ERP環(huán)境下銷售業(yè)務(wù)的核算與管理

　　【摘要】 銷售作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的中心，其管理模塊是ERP系統(tǒng)的重要組成部分，企業(yè)應(yīng)通過(guò)銷售管理模塊優(yōu)化企業(yè)銷售業(yè)務(wù)處理流程，提高銷售管理水平。文章以銷售業(yè)務(wù)流程為線索，探討ERP環(huán)境下銷售業(yè)務(wù)的核算與管理。
　　【關(guān)鍵詞】 ERP；銷售業(yè)務(wù)；會(huì)計(jì)核算
　　
　　ERP作為集合企業(yè)內(nèi)部所有資源并進(jìn)行有效計(jì)劃控制的管理信息系統(tǒng)，在產(chǎn)、供、銷等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)全面控制，使物流、資金流、信息流高度集成。銷售管理模塊作為ERP系統(tǒng)的重要組成部分，集業(yè)務(wù)處理、核算、監(jiān)督、分析功能于一體，掌握ERP環(huán)境下銷售業(yè)務(wù)的核算與管理，對(duì)于規(guī)范業(yè)務(wù)流程，全面收集銷售信息，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，具有重要的意義。
　　
　　一、銷售業(yè)務(wù)流程
　　要靈活地處理銷售業(yè)務(wù)，并完成相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算與管理工作，以銷售業(yè)務(wù)處理的流程去掌握系統(tǒng)的內(nèi)部結(jié)構(gòu)是關(guān)鍵。企業(yè)常見(jiàn)的銷售模式有兩種：一種是先發(fā)貨后開(kāi)票；另一種是開(kāi)票直接發(fā)貨，兩種模式只是在開(kāi)發(fā)票和發(fā)貨單的順序上略有區(qū)別。本文以用友U8為例，介紹ERP環(huán)境下先發(fā)貨后開(kāi)票的銷售業(yè)務(wù)流程。
　　ERP環(huán)境下的銷售系統(tǒng)與總賬、應(yīng)收款管理、庫(kù)存管理、存貨核算等相關(guān)子系統(tǒng)集成，銷售業(yè)務(wù)流程主要是通過(guò)各種單據(jù)在集成的子系統(tǒng)之間傳遞完成的。其單據(jù)有銷售訂單、發(fā)貨單、出庫(kù)單、銷售發(fā)票、收款單等。首先銷售部門根據(jù)客戶提出的需求或銷售合同，在銷售管理系統(tǒng)里填制審核“銷售訂單”，根據(jù)審核后的“銷售訂單”填制銷售“發(fā)貨單”，作為倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)及銷售部門填制銷售發(fā)票的依據(jù)，銷售發(fā)票可參照審核后的“發(fā)貨單”生成；其次倉(cāng)庫(kù)管理部門根據(jù)發(fā)貨單，在庫(kù)存管理系統(tǒng)里編制“銷售出庫(kù)單”，發(fā)貨給客戶；財(cái)務(wù)部門則在應(yīng)收款管理系統(tǒng)中對(duì)“銷售發(fā)票”審核，確認(rèn)銷售收入，根據(jù)“銷售出庫(kù)單”在存貨核算系統(tǒng)中進(jìn)行銷售成本的核算；最后將各系統(tǒng)生成的憑證傳遞到總賬系統(tǒng)中進(jìn)行審核、記賬。如果發(fā)生退貨，則要在銷售管理系統(tǒng)填制退貨單，流程與銷售發(fā)貨相同。庫(kù)存銷售業(yè)務(wù)與其他系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳遞及流程如圖1。
　　
　　二、銷售業(yè)務(wù)的處理與核算
　　根據(jù)銷售業(yè)務(wù)流程圖可知，ERP環(huán)境下日常業(yè)務(wù)的處理主要是相關(guān)單據(jù)的錄入、審核與確認(rèn)，與業(yè)務(wù)相關(guān)的憑證生成是通過(guò)交易方式與結(jié)算方式中設(shè)置的憑證模板，在業(yè)務(wù)處理的同時(shí)根據(jù)輸入的有關(guān)單據(jù)自動(dòng)生成的。日常的銷售業(yè)務(wù)主要包括簽訂銷售訂單、填制銷售發(fā)貨單并開(kāi)具銷售發(fā)票、發(fā)出商品、收款結(jié)算與銷售退回、計(jì)提與沖銷壞賬準(zhǔn)備等，相應(yīng)的核算主要為銷售收入確認(rèn)、結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本、銷售退回等。具體過(guò)程與會(huì)計(jì)核算如下：
