公立醫(yī)院多院區(qū)行政會議管理與實踐

■ 高 放 張璟波 李 爽

近年來，公立醫(yī)院（尤其是大型公立三甲醫(yī)院）呈現(xiàn)出多院區(qū)發(fā)展趨勢，一定程度上優(yōu)化了醫(yī)療資源分布，提升了優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源可及性?！笆奈濉睍r期，國家將引導(dǎo)、規(guī)范公立醫(yī)院多院區(qū)發(fā)展模式。相較于單院區(qū)，多院區(qū)管理難度增大，面臨同質(zhì)化服務(wù)難保障、運營成本增加、人力資源緊張、文化沖突等難題[1-2]。本研究針對多院區(qū)行政會議管理難點，以具有3個院區(qū)的北京市某公立三甲醫(yī)院（以下簡稱案例醫(yī)院）為例，探討如何通過高效、務(wù)實的會議組織管理提升會議效果，為提高多院區(qū)協(xié)同一體化管理水平提供可靠保障，助力多院區(qū)醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展。

1 多院區(qū)醫(yī)院行政會議管理問題和難點

醫(yī)院內(nèi)部跨部門會議管理中，往往存在計劃性不夠、針對性不強(qiáng)、議題不明確、材料準(zhǔn)備不充分、參會范圍不明晰以及會議效果不理想、落實不及時和重復(fù)開會等問題[3]。多院區(qū)醫(yī)院跨院區(qū)組織行政會議則面臨更大的難度和挑戰(zhàn)。

1.1 會議基本要素組成難

時間、地點和人物是組織有效行政會議的三大基本要素和重要前提。多院區(qū)會議組織難度大的重要原因之一即會議基本要素組成難：（1）會議時間選擇難。就案例醫(yī)院而言，全院職工中，有140名中層干部、主任助理和行政助理。其中，臨床、行政“雙肩挑”干部106名，占比76%。如何合理選擇會議時間和決定每次會議時長以減少對臨床工作的干擾，需要科學(xué)論證。（2）會議地點確定難?？缭簠^(qū)會議地點的確定需要綜合考慮各院區(qū)距離、交通條件等因素。選擇哪個院區(qū)作為會議召開的主場，決定著會議組織者和參與者的時間成本。此外，新冠肺炎疫情常態(tài)化防控背景下，會場條件能否達(dá)到疫情防控要求是會議組織者必須考慮的問題。（3）參會人員確定難。參會人員的選定需要結(jié)合會議目的，既要重點突出，又要具有普遍性和針對性。以參會人數(shù)最小化為原則，避免占用太多人不必要的工作時間。

1.2 會議內(nèi)容和程序設(shè)計難

首先，多院區(qū)會議組織工作一般缺少歸口管理部門，進(jìn)而缺少對會議內(nèi)容和程序設(shè)計規(guī)范性的把關(guān)。其次，現(xiàn)有多院區(qū)醫(yī)院行政會議程序繁瑣。合理簡化會議程序，做到節(jié)奏快、效率高，是會議管理需要關(guān)注的難點之一。再次，多院區(qū)院級管理會議既存在注重形式和規(guī)模、忽視會議內(nèi)容的問題，又存在會議內(nèi)容單薄、空洞，僅是簡單強(qiáng)調(diào)的問題。目前，行政管理活動日趨復(fù)雜化、民主化、法制化、科學(xué)化和高效化，有效的行政會議涉及的內(nèi)容更廣、目的更明確、效益更高[4]，只有合理設(shè)計會議內(nèi)容、突出重點，才能通過行政會議管理抓醫(yī)院重點工作的布置和落實，從而促進(jìn)多院區(qū)協(xié)同一體化管理水平的提高。

1.3 會議內(nèi)容貫徹落實難

會議精神和會議內(nèi)容的傳達(dá)落實難，監(jiān)督執(zhí)行需要層級體系管理和持續(xù)監(jiān)督[4]。會議內(nèi)容的貫徹落實是召開會議的根本所在?！皼Q而不行”的會議，效益無從談起[5]。因此，醫(yī)院需要確定落實主體，即落實會議精神和內(nèi)容的第一責(zé)任人，以及確定監(jiān)督責(zé)任部門，構(gòu)筑會議決議監(jiān)督落實體系，確保會議取得實質(zhì)性成效。

