信息資源開發(fā)利用的創(chuàng)新與思考

黃曉紅 烏魯木齊職業(yè)大學(xué)

隨著人類社會發(fā)展進(jìn)入信息時代，信息資源的重要性不斷凸顯，成為人們生聚發(fā)展的基礎(chǔ)條件和綜合國力競爭的重要領(lǐng)域。檔案作為一種具有特殊作用和重要價值的信息資源，對于一個國家的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和文化教育事業(yè)都具有不容忽視的重要意義。高校檔案信息資源內(nèi)容比較豐富，類型更加全面，是高校推進(jìn)事業(yè)發(fā)展和塑造特色品牌的重要資源，也是新時代推進(jìn)檔案事業(yè)的重心所在。

一、高校檔案信息資源的概念特征

所謂高校檔案，一般指高校在招生工作、就業(yè)指導(dǎo)、黨團(tuán)活動、教學(xué)過程、科研活動、社會服務(wù)、日常管理等諸多環(huán)節(jié)中形成的對于學(xué)校、教師、學(xué)生乃至社會均有一定意義和保存價值的各種類型的記錄材料，包括紙質(zhì)文字、圖片影像、音頻數(shù)據(jù)等多種載體。需要注意的是，高校檔案并不是針對檔案內(nèi)容進(jìn)行的類型劃分，而是依據(jù)檔案的產(chǎn)生途徑和形成來源而提出的總括性詮釋，實(shí)際上是一個同檔案的形成、管理、開發(fā)等范疇有著內(nèi)在關(guān)聯(lián)的概念。所謂信息資源，通常指以各種形式承負(fù)的具有使用價值的全部信息，既包括信息內(nèi)容自身，也包括具體承載方式。因此，以高校檔案信息資源的產(chǎn)生來源、積累過程、形成規(guī)律和實(shí)際價值作為切入點(diǎn)，我們可以將高校檔案信息資源視為高校在教學(xué)科研、招生就業(yè)、黨團(tuán)組織、校園文化、社會服務(wù)、日常管理等各項(xiàng)活動中逐漸積淀并經(jīng)過專門性的科學(xué)處理和有序加工而凝煉形成的對校方、師生、社會都有一定利用價值的檔案信息總集。

一般而言，高校檔案信息資源具有以下七個方面的典型特征。

(一)同享性。指高校檔案信息資源不會因?yàn)槭褂么螖?shù)而消耗或貶值，不會在使用過程中減少或消失，完全可以被不同類別的使用者反復(fù)使用和共享，這種使用不存在其他類型物質(zhì)能源所具有的鮮明競爭關(guān)系。

(二)累積性。指高校檔案信息資源的內(nèi)容和服務(wù)能夠接代傳承且不斷豐富，一定時期的檔案資源使用者在利用檔案資料的過程中，不僅會保存業(yè)有的信息資源，還會融入自己的使用成果和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)并累積傳遞給后輩使用者，而后來的使用者又必然在前人成果的基礎(chǔ)上形成和增加新的檔案信息，從而使得高校檔案信息資源世代累積、生生不息。

(三)多樣性。指高校檔案信息資源的使用者具有多元化和差異性的使用需要，要求檔案資源的開發(fā)者和管理者不能僅僅滿足于提供某一類別的信息資源，要能契合受眾需求提供多元豐富的信息資料，這就使得高校檔案必然是多樣內(nèi)容和不同元素的信息合集，而合集中的每種信息也都擁有自身的獨(dú)特性。

(四)歷史性。指高校檔案不是對現(xiàn)實(shí)活動和未來方向的信息反映，而是針對過往時期具有一定意義和保存價值的各項(xiàng)活動的原始記錄，集中反映著高校來時的路和歷史面貌。

(五)學(xué)理性。指高校檔案信息資源是高校各個部門機(jī)構(gòu)和全體師生員工在學(xué)校各項(xiàng)工作與各類活動中接續(xù)傳承而凝煉生成的智慧結(jié)晶，其間蘊(yùn)含著不少具有知識性和學(xué)理性的理論成果與數(shù)據(jù)報表。

(六)獨(dú)立性。指高校檔案信息資源主要來源于學(xué)校內(nèi)部并由學(xué)校自行組織檔案的保管存放和開發(fā)使用，無需通過社會渠道獲取資料，也不用向校外機(jī)構(gòu)移送材料。

(七)有限性。指高校檔案信息資源的保管與開發(fā)需要大量的資金投入，而檔案部門在具體時期內(nèi)又只能投入一定數(shù)量的經(jīng)費(fèi)來集中開發(fā)一定數(shù)量或一定類型的檔案資源，不可能充分滿足各類型檔案資源的開發(fā)需要，因而檔案部門提供的有效資源必然要受到主客觀條件的制約而呈現(xiàn)出有限性和稀缺性的特點(diǎn)。

