ABC分類法在高校圖書(shū)館中的應(yīng)用

許梅芳

摘要：本文主要探討了借助ABC分析法確定圖書(shū)分類，采用ABC分析法中的"專家功能評(píng)價(jià)打分法"和"讀者利用頻率"來(lái)確定各類圖書(shū)種數(shù)取舍的決策思路,進(jìn)而使其圖書(shū)采購(gòu)決策更趨于科學(xué)。

關(guān)鍵詞： ABC分析法 巴雷托分析法數(shù)據(jù)ABC分析表 管理策略

The Application of ABC Classification in University Libraries

XU Mei-fang

Library of Kunming university of science and Technology 650051

Abstract: This article mainly discusses the classification of books aided by ABC analytic method. With the “Method of Expert Function Assessing” and the“Frequency of Readers Using” to determine the choice of all kinds of books, in order to make the purchasing decisions more scientific.

Keyword：ABC analytic method；Bolitho analytic method；Data；ABC analytical table；Management Strategies

我們知道圖書(shū)館圖書(shū)的分類是根據(jù)科學(xué)分類而制定的中國(guó)圖書(shū)分類法進(jìn)行分類和管理的。這樣的分類便于讀者借閱和方便歸檔存放。本文要討論的ABC分類法是有別于傳統(tǒng)意義上的圖書(shū)分類，ABC分類法是1879年由意大利數(shù)理經(jīng)濟(jì)學(xué)家、社會(huì)學(xué)家維爾雷多·巴雷托提出的，又稱巴雷托分析法、ABC分類管理法、重點(diǎn)管理法等。它是根據(jù)事物在技術(shù)或經(jīng)濟(jì)方面的主要特征，進(jìn)行分類、排隊(duì)，分清重點(diǎn)和一般，以有區(qū)別地實(shí)施管理的一種分析方法。由于它把被分析的對(duì)象分成A、B、C三類，所以稱為ABC分析法。該分析方法的核心思想是在決定一個(gè)事物的眾多因素中分清主次。識(shí)別出少數(shù)的但對(duì)事物起決定作用的關(guān)鍵因素和多數(shù)的但對(duì)事物影響較少的次要因素。后來(lái)巴雷托分析法被不斷應(yīng)用于管理的各個(gè)方面，1951年，管理學(xué)家戴克將其應(yīng)用于庫(kù)存管理，命名為ABC法。1951年——1956年，朱蘭將ABC法引入質(zhì)量管理，用于質(zhì)量問(wèn)題的分析，被稱為排列圖。1963年，德魯克將這一方法推廣到全部社會(huì)現(xiàn)象，使ABC法成為企業(yè)提高效益的普遍應(yīng)用的管理方法。

高校的圖書(shū)館同樣也可以運(yùn)用ABC分類法進(jìn)行管理，我們通過(guò)這樣的分類后，就會(huì)對(duì)本館的藏書(shū)構(gòu)成有一個(gè)清楚的了解，便于制定下一步的采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)原有的不合理的館藏構(gòu)成有一個(gè)調(diào)整和修正，以便更好地為高校的廣大師生服務(wù)。如果需要做ABC分類法，具體的實(shí)施步驟是：

1、開(kāi)展分析。這是“區(qū)別主次”的過(guò)程。它包括以下步驟：

1﹒1收集數(shù)據(jù)。即確定構(gòu)成某一管理問(wèn)題的因素，收集相應(yīng)的特征數(shù)據(jù)。如對(duì)館藏圖書(shū)的構(gòu)成進(jìn)行分析，則應(yīng)收集圖書(shū)單價(jià)，數(shù)量，出版年份，出版社等數(shù)據(jù)。根據(jù)分析的目的不同所需要收集的數(shù)據(jù)也是不同的。

1﹒2計(jì)算整理。即對(duì)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行加工，并按要求進(jìn)行計(jì)算，包括計(jì)算特征數(shù)值，特征數(shù)值占總計(jì)特征數(shù)值的百分?jǐn)?shù)，累計(jì)百分?jǐn)?shù)；因素?cái)?shù)目及其占總因素?cái)?shù)目的百分?jǐn)?shù)，累計(jì)百分?jǐn)?shù)。

1﹒3根據(jù)一定分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行ABC分類，列出ABC分析表。各類因素的劃分標(biāo)準(zhǔn)，并無(wú)嚴(yán)格規(guī)定。將累計(jì)品目百分?jǐn)?shù)為5一15％而平均資金占用額累計(jì)百分?jǐn)?shù)為60一80％左右的前幾種圖書(shū)，確定為A類；將累計(jì)品目百分?jǐn)?shù)為20一30％，而平均資金占用額累計(jì)百分?jǐn)?shù)也為20一30％的圖書(shū)，確定為B類；其余為C類，C類情況正和A類相反，其累計(jì)品目百分?jǐn)?shù)為60一80％，而平均資金占用額累計(jì)百分?jǐn)?shù)僅為5—15％。可以按照?qǐng)D書(shū)的出版年代劃分，就可以將圖書(shū)分為三個(gè)時(shí)間段，如70年代、80年代、90年代?？梢园凑?qǐng)D書(shū)的種類分，如專業(yè)書(shū)籍，工具書(shū)，非專業(yè)書(shū)三大類。

1﹒4繪制ABC分析圖。以累計(jì)因素百分?jǐn)?shù)為橫坐標(biāo)，累計(jì)主要特征值百分?jǐn)?shù)為縱坐標(biāo)，按ABC分析表所列示的對(duì)應(yīng)關(guān)系，在坐標(biāo)圖上取點(diǎn)，并聯(lián)結(jié)各點(diǎn)成曲線，即繪制成ABC分析圖。除利用直角坐標(biāo)繪制曲線圖外，也可繪制成直方圖。

