大型學(xué)術(shù)會(huì)議注冊(cè)系統(tǒng)解決方案探析

王 亮，徐 明

(徐州師范大學(xué)信息傳播學(xué)院，江蘇 徐州 221009)

大型學(xué)術(shù)會(huì)議注冊(cè)系統(tǒng)解決方案探析

王 亮，徐 明

(徐州師范大學(xué)信息傳播學(xué)院，江蘇 徐州 221009)

在分析大型學(xué)術(shù)會(huì)議工作流程的基礎(chǔ)上，開發(fā)了會(huì)議注冊(cè)系統(tǒng)，并經(jīng)實(shí)際使用效果較好。為完善其功能，又提出會(huì)議管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)模塊功能及技術(shù)解決方案。

大型學(xué)術(shù)會(huì)議;會(huì)議注冊(cè);會(huì)議管理系統(tǒng)

隨著教育改革不斷深化，對(duì)教育改革與發(fā)展的反思也在不斷進(jìn)行，各種學(xué)術(shù)會(huì)議、發(fā)展研討會(huì)如期而至。據(jù)中國學(xué)術(shù)會(huì)議在線網(wǎng)的最新數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)(截止日期2010年10月22日)，中國高校學(xué)術(shù)會(huì)議發(fā)布排名前50的高校共計(jì)舉行了1 937場(chǎng)學(xué)術(shù)會(huì)議，其中國際會(huì)議1 244場(chǎng)，國內(nèi)會(huì)議693場(chǎng)［1］?？上攵?，如果再加上教育主管部門、各大出版社等舉辦的各種研討會(huì)，全國每年舉辦的學(xué)術(shù)會(huì)議數(shù)量是驚人的。這些學(xué)術(shù)會(huì)議往往與會(huì)人員眾多，邀請(qǐng)的嘉賓遍布各地，會(huì)議的籌備工作會(huì)提前很久就開展起來了，如果是國際性會(huì)議所涉及的工作會(huì)更多。如此繁忙的會(huì)議，如果采用傳統(tǒng)人工簽到管理辦法，那么對(duì)于會(huì)議主辦(承辦)方來說，這將是一項(xiàng)繁重而瑣碎的工作。

但就目前國內(nèi)的情況來看，對(duì)于參會(huì)人員在200人以上的中大型會(huì)議，報(bào)名簽到還多采取傳統(tǒng)的人工作業(yè)方式。即通過E-mail發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)函，專人在跟進(jìn)的過程中進(jìn)行電話確認(rèn)邀請(qǐng)人是否參會(huì)，會(huì)議召開前的1-2天接受現(xiàn)場(chǎng)人工簽到。會(huì)議的主辦或承辦方將大部分的人力、物力和財(cái)力都投入到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)支持上了，會(huì)議報(bào)告廳愈來愈豪華、功能愈來愈先進(jìn)。但鮮有對(duì)會(huì)議的前期組織及會(huì)議注冊(cè)簽到工作投入更多的關(guān)注，目前僅有少數(shù)會(huì)議開始采用網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)報(bào)名服務(wù)，如中國學(xué)術(shù)會(huì)議在線網(wǎng)及中國光學(xué)學(xué)會(huì)提供會(huì)議注冊(cè)和在線會(huì)議服務(wù)［2］。然而，國外早已有相關(guān)的技術(shù)服務(wù)支持了，如2010年歐洲心臟超聲會(huì)議提供的在線報(bào)名注冊(cè)及會(huì)議服務(wù)的技術(shù)支持［3］。