　?。ㄒ唬╀N售訂單與發(fā)貨的業(yè)務(wù)處理
　　接受顧客訂單是整個(gè)銷售與收款循環(huán)的起點(diǎn)，在銷售系統(tǒng)中參照合同內(nèi)容輸入銷售訂單信息，銷售訂單還可以和銷售出庫(kù)單對(duì)比，隨時(shí)掌握銷售合同的執(zhí)行情況。銷售發(fā)貨是銷售業(yè)務(wù)的執(zhí)行階段，在先發(fā)貨后開(kāi)票模式下，發(fā)貨業(yè)務(wù)的發(fā)貨單由銷售部門根據(jù)銷售訂單拷貝生成或手工輸入，發(fā)貨單審核后，可以生成銷售發(fā)票和銷售出庫(kù)單。
　?。ǘ╀N售開(kāi)票的業(yè)務(wù)處理與收入的核算
　　銷售發(fā)票可在銷售系統(tǒng)手工輸入，或根據(jù)銷售訂單、銷售發(fā)貨單由系統(tǒng)自動(dòng)生成銷售發(fā)票并傳遞到應(yīng)收款管理系統(tǒng)，應(yīng)收款管理系統(tǒng)對(duì)銷售發(fā)票進(jìn)行單據(jù)審核，根據(jù)銷售發(fā)票記錄的產(chǎn)品名稱與交易方式確認(rèn)本次銷售收入及稅金，并根據(jù)交易方式生成相應(yīng)記賬憑證。如是現(xiàn)銷，則在填制銷售發(fā)票時(shí)選擇現(xiàn)結(jié)，應(yīng)收款管理系統(tǒng)審核單據(jù)時(shí)要包含已現(xiàn)結(jié)發(fā)票，在制單處理時(shí)選擇“現(xiàn)結(jié)制單”方式，則會(huì)自動(dòng)生成收款憑證，借： 銀行存款，貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)交稅費(fèi)；如果是賒銷，在制單時(shí)選擇發(fā)票制生成轉(zhuǎn)賬憑證，借：應(yīng)收賬款，貸：主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、應(yīng)交稅費(fèi)。
　?。ㄈ╀N售發(fā)貨業(yè)務(wù)的處理與成本的結(jié)轉(zhuǎn)
　　在ERP環(huán)境下，銷售管理與庫(kù)存管理、存貨核算模塊集成，銷售部門在銷售管理系統(tǒng)編制并審核發(fā)貨單后，倉(cāng)庫(kù)部門在庫(kù)存管理系統(tǒng)根據(jù)傳遞過(guò)來(lái)的發(fā)貨單確定銷售品種與數(shù)量，編制銷售出庫(kù)單，選擇輸入貨位進(jìn)行審核，并將貨物從倉(cāng)庫(kù)搬出，形成實(shí)物流轉(zhuǎn)。存貨核算系統(tǒng)對(duì)庫(kù)存管理系統(tǒng)傳遞過(guò)來(lái)的銷售出庫(kù)單進(jìn)行記賬并制單，生成憑證為，借：主營(yíng)業(yè)務(wù)成本，貸：庫(kù)存商品，從而完成銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)。
　?。ㄋ模╀N售折扣與折讓的業(yè)務(wù)處理與核算
　　銷售折扣是企業(yè)為了鼓勵(lì)客戶在一定期限內(nèi)早日償還貨款而給客戶的折扣優(yōu)惠。為了處理這種業(yè)務(wù)需要進(jìn)行付款條件的設(shè)置，設(shè)置有效期限、對(duì)應(yīng)折扣率和應(yīng)收賬款的到期天數(shù)。在應(yīng)收款管理系統(tǒng)設(shè)置中將享受現(xiàn)金折扣的科目設(shè)置為“財(cái)務(wù)費(fèi)用”，編制銷售訂單或進(jìn)行銷售結(jié)算時(shí)，對(duì)于享受銷售折扣條件的客戶輸入與付款條件對(duì)應(yīng)的折扣率，應(yīng)收款管理系統(tǒng)對(duì)收款單據(jù)審核后，生成憑證，分錄為，借：銀行存款、財(cái)務(wù)費(fèi)用，貸：應(yīng)收賬款。
　　銷售折讓是指企業(yè)因售出商品的質(zhì)量不合格等原因在售價(jià)上給予的減讓。在處理時(shí)，企業(yè)要根據(jù)折讓證明單與折讓金額開(kāi)具紅字專用發(fā)票，沖減銷售收入與銷售稅金。
　　（五）銷售退回業(yè)務(wù)的處理與核算
