淺談企業(yè)制度建設(shè)

王義軍

美國哈佛大學(xué)的創(chuàng)始人約翰·哈佛留下一筆遺產(chǎn)——250本書，學(xué)校將它們一直珍藏在圖書館內(nèi)，并規(guī)定學(xué)生只能在館內(nèi)閱讀，不能帶出館外。1764年的一場(chǎng)大火燒毀了圖書館。在火災(zāi)發(fā)生前，一個(gè)學(xué)生恰巧將其中一本《基督教針對(duì)魔鬼世俗與肉欲的戰(zhàn)爭(zhēng)》帶到館外閱讀，因而幸免于難。第二天，得知火災(zāi)的消息，他意識(shí)到自己這本書已是250本珍品中存世的孤本。經(jīng)過一番思想斗爭(zhēng)，他找到校長(zhǎng)，把書還給學(xué)校。校長(zhǎng)收下書并感謝他，然后下令把他開除，理由是他違反了校規(guī)。有人提出異議，畢竟是他使哈佛留下了“唯一的遺產(chǎn)”。校長(zhǎng)則不這么認(rèn)為：感謝這個(gè)學(xué)生，是因?yàn)樗\實(shí)；開除這個(gè)學(xué)生，是因?yàn)樾Ｒ?guī)不可違反。哈佛的理念是：讓校規(guī)看守哈佛的一切，比讓道德看守哈佛更安全有效。法理第一，堅(jiān)持制度化管理，這便是哈佛大學(xué)的行事態(tài)度。哈佛的成功源自其行之有效的制度管理體系，同樣對(duì)于一個(gè)企業(yè)也一樣，如果不能建立行之有效的管理制度，那就很難獲得成功。

一、制度建設(shè)的重要性

制度建設(shè)是企業(yè)健康運(yùn)行的必要保障，制度建設(shè)的目的是使企業(yè)內(nèi)部“有章可依，有章必依，執(zhí)章必嚴(yán)、違章必究”，也就是要按規(guī)矩辦事，否則，就要受到懲罰。各項(xiàng)企業(yè)制度不僅是公司文化和戰(zhàn)略的體現(xiàn)，更是貫徹經(jīng)營(yíng)策略、引導(dǎo)資源配置、進(jìn)行績(jī)效考核，進(jìn)而影響經(jīng)營(yíng)行為、決定經(jīng)營(yíng)結(jié)果的重要手段。制度貫穿著企業(yè)的每個(gè)層級(jí)、每個(gè)部門、每個(gè)崗位和每個(gè)員工。制度建設(shè)能力是保障企業(yè)健康發(fā)展的一項(xiàng)重要能力，制度建設(shè)水平是企業(yè)綜合管理能力的反映。

從管理現(xiàn)狀和歷史來看，中國企業(yè)的發(fā)展分為三個(gè)階段：人治→法治→文治，也就是經(jīng)驗(yàn)管理階段→科學(xué)管理階段→現(xiàn)代管理階段。中國大部分的企業(yè)目前處在人治到法治階段，許多企業(yè)卻往往缺少有效的管理制度，更缺少制度化的工作流程（或稱業(yè)務(wù)流程），一些企業(yè)雖已認(rèn)識(shí)到制度化建設(shè)的重要性，但并沒落到實(shí)處。

二、企業(yè)制度建設(shè)普遍存在的問題

（一）制度與法律、政策相抵觸

有些企業(yè)只考慮自身利益，制定出的一些規(guī)章制度完全與國家的法律、法規(guī)及政策相違背。而在有些企業(yè)中，與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的某項(xiàng)新的法律、法規(guī)已經(jīng)頒布或舊的法規(guī)已經(jīng)修訂，但與之相對(duì)應(yīng)的企業(yè)制度并沒有進(jìn)行及時(shí)的修訂完善。

（二）制度之間相矛盾，缺乏系統(tǒng)性

許多企業(yè)成立之后，制定了各類制度，內(nèi)容幾乎面面俱到，但執(zhí)行不徹底，究其原因有以下幾個(gè)方面：一是多而不精、重點(diǎn)不突出。條款多，規(guī)定多，程序多，執(zhí)行比較繁雜。二是不系統(tǒng)，制度之間缺乏關(guān)聯(lián)性，甚至相互抵觸，沒有形成合力。這些原因?qū)е轮贫鹊膱?zhí)行相當(dāng)困難，嚴(yán)重?fù)p害了制度的嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性、系統(tǒng)性。

