人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng)讓“無紙化”辦公不再只是設(shè)想

文 陳玉鈺 邵龍江

人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng)讓“無紙化”辦公不再只是設(shè)想

文 陳玉鈺 邵龍江

目前，在系統(tǒng)檔案管理領(lǐng)域中，管理軟件多為C/S結(jié)構(gòu)，能夠?qū)σ研纬蓹n案的目錄級文件進行簡要的信息錄入，對文書檔案的歸檔、數(shù)據(jù)庫管理有一定意義。但是，C/S結(jié)構(gòu)的管理軟件有很多弊端，如，它們一般無法形成網(wǎng)絡(luò)化管理。以往管理軟件由于設(shè)計結(jié)構(gòu)上的局限，使得這些軟件只能是單機版軟件，即只能安裝于某一臺具體的計算機，無法實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)。而且由于該單機版軟件僅能滿足對文書檔案簡要信息的錄入，不能提供檔案檢索與查詢電子信息的功能；與此同時，其也缺少針對性和可操作性。目前使用的檔案管理軟件，一般為通用類軟件，并非為企業(yè)量身定做。僅側(cè)重于文書檔案管理，對科技、財務(wù)等檔案門類缺少針對性設(shè)計，輸入信息也不適用，況且功能設(shè)置較為復(fù)雜，操作程序較為繁索；還有很重要的一點，它們不能實現(xiàn)檔案資源共享。檔案管理的價值在于提供利用，而目前使用中的管理軟件大多僅側(cè)重于存儲，由于缺少提供利用的設(shè)計和功能，文件資源只能保管，不能實現(xiàn)資源共享，大大抵消了管理軟件的應(yīng)用價值。

因此，這類軟件不能很好地解決一般企業(yè)檔案檢索和管理的諸多問題，有些能夠提供電子檢索功能的軟件由于價格昂貴，企業(yè)也只能與其失之交臂。

相對于此，近年來所開發(fā)出的人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng)，最大的優(yōu)勢在于能較好解決目前市面上通用檔案管理軟件存在的資源無法共享、設(shè)計缺少針對性和無法進行網(wǎng)絡(luò)化管理和利用的局限。在適應(yīng)性上，科技檔案管理軟件系統(tǒng)著眼于科技檔案管理的業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、人員組成等實際情況，在功能設(shè)置上突出了查詢和管理兩個重要環(huán)節(jié)，對檔案管理，具有較強的針對性和適應(yīng)性；在多樣性上，人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng)在實現(xiàn)載體上，完成了由物質(zhì)載體向網(wǎng)絡(luò)載體的轉(zhuǎn)移，初步實現(xiàn)了檔案管理上的“無紙辦公”；在管理手段上，初步實現(xiàn)了由手寫登記向電子化、數(shù)字化的過度；在管理內(nèi)涵上，除了完成傳統(tǒng)的紙質(zhì)和實物檔案管理外，還增加了電子檔案的管理功能。在可擴展性上，科技檔案管理軟件系統(tǒng)有較好的可擴展性，使得新功能可以較容易地集成到本系統(tǒng)中。

人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng)，以實現(xiàn)檔案檢索、咨詢、存儲的數(shù)字化管理，提高檔案利用的自動化程度為目標，通過計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的具體運用，最大限度的減少主、客因素對檔案價值的不利影響，初步實現(xiàn)檔案管理上的“無紙化”辦公。

人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng)通過計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的具體運用，使檔案管理的自動化程度有了明顯提高。目前市場通用的檔案管理軟件因單機版設(shè)計而無法實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的局限，而人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng)采用較為先進的B/S結(jié)構(gòu)設(shè)計，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化成為現(xiàn)實。檔案收集、歸檔、借閱、查詢等各項工作不再是一個相對獨立的操作過程，而是同一個管理系統(tǒng)中的若干子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)之間既相互聯(lián)系，又相互制約、互為條件。使用后任何一個用戶，只要有一臺聯(lián)網(wǎng)的計算機，再由系統(tǒng)管理員分配一個用戶名和密碼就可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)對檔案實施檢索、咨詢，實現(xiàn)“無紙化”管理。

人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng)采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫技術(shù)，能夠與目前實用中的諸多種檔案管理系統(tǒng)、特別是能與現(xiàn)有的眾多辦公自動化系統(tǒng)進行對接和嵌入，表現(xiàn)了較強的兼容性和可擴展性，為實現(xiàn)檔案管理自動化奠定了基礎(chǔ)。

選用的程序開發(fā)語言是一種基于WEB的開發(fā)語言，該語言程序的最大優(yōu)勢在于，能夠更快地響應(yīng)用戶請求。將該語言程序運用于檔案管理的業(yè)務(wù)流程、組織結(jié)構(gòu)、人員組成等實際需求之中，在功能設(shè)置上突出查詢和管理兩個重要環(huán)節(jié)，完成檔案管理由物質(zhì)載體向網(wǎng)絡(luò)載體的轉(zhuǎn)移，初步實現(xiàn)檔案管理上的“無紙辦公”。對企業(yè)檔案管理具有較強的針對性和適應(yīng)性。

人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)、SQL Server 2000關(guān)系型數(shù)據(jù)庫等設(shè)計原理。通過對局域網(wǎng)、萬維網(wǎng)進行內(nèi)部、外部信息交換的研究，實現(xiàn)檔案信息從錄入到提交的全過程控制和管理。在突破了“多頁面之間參數(shù)傳遞技術(shù)”、“在B/S軟件結(jié)構(gòu)下運用JAVA腳本實現(xiàn)樹形菜單”等技術(shù)難點之后，人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng)便可運用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段實現(xiàn)檔案管理和利用，滿足檔案的多門類管理的功能。

人機交互式檔案管理軟件系統(tǒng)可提高檔案管理的自動化水平，減少了主、客觀因素對檔案價值的不利影響。它是檔案利用和管理上的一次飛躍。它不僅可以避免傳統(tǒng)的檔案傳遞過程中對檔案價值的影響因素，可以最大限度地降低檔案保管條件對檔案的影響，而且初步實現(xiàn)在檔案管理上的無紙化辦公，以此為標志的檔案管理邁上了一個新的臺階。

同時，它還拉動了辦公自動化整體水平的提高。檔案管理是信息化建設(shè)的一個重要組成部分，是辦公自動化水平的一個重要標志。計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅提高了檔案管理的自動化水平，而且對推動整體辦公自動化水平有拉動和示范作用。

值得一提的是，它更創(chuàng)新了工作模式。管理部門與科技開發(fā)部門聯(lián)合開發(fā)，相互為對方找到了一個新的工作平臺，創(chuàng)新了一種工作模式。科技開發(fā)部門實現(xiàn)了技術(shù)優(yōu)勢向工作效率和管理能力上的轉(zhuǎn)化，管理部門實現(xiàn)了管理水平和管理能力上的更新?lián)Q代，促進了自身素質(zhì)的提高，實現(xiàn)了“雙贏”。

作者供職于天津市高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化中心