淺析建筑檔案管理重要性及措施

王 雁

（中建三局，湖北 武漢 43061）

1 建筑工程檔案管理的重要性

隨著經(jīng)濟建設和城市快速發(fā)展，建筑工程越來越多，對加快城市建設，改善人民生活，促進經(jīng)濟發(fā)展有著十分重要的意義。因此，做好此項工作遠非幾個人就能完成，而是要靠各責任主體及相關人員的共同重視。認真做好工程檔案管理工作是非常重要的。

加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是建筑工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證；工程檔案是積累城市建設經(jīng)驗，進行城市建設技術儲備的手段，是城市建設活動的產(chǎn)物；工程檔案是進行城市規(guī)劃工作的基礎；工程檔案是城市建設和管理的重要依據(jù)；工程檔案是城市一切建筑物、構(gòu)筑物維修、改擴建的依據(jù)，是提高城市建設經(jīng)濟效益的最佳途徑；工程檔案是城市防災、挽災、減災和戰(zhàn)爭破壞后恢復重建的重要依據(jù)。

建設工程檔案對防范自然災害的破壞及破壞后的恢復建設都有著不可替代的作用，更是預防自然災害、減少損失的重要手段之一；建筑工程檔案是工程建設過程中的真實記錄，客觀記錄和反映工程各個環(huán)節(jié)的內(nèi)在聯(lián)系和本質(zhì)規(guī)律，對工程后期檢測、維修、改建、擴建、拆除和其他工程建設具有指導作用、借鑒參考及工程科學技術研究等有著重要的作用。

①建筑工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯(lián)系，工程的使用管理始終離不開檔案的支持；②建筑工程檔案不僅對本身工程有指導利用作用，而且對其他同類工程設計建設有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復多次利用，是工程檔案活力和價值的體現(xiàn)；③促進了建筑工程科學技術的研究發(fā)展。

2 工程檔案管理中存在的主要問題

由于種種原因，在工程檔案的質(zhì)量及管理中仍存在以下問題：

2.1 施工綜合管理文件原件不齊全

個別設計監(jiān)理建設單位下發(fā)的施工管理重要文件是復印件，難以滿足工程資料檔案管理的質(zhì)量標準要求。

2.2 工程質(zhì)量驗收簽證資料不齊全

為了急于滿足施工進度的要求，建設四方現(xiàn)場驗收后沒有按國家行業(yè)標準規(guī)定要求辦理書面簽字儀式。

2.3 竣工文件編制不規(guī)范

有的原始資料不按分類要求成冊，成冊的缺少目錄或目錄不準確有些分部工程存在使用代用圖的現(xiàn)象，而在竣工文件中有要求竣工圖一分部工程組卷，導致圖紙缺量較大。

2.4 施工驗收原始簽證資料格式不規(guī)范

原始施工驗收簽證資料不是開工前統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式，而是在施工過程中，不斷增添內(nèi)容和更換種類，資料格式不統(tǒng)一、不規(guī)范、不便統(tǒng)一裝訂組卷。

2.5 施工原始資料書寫不規(guī)范

原始資料的文字字跡潦草，使用不規(guī)范的漢字，甚至還有錯別字，修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字，給后期工程資料編制工作帶來極大的困難。

2.6 缺乏統(tǒng)一的管理模式

從檔案管理機構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

2.7 缺乏復合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識，難以適應工作需要。

2.8 工程資料移交不及時不能按規(guī)定及時移交工程竣工資料，造成統(tǒng)一管理的時間延誤，甚至導致工程資料丟失。

3 建筑工程檔案的管理措施

3.1 建立現(xiàn)場辦公制度

工程檔案管理人員要做到現(xiàn)場辦公，進行現(xiàn)場調(diào)查，參加技術例會，了解工程進展情況，做好詳細記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開展工作。對出現(xiàn)的問題，能夠及時查出參考性資料，協(xié)助解決問題。所以，要在主動做好對建筑工程業(yè)務指導、現(xiàn)場跟蹤服務、檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現(xiàn)場進行業(yè)務指導，而且還與建設單位就工程的有關特殊事項進行現(xiàn)場勘查，了解工程的實際情況，在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現(xiàn)場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作，創(chuàng)出了重點工程服務的新路子，得到建設單位好評。

3.2 統(tǒng)籌部署，健全管理體系

建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規(guī)律，工程檔案管理人員應盡早加入工程，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。在安排建筑工程施工時，針對工程檔案工作形成企業(yè)檔案館、項目檔案室、施工資料員的三級管理體系，做到檔案管理與項目建設進程同步。項目申請立項時即應開始進行文件資料的積累、整理審查工作，項目竣工驗收時完成文件資料的驗收工作，減少遺留問題，保證歸檔質(zhì)量。

3.3 加強工程檔案管理隊伍建設

在工程建設中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，首先，要配備檔案管理專業(yè)水平高、工作能力強的專職人員，負責文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩(wěn)定。并且對檔案管理人員進行大量業(yè)務指導和培訓。，使其掌握建筑工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。

3.4 建立資料歸檔會簽制度

工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度，還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。

3.5 拓寬新領域，擴大收集范圍

對國家基建項目歸檔范圍所規(guī)定的合同、監(jiān)理大綱、工作總結(jié)、月報、質(zhì)量檢驗單等各類文件資料，檔案管理人員應當積極協(xié)同工程技術人員根據(jù)工程過程出現(xiàn)的新情況、新特點，及時擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續(xù)性，反映工程運作全過程。

3.6 有效利用計算機資源，建立檔案檢索系統(tǒng)

提高各部門的檔案管理水平、檔案工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門對檔案利用，藉以提高工作效率。

3.7 竣工驗收備案與檔案管理工作結(jié)合

工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門日后管理工程的重要依據(jù)，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結(jié)合起來，委托各級城建檔案管理機構(gòu)管理，對深化建設工程管理體制，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期有效的監(jiān)督機制是十分必要的。

結(jié)語

綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設中發(fā)揮著重要的作用，也是加快城市現(xiàn)代化建設進程、構(gòu)建和諧社會的重要手段之一，因此，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。但是做好此項工作遠非幾個人就能完成，而是要靠各責任主體及相關人員的共同重視。我們應制定一些具體的措施，嚴格落實有關的法律規(guī)章制度，確保建筑工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道。

[1]阿倫·K·拉湯羅波;施曉成.建筑檔案的來源和保護.美國明尼阿波利斯市的明尼蘇達大學圖書館西北建筑檔案館 館長【期刊】檔案學通訊1982-06-30