2009年8月18日至19日，第八屆教育技術(shù)國際論壇(ETIF 2009)暨院長、系主任聯(lián)席會(huì)議在徐州師范大學(xué)信息傳播學(xué)院隆重召開。會(huì)議邀請(qǐng)美國、日本、英國及國內(nèi)著名專家學(xué)者做大會(huì)報(bào)告，參會(huì)人員達(dá)500多人。如此重大的國際會(huì)議是信息傳播學(xué)院有史以來所承辦的最大一次學(xué)術(shù)會(huì)議。由于與會(huì)人員眾多，會(huì)議簽到工作愈發(fā)顯得重要。所以，該次會(huì)議(ETIF 2009)服務(wù)工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)于會(huì)議的簽到管理工作提出了更高要求?；趯?duì)更高效、更優(yōu)質(zhì)服務(wù)理念的追求，催生了該文所要闡述的會(huì)議注冊(cè)簽到系統(tǒng)，同時(shí)也為會(huì)議管理系統(tǒng)解決方案的提出埋下了伏筆。

1 會(huì)議注冊(cè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

在ETIF 2009會(huì)議召開前2個(gè)月，與會(huì)人員信息采集工作已如火如荼地開展起來。通過寄發(fā)邀請(qǐng)函采集與會(huì)人員相關(guān)信息，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示該次與會(huì)人數(shù)預(yù)計(jì)將達(dá)500人左右。如何順利、有序地組織好與會(huì)人員現(xiàn)場(chǎng)簽到工作是面臨的第一個(gè)難題。

傳統(tǒng)的會(huì)議簽到一般采用人工登記注冊(cè)的模式，具體流程為與會(huì)人員報(bào)到、核對(duì)信息、繳納會(huì)費(fèi)、領(lǐng)取會(huì)務(wù)用品等。會(huì)議主辦方會(huì)提前定制好相關(guān)注冊(cè)表格，按部就班地逐項(xiàng)記錄與會(huì)人員的相關(guān)信息并辦理好與會(huì)議相關(guān)的各項(xiàng)事務(wù)。這種采用人工登記注冊(cè)的方式會(huì)受到很多因素的影響，如與會(huì)人員信息眾多，工作人員自身的疲憊等，其效率十分低下，且極易出現(xiàn)差錯(cuò)。

基于上述問題的考慮，可以將會(huì)議簽到工作流程加以改進(jìn)，分解為與會(huì)人員信息采集、信息導(dǎo)入、信息核對(duì)、食宿安排及會(huì)后考察、確認(rèn)費(fèi)用及繳費(fèi)、領(lǐng)取餐券及會(huì)務(wù)用品和預(yù)定返程車(機(jī))票等七大實(shí)施步驟。依據(jù)會(huì)議簽到工作的流程化、分步實(shí)施的思想，我們采用ASP.NET+SQL Server技術(shù)開發(fā)了基于Web的會(huì)議簽到管理系統(tǒng)(如圖1所示)，來替代傳統(tǒng)的人工簽到。以Web技術(shù)為基礎(chǔ)，利用Internet/Intranet設(shè)計(jì)和開發(fā)的管理系統(tǒng)可以支持多種軟、硬件平臺(tái)，能利用已有的軟、硬件資源，提高信息管理的效率，有助于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化［4-5］。

圖1 會(huì)議注冊(cè)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

圖2 批量導(dǎo)入與會(huì)人員信息示意圖

會(huì)議簽到系統(tǒng)高效工作要依賴于前期的信息采集和信息導(dǎo)入。在前期采集預(yù)參會(huì)人員信息時(shí)，按照預(yù)先設(shè)計(jì)的信息采集規(guī)則，保留與會(huì)人員詳細(xì)信息，并使用Excel記錄下來。之所以這樣考慮是為了在會(huì)議簽到開始之前將統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入會(huì)議簽到管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中(如圖2所示)。該次ETIF 2009與會(huì)人員的信息采集工作，設(shè)計(jì)保留的信息是與會(huì)人員的姓名、單位、性別、職稱、聯(lián)系電話、電子郵件、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、是否訂返程票等。這些信息也是數(shù)據(jù)庫表設(shè)計(jì)時(shí)所必須包含的關(guān)鍵字段，同時(shí)現(xiàn)場(chǎng)簽到時(shí)還要向數(shù)據(jù)庫中寫入下榻賓館房間等信息字段，以備會(huì)議期間信息檢索(迅速找到某一參會(huì)人)和通訊錄生成使用。

