基于ERP環(huán)境的預算管理系統(tǒng)構(gòu)建及應用（下）——以A集團公司為例

金蝶軟件（中國）有限公司 龍明香 中山大學管理學院 劉運國

基于ERP環(huán)境的預算管理系統(tǒng)構(gòu)建及應用（下）
——以A集團公司為例

金蝶軟件（中國）有限公司 龍明香 中山大學管理學院 劉運國

（2）通過X預算管理系統(tǒng)與ERP業(yè)務系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)實時適時預算控制。預算編制本身不是目的，執(zhí)行與控制才是目的，而且應該是一種適時執(zhí)行與控制。因而，選擇恰當?shù)念A算控制環(huán)節(jié)（控制點）很重要。選擇的控制環(huán)節(jié)恰當與否，區(qū)別在于控制的點不一樣，還有控制的根據(jù)與控制的方法不一樣。

X預算管理系統(tǒng)通過與采購、銷售、人力資源、資金、存貨、應收、應付、固定資產(chǎn)、總賬等ERP子系統(tǒng)的有效銜接，實現(xiàn)了事前、事中和事后的全面控制。

A集團公司在X預算管理系統(tǒng)中，結(jié)合實際業(yè)務需求，可對需進行預算控制的預算項目預先設(shè)置好控制流程與策略（控制方式），預算項目的控制流程與策略一旦設(shè)置完成并啟用后，無權(quán)限者不可進行更改，相關(guān)的預算執(zhí)行主體只能按指定的控制流程進行執(zhí)行，從而有效防止了預算松弛在執(zhí)行階段的發(fā)生。當預算執(zhí)行人員和業(yè)務人員在系統(tǒng)中錄入業(yè)務單據(jù)（如預算申請單、憑證、采購申請單、應付款申請單）時，系統(tǒng)自動檢測預算額度，按照設(shè)置的預算控制策略處理業(yè)務，進行實時、適時的控制。A集團公司還通過X預算管理系統(tǒng)提供的預警平臺功能，對預算的關(guān)鍵指標設(shè)定預警條件。當預警條件滿足時，系統(tǒng)會自動根據(jù)相關(guān)預算項目的控制策略進行預警。

為了避免業(yè)務活動完成后才發(fā)現(xiàn)有超預算的情況發(fā)生，A集團公司在預算執(zhí)行流程中建立了三類控制流程：業(yè)務流控制流程、資金流控制流程和重大事項控制流程。A集團公司的采購付款預算執(zhí)行流程如圖5所示。

圖5 A集團公司采購付款預算執(zhí)行流程示意圖

A集團公司借助X預算管理系統(tǒng)提供的預算控制功能，采用定額控制、累計控制、總量控制、彈性控制等多種方式對不同的預算項目按月度或季度進行控制。按照審批的預算方案，對各業(yè)務系統(tǒng)的實際業(yè)務按工作流程方式進行相應的監(jiān)控。同時依據(jù)工作流配置情況，對超出預算部分選擇：取消、特批、追加預算等方式繼續(xù)處理相應經(jīng)濟業(yè)務。

由此可見，A集團公司借助與ERP集成應用的X預算管理系統(tǒng)提供的預算控制策略、業(yè)務執(zhí)行自動對比預算控制功能、關(guān)鍵指標預警控制功能，實現(xiàn)“人控”向“機控”的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)實時、適時的預算控制，從而有效防止“道德風險”類預算松弛在預算執(zhí)行過程中的發(fā)生，提高預算管理應用效果。

（3）規(guī)范預算調(diào)整流程。下達執(zhí)行的預算，原則上不予調(diào)整；特殊情況需經(jīng)預算管理委員會審查，并按預算項目對應的預算調(diào)整審批流程批準、下達。

X預算管理系統(tǒng)提供預算表調(diào)整和預算調(diào)整單兩種方式（流程如圖6所示）實現(xiàn)預算調(diào)整與追加需求。采用預算表調(diào)整方式進行調(diào)整時，系統(tǒng)以修改狀態(tài)打開預算表，在預算表上對預算數(shù)據(jù)進行直接修改。對于少量預算項目的調(diào)整，可以通過預算調(diào)整單方式進行預算調(diào)整。A集團公司通過預算表調(diào)整方式實現(xiàn)在預算審批定案后由外部原因變動引起的大規(guī)模預算調(diào)整，通過預算調(diào)整單方式實現(xiàn)在運營過程中的單項預算調(diào)整。