（三）制度與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，缺乏操作性

有的企業(yè)制定的制度過于超前，完全不切合實(shí)際，真可謂“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”，即使制定了，也不可能得到有效執(zhí)行。原因在于制定制度時(shí)，企業(yè)有關(guān)部門缺乏深入細(xì)致的調(diào)查研究，閉門造車，缺乏實(shí)踐基礎(chǔ)。從企業(yè)實(shí)踐來看，制度與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)的主要表現(xiàn)一是制度與企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀脫節(jié)；二是與職工群眾脫節(jié)，部分原因是要求太高，一般人根本做不到，部分原因是制度的宣傳不到位，好多制度出臺(tái)了，卻沒有真正得到貫徹落實(shí)，使制度淪為一紙空文。

（四）制度遠(yuǎn)離企業(yè)目標(biāo)

企業(yè)建章立制的根本目的是為了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)服務(wù)。而有的企業(yè)的某些制度從起草時(shí)就是為制度而制定，缺乏針對(duì)性和有效性，這樣就失去了應(yīng)有的價(jià)值。

（五）制度與程序相脫節(jié)

所謂程序，就是制度執(zhí)行的流程。企業(yè)建立制度的目的是通過制度規(guī)范管理，執(zhí)行管理決策，因此每一種制度的本身就應(yīng)該包含操作流程。企業(yè)制度與程序脫節(jié)主要表現(xiàn)在：一是有制度，無流程。部分制度就所涉及的事項(xiàng)都制定得很全面，唯獨(dú)在如何操作、如何執(zhí)行方面沒有涉及。二是制度少，流程多。這是一個(gè)普遍現(xiàn)象，如計(jì)劃審批相關(guān)制度、財(cái)務(wù)報(bào)銷相關(guān)制度，審批部門多，流程復(fù)雜，推諉扯皮的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（六）制度與執(zhí)行脫節(jié)

這是在整個(gè)制度建設(shè)體系里面暴露出來的最嚴(yán)重最普遍的問題，其表象是執(zhí)行不力，深層次的原因則是雖有制度，但缺少執(zhí)行制度的制度，誰來干，干什么，干到什么程度，干好了怎么獎(jiǎng)，干不好怎么罰，由誰來罰，由誰來監(jiān)督等等，這些保證制度執(zhí)行的制度，沒有形成體系。

（七）制度與企業(yè)文化脫節(jié)

具體表現(xiàn)為制度和企業(yè)文化是兩個(gè)個(gè)體，制度高高在上，如懸在職工頭上的達(dá)摩克利斯劍，而企業(yè)文化卻冷眼旁觀，事不關(guān)己。制度和企業(yè)文化沒有相互融合，相互促進(jìn)，形成合力。

三、制度建設(shè)理論分析

（一）制度建設(shè)的人性分析

制度建設(shè)需要綜合平衡企業(yè)管理目標(biāo)與職工個(gè)體需求的矛盾，充分考慮職工心理狀態(tài)對(duì)企業(yè)制度的執(zhí)行影響，在人性假設(shè)的前提下擬定各項(xiàng)規(guī)定制度。

1.“人性本善”假設(shè)。職工作為企業(yè)的雇用人員，實(shí)際上與企業(yè)形成了一個(gè)利益共同體，企業(yè)的興衰直接導(dǎo)致職工個(gè)體利益獲取的高低狀況，相互依存的關(guān)系決定職工期望企業(yè)能夠長(zhǎng)足發(fā)展，職工行為的根本點(diǎn)是站在他們個(gè)人的角度為企業(yè)發(fā)展考慮，出發(fā)點(diǎn)仍然是希望企業(yè)得到長(zhǎng)足、穩(wěn)定發(fā)展，職工的某些消極、抵觸行為大多是因?yàn)樾畔贤ú粫硨?dǎo)致的認(rèn)識(shí)理解不一致造成的，不影響其為企業(yè)發(fā)展而努力的結(jié)果。

2.“人本自私”假設(shè)。不論職工追求的是收入的增長(zhǎng)或是職務(wù)、技術(shù)的提高，其本質(zhì)都是為了獲取物質(zhì)或精神利益。作為一個(gè)利益單元，職工的行為目的是使其個(gè)體利益最大化，而企業(yè)作為整體的發(fā)展不可能兼顧所有職工的需求。這樣，由于二者利益關(guān)注點(diǎn)的偏差，導(dǎo)致了職工利益和企業(yè)利益之間的差異。一旦職工在工作中遇到有可能通過個(gè)體行為獲取額外利益，或者是個(gè)體利益和集體利益發(fā)生較大沖突的時(shí)候，職工的行為較容易朝個(gè)體利益方向傾斜，由此有可能損害集體的利益。

