新時期高職院校檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

銀 花

[內(nèi)蒙古自治區(qū)團(tuán)校（內(nèi)蒙古師范大學(xué)青年政治學(xué)院） 內(nèi)蒙古呼和浩特 010010]

高職院校的檔案主要記錄了學(xué)校在發(fā)展過程中發(fā)生的教育活動、得到的科研結(jié)果等[1]，與每一位教育工作者、每一個學(xué)生都息息相關(guān)，為學(xué)校未來的發(fā)展和改革提供了最基礎(chǔ)的信息憑證，有利于提高學(xué)校的辦學(xué)水平和工作效率。在社會發(fā)展的新時期，高職院校的規(guī)模不斷壯大，高職院校的檔案管理工作急需創(chuàng)新思路、改進(jìn)方法。這就需要相關(guān)管理人員提高對檔案管理工作的重視，為學(xué)校檔案管理發(fā)展提供新的思路與方法。

一、現(xiàn)階段高職院校檔案管理的狀況

（一）管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

高職院校工作人員招聘門檻相對較低。多數(shù)檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案管理在高職院校中的重要地位、檔案管理的要求及檔案收集工作缺乏認(rèn)識。在此情況下，他們很容易出現(xiàn)材料漏收、錯收的情況，后續(xù)的檔案整理、裝訂等工作更是無從下手[2]。基于此，高職院校檔案管理常常出現(xiàn)材料歸檔不及時、材料整理準(zhǔn)確度不高等問題。這樣一來，高職院校檔案管理反映組織、個人真實狀況的作用就逐漸減弱了。

（二）領(lǐng)導(dǎo)層重視程度有待加強(qiáng)

領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作重視程度不高主要表現(xiàn)在檔案管理人員招聘方面。前文提到，多數(shù)高職院校檔案管理人員的招聘門檻較低。領(lǐng)導(dǎo)層在招聘過程中對管理人員的學(xué)歷、文化水平等沒有較高的要求。他們認(rèn)為高職院校檔案管理人員的招聘通常都是出于崗位需求[3]。這樣的招聘方式不僅導(dǎo)致檔案管理團(tuán)隊綜合素質(zhì)較低，而且破壞了檔案管理團(tuán)隊?wèi)?yīng)有的嚴(yán)謹(jǐn)結(jié)構(gòu)，容易出現(xiàn)團(tuán)隊內(nèi)部分工混亂、工作重復(fù)等情況。在此情況下，高職院校檔案整理的質(zhì)量及效率自然不會很高。

（三）檔案管理人員工作思路及工作態(tài)度有待進(jìn)步

因為高職院校領(lǐng)導(dǎo)層的重視不夠、對檔案管理重要性的認(rèn)識不到位，不能很好地對相關(guān)管理人員進(jìn)行宣傳教育，所以，多數(shù)檔案管理人員的工作思路是固定的，通常不能對社會變化或?qū)W校政策變化等及時做出反應(yīng)。而且，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，在工作過程中存在諸多不良習(xí)慣，如對檔案的擺放位置不了解，不能及時更新、修復(fù)個人資料等，工作態(tài)度有待端正。

二、新時期高職院校檔案管理創(chuàng)新思路

（一）要求相關(guān)人員提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識

由于各部門對檔案管理工作要求不高、對其工作性質(zhì)存在誤解，大多數(shù)高職院校都沒有過多關(guān)注、重視檔案管理工作。他們認(rèn)為學(xué)校最重要的還是搞學(xué)術(shù)、搞科研、發(fā)展教育事業(yè)；檔案只是一份紙質(zhì)材料，沒有什么特殊之處。因此，許多高職院校的檔案管理工作形同虛設(shè)，并沒有配備專門負(fù)責(zé)此項工作的檔案管理部門，使高校檔案管理工作的開展遇到瓶頸。這就需要相關(guān)院校發(fā)揮自己的管理職能，加強(qiáng)宣傳與監(jiān)督，提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識。檔案管理工作作為高校整個工作中的重要部分，主要保存著最優(yōu)秀的、能夠為學(xué)校未來發(fā)展提供借鑒意義的一手材料[4]，如學(xué)校歷任領(lǐng)導(dǎo)親筆手稿與批示、相關(guān)單位的文件、學(xué)?；顒拥囊曨l與錄音等，肩負(fù)著記錄學(xué)校發(fā)展歷史、優(yōu)秀業(yè)績的重任。檔案記錄了學(xué)校的歷史，便于學(xué)校及時查閱相關(guān)辦學(xué)方案、歷史與科學(xué)發(fā)展的優(yōu)秀成果，是學(xué)校未來發(fā)展的基礎(chǔ)。正在發(fā)展壯大的高職院校一定要高度重視檔案管理工作，保存不同資料，供后來者查閱、參考、總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)。這對學(xué)校的發(fā)展具有重要意義。