圖6 預算調(diào)整流程圖

X預算管理系統(tǒng)提供多級、跨單位審批功能，并通過預警與協(xié)作平臺進行推式提醒和自動鏈接。讓A集團公司的管理者非常方便地查看預算調(diào)整的申請并簽署審批意見，實現(xiàn)預算調(diào)整審批流程的規(guī)范性。

預算調(diào)整表完成審批后，系統(tǒng)自動產(chǎn)生新版本的預算表，實現(xiàn)預算數(shù)據(jù)調(diào)整后的自動更新，并可以通過“歷史版本”的功能對預算表的新舊版本進行查看與對比分析。

A集團公司借助X預算管理系統(tǒng)的多級、跨組織審批功能、預警與協(xié)作平臺功能、預算調(diào)整自動更新預算表功能、預算調(diào)整前后預算表版本對比功能實現(xiàn)規(guī)范性的預算調(diào)整流程，有效防止調(diào)整階段信息不對稱導致預算松弛（如借調(diào)整而虛報預算），從而提高預算管理應用效果。

（4）績效管理與預算考核的對接，實現(xiàn)預算與人力資源的綜合管理。獎懲是預算執(zhí)行者執(zhí)行預算的動力，所以為了實現(xiàn)企業(yè)整體戰(zhàn)略與預算目標，使預算能得到有效執(zhí)行，預算的實施必須使執(zhí)行效果與預算責任人的獎懲掛鉤，建立獎懲制度。

A集團公司建立了績效考核體系，并將其嵌入到X預算管理系統(tǒng)與人力資源管理系統(tǒng)中。根據(jù)分解的預算考核指標，結(jié)合人力資源系統(tǒng)的績效考評、薪酬發(fā)放，與部門、個人收入建立聯(lián)系，使集團預算的執(zhí)行落到實處。期末，依據(jù)預算完成和審計情況（如各連鎖門店的營業(yè)額指標完成情況），對各部門、個人進行考核、評價，實施獎懲措施，提高了員工的積極性與主動性，有效地解決了預算考核與激勵不相容的問題，從而降低預算松弛的發(fā)生概率，提高預算管理應用效果。

（5）靈活、及時與全面的預算分析。預算分析是預算管理中的重要環(huán)節(jié)，實現(xiàn)預算數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)的對比分析，包括差異的絕對值分析、趨勢分析、結(jié)構(gòu)分析、回歸分析、敏感性分析等。通過預算分析找出差異的規(guī)律所在，作為管理改善的依據(jù)，以便于更好地完成預算目標。

X預算管理系統(tǒng)除提供標準的預算表查詢、預算差異分析、預算表列分析和預算項目執(zhí)行跟蹤等多種分析功能外，還支持自定義的基于維度的自由分析，在分析界面展現(xiàn)上，支持分析維度的自由組合和旋轉(zhuǎn)，支持圖表結(jié)合的分析模式，實現(xiàn)對業(yè)務數(shù)據(jù)的自由組織和分析，便于更好地發(fā)現(xiàn)業(yè)務實質(zhì)。

在業(yè)務運營過程中，ERP的實際業(yè)務數(shù)據(jù)一經(jīng)錄入審批完成，立即會顯示在X預算管理系統(tǒng)提供的“預算執(zhí)行差異報告”中。A集團公司可根據(jù)報告進行及時檢查、跟蹤，并通過“穿透分析”功能進行層層聯(lián)查，快速找到產(chǎn)生差異的最明細、最原始的數(shù)據(jù)，再通過郵件或手機短信功能即時通知到相關(guān)部門與責任人，及時召開會議或是采取其他行動以進行調(diào)整或是糾偏。

