“1+3”合同管理模式管理實(shí)施過程及效果

楊躍

（大慶油田測試技術(shù)服務(wù)分公司，黑龍江 大慶 163000）

1 “1+3”合同管理模式的內(nèi)容

“1+3”合同管理模式，具體講就是建立一個(gè)流程，強(qiáng)化三個(gè)環(huán)節(jié)。

建立一個(gè)流程就是建立合同管理流程，具體包括業(yè)務(wù)RCD文檔、法律風(fēng)險(xiǎn)RCD文檔、流程圖、控制實(shí)施證據(jù)及合同管理規(guī)章制度等。

第一個(gè)需要強(qiáng)化的環(huán)節(jié)，就是強(qiáng)化合同簽約依據(jù)的協(xié)調(diào)落實(shí)，確保事前簽約，防范風(fēng)險(xiǎn)。

第二個(gè)需要強(qiáng)化的環(huán)節(jié)，就是強(qiáng)化合同簽訂審查審批，確保各類合同通過經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律三項(xiàng)審查，保證簽約內(nèi)容經(jīng)濟(jì)合理、技術(shù)可行、規(guī)范合法。

第三個(gè)需要強(qiáng)化的環(huán)節(jié)，就是強(qiáng)化合同履行過程管理，保證按約履行。

2 “1+3”合同管理模式的實(shí)施過程

2.1 建立流程完善機(jī)制，防范風(fēng)險(xiǎn)

分公司做為油田公司的專業(yè)測試公司，是油田開發(fā)領(lǐng)域密不可分的重要組成部分。合同管理流程是分公司合同管理體制和運(yùn)行機(jī)制的載體，是分公司持續(xù)發(fā)展和規(guī)范運(yùn)作的基礎(chǔ)和保障之一。合同管理流程由合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制文檔（RCD）、合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)防范控制文檔及流程圖等構(gòu)成。合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制文檔包括13個(gè)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)（其中包括3個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)），控制措施13條。合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)防范控制文檔包括7個(gè)法律風(fēng)險(xiǎn)源、24個(gè)法律風(fēng)險(xiǎn)源具體表現(xiàn)、58條防控措施。由此構(gòu)建了合同管理的經(jīng)營決策風(fēng)險(xiǎn)及法律風(fēng)險(xiǎn)防控的運(yùn)行機(jī)制，從而保證了合同內(nèi)容的經(jīng)濟(jì)合理、技術(shù)可行、規(guī)范合法。

在實(shí)施過程中，將合同管理經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)控制與法律風(fēng)險(xiǎn)控制融為一體，實(shí)現(xiàn)了有機(jī)的契合。

一是建立了防范事后合同的長效機(jī)制。為了杜絕事后合同，及時(shí)有效的防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，我們制訂了《測試技術(shù)服務(wù)分公司合同簽約依據(jù)的有關(guān)要求》，以分公司文件下發(fā)，確定主要以財(cái)務(wù)預(yù)算及各類計(jì)劃做為合同簽約依據(jù)，并在風(fēng)險(xiǎn)控制文檔中明確規(guī)定，措施具體，證據(jù)充分，并在執(zhí)行過程中嚴(yán)格落實(shí)，在管理流程上有效防范了事后合同的發(fā)生，使事后合同數(shù)量明顯下降，見到了顯著的效果。

二是建立了主體資格審查的防范機(jī)制。我們在制訂合同風(fēng)險(xiǎn)控制文檔和法律風(fēng)險(xiǎn)防控文檔時(shí)，明確規(guī)定對合同相對人主體資格進(jìn)行嚴(yán)格的審查。首先由合同經(jīng)辦部門進(jìn)行資格預(yù)審，審查相對人企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照是否按期年審、組織機(jī)構(gòu)代碼證是否按期年審、是否具有特殊資質(zhì)、法定代表人或委托代理人身份是否真實(shí)、稅務(wù)登記證是否有效、銀行開戶許可證是否與實(shí)際結(jié)算的開戶行帳戶一致等；其次，由合同管理人員在合同管理信息系統(tǒng)中進(jìn)行相對人信息維護(hù)時(shí)對上述內(nèi)容進(jìn)行復(fù)審。通過兩次審核把關(guān)，保證了合同相對人具備了合同主體資格和相應(yīng)的履約能力，防范了潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。

三是建立了三項(xiàng)審查的協(xié)作機(jī)制。經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律三項(xiàng)審查，是按照不同的合同類別及合同項(xiàng)目，由不同的部門按照職責(zé)分工對合同內(nèi)容進(jìn)行的審查把關(guān)。經(jīng)濟(jì)審查就是針對各類合同的簽約依據(jù)、項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)可行性、價(jià)格及資金的流向等內(nèi)容進(jìn)行的專業(yè)審查。技術(shù)審查就是針對各類合同內(nèi)容所涉及的技術(shù)合理性所進(jìn)行的專業(yè)審查。法律審查就是針對各類合同所涉及的法律內(nèi)容進(jìn)行的合法性審查。通過建立合同三項(xiàng)審查的協(xié)作機(jī)制，使不同部門各司其責(zé)，保證了合同內(nèi)容經(jīng)濟(jì)合理、技術(shù)可行、合法規(guī)范。

四是建立了合同履行的監(jiān)管機(jī)制。合同履行質(zhì)量直接涉及合同目的能否實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也關(guān)系到分公司生產(chǎn)經(jīng)營等各項(xiàng)計(jì)劃目標(biāo)能否完成。分公司建立了檢查與自檢相結(jié)合的合同履行監(jiān)管機(jī)制。日常工作主要以合同經(jīng)辦單位自檢自查為主，合同管理部門根據(jù)實(shí)際情況組織合同履行情況統(tǒng)一檢查。在合同履行過程中，通過建立自檢與統(tǒng)一檢查相結(jié)合的合同履行監(jiān)管機(jī)制，合同履行過程中發(fā)生的變更、解除等事由，都能夠得到及時(shí)有效的處理，大大提高了合同履行質(zhì)量，保證了分公司生產(chǎn)經(jīng)營等各方面工作的順利開展。

