數(shù)字檔案館彰顯決策支持價(jià)值

文/何文金

數(shù)字檔案館彰顯決策支持價(jià)值

文/何文金

將知識(shí)管理的理念引入到檔案工作中來，與檔案管理和利用的流程相結(jié)合，并利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析和知識(shí)創(chuàng)新，最終運(yùn)用傳統(tǒng)查詢報(bào)表結(jié)合推送式主動(dòng)服務(wù)的方式，可以在數(shù)字檔案館的日常運(yùn)轉(zhuǎn)中實(shí)現(xiàn)對(duì)管理決策行為的信息參考和支持。

當(dāng)前，我們進(jìn)入了一個(gè)全新的信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)、無線通訊和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)從專業(yè)領(lǐng)域延伸到社會(huì)生產(chǎn)生活的方方面面，對(duì)人們的生活方式、工作方式和思維模式都產(chǎn)生巨大的影響，在國家推進(jìn)信息化建設(shè)的大背景下，數(shù)字化、信息化的概念目前已經(jīng)在很多行業(yè)中得到深入的探索和應(yīng)用，檔案館也正在逐步邁入數(shù)字檔案館的發(fā)展階段。

隨著檔案信息化建設(shè)中技術(shù)與管理之間的不斷融合和相互促進(jìn)革新，檔案館的諸多業(yè)務(wù)和管理的工作方式也在發(fā)生著積極的變化，檔案管理在新的發(fā)展環(huán)境下被賦予更加豐富的內(nèi)涵，數(shù)字檔案館也逐漸在滿足傳統(tǒng)檔案工作需求的基礎(chǔ)上，延伸出更加智能化、主動(dòng)而宏觀的檔案資源服務(wù)方面拓展性的功能，能夠?yàn)楦鞣N機(jī)構(gòu)的運(yùn)行和發(fā)展提供決策支持與參考，創(chuàng)造出更高的價(jià)值。

數(shù)字檔案館興起

科技發(fā)展為數(shù)字信息的形成、傳播、組織、存儲(chǔ)、管理和利用提供了現(xiàn)代化的手段和方法，在檔案資源的形成、管理和利用等方面也催生了新模式。一方面，各行業(yè)信息化程度日益提高，在新時(shí)期的生產(chǎn)管理中逐漸形成大量的數(shù)字化信息，新時(shí)期的檔案工作迫切地需要管理人員將這些數(shù)字化信息中具有憑證和利用價(jià)值的內(nèi)容實(shí)施規(guī)范化的保存、管理并提供廣泛而高效的檔案資源利用；另一方面，由于檔案數(shù)字化技術(shù)的不斷提高和用戶對(duì)檔案資源利用的進(jìn)一步需求，將傳統(tǒng)的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理也已成為普遍趨勢(shì)，將這些以新形態(tài)存在的檔案資源納入到統(tǒng)一規(guī)范管理中，成為當(dāng)前檔案工作的一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容。在此背景下，國內(nèi)外檔案館普遍開始建設(shè)數(shù)字檔案館。

關(guān)于數(shù)字檔案館，目前主要有兩種觀點(diǎn)，簡(jiǎn)單來說就是基于實(shí)體檔案館信息化的數(shù)字檔案館和基于檔案信息資源共享的數(shù)字檔案館。前者以傳統(tǒng)檔案館為主體，在國內(nèi)外已較為普遍，例如2003年建成的國內(nèi)第一家數(shù)字檔案館——青島市檔案館，以及2004年建成的國內(nèi)第一家公司數(shù)字檔案館——江蘇省電力公司數(shù)字檔案館，基于全方位逐步實(shí)現(xiàn)信息化的新型檔案館形態(tài)，數(shù)字檔案館包括了館藏和服務(wù)數(shù)字化與檔案館其他業(yè)務(wù)職能的信息化等內(nèi)容；而后者通常為多機(jī)構(gòu)聯(lián)合建設(shè)維護(hù)，并提供服務(wù)，這在國內(nèi)較為少見，典型的有美國西北數(shù)字檔案館，2002年初由華盛頓州檔案館、西雅圖市檔案館，還有一些高校和歷史協(xié)會(huì)聯(lián)合建立，為各類研究人員提供在線的信息檢索和服務(wù)。

