淺議excel函數(shù)vlookup、if在編制會(huì)計(jì)表格中的應(yīng)用

王建敏

（臨沂大學(xué) 費(fèi)縣分校，山東 臨沂 273400）

淺議excel函數(shù)vlookup、if在編制會(huì)計(jì)表格中的應(yīng)用

王建敏

（臨沂大學(xué) 費(fèi)縣分校，山東 臨沂 273400）

Excel作為功能強(qiáng)大的電子表格應(yīng)用軟件，廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域.公式與函數(shù)是其核心，本文介紹了vlookup、if函數(shù)的語(yǔ)法規(guī)則、使用范圍、注意事項(xiàng)，舉例說(shuō)明vlookup、if函數(shù)在會(huì)計(jì)表格中的應(yīng)用.

vlookup函數(shù)；if函數(shù)；語(yǔ)法；使用

隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息領(lǐng)域提高了工作效率.以往都要花費(fèi)大量的精力手工制作工資獎(jiǎng)金表、各類銷售表、成本表等.自從計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作之后，改用Excel（電子表格）來(lái)替代傳統(tǒng)的手工計(jì)算，大大地提高了工作效率.現(xiàn)以用Excel2003中的vlookup、IF函數(shù)為例，將其操作過(guò)程做簡(jiǎn)單介紹.

1 vlookup（）函數(shù)

1.1 語(yǔ)法規(guī)則

該函數(shù)的語(yǔ)法規(guī)則如下：

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num,range_lookup)

表1

參數(shù)具體說(shuō)明：

（1）Lookup_value參數(shù)說(shuō)明：

Lookup_value為需要在數(shù)據(jù)表第一列中進(jìn)行查找的數(shù)值.Lookup_value 可以為數(shù)值、引用或文本字符串.

（2）Table_array參數(shù)說(shuō)明：

Table_array為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表.使用對(duì)區(qū)域或區(qū)域名稱的引用.

（3）col_index_num參數(shù)說(shuō)明：

col_index_num為table_array 中待返回的匹配值的列序號(hào).col_index_num為1時(shí)，返回table_array 第一列的數(shù)值，col_index_num為 2時(shí)，返回table_array第二列的數(shù)值，以此類推.如果col_index_num小于1，函數(shù)VLOOKUP返回錯(cuò)誤值#VALUE!；如果col_index_num大于table_array的列數(shù)，函數(shù)VLOOKUP 返回錯(cuò)誤值#REF!.

（4）range_lookup參數(shù)說(shuō)明

Range_lookup為一邏輯值，指明函數(shù)VLOOKUP查找時(shí)是精確匹配，還是近似匹配.如果為T(mén)RUE或省略，則返回近似匹配值.也就是說(shuō)，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數(shù)值.如果lookup_value為FALSE，函數(shù)VLOOKUP將查找精確匹配值，如果找不到，則返回錯(cuò)誤值#N/A.

1.2 適用范圍和使用舉例

一般來(lái)說(shuō)，VLOOKUP函數(shù)適用在于數(shù)據(jù)信息條比較多的表格中取數(shù)應(yīng)用.財(cái)務(wù)部門(mén)通常在編制各類表格的時(shí)候常用.下面以“產(chǎn)品銷售表”舉例說(shuō)明VLOOKUP函數(shù)的使用方法.

假設(shè)在Sheet1中存放小麥、水稻、玉米、花生等若干農(nóng)產(chǎn)品的銷售單價(jià)：

表2 sheet1（產(chǎn)品銷售單價(jià)表）

sheet2為銷售清單，每次填寫(xiě)的清單內(nèi)容不盡相同：要求在Sheet2中輸入農(nóng)產(chǎn)品名稱、數(shù)量后，根據(jù)Sheet1的數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成單價(jià)和銷售額.設(shè)表3為 Sheet2：

表3

在D2單元格里輸入公式：=C2*B2；

在C2單元格里輸入公式：

=VLOOKUP（A2，Sheet1!A2:B100，2，F(xiàn)ALSE）.

如用語(yǔ)言來(lái)表述，就是：在Sheet1表A2:B100區(qū)域的第一列查找Sheet2表單元格A2的值，查到后，返回這一行第2列的值.