3.“人會(huì)犯錯(cuò)”假設(shè)。由于日常事務(wù)繁雜，職工經(jīng)常要處理一些突發(fā)、臨時(shí)的工作，即便是單一的重復(fù)勞動(dòng)，受精神狀態(tài)等因素的影響，也不可能要求職工始終保持同一標(biāo)準(zhǔn)去處理這些事務(wù)。面對(duì)繁雜的日常事務(wù)，職工不可能在任何時(shí)間、任何事情上都能達(dá)到既定的要求。職工的工作總會(huì)有存在瑕疵、有不能令領(lǐng)導(dǎo)滿意的地方。

通過對(duì)職工人性假設(shè)的心理分析，使企業(yè)更加了解職工一般工作行為的心理傾向，能夠更有針對(duì)性地制定各項(xiàng)制度措施。如果在擬定制度的時(shí)候綜合考慮職工的人性需求，平衡職工個(gè)體需要和企業(yè)目標(biāo)，協(xié)調(diào)激勵(lì)與約束機(jī)制，暢通溝通和信息交流渠道，將職工需要與企業(yè)目標(biāo)有機(jī)結(jié)合，就能夠充分調(diào)動(dòng)職工的主動(dòng)性和積極性，制度就有可能得到廣泛的尊重與遵守。

（二） 制度建設(shè)階段分析

制度建設(shè)是企業(yè)管理的基石，涵蓋了日常經(jīng)營(yíng)實(shí)務(wù)的每項(xiàng)工作。各項(xiàng)管理工作以及相應(yīng)的制度建設(shè)，在企業(yè)發(fā)展的不同階段表現(xiàn)不同：

建立初期：“救火”，即出現(xiàn)什么問題解決什么問題；

發(fā)展之中：“規(guī)范化”，即完善與管理相關(guān)的各種制度，并培訓(xùn)、實(shí)施；

發(fā)展高級(jí)階段：“理性化”，即已能按照既有制度及流程自行運(yùn)作；

成熟階段：“文化化”，即形成自有企業(yè)文化并根植于每位職工心中，為企業(yè)的長(zhǎng)期戰(zhàn)略共同努力；

自由階段：“人性化”，即超越理性約束，更注重“人性化”管理。

以上各階段所經(jīng)歷的時(shí)間可長(zhǎng)可短亦可同時(shí)交叉但主要是逐步發(fā)展的。另外，在這里要澄清一個(gè)認(rèn)識(shí)，那就是現(xiàn)在很多企業(yè)管理者誤解了一句話——“沒有管理的管理就是最好的管理”，認(rèn)為企業(yè)不需要嚴(yán)密的管理，這種理解實(shí)際上是不正確的。這句話的本意應(yīng)是企業(yè)的管理提升到了“理性化”或“文化化”的高度，在企業(yè)建立起完善、規(guī)范和良好的企業(yè)文化后，不再需要強(qiáng)調(diào)管理，企業(yè)自能按照既定體系良好地運(yùn)作。

四、企業(yè)制度建設(shè)應(yīng)堅(jiān)持的原則

（一）制度建設(shè)必須注意系統(tǒng)性、完整性，重點(diǎn)突出

系統(tǒng)性在制度建設(shè)上主要體現(xiàn)在兩個(gè)層次。第一個(gè)層次，制度管理的全面性。它要求企業(yè)各項(xiàng)管理制度及其所包含的規(guī)范、規(guī)則和程序充分滿足企業(yè)正常、有效經(jīng)營(yíng)的需要。第二個(gè)層次，各項(xiàng)管理內(nèi)容的完整性。它要求企業(yè)的各項(xiàng)管理制度充分滿足各專項(xiàng)管理的需要。

企業(yè)在制定制度過程中，既要注意全面，又要根據(jù)公司管理需要和輕重緩急突出各階段的建設(shè)重點(diǎn)及制度本身的重點(diǎn)，注意制度與制度之間的系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性。比如，物品管理規(guī)定，涉及辦公用品、各類低值易耗品、各類辦公家具、設(shè)備等固定資產(chǎn)的管理，其重點(diǎn)應(yīng)該突出固定資產(chǎn)的管理，在制定時(shí)要與采購、預(yù)算管理、會(huì)計(jì)政策等制度關(guān)聯(lián)。