由此可見，借助與ERP集成應用的X預算管理系統(tǒng)，A集團公司能夠及時了解到各連鎖門店的預算執(zhí)行情況，實現(xiàn)實時在線監(jiān)督，對預算執(zhí)行情況進行深入分析，進行及時信息反饋與跟蹤并采取糾偏措施，從而有效地防止預算松弛問題，提高預算管理應用效果。

（三）應用效果分析 自2007年底，A集團公司通過與ERP集成應用的X預算管理系統(tǒng)推行預算管理，對主營業(yè)務收入、成本費用進行預算指標控制后，財務狀況與經(jīng)營成果明顯提高。財務指標分析能夠令人信服地反映企業(yè)的財務狀況與經(jīng)營成果。對餐飲企業(yè)進行財務指標分析，就是以餐飲企業(yè)的財務核算資料為主要依據(jù)，運用特定的分析方法，對企業(yè)的財務狀況和經(jīng)營成果進行的一種定性和定量分析。本文對主要預算管理內(nèi)容——營業(yè)收入、營業(yè)成本、營業(yè)費用等采用財務指標分析方法來分析A集團公司預算管理應用的效果。

（1）營業(yè)收入分析。營業(yè)收入即餐飲企業(yè)經(jīng)營過程中向消費者提供勞務或銷售商品而取得的收入，是進行財務分析的一項基本指標。其大小決定了餐飲企業(yè)盈利的大小，也反映出餐飲企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和水平。A集團公司2009年與2008年的營業(yè)收入對比分析表如表2所示。通過表2可以看出，營業(yè)收入主要由自助收入、自釀收入、酒水收入、香煙收入、包裝飲料收入、小食品收入等組成，自助收入、自釀收入是主要營業(yè)收入來源，所占比重超過99%。2009年主營業(yè)務收入合計比2008年有明顯提高，增長比例達17%之多，且主要由自助收入、自釀收入、包裝飲料收入及小食品收入的增長構(gòu)成，其中小食品收入的增長最強勢，超過200%，這應該與連鎖門店的積極營銷策略有關(guān)。雖然營業(yè)收入分析表的結(jié)果不能直接表明是預算管理應用的效果，但是可以從某種程度上反映：A集團公司通過X預算管理系統(tǒng)平臺實現(xiàn)了對下屬連鎖門店的營業(yè)收入預算數(shù)據(jù)的真實誘導，實現(xiàn)了集團總部對營業(yè)收入預算指標的合理分配與下達，從而調(diào)動了各連鎖門店的經(jīng)營主動性與積極性，實現(xiàn)了小食品收入等營業(yè)收入的高增長。

（2）營業(yè)成本分析。營業(yè)成本即餐飲企業(yè)經(jīng)營過程中向消費者提供勞務或銷售商品等而發(fā)生的成本。營業(yè)成本是企業(yè)的一項重要經(jīng)濟指標，營業(yè)收入的多少與營業(yè)成本的高低直接決定企業(yè)的經(jīng)濟效益水平。根據(jù)企業(yè)會計準則，餐飲產(chǎn)品所耗用的原材料歸集為營業(yè)成本，燃料、水電、工資、維修等費用歸集為營業(yè)費用。據(jù)統(tǒng)計，在我國，餐飲行業(yè)營業(yè)成本占營業(yè)收入的45%左右。A集團公司2009年與2008年的營業(yè)成本對比分析表如表3所示。通過表3可以看出，營業(yè)成本由自助成本、自釀成本、糖漿成本、咖啡成本、其他免費軟飲成本、包裝酒水成本、香煙成本、小食品成本、其他成本構(gòu)成，與以上的營業(yè)收入形成配比（其中糖漿成本、咖啡成本、其他免費軟飲成本都對應營業(yè)收入中的包裝飲料收入），2008年到2009年總營業(yè)成本占營業(yè)收入的比例下降了超過4個百分點，主要由自助成本、自釀成本占營業(yè)收入的比例下降構(gòu)成。這說明A集團公司保持營業(yè)收入增長的同時，成本得到了有效地控制與節(jié)約，這是預算管理應用效果提高的最好證明。

