工程內(nèi)業(yè)資料管理的幾點看法

劉瑾一 于健 閻俊斌

【摘要】隨著工程逐步精細化、專業(yè)化和規(guī)范化，內(nèi)業(yè)資料收集整理顯得尤為重要，如何發(fā)揮技術(shù)資料在工程建設(shè)與管理中的作用，使之滿足工程管理規(guī)范化要求，結(jié)合當(dāng)前工程建設(shè)與管理中內(nèi)業(yè)資料存在問題，著重簡述如何規(guī)范、細致、快捷地做好內(nèi)業(yè)資料收集整理工作。

【關(guān)鍵詞】工程內(nèi)業(yè)資料管理看法

隨著工程建設(shè)步伐加快，加強工程管理和維修養(yǎng)護成為值得深入思考的問題，但是工程管理項目多，內(nèi)容雜，內(nèi)業(yè)資料及時收集與整理成為工程管理的一項重要內(nèi)容。本文通過如何加強工程內(nèi)業(yè)資料管理，探索工程建設(shè)與管理精細化、專業(yè)化、規(guī)范化。

一、工程內(nèi)業(yè)資料的形成。

工程內(nèi)業(yè)資料是主管單位和承擔(dān)工程建設(shè)的業(yè)務(wù)單位。在工程建設(shè)與管理以及工程維修養(yǎng)護過程中形成的各種文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像、電子文件等形式的一套較為全面、規(guī)范的原始記錄，而這些資料的形成過程中主要涉及到水利工程建設(shè)與管理中計劃實施方案的編制、項目審批、設(shè)計、合同簽訂、施工、月度（專項、年度）驗收、運行等程序，真實地反映了工程項目試試的實際，作為管理單位應(yīng)根據(jù)工程的實施情況及時進行收集、歸納和整理，并與工程建設(shè)與管理的進度相一致。

二、工程內(nèi)業(yè)資料的重要性

1、內(nèi)業(yè)資料可以有效地對工程建設(shè)與管理過程進行實時跟蹤。拿一個單項工程來說，可行性報告和招投標(biāo)文件表示工程實施的嚴謹性和規(guī)范化，開工申請資料表示工程已經(jīng)開始，單元工程質(zhì)量評定反映工程質(zhì)量與進度，照片資料真實反映整個施工過程中的所有工序，分部工程驗收簽證標(biāo)志著階段或單項工程的完工，竣工驗收資料表明工程的順利完成，工程施工的每一步都牽涉到內(nèi)業(yè)資料的產(chǎn)生，及時收集才能有效地了解工程的進展情況。

2、內(nèi)業(yè)資料可以有效地反饋工程監(jiān)督建設(shè)與管理工作。每一個施工工序都能從內(nèi)業(yè)資料上反映它的時間、數(shù)量、人員、規(guī)格等特性，能明顯地看出工程是否含有缺陷，如工程建設(shè)是否缺少許可、不符進度、數(shù)量誤差等，都可以從中看出。就拿隱蔽工程驗收單來說，要有施工單位提供隱蔽驗收的項目、結(jié)構(gòu)、數(shù)量，然后匯同建設(shè)單位和監(jiān)理單位進行收養(yǎng)檢查，檢查情況和結(jié)果記錄在工程驗收單上，施工單位據(jù)此可以對自己施工質(zhì)量狀況和尚未注意的問題進行糾正，對于項目負責(zé)人來說，可以較為清楚地知道問題所在，對項目建設(shè)與管理做到了如指掌。

3、內(nèi)業(yè)資料反映工程管理單位對工程的管理水平。隨著工程管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求的不斷深入，對內(nèi)業(yè)技術(shù)資料管理的要求越來越高，內(nèi)業(yè)資料收集與整理質(zhì)量的好壞、標(biāo)準(zhǔn)高低。不僅僅只作為工程管理的基礎(chǔ)性資料，也成為工程管理考核的重要內(nèi)容，在一定程度上體現(xiàn)出一個單位工程管理水平的高低。

三、內(nèi)業(yè)資料管理現(xiàn)存問題

1、不注重選拔人才。內(nèi)業(yè)工作既是一項繁瑣的、細致的工作，又是一項嚴肅的、認真的工作，沒有較強的事業(yè)心和責(zé)任感，沒有吃苦耐勞的精神的人是不能承擔(dān)這一工作的。內(nèi)業(yè)人員素質(zhì)的好壞，直接關(guān)系到內(nèi)業(yè)工作的好壞，影響到整個工程項目管理工作。因此，選拔培養(yǎng)思想文化素質(zhì)高、熱愛本職工作的人從事內(nèi)業(yè)工作是搞好內(nèi)業(yè)工作的基本前提。