（二）制度應(yīng)具可操作性，粗細(xì)適度，簡(jiǎn)單有效

制度建設(shè)對(duì)于企業(yè)來說，是解決現(xiàn)實(shí)管理過程中出現(xiàn)的各種矛盾的需要，這就要求制度具有實(shí)際的可操作性，即要求各個(gè)管理環(huán)節(jié)職責(zé)明確,解決問題的程序簡(jiǎn)潔明了。同時(shí)，與之相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲和責(zé)任追究程序及標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)、合理、規(guī)范。制定的制度要有粗有細(xì)，粗的地方符合原則性管理要求，細(xì)的地方則符合操作性管理要求?；竟芾碇贫鹊臈l款盡量是原則性的；具體管理規(guī)定、辦法、細(xì)則、流程等要細(xì)化到可具體操作。同一項(xiàng)制度的不同條款也可有粗有細(xì)，原則性條款盡量概括，操作性條款在不影響功能及操作情況下盡量精簡(jiǎn)。

此外，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化，企業(yè)組織機(jī)構(gòu)必然呈現(xiàn)“彈性化”的特點(diǎn)，這就要求企業(yè)制度的設(shè)計(jì)和編制，無論是內(nèi)容、結(jié)構(gòu)還是形式，都應(yīng)充分考慮到組織機(jī)構(gòu)與經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略調(diào)整的需要，要體現(xiàn)“制度模塊”的可兼容性。

（三）企業(yè)制度應(yīng)具有規(guī)范性、合法性

企業(yè)制度應(yīng)具有規(guī)范性，具體表現(xiàn)在三方面：

1.行為規(guī)范。管理制度本身就是一種規(guī)范，是職工在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所要共同遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則的總稱，它要求職工在職務(wù)行為中按照企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、管理相關(guān)的規(guī)范與規(guī)則來統(tǒng)一行動(dòng)。

2.編制規(guī)范。專業(yè)性管理制度一般由一些與此專業(yè)或職能方面的規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)、流程、規(guī)則性控制、檢查、獎(jiǎng)懲等因素組合而成。在管理制度的內(nèi)涵及其表現(xiàn)形式諸多因素中，屬于規(guī)范性的有編制目的、編制依據(jù)、適用范圍、制度構(gòu)成等；屬于程序性的有制度實(shí)施環(huán)節(jié)、實(shí)施的具體程序、控制制度實(shí)現(xiàn)或達(dá)成期望目標(biāo)的方法及程序，以及形成、完善或修訂制度的過程，制度生效的時(shí)間，與其他制度之間的關(guān)系等等。

3.實(shí)施規(guī)范。管理制度要得到切實(shí)貫徹，必須具備如下環(huán)境或條件：首先，編制的制度是規(guī)范的，符合企業(yè)管理科學(xué)原理和企業(yè)行為涉及的每一項(xiàng)事物的發(fā)展規(guī)律；其次，實(shí)施制度的全過程是規(guī)范的,全員的整體職務(wù)行為或工作程序是規(guī)范的。

同時(shí)，企業(yè)制度應(yīng)具有合法性，制度的起草部門首先應(yīng)明確制度所依據(jù)的法律法規(guī)或規(guī)章，確保起草內(nèi)容的合法性；其次要通過對(duì)制度的合法性審查來確保制度內(nèi)容的合法性，公司相關(guān)部門要定期把公司的現(xiàn)有規(guī)章制度與最新的法律法規(guī)加以對(duì)照，識(shí)別出與新的法律法規(guī)不相符合之處，做好修改公司相關(guān)規(guī)章制度的工作。

（四）制度建設(shè)的關(guān)鍵在于執(zhí)行管理

制度是一種約束激勵(lì)規(guī)范，其產(chǎn)生的實(shí)際效力依賴于被執(zhí)行、被遵守的程度。即使在擬定制度的時(shí)候充分考慮了人性管理的因素，在實(shí)際管理中，由于制度制定的目標(biāo)本身具有缺陷，或者由于對(duì)制度執(zhí)行的效果期望值過高，或者由于在制度執(zhí)行過程中忽略了制度執(zhí)行者的具體操作能力，制度往往不能得到全面有效的遵守和執(zhí)行。

五、制度建設(shè)的具體措施

（一）企業(yè)內(nèi)部設(shè)立專門的制度建設(shè)管理部門

制度建設(shè)管理部門的職責(zé)主要是負(fù)責(zé)制度和流程的制定、審查，以及執(zhí)行過程中的監(jiān)督、檢查、幫助和考核、評(píng)價(jià)工作，組織制度培訓(xùn)，統(tǒng)籌部門間的管理制度，把握制度的協(xié)調(diào)性、系統(tǒng)性、完整性，對(duì)管理制度進(jìn)行統(tǒng)一梳理和匯編。制度建設(shè)專職人員應(yīng)具備較強(qiáng)的文字功底和編寫制度的能力，同時(shí)要熟悉本企業(yè)的制度體系和管理現(xiàn)狀。

