淺談醫(yī)院對(duì)外合同管理

汪遠(yuǎn)征 華北煤炭醫(yī)學(xué)院附屬開(kāi)灤醫(yī)院

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與市場(chǎng)的關(guān)系日趨密切，醫(yī)院對(duì)外簽訂的合同也越來(lái)越多，為保證簽訂的合同既能維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益，又能規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院就必須加強(qiáng)對(duì)外合同的管理。下面談幾點(diǎn)體會(huì)。

做好合同前期調(diào)研工作

科室在提出需求時(shí)，要與相關(guān)職能部門進(jìn)行溝通，做好前期調(diào)研工作。內(nèi)容包括：項(xiàng)目可行性論證、項(xiàng)目單位主體資格、市場(chǎng)信譽(yù)、資質(zhì)、實(shí)地考察項(xiàng)目情況，直接聽(tīng)取用戶反映，不同廠家性價(jià)比，大的項(xiàng)目還要做好成本效益分析。調(diào)研要充分、客觀，避免盲目性，要克服先入為主的思想。

合同談判及簽訂過(guò)程中各部門職責(zé)要明確[1]

由于醫(yī)院合同種類包括設(shè)備及貨物采購(gòu)、建設(shè)工程承包、零散維修工程合同、計(jì)算機(jī)軟件承包合同、借款合同、保潔合同、廣告宣傳合同、經(jīng)營(yíng)承包合同、房屋租賃合同、表格印刷合同、洗衣合同等，涉及部門多，技術(shù)要求高。因此，要求參與部門必須明確各自責(zé)任，做到分工明確，不留死角。使用部門要結(jié)合主管職能部門對(duì)合同技術(shù)參數(shù)，性能，能否滿足科室需求進(jìn)行把關(guān)；合同管理部門對(duì)合同合法性進(jìn)行審查，內(nèi)容包括：主體資格、市場(chǎng)信譽(yù)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級(jí)證書(shū)、合法性等；紀(jì)監(jiān)部門對(duì)合同必要性、真實(shí)性、合法性、有效性、可行性進(jìn)行把關(guān)，要全程參與；財(cái)務(wù)部門對(duì)付款方式、付款進(jìn)度、價(jià)格、違約賠付、質(zhì)保金等經(jīng)濟(jì)條款進(jìn)行把關(guān)，對(duì)于工程合同工程科對(duì)技術(shù)要求進(jìn)行逐項(xiàng)審核把關(guān)；安全辦對(duì)涉及安全的條款進(jìn)行把關(guān)。上述部門還得對(duì)合同標(biāo)的約定是否具體、合同價(jià)款和支付約定是否嚴(yán)謹(jǐn)明晰、違約責(zé)任和解決方式約定是否充分，合同條款、內(nèi)容是否完整，意思表達(dá)是否清晰準(zhǔn)確把關(guān)。

加強(qiáng)合同履行過(guò)程的監(jiān)管

對(duì)于設(shè)備合同在安裝調(diào)試并運(yùn)轉(zhuǎn)一段時(shí)間后要嚴(yán)格對(duì)照技術(shù)參數(shù)進(jìn)行驗(yàn)收，要聽(tīng)取使用科室的反映，把好驗(yàn)收關(guān)。對(duì)于工程合同，大的工程應(yīng)委托開(kāi)灤監(jiān)理公司進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，工程科人員也必須深入現(xiàn)場(chǎng)，掌握工程進(jìn)度和質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)有關(guān)工作。合同履行中，對(duì)方有預(yù)期違約或已經(jīng)違約的，合同承辦部門要及時(shí)保存證據(jù)，依法追究其違約責(zé)任。

合同及時(shí)歸檔[2]

合同簽訂的整個(gè)過(guò)程，往往不同性質(zhì)和類別的合同由不同的職能部門擬定和承辦，而且從訂立到履行終結(jié)期限長(zhǎng)短不一，給合同歸檔工作帶來(lái)很大困難。為了防止合同中途流失，給醫(yī)院帶來(lái)?yè)p失，我們緊緊抓住合同章這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)[3]，由合同章管理部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作。具體工作包括：

建立合同臺(tái)賬 對(duì)于每份合同都應(yīng)建立合同臺(tái)賬，內(nèi)容包括：合同編號(hào)、檔案編號(hào)、合同項(xiàng)目名稱、標(biāo)的額、對(duì)方單位名稱、主要內(nèi)容、合同履行地、合同承辦部門、委托人、審批領(lǐng)導(dǎo)、蓋章人等。臺(tái)賬用EXCEL建立，便于信息查詢。

明確歸檔范圍，積極收集整理 合同簽訂前后均會(huì)產(chǎn)生文字資料，而且合同執(zhí)行過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)修改、補(bǔ)充或更改情況，有時(shí)會(huì)產(chǎn)生糾紛，加上合同期限長(zhǎng)短不一，給歸檔工作帶來(lái)困難。因此，檔案管理人員應(yīng)和有關(guān)部門相互配合，明確合同歸檔內(nèi)容和范圍，積極收集整理相關(guān)資料，從而保證合同及時(shí)完整歸檔。同時(shí)應(yīng)根據(jù)合同性質(zhì)不同，進(jìn)行分類立卷，以體現(xiàn)不同合同的特點(diǎn)，方便管理。建議分為兩類：一類是工程合同，另一類是設(shè)備采購(gòu)合同。

統(tǒng)一管理，規(guī)范使用 為規(guī)范合同管理，醫(yī)院出臺(tái)了《醫(yī)療集團(tuán)對(duì)外合同管理暫行辦法》，設(shè)立了專人管理合同專用章，并負(fù)責(zé)歸檔工作，借閱合同必須履行借閱手續(xù)，歸還時(shí)履行接收手續(xù)。

總之，在合同管理過(guò)程中，院長(zhǎng)要充分重視合同管理工作，總負(fù)責(zé)，嚴(yán)把關(guān)。各職能部門分工要明確，各負(fù)其責(zé)。通過(guò)不斷完善合同管理制度，逐步運(yùn)用科學(xué)管理手段，實(shí)現(xiàn)合同簽訂前、訂立時(shí)、執(zhí)行中、終結(jié)后全過(guò)程跟蹤監(jiān)督管理，有效提高合同管理水平，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)健康有序發(fā)展。

1 陳凌.探析醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2010,1(21)：62-63

2 陳麗，任廣偉.淺談醫(yī)院合同檔案的規(guī)范 化 管 理[J].吉 林 醫(yī) 學(xué)，2008,11(29)：1974-1975

3 宋靜萍.淺談醫(yī)院合同檔案的管理[J].中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)藥雜志，2009,5(11)：140