關(guān)于企業(yè)辦公室績(jī)效考核的思路與對(duì)策

張永先

辦公室是企業(yè)一個(gè)綜合管理部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)結(jié)內(nèi)外，保證各項(xiàng)管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。隨著企業(yè)改革進(jìn)一步深化，辦公室如何在企業(yè)發(fā)展中更好的發(fā)揮職能作用，發(fā)揮績(jī)效管理作用，為企業(yè)中心工作服務(wù)。

績(jī)效考核的含義和作用

一、績(jī)效考核的含義?？?jī)效考核是績(jī)效管理的核心，是對(duì)經(jīng)營(yíng)結(jié)果與成效的評(píng)價(jià)，通過(guò)它企業(yè)了解經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的達(dá)成情況，找出實(shí)際與戰(zhàn)略要求之間的差距，評(píng)價(jià)“工作中的人”與“人的工作”。為開(kāi)展人力資源開(kāi)發(fā)與管理提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)，同時(shí)考核結(jié)果為價(jià)值分配和人才激勵(lì)創(chuàng)造了條件。“績(jī)效”一詞，英文為Performance，其含義是“表現(xiàn)”，是個(gè)體或群體的工作表現(xiàn)、直接成績(jī)和最終效益的統(tǒng)一體；“考核”一詞，其含義是評(píng)價(jià)、評(píng)估。績(jī)效考核，是指對(duì)員工在工作過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)的工作業(yè)績(jī)、工作能力、工作態(tài)度以及個(gè)人品德等進(jìn)行評(píng)價(jià)，并用之判斷員工與崗位的要求是否相稱。績(jī)效考核的目的是，確認(rèn)員工的工作成就，改進(jìn)員工的工作方式，提高工作效率和經(jīng)營(yíng)效益。

二、績(jī)效考核在企業(yè)管理中的重要作用?？?jī)效考核是以工作績(jī)效為依據(jù)，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，將員工薪酬與工作績(jī)效掛鉤，合理拉開(kāi)收入差距，從而調(diào)動(dòng)廣大員工的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性的一種科學(xué)、規(guī)范的治理手段?？?jī)效考核已經(jīng)被各企業(yè)單位廣泛應(yīng)用并不斷發(fā)展完善，已經(jīng)成為企業(yè)調(diào)動(dòng)職工積極性、促進(jìn)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作目標(biāo)的有效治理手段，受重視程度越來(lái)越高，其考核標(biāo)準(zhǔn)和方法已成為衡量工作績(jī)效的重要手段和依據(jù)。合理的績(jī)效考核能夠給部門和員工帶來(lái)正向激勵(lì)的行為導(dǎo)向。

企業(yè)辦公室是溝通上下左右，聯(lián)系四面八方的橋梁，影響著企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率與質(zhì)量，它日益成為連接企業(yè)生產(chǎn)管理各環(huán)節(jié)的紐帶，成為企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)中最有力的保障力量。辦公室管理不僅要使各種事務(wù)都能由合適的人員去負(fù)責(zé)處理，以保證工作質(zhì)量，增進(jìn)工作效能，同時(shí)要求辦公室所有的人員均能精神飽滿，團(tuán)結(jié)一致，努力工作，使每個(gè)人各得其所，人盡其才，因此績(jī)效考核是辦公室管理中一劑催化劑，發(fā)揮著其“紐帶效應(yīng)”的重要作用。

目前企業(yè)辦公室績(jī)效考核工作中存在的主要問(wèn)題

從當(dāng)前一些企業(yè)辦公室績(jī)效考核情況來(lái)看，雖然各企業(yè)所采取的考核措施不盡相同，在績(jī)效目標(biāo)責(zé)任體系、指標(biāo)評(píng)價(jià)體系等方面不存在大的問(wèn)題，但在考核指標(biāo)的設(shè)定、考核流程、績(jī)效評(píng)價(jià)、績(jī)效管理上存在不容忽視的問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在，將決定績(jī)效考核工作的成敗和效果。