二、高校檔案信息資源的重要作用

高校檔案是一種特色鮮明的文化資源，能夠推動高校文化建設(shè)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展。新時代加強(qiáng)和推進(jìn)高校檔案信息資源的開發(fā)利用，建立機(jī)制完善的資源分享平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息的創(chuàng)新應(yīng)用，不僅能夠提升高校的文化意蘊(yùn)、彰顯學(xué)校的特色品牌，還能為學(xué)校頂層設(shè)計和戰(zhàn)略決策提供信息支撐，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供服務(wù)支持。

(一)有利于增進(jìn)高校文化的沉淀和推廣。高校檔案系統(tǒng)收錄了高校歷史時期形成的各類資料，記錄著高校過往的奮斗足跡和曲折的發(fā)展歷程，在某種程度上承載著一所高校由來已久的人文精神和厚重深沉的精神底蘊(yùn)。師生了解高校歷史、感悟高校精神，檔案就是最可信、最真實(shí)、最直接的生動素材。高校依據(jù)適度原則開發(fā)利用檔案信息資源，能夠引導(dǎo)廣大師生真切體味學(xué)校的精神理念，特別是深刻領(lǐng)悟和貫徹踐行學(xué)校的辦學(xué)宗旨與歷史傳統(tǒng)，始終保持昂揚(yáng)進(jìn)取的奮發(fā)精神和百折不撓的堅強(qiáng)意志，以主人翁的姿態(tài)和功成有我的使命積極學(xué)習(xí)工作，形成良好的育人氛圍和向上的辦學(xué)環(huán)境。在這一過程中，不僅高校文化傳統(tǒng)可以得到有效的傳播推廣，師生還能運(yùn)用現(xiàn)有檔案資源開展文化創(chuàng)新活動，形成新的文化資料，進(jìn)一步增加學(xué)校文化的精神積淀。

(二)有利于提升高校品牌的特色和影響。高校檔案信息不僅可以為高校師生提供服務(wù)，還可以面向社會用戶提供相關(guān)服務(wù)，滿足他們了解高校歷史、查詢高校政策、探尋高校精神的各種需求，在收獲經(jīng)濟(jì)效益之時實(shí)現(xiàn)宣傳學(xué)校的社會效益，促使社會公眾在這樣的近距離接觸和感悟中認(rèn)識到高校服務(wù)社會的初衷和獨(dú)樹一幟的特色。而且，高校適當(dāng)面向社會公布一些歷史檔案，如優(yōu)秀校友材料、優(yōu)秀教師事跡、優(yōu)秀教研成果情況，通過這些檔案信息能夠充分展示學(xué)校的宗旨追求和精神底氣、教師的工作業(yè)績和奉獻(xiàn)情懷、學(xué)生的優(yōu)異表現(xiàn)和遠(yuǎn)大志向，可以有效呈現(xiàn)出學(xué)校的創(chuàng)新能力、辦學(xué)實(shí)力和品牌形象，增加社會大眾對高校自身和高等教育的認(rèn)知與信心。

(三)有利于推動檔案事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。高校加強(qiáng)和推進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)與利用，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理體系和創(chuàng)新應(yīng)用機(jī)制，能夠?yàn)楦咝n案事業(yè)的長足發(fā)展提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。開發(fā)利用檔案信息是以改進(jìn)服務(wù)支持為目的、以滿足用戶需求為根本，是要保證以師生為主體的用戶可以靈活便捷高效地使用檔案資源，從中選取有關(guān)信息為己所用。這一工作能夠有效宣傳檔案部門的工作成績和檔案事業(yè)的重要意義，引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面和各部門機(jī)構(gòu)對檔案信息的重視和關(guān)注，促使各部門自覺提高檔案意識，正確認(rèn)識檔案工作對于學(xué)校發(fā)展的價值與作用，從而積極支持檔案部門的工作，推動檔案開發(fā)利用程度的提高和檔案事業(yè)的進(jìn)步發(fā)展。

三、高校檔案信息資源的開發(fā)思路

高校檔案信息資源博大豐富，在現(xiàn)代技術(shù)條件下進(jìn)行開發(fā)利用必須科學(xué)把握其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，特別是要處理好傳統(tǒng)資源數(shù)字化、信息資源統(tǒng)籌化、檔案資料整合性、內(nèi)容信息共享性等關(guān)鍵性問題。為此，高?？梢詮囊韵聨讉€方面著手對檔案信息資源進(jìn)行創(chuàng)新性地開發(fā)利用。

