淺談機(jī)電安裝工程施工成本管理信息化

劉艷梅 中國水利水電第二工程局有限公司

淺談機(jī)電安裝工程施工成本管理信息化

劉艷梅 中國水利水電第二工程局有限公司

結(jié)合機(jī)電安裝工程施工成本管理的實踐經(jīng)驗，對機(jī)電安裝工程施工成本管理全過程的分析研究，將整個管理過程分析解成為相對獨(dú)立而又相互聯(lián)系的工作職能模塊，并對各模

塊的功能和成本信息進(jìn)行定義和有機(jī)地鏈接，形成一套機(jī)電安裝工程施工成本管理系統(tǒng)。

機(jī)電安裝工程；施工成本；信息化管理

引文

由于機(jī)電安裝工程在目前的項目管理中，大部分附屬于建筑工程項目進(jìn)行管理，無論是在項目管理還是在成本管理方面都沒有放在重要的位置。但是隨著機(jī)電技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)電安裝工程的系統(tǒng)不斷擴(kuò)展，系統(tǒng)越來越復(fù)雜，造價越來越高，管理難度也越來越大，對安裝與物流過程中信息追溯與管理的要求與日俱增。

由于機(jī)電安裝工程具有與建筑工程不同的特點(diǎn)，專業(yè)內(nèi)容多、系統(tǒng)復(fù)雜、成本構(gòu)成復(fù)雜，造成成本控制難度加大，同時又因為機(jī)電安裝工程的特殊性，其成本空間和利潤空間亦相對較大，所以有必要對機(jī)電安裝工程的成本管理進(jìn)行系統(tǒng)化的研究。

1 成本管理系統(tǒng)信息化的建立

安裝工程的成本管理是一個非常復(fù)雜的過程，由于長期傳統(tǒng)管理模式的影響，要實施信息化系統(tǒng)管理，需要一個過程，否則很容易半途而廢。在管理實施過程中，一種新的管理模式往往存在兩面性，即先進(jìn)性和復(fù)雜性。在成本管理系統(tǒng)中，傳統(tǒng)的管理模式較為簡單，主要依靠成熟的經(jīng)驗和得力人員的管理，不須對數(shù)據(jù)進(jìn)行大量的分析，有時候效率很高，在一些規(guī)模較小的企業(yè)中，有其適用的環(huán)境，但是隨著企業(yè)的發(fā)展，工程項目的不斷增多，成本的管理就很難保持控制的水平，漏洞很多。

1.1 成本管理過程分析

成本管理系統(tǒng)分析是管理系統(tǒng)建立的基礎(chǔ)，是系統(tǒng)實施的最基本的過程。施工企業(yè)根據(jù)目前的管理狀況，對安裝工程施工成本管理的全過程進(jìn)行分析，對管理過程進(jìn)行職能分解，分析各職能的作業(yè)過程、職能之間的關(guān)系、作業(yè)過程中存在的問題、解決方法等。

在機(jī)電安裝工程中，成本作業(yè)的職能包括了預(yù)算管理職能、計劃管理職能、采購管理職能、施工管理職能、倉庫管理職能、結(jié)算管理職能、成本分析職能、成本控制職能、成本決策職能。

預(yù)算管理中普遍存在的問題是：工程量計算不準(zhǔn)確，多算或漏算；材料設(shè)備的價格不準(zhǔn)確，造成套價過高或過低；分項工程套價錯誤。成本計劃管理中存在的問題是：設(shè)定的目標(biāo)不符合實際，目標(biāo)太高或太低。采購管理中存在的問題：采購管理是安裝工程中最重要的管理職能，也是最容易失控的過程，主要問題是采購的價格和質(zhì)量，采購價格比合理價格高或以次充好，采購人員與供應(yīng)商互相串通等。施工管理中存在的問題：虛報完成工程量和安裝費(fèi)用、材料耗量大等問題。倉庫管理中存在的問題：材料進(jìn)庫管理不嚴(yán)，造成進(jìn)庫量大于實際量，材料領(lǐng)用管理不嚴(yán)，造成材料流失。結(jié)算管理中存在的問題：結(jié)算工程量少于實際完成工程量，材料價格低于采購價格。

