美國(guó)政府電子商旅采購(gòu)系統(tǒng)(ETS)遷移及借鑒

王宏，沈斌

(東華大學(xué) 旭日工商管理學(xué)院，上海 200051)

美國(guó)政府電子商旅采購(gòu)系統(tǒng)(ETS)遷移及借鑒

王宏，沈斌

(東華大學(xué) 旭日工商管理學(xué)院，上海 200051)

美國(guó)政府電子商旅系統(tǒng)(ETS)的成功遷移，標(biāo)志著美國(guó)政府的商旅采購(gòu)管理成功實(shí)現(xiàn)了成本控制、預(yù)定報(bào)銷等功能，取得了卓越的成效。ETS系統(tǒng)的功能是向聯(lián)邦政府出差人員提供共享的、基于網(wǎng)絡(luò)的、政府層面的服務(wù)，來實(shí)現(xiàn)商旅管理。包括商旅計(jì)劃和成本估計(jì)、商旅審核、預(yù)定、服務(wù)的履行、存檔、處理、審批報(bào)銷、商旅報(bào)銷、報(bào)告、數(shù)據(jù)交換等。在團(tuán)隊(duì)構(gòu)建上，美國(guó)政府對(duì)涉及電子商旅改革的各個(gè)部門進(jìn)行職能細(xì)分，責(zé)任到人，提高績(jī)效;在系統(tǒng)建立過程中，從計(jì)劃、準(zhǔn)備到遷移、反饋，不同職能崗位在不同的階段成功扮演了不同角色，從而確保了ETS系統(tǒng)的無(wú)縫遷移。借鑒ETS模式，能夠改變中國(guó)目前人工商旅管理的繁冗程序與成本高昂的現(xiàn)狀，以節(jié)約行政成本、提高政府效率。

商務(wù)旅游管理;E－travel System;政府商旅采購(gòu);無(wú)縫遷移

目前，中國(guó)實(shí)現(xiàn)電子政府采購(gòu)具有雙重緊迫性:其一、政府采購(gòu)制度在我國(guó)實(shí)行十余年，正處于從傳統(tǒng)采購(gòu)向電子采購(gòu)過渡的關(guān)鍵階段，亟須借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家經(jīng)驗(yàn);其二，信息化、數(shù)字化給世界和中國(guó)的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)帶來了革命性的變化，政府采購(gòu)事業(yè)自然也被席卷其中。作為中國(guó)政府采購(gòu)事業(yè)先行者之一，上海市政府采購(gòu)辦公室于2010年底將培訓(xùn)、服務(wù)類無(wú)形產(chǎn)品列入了2011年政府采購(gòu)目錄?？梢?，中國(guó)政府采購(gòu)正朝著全覆蓋化、電子化快速發(fā)展。美國(guó)政府的電子商旅采購(gòu)改革不但大幅度降低了成本，提高了效率，還提供了更好的多樣化服務(wù)，其中的做法值得各國(guó)借鑒。

一、商務(wù)旅游管理與政府商旅采購(gòu)概念

(一)商務(wù)旅行與商旅管理概念界定

商務(wù)旅行，又稱公干、出差，是商務(wù)人士以商務(wù)或其他相關(guān)活動(dòng)目的為導(dǎo)向的一條列活動(dòng)的統(tǒng)稱。

基思·馬森(Keith J.Mason，2000)指出，明確而全面的商務(wù)旅游政策，是有效的商旅和費(fèi)用管理的基石。多數(shù)公司指出，航班機(jī)票的最后預(yù)訂和個(gè)人會(huì)員卡兩種手段是最能反映員工商務(wù)旅行失信的表現(xiàn)［1］。日本學(xué)者Yoshinori Suzuki(2002)利用數(shù)學(xué)建模，在原有的商務(wù)旅行里程合計(jì)優(yōu)惠的前提下，構(gòu)造了一種使得出差成本更節(jié)約的理論模型。它包括了查詢航班、航線數(shù)量的計(jì)算、每個(gè)航班的里程數(shù)量等，并認(rèn)為通過這一方法，可以使出差里程合計(jì)優(yōu)惠最大化，從而使得商旅開支最小化［2］。安尼利·道格拉斯(Anneli Douglas)和貝倫敦·盧伯(Berendien Anna Lubbe，2006)從公司層面、參加商旅活動(dòng)的員工、商旅供應(yīng)商、商旅管理公司四個(gè)方面研究了商旅活動(dòng)過程，并提出了公司實(shí)行商旅活動(dòng)管理的軟價(jià)值模型［3］。