一、考核過(guò)程的形式化。雖然很多企業(yè)辦公室都制定和實(shí)施了完備的績(jī)效考核工作，但是每位員工內(nèi)心都認(rèn)為績(jī)效考核只是一種形式主義，每年必須的走過(guò)場(chǎng)，只是為考核而考核，思想上沒(méi)有引起足夠的重視。在考核上怕得罪人，你好我好大家好，使考核結(jié)果缺乏真實(shí)性，流于形式。

二、考核的標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于模糊。由于辦公室工作煩瑣而復(fù)雜，辦公室人員的工作成果并不像其他部門員工的工作成果那么顯著而容易量化，很多時(shí)候很難將其工作區(qū)分作分內(nèi)的工作或者是分外的工作，一些臨時(shí)性任務(wù)多。雖然對(duì)辦公室人員考核從“德、勤、能、績(jī)”四方面進(jìn)行，但是在具體操作上卻缺乏明確的針對(duì)該職位的績(jī)效考核要素和考核標(biāo)準(zhǔn)，定性指標(biāo)多而定量的指標(biāo)少，這樣就導(dǎo)致企業(yè)對(duì)辦公室人員進(jìn)行績(jī)效考核時(shí)一般都是由領(lǐng)導(dǎo)僅憑日常印象靠感覺(jué)進(jìn)行評(píng)價(jià)，帶有很強(qiáng)的個(gè)人主觀色彩，使績(jī)效考核結(jié)果缺乏客觀性。三、考核主體單一。辦公室人員工作的服務(wù)對(duì)象主要是領(lǐng)導(dǎo)和職工。辦公室人員能否為領(lǐng)導(dǎo)和職工提供周到細(xì)致的服務(wù)，解決工作中的困難，是衡量辦公室人員工作態(tài)度、工作能力、工作水平、工資效率的標(biāo)尺。當(dāng)前，對(duì)企業(yè)辦公室人員考核沿襲的是傳統(tǒng)的人事考核方式，評(píng)價(jià)主體主要是辦公室人員的直接上級(jí)和同部門或同科室的同事，而作為其工作重要指標(biāo)的服務(wù)對(duì)象并沒(méi)有納入。在考核時(shí)，為平衡內(nèi)部關(guān)系和照顧員工的特殊需要，辦公室人員的考核結(jié)果很容易內(nèi)定為“優(yōu)秀”和“合格”兩個(gè)等級(jí)，并出現(xiàn)先進(jìn)輪流當(dāng)、評(píng)選優(yōu)先考慮職稱晉升等不合理現(xiàn)象，致使考核流于形式，失去了爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)的激勵(lì)作用。

四、重視年終考核，忽視平時(shí)考核。由于對(duì)平時(shí)的基礎(chǔ)考核工作重視不夠，忽視對(duì)員工日常履行崗位職責(zé)和完成任務(wù)情況作書(shū)面記載及相互溝通，到了年終考核時(shí)缺乏有說(shuō)服力的參考依據(jù)，導(dǎo)致年終考核結(jié)果出現(xiàn)偏差。

五、考核的反饋溝通機(jī)制不完善。目前，企業(yè)在開(kāi)展辦公室績(jī)效考核工作時(shí)，往往把重點(diǎn)放在績(jī)效考核成績(jī)的統(tǒng)計(jì)、填表、公布等過(guò)程上，而對(duì)于績(jī)效考核到底考什么、起什么作用并沒(méi)有詳實(shí)的調(diào)查研究，也沒(méi)有向員工宣傳、溝通到位。對(duì)查出的問(wèn)題僅僅是通報(bào)、整改，沒(méi)有建立績(jī)效考核檔案，反饋機(jī)制不健全，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)不知道員工在想什么、員工不理解領(lǐng)導(dǎo)為什么這樣要求，沒(méi)有形成自下而上的問(wèn)題反饋機(jī)制和自上而下的問(wèn)題解決機(jī)制，執(zhí)行力大打折扣。