會(huì)議簽到查詢支持精確和模糊兩種方式，方便信息檢索。在與會(huì)人員現(xiàn)場(chǎng)簽到時(shí)，可以通過姓名或單位快速查詢已導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息(如圖3所示)，進(jìn)行信息核對(duì)，核實(shí)信息后打印系統(tǒng)生成的與會(huì)人員簽到流程單(如圖4所示)，與會(huì)人檢驗(yàn)信息無誤后，按流程順序完成注冊(cè)工作，實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)信息。

圖3 與會(huì)人員信息檢索示意圖

圖4 會(huì)議注冊(cè)流程表截屏

如果前期數(shù)據(jù)采集沒有該與會(huì)人員的相關(guān)信息，在現(xiàn)場(chǎng)簽到時(shí)，系統(tǒng)可以打印空簽到流程表單(如圖5所示)，來賓現(xiàn)場(chǎng)填寫相關(guān)信息，由工作人員錄入系統(tǒng)即可。

圖5 會(huì)議注冊(cè)流程空表截屏

在簽到工作進(jìn)行中，系統(tǒng)實(shí)時(shí)顯示預(yù)注冊(cè)總?cè)藬?shù)和已注冊(cè)人數(shù)，提供信息的精確查詢，會(huì)議簽到系統(tǒng)隨時(shí)可以生成與會(huì)人員聯(lián)系通訊錄，方便大家在會(huì)議期間相互交流學(xué)習(xí)。

該次ETIF2009雖然采用了會(huì)議簽到系統(tǒng)，使得會(huì)議的簽到工作取得了不錯(cuò)的成績，在現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)臨近結(jié)束時(shí)，迅速生成與會(huì)人員通訊錄。該通訊錄內(nèi)容詳實(shí)到包含了與會(huì)嘉賓下榻的賓館房間號(hào)。這也是歷屆ETIF會(huì)議中通訊錄生成最快一次，在會(huì)議還沒正式開幕前就以發(fā)放到與會(huì)嘉賓手中，極大地方便了與會(huì)嘉賓的交流和溝通。同時(shí)，會(huì)議注冊(cè)系統(tǒng)也受到了前來參會(huì)的高教出版社的青睞，并于2009年10月23-25日被應(yīng)用到第五屆大學(xué)計(jì)算機(jī)課程報(bào)告論壇的現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)工作中。

雖然該系統(tǒng)的應(yīng)用取得了較好的效果，但問題依然存在:①系統(tǒng)對(duì)與會(huì)人員的信息采集依然是通過人工作業(yè)，如打電話、發(fā)郵件等來展開的。盡管會(huì)議簽到系統(tǒng)支持批量導(dǎo)入所采集的信息，但是仍沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的自動(dòng)化簽到工作;②沒有實(shí)現(xiàn)對(duì)與會(huì)人員提供會(huì)議主辦(承辦)地的天氣、出行和風(fēng)土人情等情況的介紹;③系統(tǒng)不支持短信群發(fā)功能，不方便實(shí)時(shí)發(fā)布會(huì)議相關(guān)信息;④前期的會(huì)議籌備工作還停留在原始形態(tài);⑤簽到現(xiàn)場(chǎng)的信息識(shí)別檢索終端沒有實(shí)現(xiàn)智能化。

鑒于以上問題沒有很好的解決，在對(duì)ETIF 2009會(huì)議簽到流程分析基礎(chǔ)上，提出一種集會(huì)議籌備系統(tǒng)、會(huì)議網(wǎng)絡(luò)報(bào)名系統(tǒng)、會(huì)議簽到系統(tǒng)及會(huì)議信息服務(wù)系統(tǒng)的四位一體的會(huì)議管理系統(tǒng)平臺(tái)解決方案。