張麗、石麗娜(2005)認(rèn)為商旅管理業(yè)務(wù)指的是專業(yè)的商務(wù)服務(wù)公司為企業(yè)客戶員工的出差、旅游、會(huì)展、貨運(yùn)等商旅活動(dòng)提供專業(yè)的管理和咨詢服務(wù) 。王蘇(2009)指出，商旅管理是指企業(yè)利用信息技術(shù)，對(duì)商旅活動(dòng)進(jìn)行全過程監(jiān)控，從而達(dá)到控制商旅成本的目的［5］。

筆者認(rèn)為，站在商務(wù)服務(wù)公司的角度，商旅管理為客戶提供全套商務(wù)旅游解決方案，包括為客戶提供各種商旅咨詢和商旅服務(wù)，盡最大可能為其降低成本，從而讓企業(yè)脫離煩瑣的商旅管理，更專注于核心業(yè)務(wù);站在公司的角度，就是將員工出差過程進(jìn)行“外包”，由專業(yè)的商旅服務(wù)公司提供出差過程中的各種服務(wù)，并進(jìn)行全程監(jiān)督。為其大幅度節(jié)約成本的同時(shí)，更提高了出差的效率。

(二)政府采購(gòu)與政府商旅采購(gòu)

美國(guó)聯(lián)邦政策辦公室給出了政府采購(gòu)的定義:“政府采購(gòu)是指直接來自于政府部門的購(gòu)買(包括政府部門獲得的商品和勞務(wù)合同)，并且最終保證完整執(zhí)行的全過程?！蔽覈?guó)2003年《政府采購(gòu)法》定義了政府采購(gòu):“政府采購(gòu)是指各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用財(cái)政性資金采購(gòu)依法制定的集中采購(gòu)目錄以內(nèi)的或者采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為?！蔽覈?guó)《政府采購(gòu)法》第三章第26條規(guī)定政府采購(gòu)采用以下方式:公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)、詢價(jià)以及國(guó)務(wù)院政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門認(rèn)定的其他采購(gòu)方式。

張文靜(2010)從構(gòu)建政府采購(gòu)法律網(wǎng)絡(luò)體系、完善政府采購(gòu)運(yùn)行機(jī)制、推進(jìn)政府采購(gòu)預(yù)算改革、完善政府采購(gòu)監(jiān)管體系及加快政府采購(gòu)管理創(chuàng)新等方面對(duì)我國(guó)政府采購(gòu)中尋租行為的防范和遏制針對(duì)性地提出了一系列切實(shí)可行的方案［6］。

政府商旅采購(gòu)則是特指政府部門對(duì)于商務(wù)旅游的集中采購(gòu)行為，包括公務(wù)出商旅行、獎(jiǎng)勵(lì)旅游、商務(wù)考察、會(huì)議展覽、各類培訓(xùn)進(jìn)修等一系列活動(dòng)。

二、我國(guó)政府商旅采購(gòu)現(xiàn)狀

當(dāng)前我國(guó)政府采購(gòu)的方式主要分為:公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、單一來源采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、國(guó)務(wù)院政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門認(rèn)定的其他采購(gòu)方式這六種，而公開招標(biāo)是最普遍、最主要的采購(gòu)方式。公開招標(biāo)采購(gòu)方式最大限度地引入了競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，并且公開唱標(biāo)，保證了過程的公平、公正與公開性。但在采購(gòu)過程中也存在缺陷，容易形成低價(jià)搶標(biāo)、高價(jià)圍標(biāo)的現(xiàn)象;而評(píng)標(biāo)專家的個(gè)性因素也主導(dǎo)著整個(gè)評(píng)標(biāo)過程，使評(píng)標(biāo)結(jié)果有所偏差。