改進(jìn)企業(yè)辦公室績(jī)效考核管理的思路措施

針對(duì)企業(yè)辦公室績(jī)效考核存在的問(wèn)題，宜采取以下改進(jìn)措施：

一、正確引導(dǎo)辦公室人員考核理念。首先，要加強(qiáng)對(duì)辦公室績(jī)效考核工作的宣貫，把考核的重要性傳播出去，讓辦公室人員知道考核的必要性，同時(shí)對(duì)考核辦法有充分的理解。做到先通情、后達(dá)理。其次，要給予辦公室人員正確的引導(dǎo)，疏導(dǎo)員工的不滿情緒。第三，要加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的培訓(xùn)。提高員工工作技能、思想道德品質(zhì)。唯有讓員工熟悉到考核的必要性，理解個(gè)人利益必須服從于集體利益，安心地接受考核結(jié)果，考核體系才能順利地加以推行。

二、完善管理制度，確立績(jī)效考核基礎(chǔ)。一是建立健全企業(yè)辦公室管理制度，突出體現(xiàn)科學(xué)性、規(guī)范性與系統(tǒng)性?？茖W(xué)性就是要使辦公室的管理制度能反映新時(shí)期辦公室工作的規(guī)律、特點(diǎn)和要求，真正具有權(quán)威性，從而約束辦公室每位人員切實(shí)履行崗位職責(zé)，恰當(dāng)?shù)男惺棺约旱臋?quán)利；規(guī)范性就是通過(guò)制度使辦公室人員的行為、工作內(nèi)容和工作程序標(biāo)準(zhǔn)化、模式化；系統(tǒng)性就是對(duì)辦公室工作所要涉及到的各項(xiàng)日常性工作建立健全相應(yīng)的、行之有效的規(guī)章制度。二是建立健全崗位責(zé)任制，確立辦公室人員考核的基礎(chǔ)。實(shí)行崗位責(zé)任制是確立辦公室人員管理的重要措施，有助于辦公室工作的科學(xué)化、制度化。同時(shí)，崗位責(zé)任制的確立就等于對(duì)辦公室人員的考核明確了量度，使考核有據(jù)可依，有章可循，增強(qiáng)了考核的透明度和標(biāo)準(zhǔn)化，能為考核提供科學(xué)的依據(jù)。

三、建立科學(xué)、完善的績(jī)效考核指標(biāo)體系。一是建立科學(xué)的辦公室人員考核指標(biāo)體系，是開(kāi)展績(jī)效考核工作的前提，也是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作。企業(yè)應(yīng)根據(jù)辦公室工作實(shí)際，對(duì)被考核對(duì)象所在崗位的工作內(nèi)容、性質(zhì)、完成這些工作所應(yīng)履行的工作職責(zé)和應(yīng)具備的能力素質(zhì)、工作條件等進(jìn)行科學(xué)的工作分析，從而制定出一套科學(xué)的、便于操作執(zhí)行的績(jī)效考核指標(biāo)體系。二是根據(jù)辦公室工作的特點(diǎn)，對(duì)辦公室人員的德、能、勤、績(jī)、廉等五個(gè)方面的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，增加剛性，減少?gòu)椥?，考核?biāo)準(zhǔn)要具體、量化、具有可操作性。三是通過(guò)定性與定量有機(jī)結(jié)合的方式進(jìn)行。將“德、能”考核內(nèi)容采用定性方式，因?yàn)椤暗隆⒛堋睂儆诠ぷ鞅憩F(xiàn)及工作能力評(píng)價(jià)，不便于量化；對(duì)于“勤、績(jī)”則盡量采用定量考核方式。要充分利用定性和定量考核的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮考核的積極作用。

