淺談煤機(jī)企業(yè)銷售過(guò)程的內(nèi)控

　　摘要：做好銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控，確保企業(yè)銷售目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
　　關(guān)鍵詞：銷售內(nèi)控；壞賬風(fēng)險(xiǎn)
　　
　　煤機(jī)企業(yè)的生產(chǎn)模式基本是以銷定產(chǎn)的定單生產(chǎn)。有簽定合同、產(chǎn)品工藝設(shè)計(jì)、組織生產(chǎn)、檢驗(yàn)入庫(kù)、發(fā)貨銷售等環(huán)節(jié)。銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題有：合同簽定的不規(guī)范、未充分考慮異常情況等，常常會(huì)導(dǎo)致以后的經(jīng)濟(jì)糾紛甚至訴訟，企業(yè)利益受到損害；應(yīng)收賬款比重不斷增加，賬齡普遍過(guò)長(zhǎng)，金額龐大的應(yīng)收賬款常年掛賬，實(shí)際已無(wú)法收回仍視為債權(quán)；應(yīng)收賬款壞賬計(jì)提不充分，造成虛盈實(shí)虧的假象；應(yīng)收賬款的存在使企業(yè)用有限的流動(dòng)資金用來(lái)墊付各種稅金和費(fèi)用，加大了企業(yè)的現(xiàn)金流出，又在一定程度上虛增了收入，夸大了企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，增加了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
　　企業(yè)如何在銷售環(huán)節(jié)加強(qiáng)內(nèi)控措施，保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率、效果、資產(chǎn)的真實(shí)完整，財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性？
　　一、客戶信用控制
　　業(yè)務(wù)員在簽訂合同之前，要對(duì)客戶的資質(zhì)條件、資金狀況，經(jīng)營(yíng)范圍、商業(yè)信譽(yù)等情況進(jìn)行詳細(xì)的了解，防止客戶欠錢不還，增加企業(yè)的損失。業(yè)務(wù)員向上級(jí)主管提交的客戶信譽(yù)情況，客戶信用部門要嚴(yán)格審核客戶的具體情況，信譽(yù)不好的要求先付貨款后發(fā)貨，信譽(yù)好的給予的賒銷限額的大小都要嚴(yán)格履行審批程序。業(yè)務(wù)人員不能有賒銷審批權(quán)限，以避免業(yè)務(wù)員為擴(kuò)大銷售而使企業(yè)承受不恰當(dāng)?shù)男庞蔑L(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全客戶信用檔案，關(guān)注重要客戶資信變動(dòng)情況，采取有效措施，防范信用風(fēng)險(xiǎn)。
　　二、銷售合同控制
　　業(yè)務(wù)員簽訂合同時(shí)要和客戶就商品價(jià)格、技術(shù)協(xié)議、付款方式結(jié)算方法、銷售折扣和折讓、交貨驗(yàn)收、運(yùn)輸、違約責(zé)任與賠償?shù)葪l款作出明確規(guī)定。重要的銷售合同，應(yīng)當(dāng)征詢法律顧問(wèn)或者專家的意見(jiàn)。這些條款為以后的相關(guān)內(nèi)控和貨款催收提供依據(jù)。
　　三、發(fā)貨及開具發(fā)票的控制
　　簽訂合同后，技術(shù)工藝部門編制工藝組織生產(chǎn)，成品完成后驗(yàn)收入庫(kù)。銷售部門給倉(cāng)庫(kù)下達(dá)發(fā)貨指令，倉(cāng)庫(kù)按照發(fā)貨通知單所列項(xiàng)目組織發(fā)貨，確保貨物安全達(dá)到目的地，運(yùn)輸人員將貨物發(fā)送給客戶時(shí)要求客戶簽收并將客戶驗(yàn)收單帶回交給運(yùn)輸部門的票據(jù)結(jié)算人員。銷售部門的開發(fā)票人員依據(jù)銷售合同、銷售單、出庫(kù)單、客戶驗(yàn)收單開據(jù)增值稅專用發(fā)票，禁止開具虛假發(fā)票。
　　四、應(yīng)收賬款及壞賬的控制
　　開票人員將發(fā)票等支持性憑證交財(cái)務(wù)部門記錄收入和應(yīng)收賬款明細(xì)賬，負(fù)責(zé)主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和應(yīng)收賬款的記賬人員不能經(jīng)手現(xiàn)金。銷售人員按照合同規(guī)定催收貨款，財(cái)務(wù)人員督促銷售人員加緊催收貨款，達(dá)到質(zhì)保期后質(zhì)保金仍然收不回來(lái)的，要求業(yè)務(wù)人員說(shuō)明原因，繼續(xù)催收，財(cái)務(wù)人員要重點(diǎn)關(guān)注到期仍然沒(méi)有收回的貨款，防止壞賬的發(fā)生。對(duì)于可能確認(rèn)為壞賬的應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)報(bào)告有關(guān)決策機(jī)構(gòu)，由其進(jìn)行審查，確定是否確認(rèn)為壞賬。