淺談學(xué)校文書檔案的新舊歸檔方法的利與弊

曹 聰

(山東省北鎮(zhèn)中學(xué) 山東 濱州 256600)

學(xué)校檔案涉及的范圍很廣，包括學(xué)校在教學(xué)實(shí)踐過程、科學(xué)研究活動與黨群組織活動時(shí)形成的具有翻閱價(jià)值的記錄，通常分為文書檔案與影響檔案，其中文書檔案中的教師人事檔案是檢索率較高的檔案，也是政府相關(guān)機(jī)構(gòu)需定期查閱的學(xué)校檔案之一。在傳統(tǒng)的辦公方法中，政府發(fā)放給學(xué)校的文書材料與教師的人事檔案在歸檔時(shí)常采用立卷歸檔的方法，每次查閱需利用的人力物力較大，隨著信息化辦公手段的發(fā)展，相關(guān)工作人員開始嘗試使用電子辦公手段，以求實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理。

1.傳統(tǒng)的學(xué)校文書檔案歸檔方法的不足

在信息化辦公手段沒有普及的時(shí)候，政府機(jī)構(gòu)相關(guān)工作人員在管理高中重點(diǎn)學(xué)校的教師人事檔案與歸檔發(fā)放給學(xué)校的文書檔案時(shí)，多是采用將打印好的文書備份文件立卷收存的方式，將具有查閱價(jià)值的文書資料按照類型分類，并依照時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，而文檔中的內(nèi)容多是以文字為主，即使配以相關(guān)的圖像資料，也是黑白影印版，通常存在失真的隱患。在查閱這類文卷檔案時(shí)，工作人員會查找相應(yīng)關(guān)鍵字或是按照歸檔時(shí)間進(jìn)行檢索，這一環(huán)節(jié)需要花費(fèi)一定的時(shí)間[1]。

在這類歸檔方法中，一份文檔從確定需要?dú)w檔到真正做好歸檔工作需要經(jīng)過多項(xiàng)手續(xù)。首先工作人員需要對送來的文檔進(jìn)行分類，然后根據(jù)各類文檔的具體內(nèi)容進(jìn)行組卷，并將這些新組成卷宗依照邏輯或時(shí)間順序進(jìn)行排列并編號，待這部分文檔被整理好后，工作人員還需要依據(jù)其中關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行抄目，隨后裝訂成冊，收入相應(yīng)的檔案柜中。這種工作方式在應(yīng)對數(shù)量較少的檔案文件時(shí)，具有細(xì)致詳細(xì)的優(yōu)勢，但若是同期檔案的數(shù)量較龐大，工作人員會感到較大壓力，尤其是在每年一次的檔案整理中。

與此同時(shí)，傳統(tǒng)文書檔案管理還有一項(xiàng)工作是擬寫案卷的標(biāo)題與保管期限。這一工作的內(nèi)容更為復(fù)雜，并且隨著時(shí)間的演唱，整理與調(diào)取工作會愈加繁瑣，為正常工作帶來許多不便，使檔案的管理失去了時(shí)效性。

2.現(xiàn)代化學(xué)校文書檔案歸檔方法的優(yōu)勢

為使高中重點(diǎn)學(xué)校的文書檔案與人事檔案管理更為簡潔高效，提高辦公質(zhì)量與效率，政府部門應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，對工作方法進(jìn)行改革，推行信息化辦公[2]。

首先，在管理文書檔案方面，可采用將傳統(tǒng)的訂立卷宗歸檔的方式轉(zhuǎn)換為每一單獨(dú)文件設(shè)定一個檢索關(guān)鍵詞，并在各文件中建立分層邏輯關(guān)系，方便工作人員在檢索時(shí)既可快速找到具體的文檔，也可以根據(jù)分類找到某一類的所有文檔。這一工作在歸檔時(shí)會在一定程度上增加工作人員的工作量，但卻可以為日后的檢索與查閱工作提供很多方便。如今，信息化辦公設(shè)備已更新?lián)Q代，工作人員可以借助的信息化手段愈加豐富，在歸檔相關(guān)文檔的同時(shí)，工作人員可備份一份電子資料，添加到已有資料的數(shù)據(jù)庫中。這樣一來，既保證了原版資料的存檔完整，也可通過保證電子版文檔在多次的檢索查閱中不受損傷，實(shí)現(xiàn)長期高質(zhì)量的檔案管理。

其次，由于政府向高中重點(diǎn)學(xué)校分發(fā)的文檔種類眾多，時(shí)間跨度也不一，在歸檔時(shí)還存在部分文檔批復(fù)手續(xù)復(fù)雜的問題，若是遇到了跨年度的文檔，在整理時(shí)會遇到一些列問題。然而，若是使用了電子數(shù)據(jù)庫的方式來歸檔文檔，則可不必像傳統(tǒng)文檔歸檔方法那樣，因單個文檔的插入而轉(zhuǎn)換一批文檔的編號，重新制定許多編目，而是簡單地在數(shù)據(jù)庫中未該文檔設(shè)立新編號即可，極大地簡化了歸檔工作的手續(xù)。但這一方法并不代表工作人員可不再使用紙質(zhì)文檔收存學(xué)校相關(guān)檔案，為防止電子檔案由于電子設(shè)備的損壞或網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定造成丟失，工作人員還是要保護(hù)好原版的紙質(zhì)文檔，知識在電子版目錄的輔助下，編錄工作可適當(dāng)進(jìn)行簡化。

最后，傳統(tǒng)的檔案在歸檔到檔案室后是有專人負(fù)責(zé)其安全性的，在使用現(xiàn)代化辦公手段時(shí)，工作人員也要注意數(shù)據(jù)的安全。

結(jié)束語

綜上所述，檔案文書工作是為日后所需的查閱與審核服務(wù)的，核心原則是保證檔案的真實(shí)有效，并長期不受損毀。在過去的高中重點(diǎn)學(xué)校文檔歸檔方法中，單份文檔的檢索較為困難，出錯率高，同時(shí)紙質(zhì)文檔若是保存不當(dāng)很容易受到損傷。而在現(xiàn)代化的信息辦公方法中，各類分檔的分類更為科學(xué)，文檔內(nèi)容也可長久安全保存，在檢索時(shí)也更加便捷，是辦公室管理應(yīng)發(fā)展的方向。