2.2 強(qiáng)化合同簽約依據(jù)的協(xié)調(diào)落實(shí)，確保事前簽約，防范風(fēng)險(xiǎn)。合同管理信息系統(tǒng)自2006年上線以來，協(xié)調(diào)落實(shí)了油田公司計(jì)劃、油田公司專業(yè)主管部門計(jì)劃、分公司財(cái)務(wù)預(yù)算、分公司計(jì)劃及分公司經(jīng)理辦公會(huì)議紀(jì)要等均可做為合同簽約依據(jù)，并以分公司文件的形式確定下來。每年的12月份對于跨年度經(jīng)常發(fā)生業(yè)務(wù)的修理、加工、通勤服務(wù)、貨物運(yùn)輸、井下通井作業(yè)、印刷、房屋租賃等項(xiàng)目，依照往年發(fā)生的業(yè)務(wù)量，協(xié)調(diào)落實(shí)相關(guān)部門及時(shí)事前簽訂一定金額比例的暫訂金額的合同，有效的控制了事后合同的發(fā)生，防范了法律風(fēng)險(xiǎn)，見到了顯著的效果。

2.3 強(qiáng)化合同簽訂審查審批，確保各類合同通過經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律三項(xiàng)審查。在合同審查審批流程設(shè)計(jì)上，針對不同種類的合同，按照經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律三項(xiàng)審查的模式設(shè)立了審查審批流程，使每一類合同都能夠通過三項(xiàng)審查，從而保證簽約內(nèi)容經(jīng)濟(jì)合理、技術(shù)可行、規(guī)范合法。在三項(xiàng)審查的基礎(chǔ)上嚴(yán)格進(jìn)行“三個(gè)不簽”管理，即無簽約依據(jù)的合同不簽、不具備主體資格的合同不簽、文本不規(guī)范的合同不簽。

2.4 強(qiáng)化合同履行過程管理，保證按約履行。合同簽訂生效后，進(jìn)入履行狀態(tài)，當(dāng)事人各方都要按照合同的約定全面履行，享有權(quán)利承擔(dān)義務(wù)。不履行或不適當(dāng)履行就要得到法律的懲罰，如承擔(dān)違約責(zé)任、賠償經(jīng)濟(jì)損失等。

分公司建立了檢查與自檢相結(jié)合的合同履行監(jiān)管機(jī)制。在具體實(shí)施過程中，以合同經(jīng)辦單位自檢自查為主，合同履行如有異常，包括變更、解除、違約等情況，由經(jīng)辦單位填寫合同履行異常情況報(bào)告單，將信息及時(shí)反饋機(jī)關(guān)相關(guān)部門，經(jīng)過論證審批簽署意見后，由經(jīng)辦單位辦理相關(guān)法律文件。合同管理部門組織合同履行情況統(tǒng)一檢查，向被檢查單位現(xiàn)場下發(fā)合同檢查情況報(bào)告單，由被檢單位負(fù)責(zé)人員簽字確認(rèn)，對檢查出的問題限期整改。另外，在合同履約付款審查過程中，堅(jiān)持“二對扣”管理，即履約付款金額要與合同金額對扣、履約內(nèi)容要與合同內(nèi)容對扣，以保證合同得到全面的履行，防范風(fēng)險(xiǎn)，提高合同管理水平。

3 取得的效果

四年來，通過推行“1+3”合同管理模式，防范了風(fēng)險(xiǎn)，提高了合同管理水平，見到了顯著的管理效益，為控投資、降成本、促發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)資金的流動(dòng)提供了有效的安全保障。具體表現(xiàn)在一下三個(gè)方面：

3.1 管理理念和管理方式發(fā)生了轉(zhuǎn)變。隨著合同管理信息系統(tǒng)的上線使用，使各級合同管理人員及承辦人員的管理理念和管理方式都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，合同信息的傳遞方式由傳統(tǒng)的紙介質(zhì)被信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所取代，提高了工作效率。合同的風(fēng)險(xiǎn)防范作用，在各級合同管理人員的意識中得到了大大的提高，合同只做為結(jié)算手段的意識傾向，在逐漸的消亡。

3.2 事后補(bǔ)簽合同得到了有效的控制。通過推行“1+3”合同管理模式，事后合同得到了有效的控制，事后合同占合同總量的比例逐年下降，充分發(fā)揮了事前簽訂合同的風(fēng)險(xiǎn)防范作用。（見下表）

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3.3 合同數(shù)量呈現(xiàn)下降態(tài)勢，整合了合同資源。四年來，通過推行“1+3”合同管理模式，將同類合同并與同一供應(yīng)商簽訂的合同，進(jìn)行了有效的整合，將多類產(chǎn)品、多個(gè)項(xiàng)目，只要能通過簽訂少量合同來實(shí)現(xiàn)，盡量少簽訂合同，合同數(shù)量減少，風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)降低，使合同數(shù)量逐年下降，即整合了合同資源，又防范了風(fēng)險(xiǎn)。（見下圖）

3.4 依法辦事、依約履行的理念在增強(qiáng)。依合同履約，從某種意義上講，就是依法辦事。通過推行“1+3”合同管理模式，使廣大合同管理人員和經(jīng)辦人員，在合同簽訂和履行過程中，遇到問題能夠及時(shí)與合同管理部門溝通，合同履行質(zhì)量得到極大的提高，依法辦事、依約履行的理念得到顯著的增強(qiáng)。