不斷發(fā)展中的數(shù)字檔案館，以“信息數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化，館藏超時(shí)空化，服務(wù)有線化，利用者足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文”的新面貌，能夠全面實(shí)現(xiàn)檔案資源在信息化環(huán)境下的高效融合與共享，并在此基礎(chǔ)上貫徹知識(shí)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值提升和循環(huán)利用，以科學(xué)規(guī)范為指導(dǎo)，為決策提供參考和支持，真正提高檔案資源的利用層次和服務(wù)質(zhì)量。

輔助決策的方式

在信息化的社會(huì)環(huán)境下，檔案用戶對(duì)檔案信息的利用，除了在獲取速度和信息數(shù)量上有較高的要求外，對(duì)其所獲取到的檔案信息的質(zhì)量也開始重點(diǎn)關(guān)注起來，這對(duì)檔案工作中數(shù)據(jù)質(zhì)量提出較高的要求。而機(jī)構(gòu)的管理決策工作，在信息化背景下，對(duì)于檔案信息的利用也具有更高的期望。將知識(shí)管理的理念引入到檔案工作中來，與檔案管理和利用的流程相結(jié)合，并利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析和知識(shí)創(chuàng)新，最終運(yùn)用傳統(tǒng)查詢報(bào)表結(jié)合推送式主動(dòng)服務(wù)的方式，可以在數(shù)字檔案館的日常運(yùn)轉(zhuǎn)中實(shí)現(xiàn)對(duì)管理決策行為的信息參考和支持。

檔案管理流程結(jié)合知識(shí)管理體系

知識(shí)管理是將知識(shí)看作資產(chǎn)資源，以知識(shí)創(chuàng)新和應(yīng)用作為目標(biāo)的理念，是對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)外部各種信息進(jìn)行有效的識(shí)別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用，通過知識(shí)的共享和創(chuàng)新，有效地實(shí)現(xiàn)增值，進(jìn)而利用機(jī)構(gòu)的集體智慧來提高機(jī)構(gòu)的應(yīng)變能力和創(chuàng)造能力的一系列集成性、系統(tǒng)性的制度或方法。檔案是最重要的資源和資產(chǎn)，在檔案資源從采集形成、保存、日常管理，直到服務(wù)利用、宣傳的流程中，每個(gè)環(huán)節(jié)都充分貫徹融合知識(shí)管理的內(nèi)容，對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的知識(shí)資源進(jìn)行相應(yīng)的組織、傳遞、利用和開發(fā)，將顯著提升機(jī)構(gòu)競(jìng)爭(zhēng)力。在對(duì)檔案信息的分析研究和知識(shí)創(chuàng)新階段，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)充分發(fā)揮作用。

充分應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新

數(shù)據(jù)挖掘在概念上就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的實(shí)際應(yīng)用數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、但又是潛在有用的信息和知識(shí)的過程。這些知識(shí)可以用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持和過程控制，以及數(shù)據(jù)自身的維護(hù)。在數(shù)字檔案館環(huán)境下，數(shù)據(jù)挖掘的對(duì)象可以是結(jié)構(gòu)化對(duì)象，如數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)倉庫里的常規(guī)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)集合，可以是巨量的文本數(shù)據(jù)類電子檔案，還可以是Web數(shù)據(jù)，包括檔案用戶Web訪問信息、結(jié)構(gòu)、行為模式等內(nèi)容。Web數(shù)據(jù)是數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比之下很特殊的一類數(shù)據(jù)，對(duì)其進(jìn)行挖掘和分析可以為檔案工作人員研究檔案用戶的行為模式和需求方向提供直接的數(shù)據(jù)支持，有利于了解檔案資源與用戶的關(guān)聯(lián)，發(fā)掘潛在的客戶需求，為在檔案工作中進(jìn)一步充分發(fā)揮和完善個(gè)性化服務(wù)功能、優(yōu)化檔案信息資源組織和管理模式提供決策輔助參考，這也是檔案工作中一個(gè)未來的方向。