表2 A集團公司營業(yè)收入分析表

表3 A集團公司營業(yè)成本分析表

（3）營業(yè)費用分析。營業(yè)費用是指生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各項開支，包括水電費、燃料費、職工薪酬、營銷費、維修費、租賃費等。餐飲企業(yè)的營業(yè)費用占營業(yè)收入的比重較大，因而需要對營業(yè)費用進行及時有效地監(jiān)控，以提高企業(yè)經(jīng)濟效益。A集團公司2008年與2009年的營業(yè)費用占營業(yè)收入的比例對比表如表4所示。從表4可以看出，總營業(yè)費用占營業(yè)收入的比例是上升趨勢，這主要由于營業(yè)房租上升趨勢太快所致，這可能與近年來我國房地產(chǎn)市場火爆導致房租上漲有密切關(guān)系，另外水電費的上漲也可能是國家水費、電費的調(diào)價所致，但A集團公司本身可進行控制的一些費用項目如燃料、物料消耗、低值消耗、職工薪酬等都是下降趨勢，因此，也可以認為預算管理的費用控制效果有很好的發(fā)揮。

綜上所述，A集團公司通過此次預算管理的應用，借助與ERP集成應用的X預算管理系統(tǒng)信息化管理平臺，利用信息共享性和管理系統(tǒng)控制流程，防止了逆向選擇與道德風險類的預算松弛問題的發(fā)生，使得預算管理實務操作更科學、更規(guī)范，最終實現(xiàn)了營業(yè)成本、營業(yè)費用的有效監(jiān)控，營業(yè)收入也有了明顯的提高，經(jīng)營指標、財務狀況不斷好轉(zhuǎn)，市場競爭力顯著提高。

四、經(jīng)驗及啟示

（一）實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略與員工日常工作密切聯(lián)系 A集團公司借助X預算管理系統(tǒng)可以很好地將企業(yè)戰(zhàn)略與具體預算指標關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略與員工日常工作密切聯(lián)系。在以企業(yè)戰(zhàn)略為指導的方針下，在相互信任的基礎(chǔ)上，由高級管理人員提出挑戰(zhàn)、提供支持與指導，營造出充滿公開性和挑戰(zhàn)性的運營環(huán)境，調(diào)動員工的積極性，加強了信息的雙向溝通，提高了信息反饋效率和組織的學習能力，最大限度地消除了信息不對稱，防止預算松弛問題的發(fā)生。

表4 A集團公司營業(yè)費用分析表

（二）降低上下級之間的信息不對稱程度 A集團公司借助X預算管理系統(tǒng)提供的上報與下發(fā)功能、按組織進行組合匯總功能、預設(shè)的鉤稽關(guān)系自動檢查糾錯功能、多級審批功能很好地實現(xiàn)了集團總部與各連鎖門店的“從下至上、再從上至下”上下結(jié)合的預算編制與溝通過程；通過X預算管理系統(tǒng)與ERP的集成應用，實現(xiàn)信息共享，為預算編制提供基準數(shù)據(jù)來源，為預算審批提供審核依據(jù)，從而降低上下級之間的信息不對稱程度，減少下級向上級“討價還價”的籌碼，有效防止逆向選擇類預算松弛問題在預算編制階段的發(fā)生。

（三）確保預算數(shù)據(jù)的合理準確 多種快速可行的預算編制方法使得A集團公司的預算編制快捷且準確，大大降低了相關(guān)人員的工作強度，提高了工作效率，確保了預算數(shù)據(jù)的合理準確性，在一定程度上很好地防止了預算松弛問題的發(fā)生概率。如，新開店的固定類費用主要采用零基預算方法；以“接待客人量”作為彈性預算方法的變量對相關(guān)預算項目進行彈性預算的編制與執(zhí)行；預算方案采用按季度進行滾動預算方式實現(xiàn)，幫助A集團公司參照前期實際業(yè)務執(zhí)行情況高效準確地調(diào)整后期預算數(shù)據(jù)。

（四）提高預算管理應用效果 A集團公司借助X預算管理系統(tǒng)的多級跨組織審批功能、預警與協(xié)作平臺功能、預算調(diào)整審批后自動更新預算表功能、預算調(diào)整前后預算表新舊版本對比功能實現(xiàn)規(guī)范性的預算調(diào)整流程，有效防止預算調(diào)整階段信息不對稱導致的預算松弛，從而提高預算管理應用效果。