我國(guó)電子政府處于起步階段，我國(guó)的商旅采購(gòu)模式比較單一，定點(diǎn)采購(gòu)飯店以公開招標(biāo)的方式進(jìn)行，并沒用實(shí)質(zhì)意義上的商旅采購(gòu)。冗長(zhǎng)的報(bào)銷程序和大量的人力資源投入使其成本大幅度上升，同時(shí)效率也極其低下。

另一方面，我國(guó)商旅服務(wù)公司和旅行社也不能做到與國(guó)外專業(yè)商旅公司(如運(yùn)通)那樣的專業(yè)化，提供的服務(wù)也基本是預(yù)定酒店與代買機(jī)票層次上。主要存在的問題為商旅服務(wù)專業(yè)化程度不高以及政府的重視程度不夠等。因此，筆者認(rèn)為，通過電子化商旅改革，實(shí)行服務(wù)外包，降低政府商旅采購(gòu)成本，提高商旅采購(gòu)的效率，同時(shí)增加服務(wù)內(nèi)容，在我國(guó)是勢(shì)在必行的。

三、美國(guó)商旅管理系統(tǒng)ETS

(一)ETS產(chǎn)生背景

在商旅管理方面，美國(guó)為我們提供了很好的借鑒。美國(guó)聯(lián)邦政府2001年出臺(tái)的《總統(tǒng)管理議程》在改善政府管理方面主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面:人力資本的戰(zhàn)略管理、競(jìng)爭(zhēng)性采購(gòu)、財(cái)務(wù)績(jī)效的改進(jìn)、預(yù)算與績(jī)效的整合以及擴(kuò)大的電子政府(E－GOV)。

建立電子政府的目的是讓市民、企業(yè)以及政府部門更容易地獲取及時(shí)的、高質(zhì)量的服務(wù)。這個(gè)電子政府項(xiàng)目總共包含了25項(xiàng)倡議，旨在利用高新技術(shù)更快捷地發(fā)布政府網(wǎng)上采購(gòu)與交易的信息、精簡(jiǎn)部門的采購(gòu)行為、合并重復(fù)的項(xiàng)目以達(dá)到減少浪費(fèi)節(jié)約開支的作用。

2002年4月，電子政府商旅管理作為創(chuàng)建電子政府的一個(gè)重要的方面而提出，其目的是通過重新設(shè)計(jì)政府商旅過程，建立成本模型，實(shí)現(xiàn)商旅成本上的大量節(jié)約以及政府員工效率上的大幅度提高。具體地說，是要實(shí)現(xiàn)政府層面的、基于網(wǎng)絡(luò)的、世界級(jí)的電子政府商旅管理服務(wù)系統(tǒng)(E－Gov Travel System簡(jiǎn)稱ETS)。

(二)ETS系統(tǒng)功能

ETS通過向聯(lián)邦政府出差人員提供共享的、基于網(wǎng)絡(luò)的、政府層面的服務(wù)來實(shí)現(xiàn)從頭到尾的商旅管理:

1.商旅計(jì)劃和成本估計(jì)。自助的服務(wù)、協(xié)助商旅計(jì)劃的制定以及商旅成本的估計(jì)都是可以實(shí)現(xiàn)的。機(jī)票、賓館和出租車等的費(fèi)用則歸為政府差餉。

2.商旅審核。聯(lián)邦政府關(guān)于短期出差的商旅審核包括詳盡的行程、費(fèi)用概算，并根據(jù)聯(lián)邦旅游章程來計(jì)算出差的津貼。

3.預(yù)定。自助的服務(wù)和輔助的預(yù)定計(jì)劃都將遵從政府和部門的恰當(dāng)?shù)纳搪谜摺?/p>

4.服務(wù)的履行。預(yù)定服務(wù)以及履行服務(wù)都將由代理商協(xié)助并通過網(wǎng)絡(luò)完成的，并與非ETS系統(tǒng)管理一樣受聯(lián)邦部門商旅合同制約。