2 多院區(qū)醫(yī)院行政會議管理實踐

案例醫(yī)院目前通過開展院周會，在實踐中采取以下重點舉措，以提升多院區(qū)行政會議管理水平。

2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，保證會議內(nèi)容言之有物

2.1.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，統(tǒng)籌管理安排。確定每周召開一次會議，會議名稱簡明扼要，即院周會。由院辦進(jìn)行會議制度建設(shè)，制定會議計劃和實施方案，廣泛征求意見后經(jīng)院長辦公會討論通過，在中層干部范圍進(jìn)行院周會制度宣貫。會議發(fā)言包括行政部門主任和分管院領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、臨床/醫(yī)技科室涉及全院工作部署的會議發(fā)言、臨床/醫(yī)技科室中層干部進(jìn)行上一年度科室工作總結(jié)和計劃匯報（每周2人次），以及院長進(jìn)行會議總結(jié)及工作要求發(fā)言。發(fā)言題目和內(nèi)容至少提前1天以幻燈片形式提交院辦，由院辦審核并把關(guān)。原則上院周會不進(jìn)行工作請示、問題討論，會議內(nèi)容不涉及部門/科室之間的工作協(xié)商。

2.1.2 規(guī)范會議內(nèi)容，提高會議質(zhì)量。會議內(nèi)容分為兩類，即通知、決定、文件學(xué)習(xí)類和醫(yī)、教、研、防重點指標(biāo)類。第一類會議內(nèi)容注重科室內(nèi)的傳達(dá)知曉，例如傳達(dá)布置上級文件及會議精神；傳達(dá)布置院長辦公會、黨委會有關(guān)內(nèi)容；發(fā)布全院性通知及有關(guān)規(guī)章制度等。第二類會議內(nèi)容注重科室的執(zhí)行和落實，每月、每季度進(jìn)行指標(biāo)更新，會上公布，強(qiáng)化PDCA閉環(huán)管理。例如，通報醫(yī)、教、研、防重點指標(biāo)要求；總結(jié)本周工作，布置下周任務(wù)等。每個會議發(fā)言內(nèi)容要緊扣醫(yī)院工作核心，講者言之有物，聽者受之有感，督導(dǎo)有依有據(jù)。

2.2 科學(xué)論證會議要素，精心組織實施

2.2.1 人物要素?？茖W(xué)論證參會人員范圍是會議有效與否的關(guān)鍵之一。案例醫(yī)院在院周會會議制度中明晰參會人員范圍，確定為院領(lǐng)導(dǎo)班子、全體中層干部、主任助理和護(hù)士長，確保參會人員固定化。避免因人員變動而反復(fù)進(jìn)行會議通知，造成會議組織效率的降低，也避免因人員頻繁變動，使會議執(zhí)行的監(jiān)督失去抓手。

2.2.2 時間要素。為確保會議內(nèi)容的及時性和有效性，院周會時間安排在每周院長辦公會和黨委會之后，以便相關(guān)決議能夠及時布置、傳達(dá)和落實。此外，調(diào)研得知，案例醫(yī)院76%的中層干部和主任助理是醫(yī)院“雙肩挑”干部，是管理的核心力量，門診、手術(shù)、會診等臨床工作分布在不同院區(qū)，參會時間需要得到保障。綜上，會議頻率定為每周1次，并嚴(yán)格限制會議時間，即周四下午16：00～17：00；每個發(fā)言時長控制在5～10分鐘，會議總時長不超過1小時，保證會議的高效率。

2.2.3 地點要素。地點要素即院區(qū)和會議室要素。根據(jù)參會人數(shù)，以及后疫情時期疫情防控間隔座位的要求，每個院區(qū)確定適宜大小的會議室；會議主場盡量選擇講者和大多數(shù)參會人員所在院區(qū)，確保面對面?zhèn)鬟_(dá)會議信息，其他兩個院區(qū)作為分會場。每個院區(qū)會議室均具有可視化設(shè)備，可以提供多院區(qū)同步視頻，同時采用人臉識別系統(tǒng)進(jìn)行會議考勤。