　　與銷售折讓相比，銷售退回不僅扣減銷售收入，還涉及貨物退庫(kù)處理。銷售部門要在銷售系統(tǒng)里編制并審核退貨單。為保證退貨單據(jù)與原銷售發(fā)票的數(shù)據(jù)一致，輸入退貨單時(shí)首先輸入原銷售發(fā)票號(hào)，由系統(tǒng)自動(dòng)將原銷售發(fā)票的客戶、貨物名稱、單位、單價(jià)、稅率等數(shù)據(jù)自動(dòng)復(fù)制到退貨單中，企業(yè)只需輸入負(fù)數(shù)退貨數(shù)量，倉(cāng)庫(kù)部門根據(jù)退貨單生成并審核紅字銷售出庫(kù)單。如果銷售退回是在開(kāi)銷售發(fā)票前，則不需作沖銷收入與成本的處理，否則銷售部門要根據(jù)退貨單生成并復(fù)核紅字銷售發(fā)票，傳遞到應(yīng)收款系統(tǒng)中進(jìn)行審核，生成金額為負(fù)數(shù)的憑證以沖減銷售收入，同時(shí)，存貨核算根據(jù)紅字銷售出庫(kù)單進(jìn)行記賬并制單，沖減銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)。
　　（六）應(yīng)收款的核銷
　　對(duì)于延期付款和分期付款的業(yè)務(wù)，如果收到貨款，則在銷售管理系統(tǒng)輸入收款單，記錄企業(yè)所收到的客戶款項(xiàng)，核銷應(yīng)收款。系統(tǒng)可自動(dòng)根據(jù)收款單的發(fā)票號(hào)和銷售發(fā)票的發(fā)票號(hào)進(jìn)行核銷，對(duì)于自動(dòng)核銷后尚未建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的銷售發(fā)票和收款單，可以通過(guò)手工核銷。生成憑證為，借：銀行存款，貸：應(yīng)收賬款。
　　
　　三、銷售業(yè)務(wù)的管理
　?。ㄒ唬╀N售訂單管理
　　訂單是整個(gè)銷售業(yè)務(wù)的核心，整個(gè)業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行都會(huì)涉及銷售訂單，通過(guò)銷售訂單可跟蹤銷售的整個(gè)業(yè)務(wù)流程，訂單管理主要包括訂單生成與訂單維護(hù)。
　　1.訂單生成：客戶通過(guò)查詢商品報(bào)價(jià)，以及和銷售人員交流以后，就可以訂購(gòu)商品，系統(tǒng)自動(dòng)生成客戶訂購(gòu)清單，經(jīng)過(guò)客戶確認(rèn)后生效。銷售人員通過(guò)查詢客戶的訂購(gòu)清單，通過(guò)手工錄入銷售訂單。
　　2.訂單維護(hù)：銷售人員通過(guò)訂單維護(hù)系統(tǒng)可對(duì)銷售訂單的狀態(tài)進(jìn)行跟蹤和維護(hù)，可以查詢訂單的狀態(tài)。對(duì)處于沒(méi)有下達(dá)狀態(tài)的訂單可以進(jìn)行修改和刪除，對(duì)于已完成的銷售訂單，可以進(jìn)行手工或自動(dòng)結(jié)案。系統(tǒng)提供訂單的查詢功能，使企業(yè)可以方便、及時(shí)、快速地了解訂單的完成情況。包括：延期訂單查詢、訂單執(zhí)行情況查詢、未完結(jié)訂單查詢等?？砂串a(chǎn)品統(tǒng)計(jì)訂單執(zhí)行情況、按客戶統(tǒng)計(jì)訂單執(zhí)行情況、按地區(qū)統(tǒng)計(jì)訂單執(zhí)行情況。
　　（二）銷售價(jià)格管理
　　銷售價(jià)格管理提供了豐富的價(jià)格管理功能，包括價(jià)格定義、價(jià)格維護(hù)和價(jià)格查詢。
　　銷售價(jià)格定義是對(duì)銷售價(jià)格的設(shè)置，主要包括價(jià)稅管理、價(jià)格政策、取價(jià)方式、報(bào)價(jià)參照、折扣管理與最低售價(jià)控制等。價(jià)稅管理是對(duì)價(jià)款與稅款的管理，處理銷售報(bào)價(jià)與銷售計(jì)劃金額價(jià)稅核算；價(jià)格政策以存貨成本為基礎(chǔ)，并結(jié)合客戶信用等因素，對(duì)每個(gè)客戶制定不同的銷售價(jià)格，具有多種方式的折扣處理，根據(jù)客戶價(jià)格、客戶大類價(jià)格、存貨價(jià)格、存貨大類折扣等取報(bào)價(jià)、零售價(jià)、扣率；取價(jià)方式包括最新售價(jià)、最新成本加成、價(jià)格政策等價(jià)格參照規(guī)則，在錄入期初單據(jù)或日常單據(jù)時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)取價(jià)方式帶入存貨的報(bào)價(jià)、零售價(jià)、扣率，用戶可根據(jù)實(shí)際修改，同時(shí)在價(jià)格欄目進(jìn)行參照，可根據(jù)價(jià)格參照規(guī)則帶入?yún)⒄諆r(jià)格，減少了填制單據(jù)的工作量，避免了人工誤差，為業(yè)務(wù)人員提供了可靠的參考價(jià)格；最低售價(jià)控制是根據(jù)存貨的成本設(shè)置最低銷售單價(jià)，以此控制銷售打折的程度，當(dāng)貨物的實(shí)際售價(jià)超過(guò)最低售價(jià)時(shí)，不能開(kāi)具銷售單據(jù)，限制業(yè)務(wù)人員的權(quán)限，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保障市場(chǎng)價(jià)格體系的穩(wěn)定。