（五）預算管理堅持公平和透明的原則 保持前后一致的嚴格預算控制，可以抑制預算松弛的傾向，避免預算管理中的負面行為。A集團公司借助與ERP集成應用的X預算管理系統(tǒng)提供的預算控制策略、業(yè)務執(zhí)行自動對比預算控制功能、關(guān)鍵指標預警控制功能，實現(xiàn)“人控”向“機控”的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)實時、適時的預算控制，避免了人為干預，抑制預算松弛的傾向，避免預算管理中的負面行為，保持業(yè)務的運營處于集團管理層的預想范圍之內(nèi)，管理制度得到貫徹執(zhí)行，降低企業(yè)經(jīng)營風險。

（六）防止因激勵不相容產(chǎn)生預算松弛 A集團公司通過X預算管理系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)的集成應用，將考核結(jié)果直接與人力資源系統(tǒng)的績效考核、薪酬計算對接，實現(xiàn)預算指標考核與部門、個人薪酬獎懲掛鉤，調(diào)動員工積極性與主動性，從而有效防止因激勵不相容產(chǎn)生預算松弛，推進預算管理工作的良性循環(huán)。

（七）預算分析及時靈活、穿透力強 A集團公司可通過X預算管理系統(tǒng)的“穿透分析”功能進行層層聯(lián)查，能快速找到最明細、最原始的ERP業(yè)務數(shù)據(jù)及X預算管理系統(tǒng)中的預算數(shù)據(jù)，通過預算數(shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)的執(zhí)行差異對比分析，及時發(fā)現(xiàn)問題與錯漏，及時采取糾偏措施，從而有效防止預算松弛問題，提高預算管理效率。

通過預算管理系統(tǒng)與ERP的集成應用，實現(xiàn)信息共享，降低上下級之間的信息不對稱，減少下級持有的“討價還價”的籌碼，從而降低預算編制階段逆向選擇類預算松弛問題的發(fā)生；實現(xiàn)預算管理與實際業(yè)務運營相結(jié)合，使控制流程固定不可人為干預，從而防止了在預算執(zhí)行階段道德風險類預算松弛問題的發(fā)生；實現(xiàn)預算考核結(jié)果與人力資源的獎懲掛扣，調(diào)動員工積極性與主動性，從而有效防止因激勵不相容而產(chǎn)生的預算松弛，推進預算管理工作的良性循環(huán)。因此，通過預算管理系統(tǒng)與ERP的集成應用，可有效降低信息不對稱與激勵不相容的程度，有效降低預算松弛的發(fā)生概率，達到充分發(fā)揮預算管理應用效果的目的，其不失為一種有效推行預算管理的途徑之一。

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［3］林峰國：《公司治理中的預算管理：一種契約觀》，《財會通訊》2004年第7期。

［4］劉運國、李開顏：《預算管理在企業(yè)中的應用研究——來自某外商獨資企業(yè)的實踐》，《財會通訊》（綜合版）2006年第2期。

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［6］高嚴、彭韶兵：《預算松弛——基于信息不對稱理論的考察》，《北京工商大學學報》(社會科學版)2009年第5期。

［7］吳文婕、陳菊花：《我國預算管理理論和實踐綜述》，《價值工程》2007年第10期。

［8］湯谷良：《全面預算——一種新的“游戲規(guī)則”》，《Corporate Finance》。

［9］于增彪：《預算有用而又令人頭痛的現(xiàn)代企業(yè)管理方法》，《Corporate Finance》。

（編輯 熊年春）

［本文系國家自然科學基金重點項目《中國企業(yè)管理會計理論與方法研究》（項目批準號：71032006）、國家社科基金項目《節(jié)約型經(jīng)濟增長模式下企業(yè)成本管理理論與方法研究》（項目批準號：07BJY022）、2008年度教育部直屬高校聘請外籍教師重點項目《節(jié)約型經(jīng)濟增長模式下成本管理理論與方法國際合作研究-基于廣東企業(yè)的經(jīng)驗》（項目號：外［2007］50）階段性研究成果］