2.2.4 保障要素。由院辦、信息中心、宣傳中心專人組成會務(wù)保障團(tuán)隊，明確分工，充分做好會前準(zhǔn)備工作，包括確保視頻、幻燈投影、電腦、話筒、音響、人臉識別、燈光、空調(diào)等設(shè)備和系統(tǒng)正常運行，避免因設(shè)備或系統(tǒng)故障干擾會議效果；做好攝影、攝像和會議內(nèi)容記錄；對有必要進(jìn)行新聞報道的會議內(nèi)容做到及時組稿發(fā)布。

2.3 搭建監(jiān)督落實體系，發(fā)揮行政會議管理效能

2.3.1 會議記錄與傳達(dá)。院辦在每次會議前收集好發(fā)言題目和幻燈片，制定會議議程，會后第一時間形成會議報告，在醫(yī)院協(xié)同辦公系統(tǒng)上發(fā)布，保證會議文件的及時下發(fā)。

2.3.2 明確落實第一責(zé)任人。院周會明確行政部門和臨床/醫(yī)技科室主任是院周會傳達(dá)和落實的第一責(zé)任人，要及時向職工傳達(dá)會議精神和內(nèi)容，討論部署工作和問題整改。院辦在會議報告下發(fā)后每周三進(jìn)行查收報告情況的督導(dǎo)，監(jiān)督第一責(zé)任人的落實情況。

2.3.3 搭建監(jiān)督落實體系。建立由院辦、醫(yī)務(wù)部、門診部、醫(yī)療保險管理辦公室、醫(yī)患關(guān)系協(xié)調(diào)辦公室、運營管理辦公室和紀(jì)檢監(jiān)察辦公室相結(jié)合的監(jiān)督體系，各負(fù)其責(zé)進(jìn)行會議內(nèi)容的落實督導(dǎo)。此外，按照“誰發(fā)言誰負(fù)責(zé)”的原則，由發(fā)言部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督指標(biāo)的落實，不合格的要求整改或給予處罰。督導(dǎo)形式分為下科室現(xiàn)場督導(dǎo)和再次上會公布督導(dǎo)。

2.3.4 嚴(yán)肅會議紀(jì)律。院周會制度明確要求無特殊情況不得缺席、遲到和早退，確有特殊情況不能參會的，需嚴(yán)格落實會議請假制度，即事先在協(xié)同辦公系統(tǒng)提交請假申請，經(jīng)院辦審批后方可請假。院辦負(fù)責(zé)院周會出席情況的記錄，按季度進(jìn)行匯總通報。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，會議上的所有資料和內(nèi)容僅供醫(yī)院內(nèi)部管理使用。

3 實踐效果

案例醫(yī)院通過落實以上舉措，在多院區(qū)行政會議管理實踐中取得良好成效。（1）經(jīng)統(tǒng)計，2021年度上半年共召開院周會21期，發(fā)言98人次，其中行政部門干部管理發(fā)言39人次，臨床/醫(yī)技科室干部交流發(fā)言25人次，院領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、總結(jié)33人次，其他1人次。會議內(nèi)容規(guī)范且明確，嚴(yán)格落實院周會制度。（2）參會人員基本全部按時簽到參會，平均參會率為96%，未參會人員全部履行事先請假手續(xù)，沒有無故缺席現(xiàn)象。（3）會議內(nèi)容和精神傳達(dá)落實率較高，且在監(jiān)督下執(zhí)行意識明顯提升。第一責(zé)任人及時查閱會議報告率為94%，經(jīng)過反復(fù)督導(dǎo)要求，不能及時查閱會議報告的人員執(zhí)行意識明顯增強(qiáng)；經(jīng)下科室現(xiàn)場監(jiān)督，科室召開核心組會議并向職工傳達(dá)會議精神的落實率為100%，個別科室還能做好傳達(dá)簽字記錄；醫(yī)、教、研、防短期指標(biāo)要求完成率較高，長期指標(biāo)完成率有待進(jìn)一步觀察和統(tǒng)計。（4）經(jīng)簡單隨機(jī)抽樣調(diào)查，參會人員對院周會的滿意度約為90%。

4 結(jié)語

多院區(qū)行政會議是行政管理工作的重要手段和組成部分，因此管理者需要加強(qiáng)思考、勤于實踐和總結(jié)，研究新形勢下高質(zhì)量、高效率的行政會議管理辦法、形成管理機(jī)制和體系，使行政會議成為多院區(qū)管理的抓手，進(jìn)而提升多院區(qū)協(xié)同一體化管理水平。