簡述文化藝術(shù)檔案管理的有效途徑

何淑嫻

（甘肅省文化藝術(shù)檔案館，甘肅 蘭州 730000）

一、構(gòu)建檔案通道

以實(shí)現(xiàn)密切紙質(zhì)檔案與電子檔案間聯(lián)系，推動文化藝術(shù)檔案館藝術(shù)檔案管理的統(tǒng)一化，應(yīng)構(gòu)建適當(dāng)?shù)臋n案通道，使用文本形式對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行儲存，繼而通過開發(fā)對應(yīng)的搜索軟件和數(shù)據(jù)庫，完成對兩種類型檔案的融合，確保及時高效的檢索到需要的檔案，對檔案進(jìn)行智能化管理。利用這樣的形式，可以切實(shí)發(fā)揮出電子檔案優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效傳遞及資源的切實(shí)利用。對于庫存紙質(zhì)檔案，應(yīng)轉(zhuǎn)換成電子形式予以備份，既要形成對兩種形式檔案的同時管理，也要保障檔案資料的完整性，促進(jìn)其價值的發(fā)揮。進(jìn)行檔案互轉(zhuǎn)前，需對檔案進(jìn)行合理的分類，例如可分為文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等，基于檔案性質(zhì)來明確互轉(zhuǎn)后的檔案應(yīng)歸屬地管理類別[1]。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換電子檔案時，必須要對電子檔案進(jìn)行合理的定義，明確檔案來源和途徑，確保類別劃分的科學(xué)性，進(jìn)而保障檔案資料的全面性和完成性。由于文化藝術(shù)檔案館藝術(shù)檔案所對應(yīng)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性應(yīng)得到充分保障，所以應(yīng)在構(gòu)建檔案通道的過程中密切檔案聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)可以根據(jù)電子檔案及時高效地檢索到紙質(zhì)檔案，掌握紙質(zhì)檔案對應(yīng)的各種信息，讓紙質(zhì)檔案的使用更加高效便捷。

二、健全管理機(jī)制

現(xiàn)階段，想要提升文化藝術(shù)檔案館藝術(shù)檔案管理水平，需要以紙質(zhì)檔案和電子檔案的不同特點(diǎn)為基礎(chǔ)，構(gòu)建起與之匹配的管理制度，形成合理的管理模式和制度準(zhǔn)則，從而實(shí)現(xiàn)對兩種檔案的科學(xué)區(qū)分及良好管理。通過對兩種檔案的對比可知，紙質(zhì)檔案由于歷史更為悠久，對應(yīng)的管理制度也更為健全。所以對紙質(zhì)檔案管理的完善，在于不但滿足轉(zhuǎn)換電子檔案時對應(yīng)的需求，完善數(shù)字化管理細(xì)節(jié)，確保紙質(zhì)檔案管理的愈加完善。而電子檔案，則要注重信息安全管理，通過制定嚴(yán)格的管理制度的形式，確保硬盤、磁盤等多種形式的存儲設(shè)備可以在恰當(dāng)?shù)沫h(huán)境中實(shí)現(xiàn)良好保管，強(qiáng)化信息的保密性。對于電子檔案管理來說，也要注重對管理人員的嚴(yán)格管理，明確責(zé)任分配，強(qiáng)化責(zé)任意識，確保各項(xiàng)工作的開展嚴(yán)格遵循規(guī)章制度要求，從而達(dá)到對檔案結(jié)構(gòu)管理的合理管控。利用完善在統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、信息儲存標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫管理標(biāo)準(zhǔn)形式，進(jìn)一步提升對電子檔案管理的規(guī)范化水準(zhǔn)，讓檔案管理工作更為有序。