　　
　　系統(tǒng)除提供錄入報(bào)價(jià)單功能外，還可以對(duì)報(bào)價(jià)信息進(jìn)行查詢和修改。當(dāng)需要給予報(bào)價(jià)時(shí)，根據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品價(jià)格信息庫(kù)中的基本價(jià)格信息，在適當(dāng)?shù)幕A(chǔ)上確定本次報(bào)價(jià)的實(shí)際報(bào)價(jià)、服務(wù)條款等；然后生成報(bào)價(jià)單。通過(guò)銷售報(bào)價(jià)處理，使企業(yè)有效地對(duì)售前商務(wù)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)控。
　?。ㄈ╀N售可用量管理
　　在ERP環(huán)境下，因銷售管理與庫(kù)存管理集成使用，銷售管理可以進(jìn)行可用量的管理，包括可用量控制、可用量檢查與現(xiàn)存量查詢。
　　可用量控制是在保存銷售訂單或發(fā)貨單時(shí)對(duì)存貨發(fā)貨的可用量進(jìn)行控制，如果設(shè)置不允許超可用量發(fā)貨，則系統(tǒng)按“倉(cāng)庫(kù)+存貨+批號(hào)”進(jìn)行嚴(yán)格控制，在填制發(fā)貨單、銷售發(fā)票、銷售調(diào)撥單等銷售單據(jù)時(shí)，貨物的發(fā)貨或開(kāi)票數(shù)量必須小于等于該貨物的可用量，否則單據(jù)不可保存。該設(shè)置可以根據(jù)單據(jù)控制發(fā)貨數(shù)量，限制業(yè)務(wù)人員的權(quán)限，降低出貨回款的風(fēng)險(xiǎn)?？捎昧繖z查在檢查時(shí)只按存貨進(jìn)行檢查提示，不強(qiáng)制控制，但不可超可用量發(fā)貨?，F(xiàn)存量查詢主要根據(jù)倉(cāng)庫(kù)與存貨編碼、名稱等條件進(jìn)行查詢相關(guān)存貨的現(xiàn)存量。
　?。ㄋ模┬庞霉芾?br/>　　ERP環(huán)境下，因銷售與應(yīng)收款管理集成，信用管理能根據(jù)某客戶的信用狀況決定是否與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)，即是否給其開(kāi)據(jù)銷售單據(jù)。其控制流程為根據(jù)信用檢查點(diǎn)，在保存、審核銷售單據(jù)時(shí)，若當(dāng)前客戶收賬款余額或期間超過(guò)了該客戶檔案中設(shè)定的信用額度或期限，系統(tǒng)會(huì)提示當(dāng)前客戶（或部門、業(yè)務(wù)員）已超信用，并根據(jù)是否需要信用審批進(jìn)行控制。
　　信用管理主要包括信用對(duì)象設(shè)置、信用策略、超信用處理。信用對(duì)象設(shè)置是在基礎(chǔ)檔案中對(duì)客戶、業(yè)務(wù)員、部門等信用對(duì)象進(jìn)行信用額度、天數(shù)、等級(jí)設(shè)置，并在銷售系統(tǒng)中進(jìn)行信用控制，業(yè)務(wù)處理時(shí)可根據(jù)某客戶的信用狀況決定是否與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)，當(dāng)客戶超過(guò)他的信貸許可范圍時(shí)，系統(tǒng)提示客戶超過(guò)信用額度，則不能給其開(kāi)據(jù)銷售單據(jù)；信用策略是通過(guò)設(shè)置額度檢查公式，對(duì)未執(zhí)行完畢的訂單、發(fā)貨單、未審核的發(fā)票等單據(jù)進(jìn)行額度檢查，如果額度檢查公式＋當(dāng)前單據(jù)價(jià)稅合計(jì)－信用額度＞0，則系統(tǒng)會(huì)報(bào)警。
　　除此之外，系統(tǒng)同時(shí)可以查出有關(guān)應(yīng)收賬款相對(duì)應(yīng)的客戶信息資料，通過(guò)客戶訂購(gòu)量、客戶還款時(shí)間、客戶退（換）貨等相關(guān)信息，綜合評(píng)定客戶的信譽(yù)程度。針對(duì)不同的客戶，企業(yè)可以及時(shí)采取不同的收賬政策與報(bào)價(jià)政策。
　　（五）內(nèi)部控制管理
　　ERP環(huán)境下的業(yè)務(wù)流程具有程序化與實(shí)時(shí)性的特點(diǎn)，有利于加強(qiáng)企業(yè)銷售內(nèi)部控制的事前、事中控制。