2 會(huì)議管理系統(tǒng)平臺(tái)解決方案

大型學(xué)術(shù)會(huì)議的舉辦牽涉到方方面面的準(zhǔn)備工作。這些會(huì)議的特點(diǎn)是:與會(huì)人員多、邀請(qǐng)的專家學(xué)者多、會(huì)議議題多、會(huì)議時(shí)間較長等［6］。預(yù)參會(huì)人員一般期望盡早了解會(huì)議議題、議程相關(guān)安排，并做好自己會(huì)議期間的日程安排。會(huì)議期間是來自全國各地甚至世界各地的學(xué)者專家及同行們結(jié)識(shí)交流的好機(jī)會(huì)，與會(huì)人員往往希望能夠抓住這些時(shí)機(jī)［7］。

能否滿足上述預(yù)參會(huì)人員的期望與要求，則是對(duì)會(huì)議主辦(承辦)方提出了更大挑戰(zhàn)。但因大型學(xué)術(shù)會(huì)議所牽涉到的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作實(shí)在太多，在人力、物力有限的前提下，不可能做得面面俱到。再以ETIF 2009為例，盡管前期準(zhǔn)備工作做得很充分，但是還存在一些遺憾。因此，需要一個(gè)會(huì)議管理系統(tǒng)平臺(tái)來綜合管理會(huì)議相關(guān)組織工作，提供盡可能完善的會(huì)議服務(wù)。

2.1 會(huì)議需求分析

那么會(huì)議管理系統(tǒng)究竟要完成哪些工作才能盡可能完善會(huì)議服務(wù)工作呢?我們認(rèn)為，會(huì)議管理系統(tǒng)須滿足如下的功能需求:

·系統(tǒng)幫助制定會(huì)議的詳細(xì)工作計(jì)劃;

·系統(tǒng)自動(dòng)彈出工作提醒;

·發(fā)布會(huì)議舉辦通知及相關(guān)信息;

·預(yù)參會(huì)人員可通過網(wǎng)絡(luò)報(bào)名，生成網(wǎng)報(bào)編號(hào);

·通過系統(tǒng)平臺(tái)繳納會(huì)費(fèi)(可選);

·通過系統(tǒng)平臺(tái)預(yù)訂回程票(可選);

·通過系統(tǒng)平臺(tái)迅速查詢會(huì)議主辦(承辦)地的天氣和交通出行情況;

·通過系統(tǒng)平臺(tái)查詢會(huì)議主辦(承辦)地的地域文化、風(fēng)土人情等(文化、旅游產(chǎn)業(yè)推介，可與會(huì)議舉辦方的地方旅游局合作打造);

·支持OCR信息檢索;

·支持觸摸屏信息檢索;

·通過網(wǎng)報(bào)編號(hào)現(xiàn)場(chǎng)簽到，系統(tǒng)自動(dòng)打印生成簽到單;

·簽到單采取流程化設(shè)計(jì)，能夠分步更新數(shù)據(jù)庫信息;

·自動(dòng)生成打印代表證(模板化設(shè)計(jì));

·系統(tǒng)詳細(xì)記錄與會(huì)代表相關(guān)信息，在會(huì)議前可迅速生成參會(huì)人員通訊聯(lián)系簿(分為專家通訊錄和普通與會(huì)人員通訊錄兩種)，方便代表們相互交流學(xué)習(xí);

·可以隨時(shí)查詢與會(huì)代表;

·支持會(huì)議議題信息的詳細(xì)查詢;

·支持短信群發(fā)功能，方便發(fā)布會(huì)議實(shí)時(shí)通知;

·支持查詢會(huì)議主辦地的天氣、乘車路線和購物場(chǎng)所;

·可依據(jù)會(huì)議實(shí)際需求設(shè)置網(wǎng)站前臺(tái)界面(視圖模板化);

·支持?jǐn)?shù)據(jù)的備份、恢復(fù)和跨平臺(tái)遷移;

·系統(tǒng)具有高可擴(kuò)展性，能根據(jù)會(huì)議的具體要求進(jìn)行相關(guān)定制。

2.2 系統(tǒng)功能模塊

此時(shí)，會(huì)議管理系統(tǒng)平臺(tái)的結(jié)構(gòu)便可以很清晰了(如圖6所示)。下面就會(huì)議管理系統(tǒng)平臺(tái)的4個(gè)系統(tǒng)模塊來分別剖析它們的功能。