四、采取靈活多樣的考核方式。目前的企業(yè)辦公室績(jī)效考核大多是在年終或者是半年進(jìn)行的事后考核，這種方法不能及時(shí)將辦公室人員工的成績(jī)和不足展現(xiàn)出來(lái)，難免出現(xiàn)應(yīng)付檢查的行為。好的做法是縮短考核周期，增加考核成效，增加月度考核、季度考核和日?？己?，將各種考核有機(jī)結(jié)合起來(lái)。加強(qiáng)對(duì)日?？己说闹匾?，它主要評(píng)價(jià)辦公室人員履行日常工作職責(zé)和完成臨時(shí)工作任務(wù)情況，以考勤、崗位職責(zé)和臨時(shí)性工作任務(wù)完成情況，可以對(duì)員工績(jī)效做出階段性評(píng)價(jià)，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題;同時(shí)注重對(duì)辦公室人員實(shí)行個(gè)性化考核，把個(gè)人的考核目標(biāo)進(jìn)行量化和明確，使個(gè)人考核與崗位職責(zé)、工作目標(biāo)緊密結(jié)合，公正客觀地評(píng)價(jià)個(gè)人工作業(yè)績(jī)。在考核中可適當(dāng)吸收專業(yè)技術(shù)人員和管理人員，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的同時(shí)提出解決建議，對(duì)辦公室人員能起到了較好的激勵(lì)意義。

五．加強(qiáng)平時(shí)考核，建立過(guò)程化考核機(jī)制。首先，平時(shí)考核是定期考核的基礎(chǔ)，是辦公室人員工作情況的直接體現(xiàn)，沒(méi)有平時(shí)考核的信息資料的積累，年終考核將無(wú)從下手。根據(jù)企業(yè)辦公室工作的實(shí)際，建立平時(shí)考核制度，明確平時(shí)考核在考核制度中的地位和重要性，把平時(shí)考核納入年度考核范疇。其次，平時(shí)考核內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)要具體，可建立日記事備案登記制度，實(shí)現(xiàn)過(guò)程化考核，全面跟蹤辦公室人員每天的工作情況。最后，考核方法要簡(jiǎn)便易行，過(guò)程化考核要記錄每天的情況，并要進(jìn)行月或者季度總結(jié)。

六．建立暢通的結(jié)果溝通機(jī)制。一個(gè)完備的績(jī)效考核體系必須要有一個(gè)完備的績(jī)效考核結(jié)果溝通機(jī)制。首先，對(duì)辦公室人員考核結(jié)果進(jìn)行了公開(kāi)化，允許被考核人員對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行申辯，提高了績(jī)效考核的透明度和權(quán)威性；其次，對(duì)考核中出現(xiàn)的工作不足問(wèn)題，考核小組應(yīng)主動(dòng)與辦公室人員進(jìn)行溝通，探討提高工作績(jī)效的方法和改進(jìn)措施，使績(jī)效考核體系不斷完善，更好地獲得了辦公室人員的認(rèn)可。

七、提高考核執(zhí)行力。再完善的制度，假如沒(méi)有得到嚴(yán)格的執(zhí)行，就無(wú)法達(dá)到預(yù)期的效果。由于考核會(huì)觸動(dòng)某個(gè)人或一部分人的個(gè)人利益，在執(zhí)行過(guò)程中必然會(huì)碰到阻力，假如考核結(jié)果因此不能得到完全執(zhí)行，不僅考核的效力無(wú)法顯現(xiàn)，還會(huì)帶來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)的負(fù)面導(dǎo)向。只有建立起強(qiáng)有力的執(zhí)行程序。有章必依，有令必行，才能將辦公室績(jī)效考核落到實(shí)處，確保行之有效。

總之，對(duì)企業(yè)辦公室人員的績(jī)效考核只是辦公室管理的一種手段不是目的，績(jī)效考核的終極目標(biāo)是提高辦公室人員的工作績(jī)效，推動(dòng)企業(yè)健康快速發(fā)展。要根據(jù)企業(yè)辦公室實(shí)際情況，及時(shí)地、有針對(duì)性地采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄗ龊棉k公室績(jī)效考核管理工作，從而充分發(fā)揮績(jī)效考核的作用，增強(qiáng)績(jī)效考評(píng)的信度和效度，使工作績(jī)效的“考和評(píng)”有機(jī)結(jié)合起來(lái)，充分發(fā)揮績(jī)效考核的“雙刃劍”作用。

（作者單位：福建三鋼（集團(tuán)）三明化工有限責(zé)任公司）