需要說(shuō)明的是由于現(xiàn)今高校多個(gè)校區(qū)并存的現(xiàn)象非常普遍，所以在做分析的時(shí)候，如果各校區(qū)間的圖書(shū)可以相互流通則可以通盤(pán)考慮，做一個(gè)完整的本高校的圖書(shū)館的ABC分類。如果因?yàn)榉N種原因各校區(qū)間的圖書(shū)還不能流通和通借通還，這樣做全校的ABC分類就沒(méi)有意義，只能分析每一個(gè)校區(qū)各自的情況，以便規(guī)劃各自的采購(gòu)。

2、.實(shí)施對(duì)策，這是“分類管理”的過(guò)程。根據(jù)ABC分類結(jié)果，權(quán)衡管理力量和經(jīng)濟(jì)效率，制定ABC分類管理標(biāo)準(zhǔn)表，對(duì)三類對(duì)象進(jìn)行有區(qū)別的管理。ABC分類法的目的就是通過(guò)放松對(duì)低值圖書(shū)的控制管理而節(jié)省精力，從而可以把高值圖書(shū)的管理做得更好。

2﹒1A類圖書(shū)的管理策略 對(duì)于A類圖書(shū)，它是圖書(shū)館管理中應(yīng)該重點(diǎn)管理的圖書(shū)，因此應(yīng)該采用連續(xù)性檢查策略。該管理策略要求每周檢查該類圖書(shū)的流通情況，隨時(shí)掌握準(zhǔn)確的流通信息，當(dāng)發(fā)現(xiàn)短缺時(shí)，開(kāi)始訂貨，訂貨后使理想庫(kù)存量保持不變，其訂貨量是按實(shí)際庫(kù)存而定，因此，每次的訂貨量可能是變化的。高校圖書(shū)館應(yīng)該與供應(yīng)商協(xié)商，對(duì)運(yùn)輸時(shí)間做出認(rèn)真的分析，預(yù)算出該類圖書(shū)的一般采購(gòu)提前期。 2﹒2B類圖書(shū)的管理策略

對(duì)于B類圖書(shū)，它是圖書(shū)館管理中次重點(diǎn)管理的圖書(shū)，因此應(yīng)該采用定期檢查策略。該管理策略要求每隔一定時(shí)期檢查一次該類圖書(shū)的流通情況，并發(fā)出一次訂貨，把現(xiàn)有的庫(kù)存補(bǔ)充到理想庫(kù)存水平，訂貨量為理想庫(kù)存量與檢查時(shí)庫(kù)存量的差，再經(jīng)過(guò)一個(gè)檢查周期，按上述方法再補(bǔ)貨。如此周期檢查該類圖書(shū)的流通情況，不斷補(bǔ)給。

當(dāng)然也可能因?yàn)闅v史的原因，使館藏圖書(shū)的結(jié)構(gòu)不合理，使本來(lái)應(yīng)該為A類的圖書(shū)，在實(shí)際統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析后被歸到了B類，這樣就需要調(diào)整圖書(shū)采購(gòu)計(jì)劃，加大對(duì)這類書(shū)籍的采購(gòu)，用有限的采購(gòu)資金盡量購(gòu)買最需要的圖書(shū)，通過(guò)一段時(shí)間的采購(gòu)和調(diào)整，使整個(gè)圖書(shū)館的館藏結(jié)構(gòu)趨于合理。 2﹒3C類圖書(shū)的管理策略 對(duì)于C類圖書(shū)，它是庫(kù)存管理中不可缺少的數(shù)據(jù)，因此應(yīng)該采用的是定量不定期的管理策略。 C類圖書(shū)一般是非專業(yè)性的圖書(shū)、期刊等，該類書(shū)籍可以與供應(yīng)商簽訂以一年甚至更長(zhǎng)時(shí)間的訂貨合同，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)的形式找到最佳的供應(yīng)商，進(jìn)行長(zhǎng)期的戰(zhàn)略合作，對(duì)此類書(shū)籍所需要投入的采購(gòu)和管理應(yīng)該是最少的。

3、.不足之處：ABC分類標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于單一，主要按圖書(shū)的一些基本信息和特征進(jìn)行分類，沒(méi)有考慮到圖書(shū)采購(gòu)周期等因素，具有一定的片面性。

4、改進(jìn)：擴(kuò)展ABC分類法，結(jié)合各高校圖書(shū)館自身的特點(diǎn)和需要，自行對(duì)圖書(shū)進(jìn)行分類，在分類中可以不只分為ABC三類，而是按照需要分類，利用計(jì)算機(jī)仿真軟件，進(jìn)行自動(dòng)分析。

5、結(jié)束語(yǔ) 本文提出了ABC分類法，雖然ABC分類法存在著一定的局限和不足，但仍然是庫(kù)存管理中一種非常實(shí)用的方法。它比較全面地考慮了圖書(shū)管理的各個(gè)因素，采用新的綜合標(biāo)準(zhǔn)對(duì)館藏圖書(shū)進(jìn)行分類，分類的結(jié)果更加符合實(shí)際，可以提高庫(kù)存管理的效率。但是，該方法增加了圖書(shū)分類的工作難度。由于現(xiàn)代計(jì)算技術(shù)的進(jìn)步，采用mat lab，excel等軟件可以大大提高工作效率，使該方法仍有較好的可行性。

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