發(fā)生的壞賬應(yīng)查明原因，明確責(zé)任，并在履行規(guī)定的審批程序后作出會(huì)計(jì)處理。對(duì)催收無(wú)效的愈期應(yīng)收賬款，可通過(guò)法律程序予以解決。企業(yè)注銷的壞賬應(yīng)當(dāng)進(jìn)行備查登記，做到賬銷案存，已經(jīng)注銷的壞賬又收回時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)入賬，防止形成小金庫(kù)。收回貨款的要及時(shí)記賬，還要關(guān)注客戶退貨的情況，及時(shí)處理。要建立應(yīng)收賬款對(duì)賬制度，定期和客戶核對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來(lái)賬目，指定一名不掌管貨幣資金也不記錄主營(yíng)業(yè)務(wù)收入和應(yīng)收賬款主管人員負(fù)責(zé)按月向客戶寄發(fā)對(duì)賬單，并要求客戶將任何不符情況直接向指定的未執(zhí)行記錄銷售交易的會(huì)計(jì)主管報(bào)告，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，查明原因，及時(shí)調(diào)整。
　　企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度，密切關(guān)注賬齡的變化情況，一般情況下，債務(wù)單位撤消、破產(chǎn)、資不抵債、發(fā)生嚴(yán)重的自然災(zāi)害等導(dǎo)致的停產(chǎn)而在短期內(nèi)無(wú)法償還債務(wù)以及應(yīng)收賬款愈期3年以上，企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理提取壞賬準(zhǔn)備，實(shí)際發(fā)生壞賬的，一定要有董事會(huì)或經(jīng)理辦公會(huì)議等類似機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)作為壞賬損失，沖銷提取的壞賬準(zhǔn)備。
　　企業(yè)發(fā)生的應(yīng)收賬款時(shí)間有長(zhǎng)有短，有的沒(méi)有超過(guò)收款期，有的超過(guò)了收款期，一般來(lái)說(shuō)，拖欠的時(shí)間越長(zhǎng)，款項(xiàng)收回的可能性越小，形成壞賬的可能性就越大，企業(yè)對(duì)應(yīng)收賬款回收情況的監(jiān)督，可以通過(guò)編制賬齡分析表進(jìn)行。利用賬齡分析表，企業(yè)可以了解以下情況：第一，有多少欠款尚在信用期。這些款項(xiàng)未到付款期，欠款是正常的；但并不意味著到期就一定能夠收回，所以及時(shí)的監(jiān)督仍然是有必要的。第二，有多少欠款超過(guò)了信用期，超過(guò)時(shí)間長(zhǎng)短的款項(xiàng)各占多少，有多少會(huì)因拖欠時(shí)間太久而可能成為壞賬。對(duì)不同拖欠時(shí)間的欠款，應(yīng)當(dāng)采取不通的收賬方法，制定出經(jīng)濟(jì)、可行的收賬政策；對(duì)可能發(fā)生的壞賬損失，應(yīng)該提前做出準(zhǔn)備，充分估計(jì)這一因素對(duì)損益的影響。
　　企業(yè)應(yīng)對(duì)各種不同過(guò)期賬款采取不同的催收方法，對(duì)過(guò)期過(guò)短的顧客，不過(guò)多地打擾，以免將來(lái)失去這一市場(chǎng)；對(duì)過(guò)期稍長(zhǎng)的顧客，可措詞婉轉(zhuǎn)地寫信催收；對(duì)過(guò)期較長(zhǎng)的的顧客，頻繁的信件催收并電話催詢，對(duì)過(guò)期很長(zhǎng)的顧客，可在催款時(shí)措詞嚴(yán)歷，必要時(shí)提請(qǐng)有關(guān)部門仲裁或提起訴訟等等。企業(yè)在催收過(guò)期賬款時(shí)還要考慮發(fā)生催賬費(fèi)用的多少，催賬發(fā)生的費(fèi)用要低于可收回的賬款。
　　五、貨款回收的控制
　　貨款都要通過(guò)銀行，或者匯票的形式回到企業(yè)，業(yè)務(wù)人員不能接觸銷售現(xiàn)款，防止挪用貪污等情況的發(fā)生，業(yè)務(wù)人員接收商業(yè)匯票時(shí)嚴(yán)格審核票據(jù)的真實(shí)性和合法性，防止票據(jù)欺詐。收回的貨款及時(shí)入賬，不得設(shè)賬外賬。
　　六、結(jié)論
　　影響內(nèi)控效果除了制度、政策、流程外還有人員的素質(zhì)，管理層的重視程度，企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況，采取適當(dāng)?shù)拇胧?，杜絕銷售環(huán)節(jié)的違法行為，使企業(yè)資金地運(yùn)轉(zhuǎn)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持優(yōu)勢(shì)地位。
　　參考文獻(xiàn)：
　　企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/b6381e5e312b3169
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