1.2 成本管理系統(tǒng)信息化結(jié)構(gòu)

安裝工程的成本管理系統(tǒng)信息化結(jié)構(gòu)包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)兩部分，硬件系統(tǒng)是指為實現(xiàn)計算機(jī)管理而設(shè)計的設(shè)備系統(tǒng)，軟件系統(tǒng)是指為實現(xiàn)計算機(jī)管理而設(shè)計的計算機(jī)管理程序系統(tǒng)，這兩個系統(tǒng)構(gòu)成完整的管理系統(tǒng)，它們之間相互依存，缺一不可。所以要建立成本管理系統(tǒng)的信息化結(jié)構(gòu)，就應(yīng)建立計算機(jī)硬件結(jié)構(gòu)和計算機(jī)軟件結(jié)構(gòu)，二種結(jié)構(gòu)要相互配套和相互適應(yīng)。

1.2.1 管理系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)

計算機(jī)設(shè)備和通用INTERNET網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成本系統(tǒng)的硬件系統(tǒng)，其中計算機(jī)設(shè)備包括：服務(wù)器總站、數(shù)據(jù)集中存儲設(shè)備、進(jìn)行管理系統(tǒng)各項目及職能操作的末端工作站、輸出設(shè)備等，所有工作站通過互聯(lián)網(wǎng)與系統(tǒng)服務(wù)總站連接，實現(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸和處理，如圖1所示。

圖1 計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖

1.2.2 管理系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)

管理系統(tǒng)軟件是成本管理系統(tǒng)信息化的核心，也是系統(tǒng)信息化過程的主要內(nèi)容，實際上系統(tǒng)信息化的設(shè)計主要是指計算機(jī)軟件的設(shè)計。

由于管理系統(tǒng)具有層次性的結(jié)構(gòu)，特別是安裝工程管理系統(tǒng)，以工程項目為研究對象，設(shè)計統(tǒng)一的管理結(jié)構(gòu)模型，對不同的工程項目從預(yù)算開始到工程結(jié)算完成，都可以相對獨(dú)立的進(jìn)行成本管理，新項目可以在管理系統(tǒng)的平臺上方便地建立一個初始化的管理系統(tǒng)。管理系統(tǒng)總的結(jié)構(gòu)可以分為成本管理系統(tǒng)總臺、項目成本管理系統(tǒng)兩部分，項目成本管理系統(tǒng)又按專業(yè)進(jìn)行劃分，分為電氣安裝工程、給排水工程、弱電工程、通風(fēng)空調(diào)工程、熱能動力工程、工藝設(shè)備安裝工程等，在專業(yè)劃分中還要預(yù)留專業(yè)再細(xì)分的結(jié)構(gòu)空間，如電氣工程還可以劃分為動力照明工程、防雷接地工程、高壓配電工程、低壓配電工程等管理模塊。

安裝工程成本管理系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)按總系統(tǒng)劃分可分為：系統(tǒng)管理模塊和項目成本管理模塊；項目成本管理模塊按成本管理職能劃分為：預(yù)算管理模塊、成本計劃模塊、采購模塊、施工管理模塊、倉庫管理模塊、資金管理模塊、工程結(jié)算模塊、成本分析模塊、成本控制模塊、成本考核模塊、成本決策模塊；各職能模塊按專業(yè)劃分和部位劃分進(jìn)行管理。

1.3 系統(tǒng)管理模塊功能及數(shù)據(jù)流程

系統(tǒng)管理模塊是整個成本管理系統(tǒng)的管理平臺，對整個管理系統(tǒng)進(jìn)行管理、協(xié)調(diào)、分配和技術(shù)支持。它的功能包括建立項目管理目錄、新建項目管理模塊、職能分配、系統(tǒng)設(shè)置、所有成本數(shù)據(jù)的存儲管理、項目數(shù)據(jù)的調(diào)入等。

（1）建立項目管理文檔目錄：由于管理系統(tǒng)需要管理很多的安裝工程項目，為了方便進(jìn)入項目成本管理系統(tǒng)，必須建立以項目名稱為內(nèi)容的管理文檔目錄，選擇項目名稱即可以進(jìn)入某一項目的管理系統(tǒng)。不同類型的文檔將有不同的生命周期，譬如設(shè)計—校對—審核—發(fā)放等。不同的狀態(tài)所對應(yīng)的修改的權(quán)限和流程不盡相同，如圖2所示。