2.2.1 會(huì)議籌備系統(tǒng)模塊 會(huì)議籌備模塊主要是完成會(huì)議前期的組織籌備工作，可分為相關(guān)文檔管理、工作計(jì)劃安排和工作提醒三個(gè)部分。

會(huì)議的前期準(zhǔn)備工作需要很多的準(zhǔn)備材料，如邀請(qǐng)函(網(wǎng)絡(luò)電子版)制作、會(huì)議主題宣傳口號(hào)擬定等等。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就對(duì)會(huì)議的籌備工作進(jìn)行分類整理以劃分出相關(guān)步驟，這樣可以將復(fù)雜問題盡量簡單化，這也是相關(guān)文檔管理所對(duì)應(yīng)的工作。工作計(jì)劃安排和工作提醒作為輔助插件載入，更有效支持會(huì)議籌備工作。

圖6 會(huì)議管理系統(tǒng)平臺(tái)結(jié)構(gòu)圖

2.2.2 會(huì)議網(wǎng)絡(luò)報(bào)名系統(tǒng)模塊 傳統(tǒng)的會(huì)議報(bào)名工作主要是通過會(huì)議主辦(承辦)方寄發(fā)邀請(qǐng)函，預(yù)參會(huì)人員回寄邀請(qǐng)函，或者是通過電話、E-mail等方式向會(huì)議主辦(承辦)方確認(rèn)參加會(huì)議，這樣就算完成了會(huì)議報(bào)名工作［8］。這種傳統(tǒng)的做法不但耗時(shí)費(fèi)力、極易出現(xiàn)差錯(cuò)，而且對(duì)于后期現(xiàn)場(chǎng)簽到工作的不利影響不可忽視。

采用會(huì)議網(wǎng)絡(luò)報(bào)名系統(tǒng)模塊可以很好地解決上述難題。在該系統(tǒng)模塊上，會(huì)議主辦方通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布相關(guān)報(bào)名信息，同時(shí)提供電子版參會(huì)邀請(qǐng)函下載打印(用于參會(huì)人單位報(bào)銷憑證)，預(yù)參會(huì)人員只需登陸該模塊進(jìn)行網(wǎng)上注冊(cè)并獲取網(wǎng)絡(luò)報(bào)名編號(hào)，在現(xiàn)場(chǎng)簽到時(shí)提供此網(wǎng)報(bào)編號(hào)即可。會(huì)議網(wǎng)絡(luò)報(bào)名系統(tǒng)與會(huì)議注冊(cè)簽到系統(tǒng)密切關(guān)聯(lián)，二者數(shù)據(jù)源實(shí)為同一數(shù)據(jù)庫表。出于人性化設(shè)計(jì)考慮，在網(wǎng)上報(bào)名時(shí)不適宜要填寫過多的信息，僅需提供姓名、單位、電話等幾個(gè)必填字段供報(bào)名者填寫并完成注冊(cè)，生成網(wǎng)報(bào)編號(hào)并打印憑證即可，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)簽到時(shí)再完善報(bào)名者相關(guān)信息。同時(shí)預(yù)參會(huì)人員可以選擇通過網(wǎng)上銀行進(jìn)行在線支付會(huì)務(wù)費(fèi)或者是到現(xiàn)場(chǎng)簽到時(shí)繳納，目前各大銀行都提供網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)，只需和相關(guān)銀行辦理好簽約手續(xù)就可以安全方便地使用集成的網(wǎng)銀業(yè)務(wù)了?；蛘呖梢允褂玫谌诫娮又Ц斗?wù)商提供的三方支付服務(wù)，如支付寶、Paypal等［9］。