三、創(chuàng)新管理模式

隨著社會的迅速發(fā)展，文化藝術(shù)檔案館藝術(shù)檔案管理模式也要實(shí)現(xiàn)不斷地完善和創(chuàng)新，構(gòu)建起紙質(zhì)檔案和電子檔案并行的管理體系，實(shí)現(xiàn)對兩種檔案的同步歸檔和有效分檔，利用合理的分類管理和統(tǒng)一的調(diào)用管理確保藝術(shù)檔案全面性和準(zhǔn)確性的實(shí)現(xiàn)。對于重大文化藝術(shù)活動及民間文化藝術(shù)資料，既要強(qiáng)化藝術(shù)精華調(diào)查，也要分別從文字、圖像、實(shí)物等各種豐富的形態(tài)入手展開資料的收集和匯總，將有價值的各項(xiàng)材料編撰形成紙質(zhì)檔案，后期再通過轉(zhuǎn)換的形式結(jié)合圖片等信息形成電子檔案進(jìn)行存儲，這樣既能夠保障檔案資料的真實(shí)準(zhǔn)確，也能夠切實(shí)分保護(hù)好檔案資料，充分記錄文化藝術(shù)。為了實(shí)現(xiàn)檔案的社會功能，應(yīng)將收集到的檔案作為資料基礎(chǔ)，編撰紙質(zhì)檔案時積極查閱不同時期對應(yīng)的文化藝術(shù)活動資料，確保檔案資料的完整。在轉(zhuǎn)換電子檔案時，應(yīng)強(qiáng)化其與紙質(zhì)檔案間的聯(lián)系，確保兩者的統(tǒng)一性及使用時的便捷高效，從而實(shí)現(xiàn)檔案價值的充分發(fā)揮。

四、加強(qiáng)檔案管理工作人員的工作水平及綜合素養(yǎng)

負(fù)責(zé)管理檔案的人員的工作能力和自身素質(zhì)等能夠在很大程度上決定檔案的管理水平，從而對藝術(shù)檔案的使用水平產(chǎn)生直接影響。所以，文化藝術(shù)檔案館應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案管理人員的工作水平和綜合素養(yǎng)。由于檔案管理是一項(xiàng)細(xì)節(jié)較多且相對復(fù)雜的工作，這就要求對應(yīng)的管理人員在工作中應(yīng)保持耐心和細(xì)心，文化藝術(shù)檔案館應(yīng)引導(dǎo)工作人員構(gòu)建起良好的工作積極性，在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，善于發(fā)現(xiàn)不足并及時改進(jìn)，從而提升工作能力。同時，檔案管理人員也應(yīng)主動地提升自己，不斷學(xué)習(xí)，既要充實(shí)自己的專業(yè)能力，也要不斷提高自身的計(jì)算機(jī)水平。并且，文化藝術(shù)檔案館也應(yīng)為檔案管理人員打造良好的學(xué)習(xí)平臺，通過專業(yè)培訓(xùn)的形式等強(qiáng)化管理人員的綜合素質(zhì)能力。

五、設(shè)置檔案管理部門，增強(qiáng)藝術(shù)檔案的保密性

文化藝術(shù)檔案館應(yīng)建立一個獨(dú)立的檔案管理部門，使其與館內(nèi)其他部門保持平行，從而強(qiáng)化檔案管理工作的獨(dú)立性和自主性，實(shí)現(xiàn)藝術(shù)檔案管理的不斷完善，明確檔案管理部門的職權(quán)和工作目標(biāo)，從而使之充分發(fā)揮作用，強(qiáng)化整體管理水平。在檔案管理過程中，檔案管理庫房占據(jù)非常關(guān)鍵的地位，能夠?qū)λ械乃囆g(shù)資料進(jìn)行良好的存儲。同時這也要求檔案管理庫房應(yīng)切實(shí)達(dá)到儲存的各項(xiàng)要求，以實(shí)現(xiàn)其保密性為目的，在位置安排上應(yīng)避免設(shè)置在最底層，而且要做好門窗加固，防止藝術(shù)資料遭遇偷盜事件。要不斷健全檔案管理庫房的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施。對于庫房管理人員，應(yīng)明確及不斷強(qiáng)化他們的責(zé)任意識，確保其遵守保密原則，具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)。并且能夠認(rèn)真仔細(xì)的對待工作，對檔案和基礎(chǔ)設(shè)備及時檢查。

六、結(jié)語

對于文化事業(yè)的發(fā)展而言，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都具有十分重要的價值，所以我們要利用合理的管理方式對兩種檔案進(jìn)行管理，使之能夠切實(shí)發(fā)揮自身的作用，推動文化事業(yè)更好發(fā)展。在具體的管理過程中，可利用構(gòu)建檔案通道來密切紙質(zhì)檔案和電子檔案將的聯(lián)系，借助健全的管理體制和不斷改良創(chuàng)新的管理模式完成對檔案的有效收集、存儲和利用，助力文化藝術(shù)事業(yè)蓬勃發(fā)展。