針對(duì)不同檔案的數(shù)據(jù)挖掘與知識(shí)應(yīng)用

在知識(shí)管理體系下，人們利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案館日常管理數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行抽象和分析，可以更加了解整個(gè)數(shù)字檔案館的運(yùn)行情況，促進(jìn)管理和業(yè)務(wù)水平的提高；在大量的專題知識(shí)中，進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新，能夠充分發(fā)掘潛藏的有用的專業(yè)性信息，用相應(yīng)的分析結(jié)果對(duì)專業(yè)決策提供輔助參考，從而在更深層次上發(fā)揮數(shù)字檔案的作用；而將以往決策檔案進(jìn)行綜合歸納分析，可以概覽機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展歷程和策略，發(fā)揮戰(zhàn)略性回顧與引導(dǎo)作用。針對(duì)不同檔案的數(shù)據(jù)挖掘與知識(shí)應(yīng)用體現(xiàn)了數(shù)字檔案館對(duì)決策的輔助功能。在信息傳遞的方式上，除了進(jìn)行傳統(tǒng)的知識(shí)整理和被動(dòng)提供數(shù)據(jù)檢索和報(bào)表等服務(wù)外，還應(yīng)在信息環(huán)境下突破傳統(tǒng)服務(wù)理念，積極探索和實(shí)踐更加及時(shí)高效和有針對(duì)性的服務(wù)模式。

應(yīng)用主動(dòng)性、引導(dǎo)性信息推送模式

利用當(dāng)前移動(dòng)辦公和手機(jī)終端的普及，結(jié)合無線網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)信息平臺(tái)等服務(wù)進(jìn)行主動(dòng)性、引導(dǎo)性的信息推送，可以極大地提高檔案管理和決策工作的效率，而且將促進(jìn)管理工作中的潛能開發(fā)。除此之外，應(yīng)用先進(jìn)的服務(wù)模式還能夠?qū)π畔⒎?wù)的過程進(jìn)行跟蹤和交互校對(duì)，充分挖掘新的信息并提高檔案資源利用的準(zhǔn)確率。一個(gè)典型的國際案例就是CDRS(Col-laborative Digital Reference Service，即聯(lián)合數(shù)字參考服務(wù))——國際上規(guī)模最大、最成功的導(dǎo)航式推送服務(wù)系統(tǒng)，它通過世界各地圖書館的共同參與和開發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源共享。2001年5月，隨著華盛頓郡聯(lián)合圖書館系統(tǒng)(WCCIS)的加盟，CDRS已擁有包括美國、加拿大、澳大利亞、德國、英國等100個(gè)成員。CDRS的宗旨是在任何時(shí)候都可以為在任何地點(diǎn)提出問題的任何用戶提供專業(yè)的參考服務(wù)。大規(guī)模的資源整合和推送，為管理和決策的支持提供豐富的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和高效的工作方式。目前國內(nèi)普遍應(yīng)用的較為常見的主動(dòng)性、引導(dǎo)性信息推送應(yīng)用，是與檔案管理信息系統(tǒng)相結(jié)合的短信平臺(tái)推送模式，以及移動(dòng)終端辦公的消息通知模式，也已經(jīng)在一定程度上實(shí)現(xiàn)基于當(dāng)前信息化的更快速和更有針對(duì)性的服務(wù)。

將服務(wù)模式納入知識(shí)創(chuàng)新良性循環(huán)

在知識(shí)管理體系下，我們可以充分運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘分析和信息主動(dòng)服務(wù)，充分結(jié)合“以用戶為中心，培養(yǎng)個(gè)性、引導(dǎo)需求”的服務(wù)模式，將個(gè)性化、主動(dòng)化、服務(wù)導(dǎo)向的策略與工作充分結(jié)合，并將產(chǎn)生和獲取的各種信息數(shù)據(jù)內(nèi)容作為一項(xiàng)新的信息或知識(shí)融入知識(shí)管理創(chuàng)新流程，將記錄信息和反饋結(jié)果數(shù)據(jù)納入管理，為服務(wù)模式本身的改進(jìn)和創(chuàng)新作出數(shù)據(jù)支持和決策輔助，以便更好地滿足用戶需求，體現(xiàn)“以人為本”的服務(wù)理念。

知識(shí)管理體系下充分運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘分析和信息主動(dòng)服務(wù)，充分結(jié)合“以用戶為中心，培養(yǎng)個(gè)性、引導(dǎo)需求”的服務(wù)模式，將個(gè)性化、主動(dòng)化、服務(wù)導(dǎo)向的策略與工作充分結(jié)合，并將產(chǎn)生和獲取的各種信息數(shù)據(jù)內(nèi)容作為一項(xiàng)新的信息或知識(shí)融入知識(shí)管理創(chuàng)新流程，