5.存檔、處理、審批報(bào)銷。ETS系統(tǒng)支持電子商旅行程路線等憑證的生成與報(bào)銷。

6.商旅報(bào)銷。通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)輸出把各個(gè)部門的商旅財(cái)務(wù)系統(tǒng)連接起來，這樣可以直接向個(gè)人支付賬單和中央結(jié)算賬戶。

7.報(bào)告、數(shù)據(jù)交換等。

(三)ETS遷移團(tuán)隊(duì)構(gòu)成

由于電子政府內(nèi)部各個(gè)部門的接口是不同的，所以ETS的建立是必須基于多個(gè)部門合作運(yùn)營(yíng)為基礎(chǔ)的。這些部門的合作形成了一個(gè)開放架構(gòu)以及基于XML的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的解決方案。以標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的ETS系統(tǒng)串連了聯(lián)邦財(cái)政系統(tǒng)和人力資源系統(tǒng)，從而使得這兩個(gè)部門的數(shù)據(jù)整合成本得到了大幅度的降低。

ETS系統(tǒng)所涉及到的部門整合技術(shù)資源，并構(gòu)成技術(shù)知識(shí)、旅游功能、過程知識(shí)、測(cè)試能力、變革管理、培訓(xùn)能力以及足夠的專業(yè)知識(shí)來確定接口和遷移任務(wù)。ETS系統(tǒng)的遷移團(tuán)隊(duì)包括合同主管、技術(shù)整合主管、業(yè)務(wù)流程再設(shè)計(jì)主管、變動(dòng)管理主管、安全主管以及超級(jí)用戶主管，并在數(shù)據(jù)整合、履行代理程序、文化因素、各部門具體的培訓(xùn)要求等方面給ETS供應(yīng)商提供了詳細(xì)的信息。

圖1 ETS系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖

(四)ETS系統(tǒng)建立過程

ETS的遷移，是一個(gè)需要各個(gè)部門項(xiàng)目管理高度配合以確保成功的系統(tǒng)的過程。ETS四個(gè)階段包括計(jì)劃、準(zhǔn)備、遷移、反饋。

圖2 ETS系統(tǒng)遷移階段圖

1.計(jì)劃階段

計(jì)劃活動(dòng)包括遷移隊(duì)伍成員的界定、部門資源配置的確定、ETS供應(yīng)商的選擇、遷移方法的選擇以及質(zhì)量管理等。

部門資源配置:在ETS系統(tǒng)的遷移開始之前，行政主辦方需要估算遷移過程的經(jīng)費(fèi)及分配問題。ETS管理辦公室制定電子商旅預(yù)算估計(jì)工資表，幫助各個(gè)機(jī)構(gòu)確定預(yù)算。

供應(yīng)商選擇:每個(gè)部門將用標(biāo)準(zhǔn)化的訂購(gòu)程序來對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)行訂購(gòu)，并在選擇供應(yīng)商的時(shí)候應(yīng)該給予他們平等的機(jī)會(huì)。各個(gè)部門可以采用菜單順序或者定制訂單的方式。在采用定制訂單的時(shí)候，則必須對(duì)所有合格的供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)要求。

遷移方法的選擇:“大爆炸”的方法可以讓整個(gè)部門在同一時(shí)間進(jìn)行遷移;分階段的方法可以讓部門的小部分經(jīng)過培訓(xùn)的人員和組織遷移至ETS。

質(zhì)量管理:每個(gè)部門需制定一個(gè)提供質(zhì)量控制的方法來降低遷移難度。質(zhì)量管理的計(jì)劃包括確定組織結(jié)構(gòu)、界定績(jī)效目標(biāo)和衡量標(biāo)準(zhǔn)等。此外，對(duì)所有用于外發(fā)的文件建立一個(gè)審查過程是非常必要的，包括遷移計(jì)劃、供應(yīng)商詢價(jià)(包括評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn))以及一體化協(xié)定。所有文件在執(zhí)行最終決定之前都必須經(jīng)過這一個(gè)審查期間。