圖2 項目管理文檔成熟度控制

（2）新建項目管理模塊：當(dāng)有新的工程項目需要實施前，須建立一個新的項目管理模塊，項目管理模塊包含整個項目成本管理系統(tǒng)的程序模塊和數(shù)據(jù)初始模塊，形成某一項目相對獨(dú)立運(yùn)作的成本管理系統(tǒng)。

（3）職能分配：對項目模塊的職能模塊按項目職能崗位和人員進(jìn)行權(quán)限分配和操作碼設(shè)置，只有擁有相應(yīng)權(quán)限的人員才能進(jìn)入相應(yīng)的職能模塊進(jìn)行操作。

（4）系統(tǒng)設(shè)置：對系統(tǒng)的一些特殊功能進(jìn)行設(shè)置，如文件收閱提示、報表上報提示、成本超標(biāo)報警示等進(jìn)行設(shè)置。

（5）項目模塊數(shù)據(jù)存儲：定期將項目成本系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)進(jìn)行自動備份存貯到后臺存貯設(shè)備中，如硬盤陣列。

（6）數(shù)據(jù)調(diào)入：必要時將備份的數(shù)據(jù)調(diào)入到項目模塊。

（7）數(shù)據(jù)流程：系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)輸入包括項目建立的輸入信息、系統(tǒng)設(shè)置的信息、項目發(fā)生的信息等，數(shù)據(jù)輸出包括項目信息的整體輸出存貯、打印等。

2 機(jī)電安裝工程施工流程及成本管理系統(tǒng)

2.1 工作流程管理

機(jī)電安裝工程施工工作流程管理提供了自動處理其業(yè)務(wù)與產(chǎn)品的獨(dú)特業(yè)務(wù)流程的功能，能夠?qū)I(yè)務(wù)與產(chǎn)品開發(fā)、文檔簽審、工程變更、數(shù)據(jù)歸檔/發(fā)放等相關(guān)業(yè)務(wù)流程用電子化的方式實現(xiàn)。2.1.1流程定義

圖形化的工作流程編輯器，通過編輯器建立工作流程模板?？梢酝ㄟ^該工具描述各階段獲得的設(shè)計管理流程，在確認(rèn)后使這些流程生效，這樣就完成了協(xié)同工程設(shè)計目標(biāo)流程在軟硬件系統(tǒng)平臺中的描述問題。

2.1.2 流程/工具/信息/人員的結(jié)合（流程自動化）

在通過工作流程平臺描述目標(biāo)流程后，就可以將工作流程初始化過程建立成工作流程項目。通過這種方式可以將任務(wù)自動分發(fā)到參與人員的工作列表和電子郵件中，實現(xiàn)流程的自動化，從而最大限度地提高流程的效率。

2.1.3 流程進(jìn)度管理

工作流程管理員可以用平臺提供的圖形方式，監(jiān)視和管理正在進(jìn)行的工作流程，并能審查已經(jīng)完成的或人為中止的過程，以及工作流程和活動的詳細(xì)信息，可以指明某個活動當(dāng)前的狀態(tài)，它什么時候開始、什么時候結(jié)束、它的時間段，參與人員以及變化值?？梢约涌臁⑻^、暫停和恢復(fù)、或者中止某些過程的活動。將實際的任務(wù)進(jìn)度采用圖示的方式進(jìn)行直觀地顯示，簡化業(yè)務(wù)主管工作人員的使用。

2.2 產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理系統(tǒng)

產(chǎn)品結(jié)構(gòu)管理工具使用了一種動態(tài)、全描述性的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，來表示所有可能的配置。并在給定一種包括產(chǎn)品視圖、生命周期狀態(tài)、日期或批次等相關(guān)參數(shù)的配置說明后，用戶就可以隨時計算出簡單的物料清單，這個清單表示一個產(chǎn)品部件的特定配置。