（二）企業(yè)各部門設(shè)立制度建設(shè)兼職人員

兼職人員的職責(zé)是在制度建設(shè)管理部門的指導(dǎo)下負(fù)責(zé)本部門的制度建設(shè)工作，組織業(yè)務(wù)骨干草擬本部門基本制度、業(yè)務(wù)制度及工作(業(yè)務(wù))流程，搜集整理本部門的通用制度。制度建設(shè)兼職人員是聯(lián)系本部門與制度建設(shè)管理部門的紐帶，要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和編寫制度的能力，熟悉本部門的工作流程和業(yè)務(wù)流程，同時(shí)要善于總結(jié)本部門的管理經(jīng)驗(yàn)。

（三）明確制度建設(shè)第一責(zé)任人

企業(yè)的制度建設(shè)不單純是制度管理部門的事，部門的制度建設(shè)也不單是部門制度建設(shè)人員一人的事，董事長(zhǎng)（總經(jīng)理）應(yīng)是本企業(yè)制度建設(shè)的第一責(zé)任人，各部門一把手應(yīng)是本部門制度建設(shè)的第一責(zé)任人。制度建設(shè)搞得好不好是衡量一把手執(zhí)行力的主要依據(jù)。能否將好的辦法和經(jīng)驗(yàn)上升到制度的層面，是對(duì)一把手領(lǐng)導(dǎo)力的考驗(yàn)。

（四）制度建設(shè)要重視“低標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求”

“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”，口號(hào)雖然響亮，也容易獲得喝彩，但結(jié)果通常是“不要求”或“低要求”，降低了制度的執(zhí)行力。管理水平的高低，不在于標(biāo)準(zhǔn)有多高，而在于要求有多嚴(yán)?！暗蜆?biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求”做到了，自然會(huì)發(fā)展到“高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求”?，F(xiàn)實(shí)的邏輯是“低標(biāo)準(zhǔn)”更容易做到“嚴(yán)要求”。

（五）制度的制定、發(fā)布、廢止要體現(xiàn)嚴(yán)肅性

一是制度編寫人在編寫制度前，一定要深入基層進(jìn)行調(diào)研。要本著尊重員工、理解員工、相信員工的原則制定制度，從而增強(qiáng)制度的可操作性，促使制度運(yùn)行上下暢通。

二是草擬制度時(shí)要多方征求意見，反復(fù)修改。這樣，問題和毛病就容易被發(fā)現(xiàn)出來，制定出的制度就比較規(guī)范、比較可行。另外，制度內(nèi)容要適用、可行；制度文本要簡(jiǎn)明、通順。

三是制度的發(fā)布(廢止)要按合理的流程來進(jìn)行。一般的程序是：業(yè)務(wù)部門草擬文本→管理部門審核把關(guān)→相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查會(huì)簽→有關(guān)會(huì)議研究定奪→辦公室行文發(fā)布。

（六）領(lǐng)導(dǎo)重視，宣傳到位

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人要高度重視制度化建設(shè)工作，重視制度出臺(tái)的及時(shí)性、可操作性，及時(shí)對(duì)管理制度進(jìn)行修訂和匯編，使其為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航，在條件許可的情況下，可邀請(qǐng)管理專家舉辦制度建設(shè)講座。同時(shí)，要加大宣傳力度，利用內(nèi)部報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)、板報(bào)等載體進(jìn)行宣傳，發(fā)放制度匯編書籍，充分利用周會(huì)、月度會(huì)等形式組織員工學(xué)習(xí)有關(guān)制度，使制度內(nèi)容深入人心。

（七）嚴(yán)管善待，讓制度建設(shè)充滿人情味

所謂制度建設(shè)的人性化管理就是人本意識(shí)+科學(xué)精神。在管理中以人為中心，了解人的特點(diǎn)，關(guān)注人的需要，開發(fā)人的潛能，工作上嚴(yán)格要求，生活上關(guān)懷體貼，依照人性來管理企業(yè)。為此，企業(yè)有責(zé)任增加員工的滿意度，使員工有機(jī)會(huì)參與管理，建立和諧的人際關(guān)系。

（作者單位：恒大地產(chǎn)集團(tuán)法律事務(wù)中心）