輔助決策的內(nèi)涵

數(shù)字檔案館的決策輔助作用對(duì)于檔案管理和各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展和完善，具有巨大而深遠(yuǎn)的意義，是檔案管理工作對(duì)信息化建設(shè)的一個(gè)高層次需求。

數(shù)字檔案館所提供的決策參考與支撐，具有五種內(nèi)涵。

決策客觀性

建立在海量數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，以管理和技術(shù)規(guī)范為指導(dǎo)，使用科學(xué)的建模和分析方法所得出的結(jié)論知識(shí)，在對(duì)決策人員產(chǎn)生的影響上，必然比人為的輔助信息具有更強(qiáng)的客觀性，減少了信息不足可能帶來的觀點(diǎn)缺失，也可以盡量減少人的思維和觀點(diǎn)差異對(duì)決策工作可能帶來的偏差。

信息知識(shí)顯性

數(shù)據(jù)挖掘可以快速有效地分析和處理海量數(shù)據(jù)和信息，使隱藏在數(shù)據(jù)中的規(guī)律和概念得以呈現(xiàn)，隱性知識(shí)顯性化，顯性知識(shí)結(jié)構(gòu)化，為數(shù)字檔案館的科學(xué)管理和服務(wù)水平的不斷提高提供有力支持，使檔案館向著知識(shí)化的方向發(fā)展。

推測(cè)和預(yù)判性

檔案工作中有很多問題因素不盡相同，利用數(shù)據(jù)挖掘和分析，在挖掘出的隱藏在檔案資源和用戶信息中的規(guī)律進(jìn)行知識(shí)化學(xué)習(xí)與實(shí)踐驗(yàn)證，可以在此基礎(chǔ)上對(duì)以后工作的某些問題進(jìn)行推測(cè)和預(yù)判，減少或消除檔案管理和業(yè)務(wù)工作中諸多的不確定性。

全局抽象性

處于信息爆炸的時(shí)代，檔案資源也呈現(xiàn)出廣闊無邊的態(tài)勢(shì)，同時(shí)在數(shù)字檔案館中，除了檔案資源還存在大量的用戶數(shù)據(jù)和各種日志記錄等數(shù)據(jù)信息。如此海量和復(fù)雜的各類數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致管理和決策者往往在需要時(shí)無法全面而準(zhǔn)確地了解一個(gè)專題或者業(yè)務(wù)活動(dòng)的概況和走向。通過數(shù)據(jù)挖掘和分析，將海量數(shù)據(jù)進(jìn)行全面化抽象化處理，其所形成的結(jié)構(gòu)或概念可以為管理和決策者對(duì)特定時(shí)間下的特定數(shù)據(jù)和應(yīng)用狀況進(jìn)行全面而準(zhǔn)確的了解。

決策輔助的效率與準(zhǔn)確率

在數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中，借助計(jì)算機(jī)硬件的性能，利用各種計(jì)算方法和相對(duì)應(yīng)的軟件，可以進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)計(jì)算分析和與實(shí)踐結(jié)合的調(diào)整校對(duì)。在對(duì)管理和決策工作提供參考和輔助的同時(shí)，充分體現(xiàn)數(shù)字化信息化環(huán)境下的效率，以及在此效率的基礎(chǔ)上通過精密計(jì)算和科學(xué)方法來保障較高準(zhǔn)確率。

從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，數(shù)字檔案館的決策輔助作用將在檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展中得到更加充分的發(fā)揮，以更豐富的表現(xiàn)方式帶來更高效實(shí)用的改進(jìn)，為檔案的決策和管理工作注入新活力。

信息技術(shù)的飛速發(fā)展和信息化應(yīng)用的普及與深化，極大提高了檔案信息的利用范圍和效率，也使得檔案資源的價(jià)值被重新審視。數(shù)字化檔案館的建設(shè)已經(jīng)成為評(píng)價(jià)一個(gè)機(jī)構(gòu)的檔案工作和信息化建設(shè)的重要旗幟。

加快建設(shè)數(shù)字化檔案館，充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段輔助檔案館開發(fā)、集成和共享檔案資源，為社會(huì)提供多元化服務(wù)，為運(yùn)營管理和業(yè)務(wù)開展提供輔助決策，已經(jīng)成為國家信息化和信息資源戰(zhàn)略的重要內(nèi)容。在此潮流和機(jī)遇下，數(shù)字檔案館的決策輔助作用也必將得到更全面的體現(xiàn)。

（作者單位為國網(wǎng)電力科學(xué)研究院）