這樣，當(dāng)Sheet2表A2單元格里輸入的名稱改變后，C2里的單價(jià)就會(huì)自動(dòng)跟著變化.當(dāng)然，如Sheet1中的單價(jià)值發(fā)生變化，Sheet2中相應(yīng)的數(shù)值也會(huì)跟著變化.其他單元格的公式，可采用填充的辦法寫(xiě)入.

1.3 vlookup函數(shù)使用注意事項(xiàng)

通過(guò)上述舉例，相信大家都可以使用，在使用過(guò)程中，需要關(guān)注一下幾個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題

（1）VLOOKUP函數(shù)的完整語(yǔ)法中的括號(hào)里有四個(gè)參數(shù)，這些參數(shù)都是必需的.最后一個(gè)參數(shù)range_lookup是個(gè)邏輯值，我們常常輸入一個(gè)0字，或者False；其實(shí)也可以輸入一個(gè)1字，或者true.兩者的區(qū)別是：前者表示的是完整尋找，找不到就傳回錯(cuò)誤值#N/A；后者先是找一模一樣的，找不到再去找很接近的值，還找不到也只好傳回錯(cuò)誤值#N/A.

（2）Lookup_value是一個(gè)很重要的參數(shù)，它可以是數(shù)值、文字字符串、或參照地址.我們常常用的是參照地址.用這個(gè)參數(shù)時(shí)，有三點(diǎn)要特別提醒：

A）參照地址的單元格格式類別與去搜尋的單元格格式的類別要一致，否則的話有時(shí)明明看到有資料，就是取不過(guò)來(lái).特別是當(dāng)參照地址的值是數(shù)字時(shí)，最為明顯，若搜尋的單元格格式類別為文字，雖然看起來(lái)都是123，但是就是取不出東西來(lái)的.

B）第二點(diǎn)提醒的，我們?cè)谑褂脜⒄盏刂窌r(shí)，有時(shí)需要將lookup_value的值固定在一個(gè)格子內(nèi)，而又要使用下拉方式（或復(fù)制）將函數(shù)添加到新的單元格中去，這里就要用到“$”這個(gè)符號(hào)了，這是一個(gè)起固定作用的符號(hào).比如說(shuō)我始終想以D5格式來(lái)取數(shù)據(jù)，則可以把D5弄成這樣：$D$5，則不論你如何下拉、復(fù)制，函數(shù)始終都會(huì)以D5的值來(lái)取數(shù)據(jù).

C)用“&”連接若干個(gè)單元格的內(nèi)容作為查找的參數(shù).在查找的數(shù)據(jù)有類似的情況下可以做到事半功倍.

（3）Table_array是搜尋的范圍，col_index_num是范圍內(nèi)的欄數(shù).Col_index_num不能小于1，其實(shí)等于1也沒(méi)有什么實(shí)際用的.如果出現(xiàn)一個(gè)這樣的錯(cuò)誤的值#REF!，則可能是col_index_num的值超過(guò)范圍的總字段數(shù).

2 IF（）函數(shù)

2.1 語(yǔ)法規(guī)則

if函數(shù)含義是執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，返回不同結(jié)果.即判斷一個(gè)條件是否滿足，如果滿足返回一個(gè)值，如果不滿足則返回另外一個(gè)值.可以使用函數(shù)IF對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè).

IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

表4

參數(shù)說(shuō)明：

（1）Logical_test表示計(jì)算結(jié)果為 TRUE或FALSE的任意值或表達(dá)式，也就是說(shuō)是一個(gè)條件表達(dá)式.例如，A10==100就是一個(gè)邏輯表達(dá)式，如果單元格A10中的值等于100，表達(dá)式即為T(mén)RUE，否則為FALSE.特別說(shuō)明的是本參數(shù)可使用任何比較運(yùn)算符（一個(gè)標(biāo)記或符號(hào)，指定表達(dá)式內(nèi)執(zhí)行的計(jì)算的類型.有數(shù)學(xué)、比較、邏輯和引用運(yùn)算符等.）.