2、沒有擺正內(nèi)業(yè)與外業(yè)的關(guān)系，造成工作不協(xié)調(diào)。有些從事內(nèi)業(yè)工作的人認為內(nèi)業(yè)工作枯燥乏味，整天瞎忙，工作沒有深度，不被他人理解，比搞外業(yè)吃虧，因此工作積極性不高、缺乏工作緊迫感與責(zé)任心。有些從事外業(yè)工作的人認為內(nèi)業(yè)工作是內(nèi)業(yè)人員自己的事，與己無關(guān)，對內(nèi)業(yè)工作不關(guān)心、不支持、不配合，甚至本應(yīng)由自己承擔(dān)的事也推給內(nèi)業(yè)人員，造成互相推諉、工作不協(xié)調(diào)。因此，加強對內(nèi)業(yè)工作領(lǐng)導(dǎo)、明確內(nèi)業(yè)工作職責(zé)，擺正內(nèi)業(yè)與外業(yè)的位置，多方支持、理解內(nèi)業(yè)工作，為內(nèi)業(yè)工作創(chuàng)造良好的條件，是搞好內(nèi)業(yè)工作的重要條件。

3、內(nèi)業(yè)工作條件較差，設(shè)備落后，工作效率不高。管理信息若不能及時傳遞到內(nèi)業(yè)人員手中，必然影響整個工程項目管理工作的運作。目前，在工程項目管理工作中，大部分外業(yè)人員施工時基本上與內(nèi)業(yè)人員失去了聯(lián)系，待到外業(yè)工作完成，再帶回來交給內(nèi)業(yè)人員處理?；鶎拥膱蟊?、材料等還是靠郵件傳送，很難做到及時、準(zhǔn)確。內(nèi)頁處理扔停留在手工計算和手工操作階段，造成信息傳遞不暢、工作效率底下的局面。這與現(xiàn)代科技、信息發(fā)展的現(xiàn)狀極不相符，運用現(xiàn)代科技與信息手段處理內(nèi)業(yè)工作勢在必行。

四、搞好工程檔案管理工作的幾點建議

1、建立健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。各單位的檔案管理工作，要建成一把手參與，分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，有人員、有經(jīng)費、有設(shè)施完善的保密環(huán)境。對專門從事檔案管理的人員，不但要在政治上、工作上給予支持，還要在生活上、待遇上給予傾斜和照顧。

2、建立健全檔案管理制度。檔案制度是工程項目順利開展的重要保障，必須建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等，大型工程建設(shè)要建立檔案室，落實檔案專職人員，負責(zé)集中統(tǒng)一管理工程建設(shè)的全部檔案資料。

3、提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。上級有關(guān)部門應(yīng)加強檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)；檔案管理工作人員要不斷更新觀念，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，拓寬知識面，不僅要掌握檔案業(yè)務(wù)知識，更要加強對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，還要認真貫徹《中華人民共和國檔案法》，樹立法制觀念，在工作中要做到“三懂”即懂業(yè)務(wù)、懂法津、懂有關(guān)規(guī)章制度，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，切實擔(dān)負起檔案的管理職責(zé)。

4、強化全系統(tǒng)檔案意識。工程檔案的分散性，決定了單靠檔案工作人員的工作，很難完整、系統(tǒng)地搞好檔案工作。有必要在本系統(tǒng)乃至全社會深入宣傳《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，普及檔案工作知識，在檔案系統(tǒng)內(nèi)乃至全社會形成一種強烈的檔案宣傳氛圍，增強全民檔案意識，讓有關(guān)單位主動上交歷史積累資料等重要文獻，集中統(tǒng)一歸檔，逐步使檔案管理工作步入規(guī)范化、法制化軌道。

5、切實做好工程檔案的開發(fā)。檔案的生命在于利用，在于更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，工程檔案資料為工程項目開展提供了極其寶貴的一手資料，一經(jīng)開發(fā)，就可轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，產(chǎn)生巨大地經(jīng)濟效益和社會效益。因此，只有把它作為一種“能源材料”開發(fā)利用，才能體現(xiàn)它的潛力和價值。

參考文獻：

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