定期的報(bào)告:在遷移的期間，定期的報(bào)告是非常重要的，它可以幫助行政主辦方、遷移經(jīng)理和遷移隊(duì)伍做出正確的決策。

表1 定期報(bào)告模板

流程再設(shè)計(jì):遷移至ETS系統(tǒng)將使得聯(lián)邦政府的現(xiàn)有商旅過程和程序產(chǎn)生變化。此外，系統(tǒng)、職員責(zé)任等也可能產(chǎn)生變化。部門中商旅過程的決定者將協(xié)助遷移隊(duì)伍發(fā)展、記錄并實(shí)施新的商務(wù)旅行過程和步驟。鑒于此，各個(gè)部門需要利用類似“工藝流程圖”等工具鑒定目前的商旅過程與步驟。

變動(dòng)管理:變動(dòng)管理是在遷移到一個(gè)新的系統(tǒng)或服務(wù)過程中控制人為因素，目的是在整個(gè)工程的過程中，管理協(xié)調(diào)期望、收獲與維護(hù)支持之間的關(guān)系，使得用戶們?cè)谛碌沫h(huán)境中運(yùn)作自如。變動(dòng)管理戰(zhàn)略包括很多因素，諸如交流與培訓(xùn)。

2.準(zhǔn)備階段

在這一階段，絕大部分的遷移準(zhǔn)備應(yīng)該完工，ETS供應(yīng)商應(yīng)該選擇完畢，時(shí)間節(jié)點(diǎn)是根據(jù)執(zhí)行供應(yīng)商提供的遷移路徑與服務(wù)的不同而不同的。

(1)業(yè)務(wù)流程再設(shè)計(jì):此階段的任務(wù)為確定新的商旅過程、修改商旅政策以及需求分析。

新的商旅過程:每個(gè)部門需要確定新的或者改進(jìn)的商旅過程，業(yè)務(wù)目標(biāo)與主要任務(wù)(它的詳細(xì)程度取決于ETS過程的復(fù)雜性與重要性)。

需求分析:新舊商旅政策的差距將體現(xiàn)在需求分析上，而商旅員工的職業(yè)描述將會(huì)變?yōu)楦又匾暭夹g(shù)含量。

(2)變動(dòng)管理:在ETS遷移的準(zhǔn)備階段，變動(dòng)管理主要體現(xiàn)在交流載體與培訓(xùn)的管理。

交流載體:基于交流計(jì)劃所細(xì)分的載體，ETS遷移隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)采取必要的載體來傳遞信息(如現(xiàn)有的通信網(wǎng)站等)，并把這些載體聯(lián)系起來。每一個(gè)交流載體都會(huì)根據(jù)預(yù)先確定的時(shí)間表來提交規(guī)定的內(nèi)容。

培訓(xùn)管理:ETS供應(yīng)商需要配合各個(gè)部門所選擇的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施培訓(xùn)服務(wù)，針對(duì)各種ETS用戶角色來提供詳細(xì)的培訓(xùn)課程。遷移團(tuán)隊(duì)需要根據(jù)ETS培訓(xùn)的課程制定管理過程，包括培訓(xùn)登記、預(yù)約現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)、設(shè)施管理、課程評(píng)價(jià)和修改等。

(3)技術(shù):在ETS遷移準(zhǔn)備階段，各個(gè)部門需要確定他們的安全要求，構(gòu)架系統(tǒng)表，評(píng)估機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)計(jì)集成方法，并確定測(cè)試要求。

安全要求:ETS利用128位加密技術(shù)和安全套接字層(SSL)技術(shù)，并采用聯(lián)邦信息處理標(biāo)準(zhǔn)(FIPS)中的NIST認(rèn)可標(biāo)準(zhǔn)，它保障了所有數(shù)據(jù)的安全。與此同時(shí)，ETS采用了國(guó)家信息保障認(rèn)證程序以及其他適用的IT系統(tǒng)的安全措施。

