人事檔案特征及特點研究

高洪英

摘要：人事檔案是國家機構和社會組織在人事管理活動中直接產生的，記述個人活動、學識水平、德能勤績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考利用的歷史記錄。關鍵詞：人事檔案；特征；特點中圖分類號：F24文獻標識碼：A文章編號：1672-3198（2011）16-0131-01人事檔案是一種專門檔案，它包括干部檔案、工人檔案、學生檔案、軍人檔案和流動人員檔案五大類。但人事檔案的主體是干部檔案和職工檔案。不同人事檔案的內容是基本相同的。因此，人事檔案有以下基本特征：第一，從來源看，人事檔案主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是組織認可的個人材料。人事工作的中心任務就是了解人、任用人，就是通常所說的知人善任。在用人過程中，還會形成定級、調資、調動、出國、任免、晉升、獎懲等方面的呈報表、審批表等材料。所有這些，都是人事檔案。第二，從內容方面來看，人事檔案是一個人社會活動、思想品德、業(yè)務能力、工作狀態(tài)等方面的原始記錄，是一個人本來面貌的客觀反映，是歷史地、全面地考察、了解和正確使用人員的重要依據(jù)。人事檔案中的自傳、履歷表是個人活動、思想演變、家庭和社會關系的反映。個人和組織鑒定，記載著個人不同時期的表現(xiàn)和組織的評價。入黨入團、提職升級等材料，是個人成長的佐證。政治與工作情況的考核、考察、科研成果登記、獎懲等方面的材料，是個人政治表現(xiàn)、思想品德、工作能力、業(yè)務專長的展現(xiàn)。所以，人事檔案是個人情況的記載，是本人面貌的如實反映。第三，人事檔案具有一般檔案的特性，它是人事工作活動中已經處理完畢的，具有使用和保存價值的材料。凡是決定歸入人事檔案的，必須是已完成了審閱批辦等文書處理程序的，內容符合實際，經過有關人員審核或簽字等手續(xù)，對今后工作有查考利用價值的文件材料。這就要求在人事材料歸檔時必須認真鑒別，做去偽存真、去粗取精的工作，將那些正在處理或懸而未決的、內容不實的、手續(xù)不完備的、沒有考察利用價值的材料剔除出去。第四，人事檔案是以個人為單位，按照有關規(guī)定和方法組成的專卷和專冊，這是人事檔案的形成特征。由于人事檔案是反映一個人的情況的材料，是歷史地、全面地考察和使用人的重要依據(jù)，是根據(jù)用人的需要，將有關材料集中整理合成的。它的內容和成分應以這個人的姓名為特征，卷內的每一份材料，都必須反映該人的有關情況，不得夾雜或混入別人的材料。只有把一個人的全部材料集中在一起保存并裝訂成冊，才便于查找和利用。一個人的材料若被肢解，分散在不同類型的檔案或部門中，就無法反映一個人的全貌，使用時無法查全查準，以致貽誤工作。按照有關規(guī)定和方法組成專卷（冊），是人事材料轉化為人事檔案的重要條件。人事檔案是人事管理過程中形成的，從這個方面來說其主要特點是：（1）現(xiàn)實性。人事檔案是由組織、人事、勞資等部門以現(xiàn)職人員和退休人員為單位建立起來的反映員工情況的檔案材料。這些材料完成了文書處理程序，但它涉及的當事人絕大多數(shù)還在不同的崗位上工作、生產或學習。人事檔案雖說是“昨天”的產物，但它是為現(xiàn)實的人事管理工作服務的。人事部門為了考察、了解和正確使用員工，經常需要有意識、有目的地查閱員工的自傳、履歷表、鑒定、考核材料及獎懲材料，通過人事檔案了解其經歷、工作能力和表現(xiàn)，以用其所長、避其所短。（2）真實性。真實性是人事檔案的生命力之所在。人事檔案的真實性是指人事檔案從來源、形成和內容等方面都必須是完全真實的，記述的內容必須符合客觀實際，不得有半點虛假。因為人事檔案是當事人個人經歷、思想品行、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)等情況的真實記錄，要客觀如實的反映當事人工作、生活以及思想等各個方面的情況，反映其本來面目，所以，凡是歸入人事檔案的材料都應真實可靠、實事求是。（3）動態(tài)性。人事檔案材料不是一次完成的，它是隨著個人的社會實踐活動增加而不斷增加，一直處于不斷變化之中。它是動態(tài)的而不是靜止的。人事檔案的動態(tài)性表現(xiàn)在兩個方面：首先人事檔案應隨著當事人的成長而連續(xù)不斷地補充新的內容，以便較好地反映其現(xiàn)實面貌，這也是人事檔案的現(xiàn)實性特點所決定的。（4）保密性。人事檔案的內容涉及個人一生的經歷，記載著當事人從出生年月、家庭成員到學歷、職務、職稱、工資級別、獎懲情況，其中包含個人隱私方面的情況，只能由組織上掌握，一旦擴散出去，會造成嚴重后果。因此人事檔案在保管和查閱使用方面都有嚴格的保密要求。人事檔案中干部檔案保密性更強一些。（5）專指性。人事檔案是以個人為單位集中保存的專門案卷。無論是從其形成過程還是從其管理利用角度來看，都是圍繞“個人”進行的。一份人事檔案把一個人的全部材料集中在一起，專指性很強，它只能是這一個人的材料，不能摻雜其他人的材料。同一個人的檔案材料不能分散，不同人的檔案材料不能混淆，切忌張冠李戴。這一特點是人事檔案區(qū)別于其他檔案的顯著標志。社會的進步必然要求人事檔案根據(jù)檔案的特征和特點進行改革，在充分發(fā)揮市場配置人才資源的基礎性作用的前提下，更有效地為利用人才資源和人事人才工作服務，才能推進人事公共服務體系建設。參考文獻［1］崔靜.人事檔案信息開發(fā)利用中的矛盾關系［J］.北京檔案，2007，（1）.［2］王紅印.人事檔案信息資源開發(fā)利用分析［J］.中國行政管理，2007，（6）.