傳統(tǒng)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理通常是將圖號等同于零件號。而在本文的管理系統(tǒng)中，已經(jīng)將圖號（零件號）表述成一個邏輯的概念，產(chǎn)品的總成、組件或零件都有唯一的零件號（傳統(tǒng)意義上的圖號）。該零件號具有不同的版本。而且能夠關(guān)聯(lián)一份或者多份圖紙、設(shè)計規(guī)范、工藝信息等。因此，在應(yīng)用工作流程系統(tǒng)后，必須應(yīng)該從觀念上改變對傳統(tǒng)的圖號的理解。

2.3 產(chǎn)品變更管理系統(tǒng)

工程中有關(guān)產(chǎn)品信息的變更是否能夠控制，很大程度上直接反映在產(chǎn)品的質(zhì)量和成本上，通常情況下變更的范圍無法確定，零件互換和配套更改無法實現(xiàn)，工程師總是通過設(shè)計新零件來處理產(chǎn)品生產(chǎn)、使用工程中產(chǎn)生的問題，更改通知不及時，尤其是涉及供應(yīng)商的提供的產(chǎn)品，造成誤工、重復(fù)設(shè)計或采購，使得產(chǎn)品的綜合成本無法控制。圖3是信息管理系統(tǒng)的產(chǎn)品變更成本模型。

圖3 產(chǎn)品變更成本模型

由于管理系統(tǒng)所維護(hù)的產(chǎn)品模型可以確定產(chǎn)品零部件之間的借用關(guān)系，所以可以評估變更影響，提供一個完整的產(chǎn)品變更解決方案。同時，使用強(qiáng)大的版本控制和工作流管理功能， 根據(jù)企業(yè)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對變更問題的描述、變更單成立、執(zhí)行變更、變更發(fā)布有續(xù)控制，保證變更的正確性、及時性和完成性。

3 成本管理系統(tǒng)的確立、更新與運(yùn)行

3.1 成本管理系統(tǒng)說明書的編制

在計算機(jī)程序設(shè)計之前，實施單位必須進(jìn)行設(shè)計說明書的編制，明確系統(tǒng)管理系統(tǒng)模型、系統(tǒng)管理模塊的功能、功能關(guān)系、數(shù)據(jù)傳輸流程、數(shù)據(jù)傳輸方式等。說明書的編制應(yīng)該充分體現(xiàn)管理系統(tǒng)的意圖和管理思路，力求使計算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計人員能夠充分理解系統(tǒng)設(shè)計的內(nèi)容和管理方法。

系統(tǒng)設(shè)計說明書編制完成后可以找專業(yè)計算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計單位進(jìn)行計算機(jī)系統(tǒng)的設(shè)計，設(shè)計人員對設(shè)計說明書進(jìn)行分析和理解，并與實施單位進(jìn)行不斷的交流，使系統(tǒng)更加完善和明晰。計算機(jī)系統(tǒng)的設(shè)計按如下階段進(jìn)行：初步設(shè)計階段、系統(tǒng)模塊程序設(shè)計階段、系統(tǒng)集成階段和系統(tǒng)完成階段。初步設(shè)計階段是對系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、功能模塊、數(shù)據(jù)模塊進(jìn)行設(shè)計，系統(tǒng)是由各種相對獨(dú)立、同時又是相互聯(lián)系的功能組成，系統(tǒng)集成是將各模塊進(jìn)行有機(jī)的連接，形成完整的計算機(jī)程序系統(tǒng)。計算機(jī)程序完成后，進(jìn)入計算機(jī)系統(tǒng)的調(diào)試，確保系統(tǒng)在實施時的可靠運(yùn)行。

3.2 成本管理系統(tǒng)采購方案與成本核算

3.2.1 成本管理系統(tǒng)的采購方案

成本管理系統(tǒng)中采購方案的實現(xiàn)和確定：

(1) 發(fā)貨：物料撤回過賬意味著倉庫庫存數(shù)量與價值的減少。有一些不同的發(fā)貨處理可以執(zhí)行時，就直接向成本中心發(fā)貨，向內(nèi)部訂單發(fā)貨，向廢料發(fā)貨等等。