基礎(chǔ)設(shè)施評(píng)估:如果各個(gè)部門認(rèn)為他們的基礎(chǔ)設(shè)施需要通過升級(jí)來適應(yīng)ETS系統(tǒng)，那么在ETS的準(zhǔn)備階段，他們應(yīng)當(dāng)策劃好關(guān)于升級(jí)的策略。如果部門認(rèn)為不需要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的升級(jí)，那么應(yīng)當(dāng)在這一階段進(jìn)行文件聲明。

測(cè)試:在ETS正式上線之前，ETS管理辦公室(PMO)通過獨(dú)立的確認(rèn)和驗(yàn)證過程來對(duì)ETS系統(tǒng)進(jìn)行功能性的測(cè)試。

3.遷移階段

這一階段需要描述關(guān)于成功遷移的目標(biāo)和活動(dòng)。在遷移階段，各個(gè)部門需要開始應(yīng)用起ETS系統(tǒng)。為了確保ETS的成功嫁接，各個(gè)部門需要與ETS供應(yīng)商和ETS管理辦公室形成一項(xiàng)運(yùn)行就緒審查，并執(zhí)行終端用戶的培訓(xùn)以及整合計(jì)劃。

運(yùn)行就緒審查:每一個(gè)部門必須與ETS管理辦公室、ETS供應(yīng)商一起完成ETS的運(yùn)行就緒審查工作，確保在部門遷移之前，各種要素已經(jīng)準(zhǔn)備就緒。

ETS試用:各個(gè)部門應(yīng)當(dāng)選擇一部分的用戶率先使用ETS系統(tǒng)，部門有權(quán)力根據(jù)自己的實(shí)際情況來對(duì)這些用戶進(jìn)行篩選。這就形成了一部分熟練的使用者來使用這個(gè)新的系統(tǒng)。ETS遷移隊(duì)伍可以跟蹤模仿他們的軌跡，處理好響應(yīng)時(shí)間和問訊處的咨詢等。

培訓(xùn)管理:不同層次的ETS用戶，將會(huì)得到不同級(jí)別的培訓(xùn)課程。針對(duì)培訓(xùn)評(píng)估的結(jié)果，遷移團(tuán)隊(duì)要和ETS供應(yīng)商一起估測(cè)培訓(xùn)的進(jìn)度，并不斷改進(jìn)培訓(xùn)課程。

4.反饋階段

反饋階段包括介紹反饋階段的目標(biāo)、協(xié)助設(shè)定績(jī)效目標(biāo)。各個(gè)部門需要保持一種隨時(shí)應(yīng)對(duì)變更的組織狀態(tài)，來配合遷移階段出現(xiàn)的商旅管理的持續(xù)改進(jìn)。

職務(wù)遷移審查:一旦部門遷移完畢，每一個(gè)部門都必須配合ETS管理辦公室來進(jìn)行職務(wù)遷移審查。這個(gè)審查幫助確定遷移活動(dòng)中哪些程序是成功的，并予以鼓勵(lì);哪些活動(dòng)是失敗的，并需要修改。為了使得各個(gè)部門與ETS管理辦公室進(jìn)行持續(xù)的遷移改進(jìn)，職務(wù)遷移審查是直接從所有利益相關(guān)者中征求意見的最好方法。

成果衡量:各個(gè)部門負(fù)責(zé)確定部門的詳細(xì)工作目標(biāo)，并衡量ETS遷移的過程與成果。每個(gè)部門需要確定工作目標(biāo)是如何被完成的或者目標(biāo)為什么沒有完成。沒有得到適當(dāng)衡量的工作目標(biāo)需要在下面的“總結(jié)經(jīng)驗(yàn)報(bào)告”中分析與總結(jié)。

總結(jié)經(jīng)驗(yàn):每一個(gè)部門需要持續(xù)地對(duì)整個(gè)遷移過程進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。在遷移結(jié)束期間，需要對(duì)ETS管理辦公室提交一份正式的ETS遷移經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。這份總結(jié)需要包括項(xiàng)目修改的原因、糾正錯(cuò)誤的措施，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)急計(jì)劃的實(shí)施以及其他幫助ETS順利遷移的因素。這個(gè)文件將會(huì)成為ETS服務(wù)項(xiàng)目實(shí)施的歷史數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)重要部分。