　　事前控制主要體現(xiàn)在初始設(shè)置的權(quán)限控制。ERP環(huán)境下的權(quán)限控制，實(shí)行操作員身份密碼控制與操作員授權(quán)制度，操作員采用口令或密碼按照所授予的權(quán)限對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作，不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng)。通過(guò)權(quán)限設(shè)置，可以對(duì)操作員、客戶、業(yè)務(wù)員等業(yè)務(wù)對(duì)象進(jìn)行權(quán)限控制，便于在錄入與查詢單據(jù)時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的控制。
　　事中控制主要是錄入控制與業(yè)務(wù)流程控制。信息輸入系統(tǒng)前明確責(zé)任，要保證數(shù)據(jù)的錄入是經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)，比如銷售訂單、發(fā)貨單、銷售發(fā)票等單據(jù)的錄入是經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)與審核才能向下一環(huán)節(jié)傳遞。銷售業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)在操作已授權(quán)與審核的基礎(chǔ)上，對(duì)業(yè)務(wù)流程加以控制。比如通過(guò)建立銷售報(bào)價(jià)，提供銷售訂單維護(hù)和變更管理，進(jìn)行銷售發(fā)貨，產(chǎn)生銷售發(fā)票及完成與客戶的結(jié)算；通過(guò)銷售訂單前置業(yè)務(wù)、信用額度管理、銷售價(jià)格管理、發(fā)貨數(shù)量控制、銷售訂單監(jiān)控等功能加強(qiáng)銷售業(yè)務(wù)的過(guò)程控制。
　　
　　四、結(jié)論
　　總之，ERP系統(tǒng)以其現(xiàn)代企業(yè)的管理理念和管理手段，有效地對(duì)企業(yè)的內(nèi)部資源和外部資源進(jìn)行整合，改善了企業(yè)的管理和運(yùn)營(yíng)模式。企業(yè)通過(guò)實(shí)施ERP銷售核算與管理系統(tǒng)， 規(guī)范了銷售部門基礎(chǔ)管理， 優(yōu)化了部分業(yè)務(wù)流程， 保證了業(yè)務(wù)處理的通暢和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性， 為基層應(yīng)用人員及中層領(lǐng)導(dǎo)提供了方便的數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果， 為高層管理者提供了深層的決策依據(jù)， 對(duì)企業(yè)綜合管理水平的進(jìn)一步提高產(chǎn)生了積極、深遠(yuǎn)的影響。
　　
　　【參考文獻(xiàn)】
　?。?］ 付得一.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)［M］.北京：經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2007.
　?。?］ 陳福軍，孫芳，劉建.會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)務(wù)教程［M］.北京：清華大學(xué)出版社，2006.
　?。?］ 用友軟件股份有限公司.ERP供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)應(yīng)用專家實(shí)驗(yàn)教程［M］.北京：中國(guó)物資出版社，2004.
　?。?］ 羅鴻.企業(yè)資源計(jì)劃教程［M］.北京：電子工業(yè)出版社，2006.
　　［5］ 張瑞君，鄒立，封雪. 從價(jià)值鏈管理的視角構(gòu)建財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化核算模式［J］.會(huì)計(jì)研究，2004 （12） .
　?。?］ 邵娟. ERP環(huán)境下銷售業(yè)務(wù)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬與一體化核算的改進(jìn)［J］ .財(cái)會(huì)月刊，2008 （7）.