2.2.3 會(huì)議注冊(cè)簽到系統(tǒng)模塊 在會(huì)議簽到現(xiàn)場(chǎng)，預(yù)參會(huì)人員只需在觸摸屏或OCR等終端設(shè)備上輸入網(wǎng)報(bào)編號(hào)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)檢索查詢相關(guān)報(bào)名信息，核實(shí)后打印簽到單。參會(huì)人員根據(jù)簽到流程表單完成簽到工作，系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)庫以記錄參會(huì)人員的相關(guān)信息。如果預(yù)參會(huì)人員沒有進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)報(bào)名且直接到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行報(bào)名簽到，可由系統(tǒng)自動(dòng)生成打印空簽到單，與會(huì)人員填寫相關(guān)信息核實(shí)無誤后，由工作人員將該參會(huì)人員信息錄入系統(tǒng)，按流程完成注冊(cè)簽到工作。

2.2.4 會(huì)議信息服務(wù)模塊 會(huì)議信息服務(wù)模塊主要是為會(huì)議提供輔助服務(wù)工作，如向與會(huì)人員提供會(huì)議主辦(承辦)地的地域文化、風(fēng)土人情、乘車出行、天氣狀況等信息。同時(shí)系統(tǒng)支持對(duì)會(huì)議詳細(xì)議題、會(huì)議召開地點(diǎn)、與會(huì)人員的相關(guān)信息等進(jìn)行檢索，并可以自動(dòng)生成通訊錄。該模塊并且具備短信群發(fā)功能，可以隨時(shí)發(fā)布會(huì)議相關(guān)通知等。

會(huì)議注冊(cè)簽到模塊與會(huì)議網(wǎng)絡(luò)報(bào)名及會(huì)議信息服務(wù)模塊共享數(shù)據(jù)，當(dāng)然這些數(shù)據(jù)都是圍繞與會(huì)議密切相關(guān)的與會(huì)人員信息以及會(huì)議議題信息等，而作為輔助功能的實(shí)現(xiàn)則要借助外部數(shù)據(jù)庫，比如天氣的實(shí)時(shí)查詢可借助專門的天氣查詢網(wǎng)站的數(shù)據(jù)。而對(duì)于會(huì)議籌備模塊可作為單獨(dú)文件系統(tǒng)來處理。該文所討論的會(huì)議管理系統(tǒng)僅是服務(wù)于會(huì)議的外圍組織工作(如會(huì)議籌備、報(bào)名、簽到、會(huì)議議題信息查詢等)，對(duì)于會(huì)議本身的支持并沒有涉及到多少。然而支持一場(chǎng)大型的學(xué)術(shù)會(huì)議不僅需要上述服務(wù)于外圍組織工作的會(huì)議管理系統(tǒng)，還要有會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的視頻攝錄系統(tǒng)(視頻會(huì)議系統(tǒng)中的一部分)、會(huì)議表決系統(tǒng)、會(huì)議論文評(píng)議系統(tǒng)等等。視頻會(huì)議系統(tǒng)作為現(xiàn)代會(huì)議的亮點(diǎn)，有很多關(guān)鍵技術(shù)，而會(huì)議管理系統(tǒng)只是一個(gè)很重要的方面［10］。

［1］中國學(xué)術(shù)會(huì)議在線.高校會(huì)議發(fā)布排行［DB/OL］.http://www.meeting.edu.cn/，2010-10-22

［2］中國光學(xué)學(xué)會(huì).會(huì)議參會(huì)在線注冊(cè)報(bào)名［DB/OL］.http://www.cncos.org/daohang.asp，2010-10-18

［3］European Society of Cardiology.Register for Imaging Campus Eurocho 2010［EB/OL］.http://www.escardio.org/congresses/euroecho2010/registration-hotels/Pages/imaging-campus-registration.aspx

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Solutions of the registration system for large-scale academic conferences

Wang Liang，Xu Ming
(School of Information Communication，Xuzhou Normal University，Xuzhou 221009，China)

Based on the analysis of work flow of large-scale conferences，we have developed a conference registration system and tested its good results.This paper proposes the structural modules of the conference management system and technical solutions so as to perfect its functions.

large-scale academic conference;conference registration;conference management system

G434

A

1004-5287(2011)02-0178-04

2010-10-29

王亮(1983-)，男，江蘇徐州人，碩士研究生在讀，主要研究方向:數(shù)字媒體技術(shù)與藝術(shù)。