ETS改進(jìn):ETS系統(tǒng)的改進(jìn)將會(huì)更深層次地確保ETS職能目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)和效果的保持。每個(gè)部門需要形成一套管理ETS變更需求的系統(tǒng)，并對(duì)ETS改進(jìn)是否為增值變化、是否需要涉及政府商旅政策的變化等進(jìn)行書面說明。

四、結(jié)論與啟示

以ETS系統(tǒng)建立為標(biāo)志的美國(guó)電子政府改革取得了卓越的成效。本文通過介紹ETS商旅系統(tǒng)的功能、團(tuán)隊(duì)構(gòu)成以及系統(tǒng)形成的四個(gè)階段，旨在為我國(guó)電子政府的發(fā)展乃至商旅采購(gòu)系統(tǒng)的建立提供參考建議。

美國(guó)電子政府通過服務(wù)外包，建立ETS系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了商旅計(jì)劃制定、審核、預(yù)定、服務(wù)、報(bào)銷等功能。在團(tuán)隊(duì)構(gòu)建上，對(duì)參與ETS系統(tǒng)遷移的政府各個(gè)部門進(jìn)行了詳細(xì)的職能細(xì)分，如合同主管、技術(shù)整合主管、業(yè)務(wù)流程再設(shè)計(jì)主管等，有利于責(zé)任到人，提高遷移效率。

ETS系統(tǒng)的形成包括了四個(gè)方面:計(jì)劃、準(zhǔn)備、遷移、反饋，四個(gè)方面環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。

在計(jì)劃階段，需要進(jìn)行遷移隊(duì)伍成員的界定、部門資源配置的確定、ETS供應(yīng)商的選擇、遷移方法的選擇以及質(zhì)量管理。各個(gè)部門進(jìn)行溝通，定期匯報(bào)與交流，同時(shí)執(zhí)行變動(dòng)管理，進(jìn)行各個(gè)方面的協(xié)調(diào)工作。

在準(zhǔn)備階段，ETS供應(yīng)商應(yīng)該選擇完畢，執(zhí)行變動(dòng)管理與技術(shù)層面的把關(guān)，同時(shí)需要業(yè)務(wù)流程再設(shè)計(jì)，并對(duì)其部分功能進(jìn)行測(cè)試和跟蹤。

在遷移階段，也就是ETS系統(tǒng)的試用階段，需要一部分先行者來試用系統(tǒng)，所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)行就緒審查與培訓(xùn)管理工作。

在反饋階段，需要進(jìn)行成果衡量、職務(wù)遷移審查，同時(shí)總結(jié)ETS系統(tǒng)的使用經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)不足之處，在維護(hù)系統(tǒng)的同時(shí)，根據(jù)不同的衍生需求來同步更新系統(tǒng)。

ETS系統(tǒng)一改之前人工處理出差的冗長(zhǎng)程序與大量的人力成本，實(shí)現(xiàn)了商旅自助的服務(wù)、商旅計(jì)劃的制訂以及商旅成本的估計(jì)。有以下幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)可以借鑒:

(一)普及觀念，提高素質(zhì)

政府員工的商務(wù)旅行實(shí)行集中化、電子化的政府采購(gòu)是其發(fā)展的必然趨勢(shì)。我國(guó)電子政府起步較晚，發(fā)展也不成熟，相關(guān)的法規(guī)不健全，并受到傳統(tǒng)機(jī)制的制約。所以我國(guó)要進(jìn)行電子政府改革，就要進(jìn)行概念的革新，打破傳統(tǒng)的觀念，借鑒美國(guó)改革的經(jīng)驗(yàn)，循序漸進(jìn)。

(二)商旅服務(wù)招標(biāo)與外包

政府可以通過招標(biāo)的方式尋求匹配的硬件與軟件供應(yīng)商，以滿足商旅改革硬件和軟件上的要求。招標(biāo)的方式迫使專業(yè)的商旅公司提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的服務(wù)。同時(shí)，政府可以采用服務(wù)外包的方式，將新建立的電子商旅系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)、維護(hù)和更新外包給專業(yè)的商旅公司，從而減少管理成本，更專注于核心業(yè)務(wù)。