（2）Value_if_true表示 logical_test為 TRUE 時(shí)返回的值.例如，如果本參數(shù)為文本字符串“預(yù)算內(nèi)”而且logical_test參數(shù)值為T(mén)RUE，則IF函數(shù)將顯示文本“預(yù)算內(nèi)”.如果logical_test為T(mén)RUE而value_if_true為空，則本參數(shù)返回0（零）.如果要顯示TRUE，則請(qǐng)為本參數(shù)使用邏輯值TRUE.value_if_true也可以是其他公式.

（3）Value_if_false表示 logical_test為 FALSE時(shí)返回的值.例如，如果本參數(shù)為文本字符串“超出預(yù)算”而且logical_test參數(shù)值為FALSE，則IF函數(shù)將顯示文本“超出預(yù)算”.如果logical_test為FALSE且忽略了value_if_false（即value_if_true后沒(méi)有逗號(hào)），則會(huì)返回邏輯值FALSE.如果logical_test為FALSE且value_if_false為空（即value_if_true后有逗號(hào)，并緊跟著右括號(hào)），則本參數(shù)返回0（零）.VALUE_if_false也可以是其他公式.

2.2 適用范圍和使用舉例

根據(jù)IF函數(shù)的概念，可以看出該函數(shù)適用范圍用于條件判斷選擇取數(shù)的應(yīng)用.現(xiàn)在先用簡(jiǎn)單的例子說(shuō)明這個(gè)問(wèn)題：

表5

若在單元格C2編輯=IF(A2>B2,“超支”,“節(jié)余”)；則C2單元格顯示“超支”字樣；說(shuō)明：當(dāng)A2>B2時(shí)，C2單元格取數(shù)“超支”，否則取數(shù)“節(jié)余”.

若在單元格C3編輯=IF(A3>B3,“超支”,“節(jié)余”)；則C3單元格顯示“節(jié)余”字樣；說(shuō)明：當(dāng)A3>B3時(shí)，C3單元格取數(shù)“超支”，否則取數(shù)“節(jié)余”.

其他行次可以通過(guò)下拉或復(fù)制取數(shù)顯示.

2.3 if函數(shù)使用注意事項(xiàng)

（1）函數(shù)IF最多可以嵌套七層，用value_if_false及value_if_true參數(shù)可以構(gòu)造復(fù)雜的檢測(cè)條件.我們可以以2011.9月起新工資薪金個(gè)稅稅率表為依據(jù)，核算職工個(gè)人所得稅為例：

2011.9 月起新工資薪金個(gè)稅稅率如表6.

表6 工資、薪金所得適用

表7 個(gè)稅核算表

在編輯公式時(shí)，可以在C2單元格內(nèi)編輯=IF(B2<=1500,B2*0.03,IF(B2<=4500,B2*0.1-105,IF(B2<=9000,B2*0.2-555,IF (B2<=35000,B2*0.25-1005,IF (B2<=55000,B2*0.3-2755,IF(B2<=80000,B2*0.35-5505,B2*0.45-13505))))))，則單元格C2會(huì)顯示36，通過(guò)下拉填充或復(fù)制的辦法，依次可以得出其他職工的個(gè)稅，C3顯示195；C4顯示3995，C5顯示9245，C6顯示 445.

（2）公式中的所有字符必須是英文狀態(tài)下半角錄入，且括號(hào)是配對(duì)的不能少一個(gè).

綜上僅僅介紹了vlookup、if函數(shù)在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的操作應(yīng)用，可見(jiàn)通過(guò)excel強(qiáng)大的的函數(shù)功能，我們可以極大地提高工作效率.當(dāng)然還有很多函數(shù)、甚至函數(shù)間的嵌套使用功能.大家可以舉一反三進(jìn)行實(shí)務(wù)演練，提高excel函數(shù)應(yīng)用能力.

〔1〕宋翔.EXCEL公式與函數(shù)大辭典[M].北京:人民郵電出版社,2010.

〔2〕（美）阿代爾.EXCEL在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2007.

〔3〕全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于修改《中華人民共和國(guó)個(gè)人所得稅法》的決定[S].2011-6-30.

TP312

A

1673-260X（2011）11-0025-03