（二）改變檔案管理工作方法，實現(xiàn)制度、技術(shù)現(xiàn)代化

不少高職院校工作人員仍然用舊方法去管理檔案，無法在科技發(fā)展的背景下運用先進(jìn)技術(shù)的力量創(chuàng)新工作方法。沿襲以前的紙質(zhì)書寫保存的方法不僅浪費紙張材料，而且多年的歷史記錄材料數(shù)量巨大，所占空間也很大，需要學(xué)校找一塊場地進(jìn)行專項管理，在配備大量人手的同時，還要注意紙質(zhì)材料的防潮、防火等問題，檔案資料保管困難，工作效率低下。而且，隨著學(xué)校辦學(xué)年限增長、招生規(guī)模擴(kuò)大，原本的管理方法已經(jīng)不適用于當(dāng)今數(shù)據(jù)量龐大的檔案記錄工作，需要檔案工作人員利用新的媒介來對檔案進(jìn)行整理、錄入。現(xiàn)在的大多數(shù)高職院校都是由多個學(xué)校合并而來的，人員復(fù)雜、數(shù)據(jù)很多，檔案整理工作強(qiáng)度非常大。且檔案需分門別類，包括教師信息、學(xué)生學(xué)籍信息、教育規(guī)劃、科研項目等眾多種類。高職院校應(yīng)從學(xué)校的所有人員信息入手，通過建立一個創(chuàng)新的工作制度、保障機(jī)制，進(jìn)一步推進(jìn)技術(shù)現(xiàn)代化，可以利用數(shù)字技術(shù)，先對學(xué)校內(nèi)部留存的現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行歸納、整理，建設(shè)檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，再接收最新資料。高職院校要完善對檔案管理工作人員的考核制度，明確部門的工作重心，促使檔案管理人員樹立高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度與責(zé)任感，并劃分工作內(nèi)容、范圍，為改進(jìn)工作方法提供必要的保障，全程利用電腦技術(shù)對不同數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，同時，一定要重視數(shù)據(jù)的保密，制定數(shù)據(jù)保密措施，提高對操作人員的技術(shù)要求，保證數(shù)據(jù)的真實、安全。

（三）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)工作效率的提高

由于體制問題、社會競爭壓力等因素，高職院校仍然以學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展為重，忽視了檔案管理工作，管理人員大多以此為副業(yè)或兼職，缺少專職管理人員，且人員普遍素質(zhì)不高，只能進(jìn)行最基本的檔案歸檔工作，甚至不了解計算機(jī)的基本操作，無法理解更高層次的檔案管理要求。多數(shù)高職院校檔案管理工作崗位流動性較大。新上崗的工作人員通常剛開始工作就要接觸大量的內(nèi)部資料且工作量較大。高職院校管理層需要重視工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。另外，檔案管理是一門程序復(fù)雜、需要認(rèn)真學(xué)習(xí)的學(xué)問。它并不局限于對資料的整理、分類。在此基礎(chǔ)上，它也是一項較復(fù)雜的工作，需要相關(guān)管理人員依據(jù)檔案歸檔理論進(jìn)行規(guī)范化的工作。檔案材料種類很多，管理人員會一直與電腦、文字接觸，這就需要他們具備最基本的文字輸入和信息處理工作，能在歸納、整理數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上運行數(shù)據(jù)，能為需要檔案的人快速提供數(shù)據(jù)資料，提高工作效率。高職院校需要對檔案管理人員按照個人學(xué)歷層次、工作經(jīng)驗等定期、分批次組織培訓(xùn)。只有達(dá)到相關(guān)技能考核的標(biāo)準(zhǔn)，他們才能繼續(xù)工作。同時，高職院校要不定期邀請校內(nèi)外的專業(yè)檔案管理學(xué)者為本校從事檔案管理工作的人員開展專題講座與實際操練活動，不斷提高相關(guān)工作人員的專業(yè)操作素質(zhì)與技能。高校高層也要加強(qiáng)對檔案管理工作的巡視與督導(dǎo)，讓相關(guān)工作人員嚴(yán)格規(guī)范自己的行為，提高對檔案管理工作的認(rèn)識，從而不斷提高高校檔案管理的工作質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的宣傳

為充分發(fā)揮高職院校檔案管理工作對學(xué)校日常管理工作的促進(jìn)作用，提高檔案管理人員對檔案管理的重視程度，學(xué)校需要制定合理的檔案管理宣傳方案，明確重點宣傳內(nèi)容。首先，每年的6月9日是國際檔案日。高職院校可舉辦以“國際檔案日”為主題的專題活動。其次，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各高職院校的內(nèi)部設(shè)備都有所升級，可利用的宣傳網(wǎng)絡(luò)平臺數(shù)量有所增加。在此情況下，學(xué)?？沙浞职l(fā)揮科學(xué)技術(shù)手段的巨大優(yōu)勢，為檔案管理工作的宣傳拓寬渠道。當(dāng)然，檔案管理工作的宣傳及檔案管理人員工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變與領(lǐng)導(dǎo)層的態(tài)度也有十分密切的關(guān)系。因此，加強(qiáng)高職院校在檔案管理方面的宣傳需要領(lǐng)導(dǎo)層起到表率作用。高?？啥ㄆ陂_展高職院校檔案室內(nèi)部員工的交流會，通過檔案管理人員關(guān)于近期工作的匯報了解各階段宣傳成果，同時，強(qiáng)調(diào)下一階段的檔案管理工作目標(biāo)。高職院?？蓪⑶拔奶岬降牟糠诸I(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為檔案管理人員的招聘只是滿足崗位需求，并不能影響高職院校發(fā)展的問題作為某一階段檔案工作宣傳、整改的側(cè)重點，從而有針對性地解決現(xiàn)階段檔案管理過程中存在的問題。

三、結(jié)束語

檔案管理作為高職院校綜合管理工作中的一部分，能以客觀存在的、清晰的歷史記錄影響學(xué)校的精神面貌，對高校未來的發(fā)展具有重要影響。高職院校作為培養(yǎng)高等知識分子的重要場所，一定要高度重視檔案資料的管理，落實好有關(guān)檔案管理的各項工作，創(chuàng)新工作思路與方法，在夯實高職院校內(nèi)部發(fā)展基礎(chǔ)的同時，促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。