(2) 庫存調(diào)撥：在公司內(nèi)，貨物運(yùn)動不僅以接貨與發(fā)貨的形式出現(xiàn)。內(nèi)部庫存調(diào)撥也可能很必要，而這會以工廠、儲存地道儲存地的移動、或從一個庫存類型比如上鎖的、無限制的到另一個庫存類型等的形式出現(xiàn)。

(3) 物料規(guī)劃：系統(tǒng)將把可用倉庫庫存與物料主記錄中的再訂購水平進(jìn)行比較。如果可用庫存低于再訂購水平，就會產(chǎn)生一個訂購建議。

(4) 庫存盤點(diǎn)：可以定期進(jìn)行一次庫存清點(diǎn)，這包括創(chuàng)建一個實際庫存存貨目錄憑證，輸入清點(diǎn)結(jié)果，然后將庫存登記差額過賬。周期性清點(diǎn)：在一個財年中實際的庫存存貨登記定期清點(diǎn)。

(5) 不同企業(yè)間采購：跨越企業(yè)邊界運(yùn)轉(zhuǎn)得很好的組織或系統(tǒng)享有一個很可觀的競爭優(yōu)勢，由于企業(yè)規(guī)則和管理方式的不斷變化，每個企業(yè)的整個供應(yīng)鏈（從原材料到成品，從庫存到財務(wù)會計）都深受影響。所以，成本管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲在物料與客戶主記錄中，它們會按照訂單生成時間記入，或者這些信息可被直接輸入。

3.2.2 成本管理系統(tǒng)的成本核算

成本管理系統(tǒng)的產(chǎn)品成本核算需要將生產(chǎn)物料用物料出票和程序進(jìn)行計算，還要允許對非直接成本進(jìn)行分配和恢復(fù)，發(fā)生的實際成本對照著每個生產(chǎn)訂單進(jìn)行記錄，可進(jìn)行實際成本與計劃成本的對照分析，差額分解成細(xì)目做更詳盡的檢查。成本管理系統(tǒng)可以采用以下方式實現(xiàn)成本控制：

(1) 計劃模式：采用長期模擬計劃，即由年度銷售計劃觸發(fā)大宗原材料的采購計劃。

(2) 庫存控制：企業(yè)為了控制吊滯物品庫存，完全采用按銷售訂單需求來組織生產(chǎn)與采購，同時達(dá)到零庫存管理和對成本的有限控制與跟蹤的目的。

(3) 物流模式：隨著供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的緊密銜接，結(jié)合行業(yè)的特點(diǎn)，采用單純的經(jīng)典物流需求計劃運(yùn)行方式并非最佳，逐步推進(jìn)JIT應(yīng)該是行業(yè)的最佳方案。

(4) 靈活的物料：對于同一物料存在沒物料清單的情況，可以使用可替換物料清單來滿足企業(yè)的需求。在物料清單中設(shè)計損耗率等相關(guān)參數(shù)，使得物料清單更加接近真實的情況。

(5) 變式配置：將同一產(chǎn)品的不同特性，如形狀、顏色等賦值給不同的參數(shù)，然后按照客戶的需求，將各個參數(shù)賦予不同的值。在創(chuàng)建銷售訂單時，可以選擇不同的特性值來滿足客戶不同的需求。

3.3 成本管理系統(tǒng)的運(yùn)作

管理系統(tǒng)完成后，實施單位就可以進(jìn)行系統(tǒng)運(yùn)作了，系統(tǒng)運(yùn)作按如下過程進(jìn)行：運(yùn)作前準(zhǔn)備、項目試運(yùn)行、運(yùn)行評估、系統(tǒng)優(yōu)化、系統(tǒng)的全面運(yùn)行。

4 結(jié)束語

機(jī)電裝工程施工成本管理模型的建立是管理系統(tǒng)實施的基礎(chǔ)，而管理系統(tǒng)信息化的設(shè)計又是管理系統(tǒng)實施的技術(shù)手段，也是管理水平持續(xù)發(fā)展的保障，在計算機(jī)技術(shù)高度發(fā)展的今天，實現(xiàn)機(jī)電安裝工程施工成本管理信息化是必要且可行的。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2011.16.091

劉艷梅，女、1972年—，內(nèi)蒙古人，中國水利水電第二工程局有限公司工程師，大學(xué)本科，研究方向:機(jī)電制作安裝 。