(三)商旅改革職能細(xì)分

電子商旅改革意味著打破傳統(tǒng)的商旅格局，產(chǎn)生全新的職能與崗位。這就必然要求從新系統(tǒng)的策劃、招標(biāo)，到系統(tǒng)的運(yùn)行、維護(hù)，都必須有細(xì)分的職能去管理和監(jiān)督。所以職能細(xì)分、責(zé)任到人，是商旅改革過程中科學(xué)管理、提高績(jī)效的基石。

(四)建立統(tǒng)一的商旅采購(gòu)與管理機(jī)制

目前我國(guó)政府商務(wù)旅游的人力成本較高，商務(wù)旅游逐個(gè)預(yù)定的情況仍然普遍存在。這就要求政府部門基于電子商旅改革，采取統(tǒng)一的商旅采購(gòu)與管理模式，從而使得政府員工的每個(gè)商旅過程透明化，真正達(dá)到節(jié)約成本、提高績(jī)效的目的。

［1］KEITH J MASON.The Propensity of Business Travelers to Use Low Cost Airlines［J］.Journal of Transport Geography，2000，(8):107 －119.

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［3］ANNELI DOUGLAS，ANNE AGUILERA.Identifying Value Conflicts Between Stakeholders in Corporate Travel Management.By Applying the Soft Value Management Model:A Survey in South Africa［J］.Tourism Management，2006，(11):1130 －1140.

［4］張麗，石麗娜.航空公司開展商旅管理業(yè)務(wù)的研究［J］.上海工程技術(shù)大學(xué)學(xué)報(bào)，2005，(12):375 －378.

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［6］張文靜.我國(guó)政府采購(gòu)中尋租行為及其對(duì)策研究［J］.中國(guó)海洋大學(xué)學(xué)報(bào)，2010，(6):1 －65.

［責(zé)任編輯 馬 濤］

Transfer and Reference of Electronic Business Trip Purchasing System(ETS)of American Government

WANG Hong，SHEN Bin

(Glorious Sun School of Business and Management，Donghua University，Shanghai 200051，China)

Successful transfer of the Electronic Business Trip Purchasing System(ETS)of the American Government marks that trip purchasing management of the American Government has realized various functions such as cost control and scheduled application of reimbursement，and great results have been achieved.The main function of the ETS system is to provide shared，network－based and government－level services to employees of the federal government who are on business trips，in order to realize management of trips.It includes trip plan and cost estimation，trip verification;booking，service performance，filing，processing，examining and approving of reimbursement application，reimbursement application of trip and exchange of reports and data.On the aspect of team building，the American Government has conducted functional subdivision of various departments involved in the reform of electronic trip and each responsibility is assigned to individuals，in order to increase performance.During the process of system building，from planning to preparation，to transferring and feedback，different posts have successfully played different roles during different stages，in order to ensure seamless transfer of the ETS system.By referring to the ETS mode，current cumbersome procedures and high cost caused by manual management of trips in China can be changed，and in this way，administrative cost can be reduced and government efficiency can be improved.

business trip management;E－trip System;government business trip purchasing;seamless transfer

F069.9

A

1009-1971(2011)04－0031－06

2011－06－07

2011年度教育部人文社會(huì)科學(xué)研究規(guī)劃基金一般項(xiàng)目(1789)“促進(jìn)戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展的政府技術(shù)采購(gòu)政策實(shí)證研究”;上海市哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃辦公室2010年一般課題“政府技術(shù)采購(gòu)機(jī)理及實(shí)施路徑研究”(2010BJB014);2011年中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金重點(diǎn)計(jì)劃項(xiàng)目“基于國(guó)家創(chuàng)新能力的政府技術(shù)采購(gòu)實(shí)現(xiàn)機(jī)制研究”(2011B11D 10801)

王宏(1971－)，女，黑龍江慶安人，副教授，從事政府采購(gòu)與管理研究;沈斌(1986－)，男，浙江湖州人，碩士研究生，從事政府采購(gòu)與管理研究。