(一)扎實(shí)推進(jìn)傳統(tǒng)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)。檔案信息擁有實(shí)體、虛擬兩種基本保存方式。實(shí)體形式是傳統(tǒng)的檔案保存方式，包括紙質(zhì)文檔、磁帶膠片、光碟磁盤等形式，信息內(nèi)容和承載實(shí)體共生共存，大都可以直接讀取閱看。虛擬形式是信息時代應(yīng)運(yùn)而生的新型檔案保存方式，是需要通過電子設(shè)備來讀取編核的數(shù)字文件，實(shí)現(xiàn)了信息內(nèi)容和承載工具的分離。檔案信息數(shù)字化就是運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，將檔案的保存形式從實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M，這是數(shù)字時代檔案事業(yè)發(fā)展變革的確定趨勢。高校要開發(fā)利用檔案信息資源，必須以傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化作為前提和基礎(chǔ)。數(shù)字檔案在存儲載體和內(nèi)容呈現(xiàn)方面都有著革命性的突破，以簡捷的形式形象地凝縮和展示著信息內(nèi)容，沒有時空限制的藩籬，能夠有效提高檔案資料的管理水平和使用效率。高校必須利用電子技術(shù)將傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化的處理，以電子文件的形式統(tǒng)一存儲，為實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合共享建立必要前提，并推動檔案信息資源向主動服務(wù)的方向轉(zhuǎn)型變革。

(二)努力推動高校檔案信息資源的整合與共享。只有對檔案信息進(jìn)行合理整合、實(shí)現(xiàn)共享利用，才能充分發(fā)揮檔案資源的價值和作用。高校要依據(jù)整體性、系統(tǒng)性、服務(wù)性等三項(xiàng)原則對檔案信息進(jìn)行優(yōu)化配置，促使分散零亂的各種信息成為脈絡(luò)清晰、條理清楚的有機(jī)整體。高校既要分類別、分專題地實(shí)現(xiàn)檔案部門信息資源的“小整合”，還要依托智慧校園技術(shù)，建立學(xué)校其他部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與檔案部門管理系統(tǒng)之間的信息連接網(wǎng)絡(luò)，保證部門數(shù)據(jù)的即時傳遞和信息資料的自動歸檔，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部檔案信息資源的“大整合”。在此基礎(chǔ)上，高校要通過構(gòu)建校園檔案信息平臺、高校檔案資源聯(lián)盟等多種機(jī)制，積極推動檔案資源的共享利用，將檔案資料的潛性價值轉(zhuǎn)化為實(shí)際功用。每所高校的檔案信息都有與眾不同的特色內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)資源共享能夠在更廣闊的范圍內(nèi)宣傳學(xué)校品牌，加強(qiáng)院校聯(lián)系，提高高校檔案信息建設(shè)能力，為開發(fā)利用檔案資源提供更加蓬勃的工作后勁。當(dāng)然，由于高校檔案資源的多樣化和差異性，一部分資源只能為特定用戶開放，因而檔案資源分享并非無保留的絕對共享，而是有限制的相對共享。

(三)積極探索高校檔案信息資源的個性化服務(wù)機(jī)制。高校檔案資源的服務(wù)受眾普遍具有較高的文化素養(yǎng)，對于檔案資料的學(xué)術(shù)性和知識性更為關(guān)注，利用檔案信息的層次也更加深入，這就要求高校結(jié)合用戶特定需求和館藏檔案特色而提供和開發(fā)個性化的檔案服務(wù)機(jī)制。為此，高?？梢栽跈n案系統(tǒng)中引入信息推送技術(shù)，記錄用戶使用習(xí)慣和興趣熱點(diǎn)，據(jù)此主動檢索和篩查檔案信息，經(jīng)過科學(xué)地排序分類后推送給用戶。針對具有科研信息需求的用戶群體，可以定期推送有關(guān)學(xué)術(shù)期刊或檔案文獻(xiàn)的目錄、摘要等信息。針對具有動態(tài)信息需求的用戶群體，可以通過分析其歷史記錄和需求習(xí)慣，主動推薦有關(guān)檔案信息，幫助他們優(yōu)化檢索策略、提高使用效率。

四、結(jié)語

隨著信息時代檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，合理開發(fā)和高效利用高校檔案資源已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。高校要充分認(rèn)識檔案資源對于學(xué)校內(nèi)涵提升和事業(yè)發(fā)展的重要作用，結(jié)合檔案資源的特點(diǎn)和用戶群體的需求，以創(chuàng)新性的舉措建立健全數(shù)字化、信息化的檔案資源利用和服務(wù)機(jī)制，為檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。